Panduan Utama untuk Otomatisasi Hutang Dengan Perangkat Lunak [Dengan Perbandingan]

Jika perusahaan Anda masih menangani hutang dagang (AP) secara manual, Anda kehilangan kesempatan untuk menghemat waktu, uang dan kejengkelan. Dengan mengotomatiskan proses AP, tim keuangan Anda dapat mengurangi kesalahan, meminimalkan risiko penipuan dan — mungkin yang paling penting — luangkan waktu untuk menangani proyek yang lebih besar yang akan memajukan perusahaan.

Fokus pada kemajuan bisnis adalah tema utama bagi CFO dan eksekutif bisnis lainnya. Menurut survei Brainyard, 80% memiliki pandangan positif atau sangat positif untuk tahun ini, dengan responden yang mengelompokkan penggunaan data secara lebih efektif dan mengidentifikasi area untuk tabungan dan investasi strategis sebagai 3 prioritas teratas untuk tim keuangan mereka.

Tidak ada yang menyebutkan "mengocok dokumen secara manual" sebagai kontributor kesuksesan dalam pertumbuhan ekonomi, itulah sebabnya otomatisasi adalah area utama investasi di berbagai fungsi keuangan, termasuk AP.

Apa itu Otomatisasi AP?

Perangkat lunak otomatisasi AP menghapus langkah-langkah manual dari banyak langkah yang terlibat dalam proses hutang dagang, seperti pengkodean faktur yang diterima, mencocokkannya dengan PO, mengarahkan mereka untuk persetujuan, memulai pembayaran dan merekonsiliasi data bank dengan buku besar. Lebih-lebih lagi, perangkat lunak keuangan yang mendukung otomatisasi AP juga dapat memanfaatkan berbagai data untuk mengisi dasbor dan menyediakan kemampuan analitik yang menjaga bisnis tetap di atas arus kasnya.

Sebagai contoh, jika tagihan sewa kantor bulanan perusahaan sesuai dengan jumlah yang diharapkan, kode buku besar (GL) yang tepat dapat ditetapkan secara otomatis, dan tagihan diarahkan ke COO atau manajer kantor untuk disetujui. Jika jumlah itu tiba-tiba melonjak 20%, Namun, sistem AP harus menandai tuduhan untuk penyelidikan. Untuk tagihan satu kali atau yang tidak memiliki PO yang cocok, sistem mungkin menyarankan kode GL, tetapi pengguna yang berwenang harus mengonfirmasi keakuratannya.

Takeaways Kunci

• Otomatisasi AP menghemat waktu, mengurangi kesalahan dan penipuan serta membebaskan tim keuangan untuk mengerjakan proyek yang mendorong bisnis ke depan.
• Tugas yang dapat diotomatisasi termasuk entri data, pencocokan faktur/PO, menetapkan kode GL, mengarahkan faktur ke pemberi persetujuan dan memulai pembayaran.
• Dengan otomatisasi keuangan, perusahaan sering mendapatkan kontrol yang lebih baik atas arus kas dan kemampuan untuk mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal.

Mengapa Menggunakan Perangkat Lunak Otomatisasi AP?

Secara tradisional, alur kerja hutang usaha telah manual dan rentan terhadap kesalahan dan penipuan. Seiring pertumbuhan perusahaan, Tim AP harus memproses semakin banyak faktur. Peningkatan beban kerja ini memperburuk masalah yang ada dan dapat menunda proses pembayaran tagihan, berpotensi membuat perusahaan kehilangan diskon atau bahkan mengasingkan pemasok. Untuk mengatasi, banyak perusahaan mempekerjakan anggota tim tambahan, solusi mahal yang dapat dihindari dengan berinvestasi pada perangkat lunak keuangan yang lebih mumpuni.

Selain itu, lebih banyak pengguna dalam sistem dan volume transaksi yang lebih tinggi dapat membuka perusahaan untuk penipuan AP, seperti skema kickback, dan kesalahan manual yang dapat menyebabkan sakit kepala dan membuang waktu.

Proses otomatisasi, termasuk AP, yang sebelumnya ditangani secara manual akan menyelesaikan banyak masalah ini.

Bagaimana dan Mengapa Mengotomatiskan Proses Hutang Anda?

Otomatisasi AP meningkatkan produktivitas, memungkinkan personel yang ada untuk mencapai lebih banyak, sehingga perusahaan dapat menunda mempekerjakan staf akuntansi tambahan. Dan, seperti yang dibahas, mengotomatisasi proses AP meminimalkan kesalahan dan penipuan dengan membuat jejak audit terperinci, menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan pembelian, secara otomatis menandai outlier dan dapat membuat hubungan yang lebih baik dengan pemasok.

Mengotomatiskan proses yang pernah ditangani secara manual menggunakan kertas, spreadsheet dan sistem yang tidak terhubung juga memungkinkan keuangan untuk menghasilkan laporan yang dapat dianalisis oleh anggota tim yang berwenang di semua departemen untuk menemukan biaya tak terduga atau sekadar tetap waspada terhadap tren pengeluaran. Itu adalah langkah proaktif yang membantu mencapai tujuan abadi menggunakan data secara lebih efektif dan mengidentifikasi area untuk penghematan.

Sebagai contoh, penyedia incumbent mungkin terus menaikkan harga, meskipun tidak cukup pada satu waktu untuk memicu pengambil keputusan untuk memperhatikan. Dengan memberikan laporan kepada pemilik anggaran yang menunjukkan garis tren naik yang stabil, keuangan telah menemukan kesempatan untuk memulai percakapan dengan pemasok.

Untuk perusahaan yang baru mulai mengotomatisasi, AP adalah tempat yang baik untuk memulai karena merupakan upaya yang memakan waktu dan harus dikelola secara berkelanjutan; secara historis mengandalkan faktur kertas yang dikirim melalui pos, proses yang mahal dan tidak pasti; dan cenderung menjadi area fokus auditor, hanya karena itu adalah sumber kesalahan dan penipuan yang umum.

Siapa yang Menggunakan Otomasi Perangkat Lunak AP?

Perangkat lunak hutang dagang yang menggerakkan otomatisasi digunakan oleh anggota tim akuntansi, yang mungkin termasuk staf AP khusus, ditambah pengontrol atau CFO, sebagian besar untuk menyetujui pemeriksaan, dan oleh para pemimpin bisnis untuk menyetujui pembayaran. Ini sering menjadi bagian dari sistem keuangan yang lebih besar yang mungkin terkait dengan perangkat lunak bisnis lainnya, seperti ERP, Sistem SDM atau CRM, untuk menyediakan sumber utama data tentang arus kas.

Menyiapkan perangkat lunak AP dengan kemampuan otomatisasi pada awalnya mungkin memerlukan masukan dari para ahli yang dapat membantu perusahaan Anda mengevaluasi berbagai opsi, seperti SaaS versus sistem lokal. Mendefinisikan aturan, peran dan parameter akan menjadi tugas yang melibatkan staf yang memahami dengan tepat cara kerja pemrosesan hutang Anda saat ini.

Siapa yang Diuntungkan Dari Otomatisasi AP?

CFO yang mengawasi strategi keuangan dan kesehatan bisnis mendapat manfaat dari data yang lebih mutakhir, kemampuan analitik yang lebih baik, staf yang lebih produktif dan profil yang lebih baik untuk tim dengan unit bisnis.

Pengendali yang menangani akuntansi dan pelaporan keuangan dan bertanggung jawab atas kepatuhan dan kontrol akan menghargai jejak audit yang lebih bersih, lebih sedikit kesalahan, mengurangi risiko penipuan dan meningkatkan arus kas.

Manajer akuntansi yang mengawasi kegiatan departemen AP mendapat manfaat dari kemampuan untuk menyelesaikan lebih banyak hal dengan staf yang sama.

pemegang buku yang mengelola bisnis akuntansi sehari-hari akan menghabiskan lebih sedikit waktu menangani dokumen dan mengejar persetujuan dan akan menghargai kemampuan untuk fokus pada pengecualian.

Pemimpin lini bisnis yang bertanggung jawab untuk meninjau faktur tidak hanya mendapatkan persetujuan sekali klik tetapi juga kemampuan untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan dengan tepat ke mana anggaran mereka pergi.

Jenis Perangkat Lunak Otomatisasi AP

Ada solusi untuk mengaktifkan otomatisasi AP yang sesuai untuk sebagian besar bisnis, mulai dari perangkat lunak akuntansi dasar yang mengelola hanya satu aspek dari proses pembayaran hingga solusi yang lebih canggih yang terkait dengan sistem bisnis inti lainnya.

Solusi canggih. Perusahaan yang serius untuk mendapatkan manfaat otomatisasi harus mencari solusi yang dapat menangani proses rekonsiliasi invoice-to-pay-to-complete, dengan pelaporan dan penyesuaian yang kuat. Intervensi manual tidak akan sepenuhnya dihilangkan; sebagian besar faktur masih perlu disetujui, pengecualian perlu dikoreksi dan pembayaran harus disetujui oleh manajer akuntansi atau keuangan yang sesuai. Tetap, semakin otonom sistem, semakin besar manfaatnya.

Sistem AP yang lebih kuat mengelola seluruh siklus hidup utang usaha dengan intervensi manual minimal dan merupakan bagian dari rangkaian perangkat lunak akuntansi dan keuangan yang lebih besar yang juga dapat diintegrasikan dengan perangkat lunak bisnis inti lainnya, seperti sistem ERP perusahaan. Data keuangan mengalir ke database pusat dan tersedia untuk analisis dan pelaporan yang kuat.

Solusi dasar. Di ujung bawah adalah aplikasi pemindaian dan pengambilan data dasar. Saat faktur masuk, mereka dipindai, jika diperlukan. Spesialis AP menerapkan pengkodean yang tepat dan mengarahkannya untuk persetujuan yang diperlukan, kemudian untuk pembayaran dan rekonsiliasi. Sistem dasar ini memerlukan lebih banyak campur tangan manusia dan paling baik untuk perusahaan yang memproses sejumlah kecil faktur setiap bulan.

5 Manfaat Utama Perangkat Lunak Otomatisasi AP

Mengotomatiskan proses hutang akun menambah nilai sambil membebaskan tim Anda untuk fokus pada pengelolaan pengecualian. Berikut adalah lima manfaat spesifik dari otomatisasi AP:

1. Waktu yang dihemat: Tidak ada lagi tag email atau, lebih buruk, meninggalkan faktur kertas di meja seseorang untuk disetujui. Dengan perutean otomatis, tim mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyetujui, menolak atau merevisi faktur sebelum mengarahkannya untuk pembayaran.

2. Mengurangi biaya: Memproses faktur dengan tangan membutuhkan waktu, dan waktu adalah uang. Dengan mengotomatiskan proses hutang dagang, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk mengelola penyajian faktur, pengkodean dan langkah-langkah lain dalam proses hutang dagang. Dan jangan lupa manajer yang perlu menyetujui faktur pada waktu yang tepat; perangkat lunak AP modern memenuhi janji "satu klik".

3. Lebih sedikit kesalahan: Saat karyawan tidak memasukkan data secara manual, kemungkinan kesalahan manusia sangat berkurang. Dengan sistem yang sepenuhnya otomatis, data pada setiap invoice otomatis dicocokkan dengan informasi PO, yang membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi kesalahan pemasok, seperti tagihan duplikat atau tagihan berlebih.

4. Peningkatan visibilitas: Perangkat lunak otomatisasi AP melacak dan menampilkan "sekilas" siklus pembayaran lengkap pada setiap faktur. Wawasan ini mengarah pada pelaporan yang lebih akurat dan andal serta mendukung pengambilan keputusan yang baik.

5. Perlindungan penipuan: Dengan persentase perusahaan yang tinggi menjadi target penipuan pembayaran, mengambil langkah-langkah untuk melindungi bisnis Anda tidak pernah lebih penting. Perangkat lunak akuntansi modern memungkinkan perusahaan untuk menentukan aturan sehingga hanya karyawan yang berwenang yang memiliki wewenang untuk, Misalnya, pengecualian yang jelas atau pembayaran pelepasan atas jumlah dolar tertentu. Perusahaan kemudian dapat membangun alur kerja persetujuan dengan banyak persetujuan, yang meningkatkan kemungkinan menangkap faktur penipuan sebelum pembayaran dirilis.

Fitur Otomasi Perangkat Lunak AP

Vendor perangkat lunak memahami bahwa tidak setiap perusahaan mengelola AP dengan cara yang sama dan telah mengembangkan berbagai kemampuan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis. Fitur yang berguna untuk dicari meliputi:

• Kemampuan untuk secara otomatis menghitung diskon pembayaran awal yang tersedia dan memastikan perusahaan menerima semua kemungkinan pengurangan harga.

• Sedapat mungkin, menghilangkan entri data manual . Perangkat lunak modern menyelesaikan ini dengan, Misalnya, memudahkan pengajuan tagihan otomatis dan menyediakan kemampuan OCR yang canggih dan akurat untuk mengubah dokumen yang dipindai menjadi format yang dapat digunakan oleh sistem AP.

• Carilah kemampuan untuk mendefinisikan dan mengotomatiskan pemrosesan pengecualian , ketika faktur tidak sesuai dengan pesanan pembelian atau tanda terima, sambil memastikan bahwa potensi kesalahan atas jumlah dolar tertentu ditandai ke tingkat senioritas yang nyaman bagi perusahaan.

• Kemampuan pembelajaran mesin dapat pastikan tidak ada faktur yang hilang atau dibayar rangkap dan dapat melihat dan menandai anomali yang mungkin mengindikasikan transaksi penipuan.

• Pelaporan waktu nyata seluruh proses A/P sangat penting. Tim keuangan harus dapat dengan cepat menarik tagihan, penerimaan dan kontrak dan menelusuri transaksi individu.

• Berdasarkan kebutuhan audit dan kepatuhan Anda, mencari rekonsiliasi dan akrual yang sesuai proses dan laporan keuangan rinci.

Akhirnya, perusahaan mungkin menginginkan kemampuan untuk berbelanja di pasar aplikasi untuk alat pihak ketiga yang terintegrasi dengan solusi AP mereka, dari penyedia khusus, dan membantu dengan, Misalnya, pembayaran global yang dipercepat atau persyaratan khusus industri.

Tren Otomatisasi AP Utama

Seiring kemajuan teknologi, vendor perangkat lunak keuangan menambahkan kemampuan baru ke platform mereka untuk mengatasi kebutuhan pelanggan dan titik kesulitan dengan lebih baik.

Pembelajaran mesin (ML), bagian dari kecerdasan buatan (AI), dapat sangat berguna dalam AP. Dengan ML, sistem “belajar” dari transaksi sebelumnya tentang apa yang normal versus apa yang dapat mengindikasikan kesalahan atau penipuan dan memperingatkan tim keuangan tentang anomali kecil yang dapat dengan mudah terlewatkan. Dan, karena perangkat lunak pembelajaran mesin menganalisis kumpulan data yang lebih beragam dan lebih besar, itu menjadi lebih cepat, lebih akurat dan lebih peka terhadap anomali. Di AP, pembelajaran mesin dapat membantu dengan sejumlah tugas, seperti merutekan faktur secara otomatis berdasarkan faktor-faktor seperti pemasok atau kata kunci dan melakukan operasi pencocokan PO.

Perbedaan antara ML, yang melihat data yang ada dan mempelajari cara menemukan outlier, dan AI adalah kecerdasan buatan yang meningkatkan taruhan otomatisasi dengan menambahkan konteks. Sebagai contoh, sistem AP berkemampuan AI yang sebenarnya mungkin dapat menanyakan sumber data internal dan eksternal untuk mempelajari harga rata-rata kayu dalam rentang tanggal tertentu dan volume bahan yang digunakan oleh pembangun rumah, dan gunakan data tersebut untuk mengotomatiskan persetujuan faktur yang termasuk dalam parameter yang diharapkan — atau tandai yang menunjukkan lebih banyak bahan yang ditagih daripada yang digunakan.

Cara Transisi ke Otomatisasi AP

Mengotomatiskan sistem tidak selalu mudah; ada struktural, hambatan teknologi dan budaya. Ini bisa sangat menantang bagi perusahaan yang bergantung pada kertas berbasis, proses manual dan yang menggunakan solusi titik yang tidak berbicara satu sama lain.

Kabar baiknya adalah manfaat otomatisasi jauh lebih besar daripada masalah yang mungkin muncul selama fase instalasi dan implementasi. Tidak akan lama bagi anggota tim untuk menghargai teknologi dengan asumsi sebagian besar pekerjaan berulang yang terkait dengan penerimaan faktur, persetujuan, pembayaran dan rekonsiliasi. Sebagian besar bisnis menemukan bahwa alih-alih kehilangan kendali, otomatisasi sebenarnya memberikan kontrol yang lebih besar; ini adalah alasan utama perusahaan menerapkan otomatisasi hutang dagang.

Untuk memastikan transisi yang mulus, mulai dengan menemukan solusi yang memenuhi kebutuhan perusahaan Anda — lihat bagian berikutnya untuk informasi lebih lanjut tentang kriteria pemilihan. Periksa proses Anda saat ini, dan lihat tantangan AP apa yang menyebabkan masalah bagi staf keuangan; mungkin prosesnya lambat, kesalahan pencocokan atau pembayaran faktur sebelum layanan atau produk dikirimkan. Berikutnya, memperkirakan volume faktur Anda saat ini dan yang diharapkan, keluar setidaknya tiga dan sebaiknya lima tahun.

Penilaian diri yang jujur ​​​​adalah langkah penting karena Anda tidak akan mendapatkan efisiensi jika Anda tidak memperhitungkan pertumbuhan atau hanya mencoba mengotomatiskan proses manual yang tidak efisien.

Penyedia perangkat lunak keuangan modern telah bekerja dengan ribuan perusahaan dan dapat membantu Anda menghadirkan metode secara setara. Sebagai contoh, mungkin latihan anda adalah melakukan batch dan membayar invoice pada tanggal 15 dan 30 setiap bulannya. Dengan otomatisasi, Anda bisa jauh lebih fleksibel — bergerak cepat pada faktur yang menawarkan diskon pembayaran lebih awal, Misalnya, sambil menunggu sampai tanggal jatuh tempo untuk menyelesaikan mereka yang tidak menawarkan insentif.

Pertimbangkan KPI AP Anda, seperti biaya rata-rata untuk memproses faktur, metode pembayaran teratas, faktur diproses per karyawan, waktu persetujuan rata-rata dan persentase diskon pemasok yang diperoleh.

Sekarang, menghitung jumlah "sentuhan" yang diperlukan untuk setiap faktur, dan memetakan siapa yang menangani setiap interaksi tersebut. Berdasarkan semua metrik ini, pertimbangkan tujuan Anda:Apakah Anda ingin menghilangkan entri data manual? Apakah Anda memerlukan pelaporan yang lebih baik? Apakah Anda mencoba untuk mengurangi kesalahan dan potensi penipuan? Semua yang di atas?

Ini semua adalah poin penting untuk didiskusikan dengan tim IT Anda, vendor perangkat lunak atau konsultan. Kemudian, mitra implementasi Anda dapat membantu merancang sistem dan alur kerja yang memenuhi kebutuhan Anda sambil memastikan kontrol keuangan yang kuat.

Akhirnya, buat anggaran target dan sasaran laba atas investasi (ROI) untuk pembelian perangkat lunak Anda berdasarkan potensi penghematan biaya dan waktu yang diuraikan dalam artikel ini.

Memilih Perangkat Lunak Otomatisasi AP yang Tepat Untuk Bisnis Anda

Penetapan sasaran AP dan analisis ROI yang Anda lakukan adalah dasar saat Anda mulai berbelanja perangkat lunak otomatisasi AP. Sementara proses biasanya dipimpin oleh TI internal, penyedia layanan teknologi Anda atau konsultan khusus, bawa anggota tim Anda ke dalam percakapan dengan meminta mereka duduk dan mendiskusikan poin rasa sakit terbesar mereka, masalah yang mereka lihat dengan proses AP secara keseluruhan dan tujuan serta harapan mereka setelah otomatisasi diterapkan.

Dengan menggunakan tanggapan ini, mitra implementasi Anda dapat mengembangkan daftar kriteria teratas untuk digunakan saat mengembangkan "daftar singkat" solusi untuk dievaluasi.

Faktor lain untuk menilai:

• Infrastruktur teknologi Anda saat ini: Apakah Anda kebanyakan menggunakan perangkat lunak lokal, atau apakah perusahaan Anda, seperti banyak, pindah ke perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) untuk mendapatkan manfaat seperti penerapan yang lebih cepat dan biaya di muka yang lebih rendah?

• Tempat tim keuangan Anda bekerja: Apakah Anda berada di banyak kantor regional dan rumah? Jika begitu, awan memiliki keunggulan. Juga pertimbangkan struktur departemen AP Anda untuk menentukan seberapa komprehensif solusi yang dibutuhkan.

• Apa, jika ada, integrasi akan dibutuhkan — contoh umum adalah sistem manajemen pengeluaran dan perangkat lunak penganggaran. Apa yang dapat dilakukan solusi ini untuk mengurangi entri data ganda di seluruh sistem?

Solusi perangkat lunak AP “terbaik” adalah solusi yang akan mendukung operasi hutang usaha Anda yang lengkap, menyatu dengan mulus dengan sistem keuangan dan bisnis inti lainnya dan tumbuh bersama perusahaan Anda. Melakukan pekerjaan rumah Anda dan bekerja dengan konsultan berpengetahuan akan memastikan Anda membuat pilihan yang tepat untuk jangka panjang.

Perbandingan Perangkat Lunak Otomatisasi AP

Pilihan otomatisasi AP berkisar dari yang terkandung, sistem mandiri yang dikembangkan oleh vendor yang lebih kecil ke platform ekspansif yang didukung oleh sangat besar, penyedia didirikan.

Berikut adalah ikhtisar dasar platform yang menyertakan otomatisasi AP:

• Microsoft Dynamics GP adalah solusi ERP yang dirancang untuk usaha kecil dan menengah. Kemampuannya meliputi manajemen keuangan dan akuntansi, manajemen persediaan dan operasi dan penjualan dan manajemen layanan. Ini kurang cocok untuk perusahaan yang berkomitmen pada model cloud-first dan mereka yang mencari satu suite terintegrasi untuk semua proses bisnis inti.

• Sage utuh menawarkan wawasan keuangan dan operasional real-time dan kemampuan untuk mengotomatisasi proses penting, tetapi beberapa pengguna mencatat kurangnya alur kerja dan kustomisasi formulir, pasar kecil dan praktik khusus industri yang terbatas.

• Faktur Persetujuan SAP adalah solusi manajemen pembelanjaan terhubung yang membantu perjalanan, pengeluaran, faktur vendor, kepatuhan dan risiko. Ini kurang cocok untuk perusahaan dengan operasi global atau pelanggan.

• Buku Cepat membantu perusahaan yang sangat kecil mengatur pembukuan mereka, mengelola inventaris, melacak penjualan dan menjalankan penggajian, tetapi skalabilitasnya terbatas.

Perangkat lunak manajemen keuangan NetSuite merupakan bagian dari solusi terpadu yang menggabungkan akuntansi, pengadaan, rantai pasokan dan kemampuan ERP lainnya secara terintegrasi, platform berbasis cloud, meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional bisnis dari semua ukuran.

Studi Kasus Otomasi AP

Penyedia layanan profesional, termasuk kantor akuntan, sering memperoleh manfaat besar dari otomatisasi. AP adalah titik nyeri dalam akuntansi proyek, Misalnya, karena bisnis ini membutuhkan tampilan real-time dari kinerja keuangan setiap proyek; yang membutuhkan pelacakan konstan dari semua biaya, termasuk biaya T&E karyawan yang seringkali mahal dan tenaga kontrak. Rekonsiliasi bank juga bisa membosankan dan memakan waktu, apalagi dengan volume transaksi yang tinggi, beberapa rekening bank atau beberapa mata uang untuk direkonsiliasi. Lagi, otomatisasi dapat membebaskan jam yang signifikan — dan sering kali dapat ditagih.

Startup sering kali ingin mengotomatisasi sejak awal. Brex, sebuah perusahaan fintech muda yang menawarkan kartu kredit korporasi untuk sesama startup, telah mampu berkembang tanpa menambah headcount tambahan untuk mengelola AP dan proses pengadaan, dan tanpa mengorbankan checks and balances. Otomatisasi AP membantu menghasilkan data yang akurat bagi para pendiri untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas.

Akhirnya, perusahaan kecil yang masih mengandalkan cek kertas, spreadsheet dan proses yang sangat manual menjadi target penipuan. Kontrol pembayaran diaktifkan oleh otomatisasi AP membatasi risiko oleh, Misalnya, menerapkan pemisahan tugas untuk membuatnya lebih menantang untuk memalsukan persetujuan, membutuhkan otentikasi dua faktor untuk mengurangi kemungkinan pengambilalihan akun, mengotomatiskan pencocokan PO dan menandai anomali.

Mengapa NetSuite Solusi Tepat untuk Bisnis Semua Ukuran?

Perusahaan dari semua ukuran dan di semua industri dapat mengotomatiskan proses hutang dengan platform manajemen keuangan NetSuite. Kemampuan AP khusus meliputi:

• Kemampuan untuk dengan mudah mencocokkan pesanan pembelian, penerimaan barang dan tagihan vendor.
• Kriteria pembayaran yang dapat dikonfigurasi untuk mengoptimalkan arus kas menggunakan alat alur kerja grafis SuiteFlow NetSuite.
• Portal vendor tempat pemasok dapat melihat status faktur apa pun; ini mengurangi beban menanggapi pertanyaan dan meningkatkan hubungan vendor yang baik.
• Kemampuan untuk secara otomatis mengisi dan memverifikasi informasi faktur yang relevan, berdasarkan pencocokan PO.
• Menangani pengecualian sambil secara otomatis menyetujui faktur yang mematuhi aturan yang telah ditentukan sebelumnya.

Kemampuan otomatisasi bawaan saat ini menguntungkan bisnis kecil dan besar, lintas industri. Khusus untuk AP, otomatisasi berarti lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk hal-hal duniawi, tugas yang berulang dan lebih banyak kesempatan untuk meningkatkan arus kas, mengambil keuntungan dari diskon dan menurunkan kesalahan dan penipuan.

CFO dan TI dan eksekutif lini bisnis yang mengadvokasi teknologi otomatisasi untuk membantu tim keuangan mereka bekerja lebih cerdas juga akan melihat peningkatan kepuasan dan retensi kerja. Ini adalah menang/menang.

FAQ Teratas Tentang Perangkat Lunak Otomatisasi AP

T:Mengapa kita harus beralih ke sistem AP otomatis?

SEBUAH: Perusahaan diuntungkan dengan beralih ke sistem hutang dagang otomatis karena proses AP manual sangat padat karya dan rentan terhadap kesalahan dan penipuan. Praktik AP lama merusak produktivitas, efisiensi dan intinya. Seiring berkembangnya bisnis, proses ini menjadi lebih kompleks dan berat. Untuk mengatasi, banyak perusahaan mempekerjakan anggota tim keuangan tambahan. Tapi itu perbaikan mahal yang dapat dihindari dengan menambahkan otomatisasi AP.

T:Proses apa yang akan ditangani oleh perangkat lunak AP untuk saya?

SEBUAH: Perangkat lunak otomatisasi AP mengubah faktur menjadi format digital, mengelola pencocokan pengkodean dan PO dan mengarahkannya melalui alur kerja digital yang berpuncak pada pembayaran yang diterbitkan dan rekonsiliasi. Platform otomatisasi AP dapat berintegrasi langsung dengan perangkat lunak bisnis inti perusahaan, termasuk CRM, ERP dan sistem SDM. Integrasi ini memungkinkan lebih banyak fungsi, termasuk persetujuan otomatis atas laporan pengeluaran dan kemampuan untuk mengakses lebih banyak data dan menggunakan pembelajaran mesin untuk menemukan anomali.

T:Apa manfaat otomatisasi AP?

SEBUAH: Ada banyak manfaat dari mengotomatisasi AP, dengan penghematan tenaga kerja, pengurangan kesalahan, wawasan data yang ditingkatkan dan deteksi penipuan yang ditingkatkan menjadi beberapa yang terbesar. Otomatisasi AP dapat menurunkan biaya pemrosesan sekaligus memungkinkan bisnis berkembang tanpa mempekerjakan lebih banyak orang.

T:Bagaimana otomatisasi AP membantu mengurangi penipuan?

SEBUAH: Diperkirakan 81% perusahaan menjadi target penipuan pembayaran pada 2019, menurut Survei Penipuan dan Kontrol Pembayaran AFP. Perangkat lunak otomatisasi AP dapat membantu bisnis melindungi dari penipuan dengan mengontrol karyawan mana yang memiliki akses ke sistem AP dan berwenang untuk melepaskan pembayaran dan dengan meminta persetujuan berlapis. Sistem otomatis dapat menemukan anomali dan ketidaksesuaian antara PO dan faktur. Mereka kemudian dapat menangkap biaya penipuan sebelum pembayaran diproses.

T:Seperti apa solusi AP otomatisasi di masa depan?

SEBUAH: Di masa depan, Sistem otomatisasi AP kemungkinan akan memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan pembelajaran mesin (ML) dengan cara baru untuk lebih mengurangi beban kerja tim akuntansi sambil memastikan pembayaran yang akurat. Karena teknologi canggih ini membantu sistem AP memahami apa yang "normal" untuk setiap bisnis, mereka membantu pakar keuangan manusia dalam membantu mendorong pertumbuhan.