Panduan Nirlaba untuk Mendanai Akuntansi pada tahun 2022

Jika Anda masih tidak yakin apa itu akuntansi dana, kami telah menyediakan dasar-dasar yang Anda butuhkan untuk organisasi non profit.

Akuntansi dana adalah metode akuntansi yang digunakan untuk menentukan akuntabilitas daripada profitabilitas suatu organisasi. Akuntansi dana membantu organisasi mengenali pendapatan dan pengeluaran dengan tepat untuk setiap program individu.

Apa itu akuntansi dana?

Akuntansi dana atau akuntansi nirlaba lebih menekankan pada akuntabilitas. Ini digunakan oleh lembaga nonprofit, organisasi layanan, dan entitas pemerintah untuk memperhitungkan dengan benar dana yang diterima dari berbagai sumber.

Karena pendanaan untuk organisasi nirlaba dan entitas pemerintah berasal dari pembayar pajak, yayasan, atau publik, penekanan yang lebih besar ditempatkan pada akuntansi yang benar untuk dana tersebut, di situlah akuntansi dana masuk.

Misalnya, ketika sebuah lembaga nonprofit menjalankan kampanye untuk bantuan gempa bumi, dana yang terkumpul harus digunakan untuk bantuan gempa bumi, kecuali jika donor menyatakan sebaliknya.

Jika lembaga nonprofit tersebut kemudian mengadakan kampanye bantuan kelaparan, dana yang dikumpulkan dari kampanye tersebut harus disimpan dan diperhitungkan secara terpisah dari dana yang dikumpulkan dari kampanye bantuan gempa.

Prinsip yang sama berlaku untuk akuntansi dana pemerintah. Jika Anda melihat tagihan pajak properti Anda, Anda akan melihat bahwa pajak Anda diterapkan ke berbagai program pemerintah. Semua program tersebut harus diperhitungkan secara terpisah untuk memastikan bahwa uang pajak Anda digunakan dengan benar.

Organisasi nirlaba juga ditugaskan untuk mengelola dana hibah dengan benar, terutama karena organisasi nirlaba biasanya diminta untuk memberikan laporan kepada yayasan pendanaan yang merinci bagaimana dana tersebut digunakan. Wakaf yang diterima dari para dermawan juga perlu dikelola dengan baik.

Organisasi apa yang menggunakan akuntansi dana?

Akuntansi dana digunakan di organisasi nonprofit dan entitas pemerintah. Saat ini ada 1,5 juta organisasi nonprofit yang beroperasi di AS saat ini, mulai dari pendidikan anak usia dini hingga bantuan kelaparan.

Liga olahraga amatir juga nirlaba, seperti juga organisasi kesejahteraan hewan. Mereka semua berbeda, tetapi satu kesamaan yang mereka miliki adalah aliran dana mereka. Mayoritas organisasi ini, dan ribuan lainnya seperti mereka, menerima dana mereka melalui dukungan publik atau melalui hibah.

Tidak seperti bisnis nirlaba yang melapor kepada pemilik atau pemegang saham, lembaga nonprofit dan entitas pemerintah melapor ke publik, itulah sebabnya mereka memerlukan alat akuntansi yang akan membantu mereka memperhitungkan dengan benar dana yang mereka terima.

Jenis kategori dana untuk organisasi nonprofit

Organisasi nirlaba biasanya menggunakan tiga jenis dana, dengan beberapa aliran pendapatan yang dikelola di setiap jenis dana. Misalnya, jika lembaga nonprofit Anda telah menerima tiga hibah, masing-masing hibah tersebut perlu dicatat dalam akun dana yang dibatasi sementara, karena hibah tersebut memiliki tanggal kedaluwarsa (kami akan menjelaskan alasannya nanti).

Tetapi Anda juga akan ditugaskan untuk membuat pusat biaya terpisah untuk setiap hibah agar dapat mengelola dana dengan baik. Setiap dana ditangani seperti beberapa perusahaan akan ditangani dalam bisnis nirlaba, dengan anggaran dan laporan keuangannya sendiri.

Kategori 1:Dana tidak dibatasi

Dana tidak terbatas dapat digunakan untuk setiap dan semua jenis pengeluaran yang dikeluarkan oleh lembaga nonprofit, termasuk biaya overhead dan administrasi seperti gaji, sewa, dan utilitas.

Karena dana tak terbatas tidak diperuntukkan bagi program tertentu, dana tersebut sangat dicari. Sumbangan yang diterima dari kampanye tahunan biasanya dianggap sebagai dana tidak terbatas kecuali jika donor menentukan bahwa uang tersebut akan digunakan untuk program atau pembelian tertentu.

Jika demikian, dana tersebut harus dipindahkan ke dana yang dibatasi sementara.

Kategori 2:Dibatasi sementara

Dana yang dibatasi sementara telah ditetapkan untuk program atau tujuan tertentu. Perbedaan antara dana yang dibatasi sementara dan dibatasi adalah dana yang dibatasi sementara memiliki tanggal kedaluwarsa, biasanya dalam satu tahun.

Misalnya, sebuah organisasi nirlaba dapat menerima sumbangan dalam jumlah $5.000 yang negara donor harus gunakan untuk membayar program tertentu sebelum akhir tahun. Hibah juga dianggap dibatasi sementara karena juga memiliki tanggal kedaluwarsa.

Kategori 3:Dibatasi secara permanen

Dana yang dibatasi secara permanen adalah hadiah, seperti real estat, tanah, atau hak mineral, yang dimiliki secara permanen, dengan lembaga nonprofit dapat menggunakan pendapatan yang diperoleh dari penggunaan aset.

Jenis kategori dana untuk instansi pemerintah

Seperti organisasi nirlaba, entitas pemerintah juga menggunakan jenis akuntansi dana, biasanya disebut sebagai akuntansi beban, yang menganggarkan dan mencadangkan dana untuk pengeluaran tertentu. Meskipun jenis dana pemerintah berbeda, tujuannya serupa.

Akuntansi dana pemerintah biasanya menggunakan lima jenis dana:

1. Dana umum:Dana umum melacak dan mencatat pendapatan dan pengeluaran yang mempengaruhi operasi reguler pemerintah. Pendapatan dari penerimaan kotor, pajak penjualan, pajak penghasilan, dan bunga biasanya masuk ke dana umum.
2. Dana permanen:Dana permanen bekerja seperti dana abadi, seperti pendapatan yang diperoleh dari penjualan atau sewa sumber daya alam seperti minyak dan gas, dengan bunga atau dividen yang diterima dari sewa yang digunakan untuk membayar kewajiban tertentu.
3. Dana pendapatan khusus:Dana pendapatan khusus dibuat untuk mengumpulkan dana untuk proyek tertentu. Misalnya, pajak gas sebesar $0,02 dapat diterapkan untuk membayar perbaikan jalan. Beberapa dana pendapatan khusus mungkin perlu dikelola secara bersamaan.
4. Dana proyek modal:Dana proyek modal melacak sumber daya publik yang digunakan untuk mendanai proyek modal besar, seperti pembangkit listrik baru, saluran pipa, atau bangunan. Setelah proyek modal selesai, dana ditutup.
5. Debt service fund:Dana yang ditransfer ke debt service fund dari pendapatan pajak dan sumber lain digunakan secara eksklusif untuk membayar pokok dan bunga obligasi obligasi yang beredar.

Bagaimana cara kerja akuntansi dana?

Jika Anda memulai lembaga nonprofit, Anda harus berkonsultasi dengan akuntan atau CPA yang berpengalaman dalam dasar-dasar akuntansi, terutama dasar-dasar akuntansi dana.

Sebuah tantangan bahkan bagi akuntan yang berpengalaman, akuntansi dana terbukti sangat menantang bagi mereka yang memiliki sedikit pengalaman di bidang akuntansi.

Langkah terpenting dalam akuntansi dana adalah membuat bagan struktur akun yang akan mengelola banyak dana dengan benar. Bagan akun standar akan disusun sebagai berikut:

XXXX

Misalnya, akun buku besar umum Anda untuk biaya persediaan adalah:

6100 - Persediaan

Untuk melacak beberapa hibah, program, atau kampanye dengan benar, Anda perlu menyusun bagan akun menjadi tiga segmen:

XX-XX-XXXX

Segmen pertama adalah segmen dana:

01 - Tidak Terbatas

02 - Dibatasi Sementara

03 - Dibatasi Secara Permanen

Segmen selanjutnya adalah pusat biaya. Jika lembaga nonprofit Anda memiliki tiga hibah dan dua program yang perlu dilacak secara terpisah, Anda dapat membuat segmen pusat biaya seperti ini:

10 - Hibah Yayasan

20 - Hibah Yayasan B

30 - Hibah Yayasan C

40 - Program Bantuan Kelaparan

50 - Program Bantuan Perumahan

Terakhir, bagan akun Anda akan menggunakan struktur akun standar Anda untuk mencatat pendapatan dan pengeluaran:

4110 - Pendapatan Tidak Terbatas

4120 -Pendapatan yang Dibatasi Sementara

4130 - Pendapatan yang Dibatasi Secara Permanen

Pada tanggal 10 Mei, Anda menerima hibah sebesar $25.000 dari Yayasan C. Hibah tersebut akan dicatat dalam buku besar Anda seperti ini:

Tanggal Akun Debit Kredit 5-10-2020 1000 - Uang Tunai $25.000 5-10-2020 02-30-4120 - Pendapatan yang Dibatasi Sementara $25.000

Pada tanggal 30 Mei, Anda membeli persediaan sejumlah $230 saat menjalankan program yang ditetapkan dalam Foundation Grant C:

Tanggal Akun Debit Kredit 30-05-2020 02-30-6100 Persediaan $230 30-05-2020 Uang Tunai $230

Mencatat sumbangan serupa. Misalnya, Anda menerima donasi pada tanggal 1 Juni sejumlah $20.000 dari salah satu pendukung Anda. Mereka menetapkan bahwa mereka ingin sumbangan tersebut digunakan untuk program bantuan perumahan. Berikut cara Anda mencatat donasi:

Tanggal Akun Debit Kredit 1-6-2020 1000 - Uang Tunai $20.000 1-6-2020 02-50-4120 Pendapatan yang Dibatasi Sementara $20.000

Dengan menggunakan segmen, Anda dapat dengan mudah melacak pengeluaran terhadap donasi yang dibatasi sementara, sehingga donatur dan yayasan dapat melihat dengan tepat bagaimana dana mereka digunakan.

Penting juga untuk diperhatikan bahwa organisasi nonprofit menggunakan laporan keuangan yang berbeda:

• Laporan Posisi Keuangan:Laporan posisi keuangan mirip dengan neraca, menampilkan aset, kewajiban, dan aset bersih, termasuk aset yang dibatasi penggunaannya, dibatasi sementara, dan dibatasi permanen.
• Pernyataan Aktivitas:Laporan aktivitas mirip dengan laporan laba rugi, tetapi mencakup detail tambahan seperti total saat ini dan tahun sebelumnya serta total yang dianggarkan dan varian anggaran.
• Pernyataan Pengeluaran Fungsional:Laporan pengeluaran fungsional digunakan untuk melaporkan aktivitas setiap program yang dikelola oleh lembaga nonprofit.
• Laporan Arus Kas:Laporan arus kas adalah satu-satunya laporan yang umum digunakan baik di organisasi nirlaba maupun nonprofit, melaporkan kas yang diterima dari aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan.

Akuntabilitas adalah kunci dalam akuntansi dana

Jika Anda menjual layang-layang atau menyediakan layanan konsultasi, kemungkinan pelanggan Anda tidak terlalu peduli dengan cara Anda membelanjakan uang Anda. Akuntansi untuk organisasi nirlaba berbeda. Jika Anda menerima uang dari masyarakat umum atau organisasi pemberi hibah, Anda perlu memberikan detail tentang bagaimana uang itu digunakan.

Menggunakan metode akuntansi manual dan spreadsheet dapat menjadi tantangan bagi bisnis apa pun, dan bahkan penggunaan akun-T tidak akan banyak membantu untuk membendung kebingungan yang diakibatkan jika Anda mencoba melacak banyak dana secara manual.

Jika Anda siap untuk beralih ke sistem otomatis, pastikan untuk membaca ulasan perangkat lunak akuntansi The Ascent dan membuat hidup Anda lebih mudah.