Cara Menggunakan YNAB sebagai Perangkat Lunak Penganggaran Bisnis

Penganggaran adalah penganggaran, tetapi penganggaran untuk bisnis kecil Anda hanya cukup berbeda dari penganggaran pribadi sehingga Anda mungkin merasa perlu keluar dan membeli perangkat lunak penganggaran bisnis kecil dan mempelajari platform dan rutinitas baru untuk melacak keuangan bisnis Anda.

Sebagai pemilik usaha kecil, hal terakhir yang Anda butuhkan adalah mengeluarkan lebih banyak uang untuk solusi penganggaran lain atau meluangkan waktu untuk mempelajari alat penganggaran yang sama sekali baru. Ada kenyamanan dalam kepercayaan diri yang menyertai proses penganggaran Anda yang ada (kecuali Anda belum memilikinya… ya. Tidak apa-apa, kami bisa memperbaikinya).

Tapi yang mungkin mengejutkan Anda adalah saya telah menggunakan YNAB untuk anggaran pribadi dan mengelola keuangan untuk bisnis kecil.

Jadi, kilas balik ke hari ketika saya mendapatkan klien pertama saya sebagai penulis lepas. Itu adalah momen yang mendebarkan dan agak luar biasa—saya telah bekerja keras (untuk apa yang terasa seperti selamanya) untuk menyiapkan situs web saya dan mencari tahu di mana harus bertemu klien potensial. Pembukuan? Pasti tidak di radar saya.

Dapatkah Saya Menggunakan YNAB sebagai Perangkat Lunak Penganggaran Bisnis?

Saya meneliti perangkat lunak akuntansi seperti Quickbooks, FreshBooks, dan Xero, tetapi dengan satu klien, saya tidak dapat membenarkan "berinvestasi" dalam sistem perangkat lunak penganggaran bisnis yang mahal. Namun, saya tahu bahwa perencanaan anggaran dan pelacakan penghasilan saya sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang saya (Halo, musim pajak!) dan bertanya-tanya, “Dapatkah saya lolos hanya dengan menggunakan YNAB?”

Saya sudah memiliki YNAB untuk anggaran keuangan pribadi saya, mengapa tidak menggunakannya sebagai perangkat lunak penganggaran usaha kecil saya? Jadi itulah yang saya lakukan. Ini juga akan berhasil untuk Anda, jika Anda:

• Jalankan bisnis berbasis layanan sederhana
• Tidak perlu mengatur penggajian karyawan
• Jangan mengelola banyak inventaris

Manfaat menggunakan YNAB sebagai perangkat lunak penganggaran usaha kecil meliputi:

• Ramah pengguna
• Pelacakan biaya
• Laporan data keuangan
• Membuat keputusan pengeluaran berdasarkan data waktu nyata
• Mengelola piutang
• Melacak, mengelola, dan melunasi utang kartu kredit terkait bisnis
• Aplikasi seluler dan perangkat lunak berbasis cloud berarti anggaran Anda tersedia di mana saja dan kapan saja.

Dan begini cara kerjanya:

1. Buat Anggaran Bisnis Anda

Jika Anda sudah menggunakan YNAB, masuk. Jika belum, dapatkan uji coba gratis dan lihatlah!

Setelah Anda masuk, klik nama anggaran pribadi Anda (“Anggaran Saya”) yang ada di pojok kiri atas layar. Kemudian pilih “Anggaran Baru” dari menu tarik-turun. Tampilannya seperti ini:

Masukkan informasi anggaran bisnis Anda (nama, saldo awal, dll.), dan klik “Buat Anggaran”.

2. Buat Kategori Anda

Selanjutnya, buat grup dan kategori kategori. Seperti yang Anda lihat, saya telah menggunakan grup kategori untuk memisahkan tabungan dan berbagai jenis pengeluaran:

Sesuaikan kategori Anda agar sesuai dengan bisnis Anda. Anda selalu dapat mengedit dan menambahkan ke daftar kategori Anda nanti juga.

3. Buat Akun Pelacakan

Sekarang, bagian terbaiknya:Piutang Usaha! (Itu adalah uang yang harus dibayar klien Anda untuk layanan yang Anda berikan.)

Klik "Tambah Akun" di bilah sisi kiri. Pilih Tidak Tertaut dan pilih Aset Jenis akun. Masukkan “Piutang Usaha” untuk nama, dan “0” untuk saldo.

Tambahkan Piutang Usaha sebagai akun pelacakan sehingga Anda dapat melacak setiap faktur yang belum dibayar.

Selamat, sekarang Anda secara resmi siap menerima pembayaran. (Saya tidak tahu tentang Anda, tapi itu bagian favorit saya!)

4. Rekam Faktur Anda

Catat faktur Anda di akun Piutang Usaha baru Anda dengan menambahkan transaksi dengan tanggal, nama klien, nomor faktur dan jumlah yang ditagih.

Misalnya, jika Anda menagih J. Doe pada tanggal 3 November sebesar $1.500, akan terlihat seperti ini:

Kiat pro:Selalu sertakan nomor faktur yang unik di baris memo Anda. Ini sangat penting untuk pencatatan dan rekonsiliasi.

Seperti yang Anda lihat, arus masuk $1.500 tercermin dalam saldo Piutang Usaha yang diperbarui—yang berubah dari $0 menjadi $1.500. Setiap kali Anda perlu mengetahui jumlah hutang Anda, konsultasikan dengan saldo Piutang Usaha Anda.

(Perhatikan bahwa tidak ada yang berubah dalam anggaran karena Anda belum menerima pembayaran J. Doe.)

5. Rekonsiliasi Saat Anda Dibayar

Flash forward, dan J. Doe telah membayar tagihan Anda. Bagus! Mari pindahkan transaksi ke akun anggaran penerima dengan memilihnya dan mengklik “Edit” lalu “Pindahkan ke Akun”.

Perhatikan bahwa saldo Piutang Usaha Anda diperbarui. Itu berarti semua faktur Anda telah dibayar lunas (Yay!) dan tidak ada yang berutang uang kepada Anda (Oh!).

Saat Anda mengklik ke rekening bank Anda, Anda akan melihat bahwa pembayaran J. Doe telah ditambahkan sebagai item baris di register bank Anda. Kategorikan transaksi sebagai Aliran Masuk:Siap Ditugaskan .

Sebaiknya simpan tanggal faktur dan memo pada transaksi agar sesuai dengan catatan Anda.

Selamat, Anda mendapatkan uang tunai!

6. Saatnya Memberi Uang Anda Pekerjaan!

Kembali ke layar anggaran, Anda akan melihat bahwa $1.500 Anda siap dianggarkan. Sekarang, seperti halnya anggaran pribadi Anda, berikan setiap dolar pekerjaan ! Anda juga dapat menerapkan template anggaran dasar, seperti ini .

Dana Anda sekarang siap untuk dimasukkan ke dalam kategori.

Bagus sekali!

Jika Anda menawarkan layanan lepas atau menjalankan bisnis kecil hingga menengah yang cocok untuk jenis pembukuan ini , Semoga membantu! Anda hanya perlu beberapa menit untuk menyiapkannya, dan ini sangat sepadan dengan manfaatnya:

• Anda akan memiliki tab berjalan tentang berapa banyak bisnis yang telah Anda bayar—dengan kata lain, berapa banyak uang yang harus dibayar klien Anda—sehingga tidak ada pembayaran Anda yang lolos.
• Anda akan memiliki catatan pelaporan keuangan yang jelas untuk pengajuan pajak dan tujuan bisnis lainnya.
• Anda tidak perlu membayar untuk software akuntansi bisnis.
• Anda tidak perlu menemukan kembali roda dengan mempelajari alat manajemen anggaran baru saat Anda sibuk menjalankan bisnis.

Dan, jika Anda memiliki pertanyaan tentang YNAB, pastikan untuk mengunjungi sesi Tanya Jawab online gratis kami . Durasinya hanya 20 menit, dan pengajar kami akan dengan senang hati menjawab pertanyaan Anda.