Cara Menulis Surat Penolakan untuk Membayar

Jika Anda menemukan diri Anda berselisih dengan perusahaan atau penyedia layanan dan tidak merasa harus membayar tagihan itu, sangat penting untuk memberi tahu pihak lain alasannya. Menulis surat membuat semuanya tercatat dan menghindari kebingungan yang dapat ditimbulkan oleh panggilan telepon jika masalah tersebut kemudian berakhir di pengadilan. Jelas, profesional dan ringkas dalam surat penolakan Anda untuk membayar, merinci apa masalahnya dan mengapa Anda mengambil tindakan ini.

Langkah 1

Format dokumen Anda sebagai surat bisnis, ditujukan kepada pemilik perusahaan, manajer akun Anda, atau departemen tertentu tempat Anda berselisih. Pastikan penerima memiliki kekuatan untuk melakukan sesuatu tentang situasi tersebut -- membuang-buang waktu untuk mengirimkan ini kepada seseorang tanpa wewenang untuk membatalkan tagihan meskipun dia menginginkannya.

Langkah 2

Jelaskan transaksi yang dimaksud. Spesifik tentang waktu dan tanggal, personel yang berinteraksi dengan Anda dan sifat perjanjian. Sebagai contoh, Anda mungkin mencatat bahwa "Pada sore hari tanggal 21 Mei, Saya check in ke hotel Anda di lokasi 300 Main Street. Tobi, agen yang mengambil reservasi saya, meyakinkan saya bahwa saat konstruksi sedang berlangsung di fasilitas, kamar saya cocok untuk ditempati."

Langkah 3

Nyatakan masalah spesifik yang melatarbelakangi penolakan Anda untuk membayar produk atau layanan yang telah disepakati. Detail bagaimana apa yang Anda terima gagal untuk memenuhi harapan yang telah disepakati. Jika produk yang Anda pesan disalahartikan oleh penjual dan tidak memiliki fungsi yang Anda butuhkan, Misalnya, menyertakan informasi itu. Jika sebuah hotel mengiklankan dirinya sebagai fasilitas bintang lima hanya untuk menampilkan atap bocor, bukan seluncuran air, nyatakan dalam surat itu.

Langkah 4

Catat upaya apa pun yang telah Anda lakukan untuk mengatasi situasi tersebut. Lagi, rincian spesifik sangat membantu. Mengatakan "Saya menelepon belasan kali" bisa tampak berlebihan, tetapi mengutip tanggal dan waktu panggilan membuat catatan yang lebih persuasif.

Langkah 5

Sertakan riwayat Anda dengan perusahaan yang bersangkutan. Jangan menghabiskan tiga halaman merinci setiap transaksi, tetapi satu atau dua kalimat yang membahas hubungan historis Anda dapat membantu. Jika Anda telah menjadi pelanggan selama bertahun-tahun, itu kredibilitas tambahan untuk permintaan Anda.

Langkah 6

Tutup dengan menegaskan kembali bahwa Anda tidak akan membayar jumlah yang dipermasalahkan, dan minta konfirmasi bahwa item telah dihapus dari akun Anda. Mintalah konfirmasi tentang hal ini secara tertulis.

Tip

Sertakan dokumentasi pendukung saat Anda mengirim surat. Jika Anda memiliki bukti tuduhan yang salah atau iklan yang menyesatkan, bahwa bukti akan mendukung kasus Anda.

Peringatan

Selalu simpan salinan surat Anda untuk catatan Anda sendiri.