Panduan Pemula untuk Kategori Pengeluaran Bisnis

Apakah Anda bertanya-tanya pengeluaran bisnis apa yang dapat dikurangkan dari penghasilan kena pajak Anda? Berikut adalah daftar beberapa kategori pengeluaran usaha kecil yang paling umum.

Mendidik diri Anda sendiri tentang kategori umum pengeluaran bisnis kecil akan memudahkan Anda menentukan apa yang dapat dan tidak dapat dikurangkan pada waktu pajak.

Beberapa kategori pengeluaran yang paling umum termasuk utilitas, perjalanan, gaji dan upah lainnya, dan biaya sewa, tetapi masih banyak lagi yang harus Anda ketahui.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan jenis pengeluaran yang dapat dikurangkan serta memberi Anda daftar kategori pengeluaran bisnis yang paling umum digunakan.

Ringkasan:Apa yang dianggap sebagai pengeluaran bisnis yang dapat dikurangkan?

IRS telah mendefinisikan pengeluaran bisnis sebagai “biaya untuk menjalankan perdagangan atau bisnis”, selanjutnya mengatakan bahwa pengeluaran ini biasanya dapat dikurangkan jika bisnis beroperasi untuk menghasilkan keuntungan.

Tapi apa yang dianggap sebagai pengeluaran bisnis? Lebih banyak dari yang mungkin Anda sadari. Faktanya, pengeluaran apa pun yang dianggap biasa dan perlu untuk bisnis Anda kemungkinan besar merupakan pengeluaran yang dapat dikurangkan.

Jadi, untuk setiap dolar yang Anda belanjakan untuk pengeluaran bisnis biasa dan yang diperlukan, yang akan kami jelaskan selanjutnya, Anda akan dapat mengambil potongan pajak dalam jumlah yang sama, sehingga mengurangi beban pajak Anda secara signifikan.

Sebuah peringatan:Anda harus mempertimbangkan metode akuntansi Anda ketika tiba saatnya untuk mengurangi pengeluaran.

Misalnya, pada bulan Desember 2019, Anda menerima tagihan dari Atlas Roofing untuk perbaikan yang diselesaikan di awal bulan. Tagihannya adalah $1.750, dan akan dibayarkan pada Januari 2020.

Jika Anda menggunakan metode akuntansi tunai, Anda tidak dapat mengurangi biaya tersebut untuk tahun 2019, tetapi dapat dipotong pada tahun 2020, saat Anda membayar tagihan.

Jika Anda menggunakan metode akuntansi akrual, Anda dapat mengenali biaya pada bulan saat itu dilakukan, Desember, sehingga Anda dapat mengurangi biaya $ 1.750 untuk 2019, meskipun itu akan dibayarkan pada tahun 2020.

Apa kategori pengeluaran bisnis?

Di bawah, Anda akan menemukan daftar beberapa kategori pengeluaran usaha kecil paling umum yang dapat dikurangkan dari penghasilan kena pajak Anda.

Jika Anda menginginkan informasi lebih lanjut tentang potongan bisnis dan apa yang diizinkan, pastikan untuk mengunjungi ikhtisar Pengurangan Biaya Bisnis di situs web IRS.

Anda juga ingin melihat Publikasi IRS 535; Pengeluaran Bisnis, untuk penjelasan lebih lengkap tentang pengeluaran bisnis dan persisnya apa yang dapat Anda kurangi.

1. Iklan: Ini termasuk biaya penempatan iklan atau menjalankan iklan untuk bisnis Anda.
2. Meneruskan pendidikan :Berpikir untuk kembali ke sekolah untuk mempelajari yang terbaru di bidang Anda? Itu dapat dikurangkan.
3. Biaya kredit dan penagihan: Jika Anda perlu menggunakan agen luar untuk menagih saldo yang telah jatuh tempo, Anda dapat menguranginya.
4. Iuran dan langganan: Biaya berlangganan publikasi yang terkait dengan bisnis Anda dapat dikurangkan, begitu pula iuran keanggotaan untuk organisasi profesional.
5. Program tunjangan karyawan: Biaya asuransi kesehatan karyawan atau tunjangan pensiun seperti pertandingan 401(k) dapat dikurangkan sepenuhnya.
6. Asuransi: Kewajiban umum, kompensasi pekerja, kewajiban produk, dan premi asuransi kecacatan dapat dikurangkan.
7. Pemeliharaan dan perbaikan: Baik itu untuk perawatan rutin seperti servis HVAC, atau mengganti ubin yang retak di area resepsionis Anda, perawatan dan perbaikan dapat dikurangkan.
8. Pengeluaran dan perlengkapan kantor: Ini mencakup hal-hal seperti pena dan pensil, folder file, toner untuk mesin fotokopi, dan kartrid tinta untuk printer Anda.
9. Ongkos kirim dan pengiriman: Biaya pengiriman pesanan atau hanya mengirimkan surat adalah biaya yang dapat dikurangkan.
10. Mencetak: Baik itu dokumen satu halaman, atau buklet untuk pelanggan Anda, biaya pencetakan dapat dikurangkan.
11. Sewa: Jika Anda menyewa ruang kantor atau ritel, biaya sewa dapat dikurangkan.
12. Gaji dan kompensasi lainnya: Gaji karyawan serta upah yang dibayarkan kepada karyawan kontrak sepenuhnya dapat dikurangkan.
13. Telepon: Baik itu sistem telepon canggih atau telepon seluler untuk perwakilan lapangan Anda, biaya telepon Anda sepenuhnya dapat dikurangkan.
14. Perjalanan: Perjalanan terkait bisnis apa pun dapat dikurangkan, baik itu lokal, nasional, atau internasional, selama dianggap perlu untuk bisnis Anda.
15. Utilitas: Biaya gas, listrik, dan air Anda adalah biaya yang sepenuhnya dapat dikurangkan.

Cara mengelompokkan pengeluaran untuk bisnis kecil Anda

Sangat mudah untuk mengkategorikan pengeluaran bisnis Anda, tetapi banyak pemilik usaha kecil menunda proses ini sampai benar-benar diperlukan, sehingga menciptakan lebih banyak pekerjaan dalam prosesnya.

Ingat, jika Anda sedang mencari investor, pembiayaan dari luar, atau perlu membuat proyeksi keuangan, Anda harus memiliki perkiraan yang akurat dari pengeluaran bisnis rutin Anda, dikategorikan dengan benar. Berikut adalah beberapa cara untuk membuat prosesnya sedikit lebih mudah.

Kiat #1:Siapkan akun pengeluaran Anda untuk mencerminkan bisnis Anda

Jika Anda menyediakan telepon seluler untuk perwakilan lapangan dan staf penjualan luar, pastikan Anda menyertakan biaya terpisah untuk telepon.

Untuk bisnis kecil, atau mereka yang hanya menggunakan telepon rumah kantor, tagihan bulanan Anda dapat dibebankan ke akun utilitas Anda. Beberapa bisnis kecil menggabungkan biaya pencetakan dan ongkos kirim, tetapi jika bisnis Anda secara rutin mengirimkan barang ke pelanggan, Anda harus memiliki akun terpisah untuk biaya ongkos kirim dan pengiriman.

Kiat #2:Kode faktur vendor dengan akun pengeluaran yang benar

Saat menyiapkan vendor Anda, masukkan kode atau kategori pengeluaran default jika memungkinkan. Ini menautkan vendor ke pengeluaran yang benar secara otomatis, menghilangkan kebutuhan untuk mengkodekan faktur vendor secara manual.

Jika ini tidak memungkinkan, pastikan untuk memeriksa dan mengkodekan tagihan dengan benar untuk proses hutang usaha, memastikan bahwa setiap tagihan yang dimasukkan dikodekan ke akun yang benar. Konsistensi juga penting, jadi Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda membuat kode dan mencatat faktur secara konsisten dari bulan ke bulan.

Kiat #3:Berhenti menggunakan spreadsheet dan mulai gunakan perangkat lunak akuntansi

Meskipun perangkat lunak akuntansi tidak akan banyak membantu jika tagihan tidak diposkan ke akun pengeluaran yang benar, perangkat lunak ini dapat membantu Anda mengkategorikan dan melacak pengeluaran Anda sepanjang tahun.

Bonus lain:alih-alih menghabiskan waktu untuk menjumlahkan pengeluaran, Anda akan dapat membuat laporan dalam hitungan menit yang akan menampilkan semua pengeluaran bisnis Anda selama setahun, menyederhanakan proses pemotongan juga.

Perangkat lunak akuntansi terbaik untuk mengkategorikan pengeluaran bisnis

Jika Anda memiliki banyak pengeluaran untuk dilacak, sebaiknya gunakan perangkat lunak akuntansi untuk melacaknya dengan benar.

Meskipun tentu saja mungkin untuk melacak pengeluaran menggunakan daftar pengeluaran bisnis, atau dengan memasukkan pengeluaran pada spreadsheet, datang waktu pajak, Anda akan menghargai kemampuan untuk mengekstrak pengeluaran tersebut dengan mudah. Selain itu, Anda memiliki keamanan memiliki cadangan yang memadai dan jejak audit yang solid, jika Anda pernah diaudit.

Berikut adalah beberapa aplikasi perangkat lunak akuntansi terbaik untuk melacak pengeluaran bisnis Anda.

1. Zoho Books

Zoho Books menawarkan kemampuan pembukuan dan akuntansi yang sangat baik untuk bisnis kecil, termasuk fitur manajemen pengeluaran yang solid.

Salah satu fitur praktis di Zoho Books adalah opsi untuk mencatat pengeluaran, mencatat jarak tempuh, atau mencatat pengeluaran massal. Zoho Books juga menawarkan panduan yang sangat baik tentang cara melacak pengeluaran bisnis.

2. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro dirancang untuk membuat hidup lebih mudah bagi pemilik usaha kecil. Salah satu fitur terbaiknya adalah kemampuan untuk menetapkan akun pengeluaran yang sesuai untuk setiap vendor, jadi ketika Anda memasukkan tagihan untuk vendor tersebut, akun yang benar akan didebit dan dikreditkan secara otomatis.

Meskipun ada kasus di mana vendor dapat memiliki beberapa akun pengeluaran bisnis, seperti bisnis yang mungkin menawarkan layanan pencetakan dan pengiriman, dalam banyak kasus, vendor hanya akan mewakili satu jenis pengeluaran bisnis. Dengan menyiapkan ini selama proses penyiapan vendor, Anda dapat menghilangkan kebutuhan untuk mengalokasikan biaya saat dimasukkan.

3. Buku Baru

FreshBooks menawarkan beberapa cara untuk melacak dan mengelola pengeluaran Anda, termasuk entri pengeluaran standar, kemampuan untuk mengunggah tanda terima dari ponsel Anda, atau opsi untuk memindai tanda terima langsung ke FreshBooks.

Dengan pengkategorian tanda terima otomatis, FreshBooks memudahkan pelacakan dan kemudian mengurangi semua pengeluaran yang diizinkan dan juga merupakan pilihan yang baik bagi mereka yang menyiapkan laporan pengeluaran.

Tidak semuanya dapat dikurangkan

Selain daftar panjang potongan yang diperbolehkan ini, ada beberapa pengeluaran yang tidak pernah dapat dikurangkan untuk pemilik bisnis, termasuk lobi, kontribusi politik, keanggotaan dalam organisasi sosial, dan tentu saja aktivitas ilegal apa pun seperti sogokan atau suap.

Kabar baiknya adalah bahwa sebagian besar pengeluaran bisnis Anda dapat dikurangkan. Pastikan Anda melacaknya dengan benar untuk memanfaatkannya, dan jika Anda memiliki pertanyaan tentang apa yang dapat dan tidak dapat dikurangkan, yang terbaik adalah merujuknya ke akuntan atau CPA Anda.