Penagihan Kemajuan Ditetapkan:Keuntungan &Cara Menerapkan

Penagihan kemajuan adalah cara untuk mengelola faktur di industri di mana proyek dapat memakan waktu berbulan-bulan — bahkan bertahun-tahun — dan menelan biaya ratusan ribu atau jutaan dolar. Meskipun paling sering dikaitkan dengan sektor konstruksi, konsep penagihan tambahan terkait dengan tonggak kemajuan masuk akal untuk sejumlah bisnis.

Tetap, sementara itu adalah konsep langsung, ada beberapa nuansa seputar eksekusi yang harus diperhatikan oleh perusahaan dan pelanggan.

Apa itu Penagihan Kemajuan?

Penagihan kemajuan adalah metode faktur yang menyediakan irama pembayaran reguler di seluruh skala besar, proyek jangka panjang. Perusahaan menagih pelanggan pada garis waktu yang telah ditentukan berdasarkan penyelesaian tonggak sejarah.

Metode ini paling umum digunakan dalam konstruksi.

Takeaways Kunci

• Penagihan kemajuan adalah metode faktur standar untuk proyek jangka panjang yang membutuhkan pendanaan berkelanjutan untuk persediaan dan tenaga kerja.
• Penagihan kemajuan membuat pemilik proyek, kontraktor umum, subkontraktor dan pemangku kepentingan lainnya pada halaman yang sama tentang ruang lingkup, tonggak dan pembayaran.
• Perubahan biaya dan perselisihan adalah dua tantangan utama.

Penagihan Kemajuan Dijelaskan

Kontraktor dan pelanggan atau pemberi pinjaman secara kontrak menyetujui serangkaian pencapaian dengan persentase pembayaran terkait, dan pekerjaan dimulai. Penagihan kemajuan dihitung berdasarkan saat ini dengan mengalikan persentase penyelesaian proyek dengan total harga proyek.

Saat memenuhi tonggak, kontraktor menyerahkan tagihan untuk pekerjaan yang telah selesai. Selama pelanggan puas dengan kualitas produk, itu melakukan pembayaran. Kontraktor kemudian dapat mendanai pembelian barang dan tenaga kerja untuk tahap konstruksi berikutnya.

Setelah penyelesaian proyek yang memuaskan, pelanggan menandatangani dan melakukan pembayaran terakhir.

Apa yang Termasuk dalam Progress Billings?

Faktur penagihan kemajuan memerlukan beberapa item yang tidak ditemukan pada faktur biasa untuk memastikan bahwa pembayarannya akurat.

Jumlah proyek total: Ini adalah berapa perkiraan biaya proyek setelah selesai. Mungkin ada insentif yang dibangun, Misalnya, jika kontraktor menyelesaikan pekerjaan lebih awal atau di bawah anggaran.

Total yang dibayarkan hingga saat ini: Total yang dibayarkan hingga saat ini adalah berapa banyak pelanggan telah membayar sejauh ini dalam proyek.

Persentase penyelesaian proyek: Persentase penyelesaian proyek adalah berapa banyak proyek yang selesai dan ditagih.

Perubahan yang disetujui dan harga penyesuaian selanjutnya: Termasuk pesanan perubahan yang disetujui yang mempengaruhi biaya proyek, bersama dengan perbedaan harga.

Sisa saldo: Sisanya adalah berapa banyak pelanggan masih berutang pada proyek. Ini termasuk saldo faktur saat ini, sisa pekerjaan yang tersisa dan setiap faktur yang belum dibayar dan yang telah lewat jatuh tempo.

Siapa yang Menggunakan Penagihan Kemajuan?

Penagihan kemajuan berguna untuk proyek apa pun yang telah menentukan tahapan dan pencapaian menuju penyelesaian. Namun, arus kas yang stabil dan kompatibilitas dengan proyek-proyek jangka panjang menjadikannya bahan pokok di beberapa industri.

Industri mana yang menggunakan penagihan kemajuan?

Konstruksi adalah industri yang paling umum untuk menggunakan penagihan kemajuan. Tukang kayu, tukang batu, tukang listrik, pelukis, tukang ledeng dan tukang atap serta kontraktor umum yang mempekerjakan spesialis ini biasanya menggunakan faktur tambahan untuk mengikuti penggajian yang sedang berlangsung dan biaya bahan di seluruh proyek konstruksi.

Perusahaan dalam integrasi teknologi, industri pesawat terbang dan pertahanan juga menggunakan progress billing. Proyek di industri ini cenderung memiliki banyak bagian yang bergerak rumit, dan mereka bisa memakan waktu bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Menggunakan jadwal nilai menyederhanakan proses faktur sambil memastikan bahwa setiap tugas proyek memiliki akuntabilitas keuangan.

Bagaimana Retainage Mempengaruhi Penagihan Kemajuan?

Retensi adalah jumlah kecil, biasanya 5% hingga 10% dari jumlah pembayaran setiap pembayaran kemajuan yang disimpan klien sebagai cadangan sebagai "asuransi" terhadap kontraktor yang tidak menyelesaikan pekerjaan. Setelah pekerjaan selesai, pemilik proyek melakukan pembayaran akhir untuk pekerjaan yang dilakukan dan jumlah retensi.

Karena itu berutang tetapi tidak dibayar sampai akhir proyek, kontraktor harus memperhitungkan jumlah ini ketika menentukan jadwal pembayaran untuk memastikan bahwa persentase retensi tidak menghalangi pembelian persediaan atau membayar pekerja.

Manfaat Penagihan Kemajuan

Kesederhanaan dan transparansi adalah salah satu manfaat paling signifikan yang diberikan oleh penagihan kemajuan kepada vendor dan pelanggan. Namun, ada beberapa vendor-, keuntungan khusus pelanggan dan industri untuk kemajuan penagihan.

Keuntungan vendor

Dibayar saat mereka pergi: Dibayar dalam peningkatan yang ditentukan membuat manajemen keuangan lebih sederhana bagi kontraktor, memungkinkan mereka untuk menganggarkan biaya dan memastikan bahwa mereka memiliki cukup dana untuk menutupi bahan, pekerja dan subkontraktor.

Menjaga hutang tetap rendah: Kontraktor menerima aliran dana yang stabil selama proyek, jadi ada lebih sedikit kebutuhan untuk berhutang untuk membayar bahan dan tenaga kerja. Faktor ini penting karena pembayaran bunga memakan keuntungan.

Masalah pembayaran lebih mudah diidentifikasi: Vendor dapat melacak kapan pembayaran harus masuk dan jumlahnya. Itu membantu menghindari pembayaran yang terlewat atau salah dan memudahkan untuk menemukan dan memperbaiki perbedaan.

Dapat berhenti bekerja jika tidak dibayar: Menerima pembayaran saat pekerjaan berlangsung juga berarti bahwa kontraktor menghindari risiko melakukan seluruh pekerjaan dan tidak dibayar. Itu memotivasi pelanggan untuk melakukan pembayaran rutin untuk memastikan penyelesaian proyek tepat waktu.

Keuntungan pelanggan

Resiko rendah: Penagihan kemajuan mengurangi risiko pemilik proyek dari pekerjaan yang buruk atau kontraktor meninggalkan proyek tidak lengkap. Kontraktor tidak akan menerima pembayaran untuk pekerjaan yang tidak dilakukan sesuai spesifikasi.

Tidak ada pembayaran di muka: Pelanggan tidak perlu membayar jumlah yang signifikan di muka. Sebagai gantinya, mereka membayar deposit untuk memulai pekerjaan dan kemudian mengucurkan dana saat proyek berlangsung.

Pekerjaan lebih cepat: Kontraktor memiliki insentif untuk menyelesaikan proyek dengan segera untuk memastikan pembayaran cepat dan, berpotensi, insentif. Namun, penagihan kemajuan juga mencegah terburu-buru yang mengarah pada pekerjaan di bawah standar karena kontraktor tidak menerima pembayaran sampai pelanggan menganggap pekerjaan itu dapat diterima.

Keuntungan industri

Penagihan kemajuan memiliki keunggulan khusus dibandingkan jenis faktur lainnya dalam konstruksi, teknologi dan industri kedirgantaraan/pertahanan.

Pelacakan biaya: Proyek-proyek ini biasanya kompleks, panjang dan bergantung pada tugas yang dilakukan oleh banyak subkontraktor dan individu. Penagihan kemajuan membantu perusahaan di industri ini melacak jam kerja oleh pekerja dan subkontraktor mereka dengan lebih tepat, memastikan bahwa gaji mereka akurat.

Penyebaran biaya: Penagihan kemajuan juga membantu dalam industri ini untuk menyebarkan biaya bahan mahal, peralatan atau tugas sehingga pelanggan atau pemberi pinjaman hipotek tidak dikenakan biaya ini sekaligus. Ini bisa menjadi titik penjualan yang membantu saat menawar kontrak.

Tantangan Penagihan Kemajuan

Penagihan kemajuan adalah metode faktur yang sangat baik dalam banyak situasi, tetapi memiliki kerugian bagi vendor, pelanggan dan industri.

Tantangan vendor

Waktu untuk menyiapkan proyek: Mempersiapkan kontrak, seperti jadwal pembayaran dan pencapaian, mungkin menghabiskan banyak waktu karena mereka harus memperhitungkan banyak detail kecil. Ini juga dapat memakan waktu cukup lama untuk menegosiasikan harga, tonggak sejarah, retensi dan persyaratan kontrak lainnya.

Beberapa faktur: Kontraktor harus menagih klien beberapa kali selama proyek berlangsung. Proses ini sedikit lebih terlibat dengan penagihan kemajuan, membutuhkan waktu dan sumber daya administrasi tambahan.

Perselisihan: Penagihan yang berlebihan adalah salah satu sumber konflik yang paling sering terjadi, tetapi pelanggan dan kontraktor juga biasanya tidak setuju tentang bagaimana menilai pencapaian sebelum proyek dimulai dan berapa banyak pekerjaan yang sebenarnya selesai pada interval faktur. Mendefinisikan dengan jelas tahapan dan pencapaian proyek dalam kontrak, sementara memakan waktu, dapat membantu perusahaan menghindari perselisihan seperti ini.

Tantangan pelanggan

Penagihan berlebih: Pelanggan berisiko membayar jika mereka tidak dapat menilai kemajuan proyek secara pribadi. Pelanggan, atau ahli dari pemberi pinjaman hipotek mereka jika berlaku, harus memantau pekerjaan di lokasi bila memungkinkan dan meminta bukti penyelesaian untuk setiap pencapaian untuk mengurangi risiko tagihan berlebih.

Tantangan industri

Industri yang paling sering menggunakan kemajuan cenderung sangat diatur dan harus mematuhi standar pemerintah dan industri dan tunduk pada zonasi dan inspeksi lokal. Kontraktor harus memasukkan kenyataan ini ke dalam kontrak, tugas proyek dan aktivitas penagihan, semakin memperumit proses penagihan kemajuan.

Pelanggan harus memberikan predikat pembayaran pada inspektur bangunan lokal dan papan perencanaan yang ditandatangani pada berbagai tahap.

Cara Menerapkan Penagihan Kemajuan

Ada delapan langkah penting untuk berhasil menerapkan proyek berbasis penagihan kemajuan:

1. Kembangkan jadwal nilai: Jadwal nilai menguraikan tugas proyek dan biaya terkaitnya. Dalam industri konstruksi, perincian ini sesuai dengan 50 divisi bagian konstruksi dari panduan MasterFormat yang dikembangkan oleh Construction Specifications Institute (CSI), dengan kontraktor dan klien menyetujui perkiraan nilai untuk setiap unit divisi.

   Jadwal nilai memberi vendor dan pelanggan cara standar untuk mengatur tugas dan tahapan proyek. Ini juga memudahkan kontraktor dan klien untuk menyetujui ruang lingkup proyek, tonggak proyek tertentu dan persyaratan pembayaran.

   Kontraktor dan klien juga dapat membandingkan perkiraan biaya tugas dengan biaya aktual mereka. Mereka dapat melakukan ini baik di setiap iterasi pembayaran atau di akhir proyek. Sebuah jadwal nilai adalah penengah yang baik apakah proyek datang di atas atau di bawah anggaran.

2. Tentukan jadwal pembayaran: Frekuensi pembayaran merupakan aspek penting lainnya dari progress billing. Kontrak harus menggambarkan tonggak proyek yang memicu pembayaran, setiap persentase pencapaian dan setiap jumlah pembayaran kemajuan.

3. Draf kontrak: Kontraktor dan pelanggan sekarang dapat membuat kesepakatan yang merinci ruang lingkup proyek, tonggak dan harga. Aspek-aspek ini harus dipikirkan dengan matang dan akurat karena menjadi dasar kesepakatan.

4. Memulai proyek: Kontraktor melakukan pekerjaan yang ditentukan dalam waktu yang disepakati untuk memenuhi tonggak yang ditetapkan dalam kontrak.

5. Kirim faktur: Setelah kontraktor memenuhi tonggak, mereka menerapkan tugas yang diselesaikan sebagai persentase dari proyek dan mengeluarkan faktur untuk bagian dari pekerjaan mereka yang telah selesai.

6. Ulasan pelanggan: Pelanggan atau pemberi pinjaman meninjau faktur untuk akurasi. Mereka juga memastikan bahwa pekerjaan yang ditagih memenuhi harapan.

7. Pembayaran faktur: Pelanggan mengirimkan pembayaran dikurangi jumlah retensi. Itu harus terjadi pada tanggal jatuh tempo faktur untuk menghindari penghentian pekerjaan karena tidak membayar.

8. Akhiri proyek: Setelah proyek selesai, kontraktor menyerahkan tagihan akhir. Pelanggan melakukan tinjauan akhir pekerjaan dan mengirimkan pembayaran terakhir, termasuk jumlah retensi yang ditahan.

Menangani Perubahan Biaya dalam Penagihan Progres

Panjang dan kompleksitas proyek penagihan kemajuan yang khas membuat mereka rentan terhadap perubahan biaya. Alasan paling umum untuk membuat perubahan yang mengakibatkan biaya tambahan adalah:

• Fluktuasi harga bahan dan tenaga kerja
• Permintaan pelanggan baru dan ubah pesanan
• Kesalahan konstruksi atau desain
• Kerusakan, pencurian atau kerugian lainnya
• Tantangan regulasi yang tidak terduga, seperti tuntutan oleh inspektur lokal

Menghindari kesalahan langkah yang mahal melibatkan memastikan kontrak menetapkan kriteria untuk membuat permintaan perubahan, sejauh mana penyesuaian yang diizinkan dan bagaimana menangani perubahan dalam konteks faktur progresif. Khas, pelanggan harus menandatangani formulir yang merinci perubahan dan menyetujui biaya sebelum kontraktor melanjutkan.

Ini juga membantu bagi kontraktor untuk menambahkan bantalan dalam jadwal perkiraan nilai mereka untuk biaya yang cenderung berfluktuasi sepanjang proyek untuk mengurangi beberapa ketidakpastian keuangan.

Contoh Penagihan Kemajuan

Berikut ini cara kerja faktur kemajuan dalam praktiknya:

Sebuah perusahaan mendekati kontraktor untuk membangun lokasi kantor baru. Pelanggan dan kontraktor mendiskusikan desain dan rencana konstruksi, dan kontraktor kemudian mengembangkan jadwal nilai untuk pekerjaan tersebut. Kedua belah pihak berkumpul untuk menyepakati harga, tonggak sejarah dan persyaratan kontrak lainnya, dan pekerjaan dimulai.

Pada tonggak pertama, meletakkan fondasi, kontraktor mengirimkan faktur yang merinci setiap jadwal item nilai untuk tahap itu. Itu termasuk:

• Tenaga kerja dan harga bahan
• Jumlah yang ditagih sebelumnya
• Jumlah yang ditagih saat ini
• Persentase penyelesaian
• Jumlah pembayaran yang tersisa
• Jumlah retensi untuk setiap item

Setelah pelanggan atau pemberi pinjaman hipotek meninjau faktur dan memverifikasi bahwa pekerjaan yang ditagih selesai, dia mengirimkan pembayaran dan menyisihkan dana yang ditahan.

Untuk proyek yang diperpanjang selama satu tahun atau lebih, faktur grafis yang menunjukkan kemajuan berbagai aspek proyek dapat memberikan lebih banyak konteks untuk harga dan pencapaian.

Contoh ini memberikan gambaran yang lebih baik kepada perusahaan tentang seperti apa progres tagihan tagihan. Namun, penting untuk dicatat bahwa template atau sampel apa pun perlu disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan untuk memastikan bahwa itu sesuai dengan keadaan proyek yang sebenarnya.

Kelola Penagihan Kemajuan Dengan Perangkat Lunak Akuntansi

Penagihan kemajuan adalah konsep yang cukup sederhana, tetapi masih mungkin bagi kontraktor dan pemilik proyek untuk membuat kesalahan dalam persentase, pembayaran atau detail penting lainnya. Entri informasi secara manual dalam perangkat lunak dan pada faktur adalah salah satu sumber utama kesalahan perhitungan, angka yang tidak akurat, informasi usang dan kesalahan lainnya.

Solusi ERP modern secara otomatis mem-parsing kontrak penagihan kemajuan dan data dari akuntansi, operasi dan area bisnis lainnya untuk mengisi dokumen dan faktur yang sesuai. Sistem melacak kemajuan proyek, jadwal pembayaran dan bahkan jumlah retensi. Faktur secara otomatis dikirim sebagai tahapan yang ditandai sebagai selesai. Cara ini, kontraktor dapat menghindari tagihan yang kurang dan berlebihan dan klien dapat yakin bahwa mereka membayar jumlah yang benar pada setiap iterasi faktur.

Saat mencari sistem untuk membantu kontrak, cari kemampuan analitik canggih yang dapat menyoroti peluang penghematan biaya dan waktu dengan laporan dan grafik yang dapat disesuaikan yang memberikan perincian biaya terperinci, persentase penyelesaian proyek dan wawasan berharga lainnya. Cari juga sistem manajemen keuangan yang dapat menyederhanakan proses penagihan kemajuan dan mengoptimalkan operasi.

Jelas, akuntansi konstruksi memiliki beberapa nuansa, termasuk tidak hanya penagihan kemajuan tetapi kebutuhan untuk melacak beberapa pekerjaan yang berjalan secara bersamaan dan mengelola metode khusus untuk pengakuan pendapatan dan pelaporan pajak pada proyek yang dapat berlangsung berbulan-bulan atau bertahun-tahun. Menerima pembayaran rutin dapat membantu mendanai keahlian keuangan yang dibutuhkan untuk menjaga pembukuan tetap lurus.

FAQ Penagihan Kemajuan

Apa itu faktur progresif?

Dengan penagihan kemajuan, vendor mengajukan tagihan pecahan saat mereka menyelesaikan pekerjaan. Faktur progresif ini adalah bagaimana kontraktor meminta pembayaran berulang pada proyek kerja. Faktur progresif diajukan pada jadwal yang disepakati yang ditentukan oleh penyelesaian tonggak tertentu.

Apa yang dimaksud dengan pembayaran kemajuan dalam konstruksi?

Dalam konstruksi, kontraktor memberikan pembayaran kemajuan saat mereka menyelesaikan tahapan proyek. Sebagai contoh, kontraktor umum yang mengerjakan proyek taman kantor baru dapat mengeluarkan faktur pembayaran kemajuan setelah mereka menuangkan fondasi, setelah membingkai, setelah memasang infrastruktur listrik dan pipa ledeng dan sebagainya.

Apa itu progress billing dalam akuntansi?

Untuk tim akuntansi pembangun, penagihan kemajuan adalah alat untuk mendatangkan pendapatan selama proyek diperpanjang sehingga pembukuan tidak menjadi beban, seperti bahan dan tenaga kerja, terjadi. Tanpa penagihan kemajuan, tidak akan ada pendapatan yang mengimbangi sampai proyek ditutup. Itu menghambat arus kas secara signifikan, dan banyak kontraktor tidak mampu menunggu berbulan-bulan — atau bertahun-tahun untuk proyek-proyek besar — ​​untuk menutup biaya.

Untuk tim akuntansi pelanggan, penagihan kemajuan berarti mereka tidak perlu membayar dalam jumlah besar di muka. Itu membantu arus kas. Dan, ia menawarkan perlindungan terhadap kontraktor yang gagal menyelesaikan pencapaian atau memberikan tingkat kualitas yang diharapkan, karena pembayaran kemajuan dapat ditahan.

Apakah penagihan kemajuan merupakan aset?

Kontraktor menganggap jumlah tagihan kemajuan sebagai "aset kontra" karena mereka mengimbangi entri yang sesuai dalam akun konstruksi dalam penyelesaian (CIP). Umumnya, biaya dan pembayaran kemajuan ditambahkan ke P&L pada jangka waktu yang ditentukan, umumnya triwulanan.