Penghitungan Siklus Inventaris 101:Praktik &Manfaat Terbaik

Pelajari semua yang perlu Anda ketahui tentang pelacakan inventaris dengan penghitungan siklus, termasuk metode, proses, frekuensi, Langkah, dan manfaat.

Apa itu Penghitungan Siklus?

Penghitungan siklus adalah metode checks and balances dimana perusahaan mengkonfirmasi jumlah fisik persediaan sesuai dengan catatan persediaan mereka. Metode ini melibatkan melakukan penghitungan reguler dan mencatat penyesuaian produk tertentu. Lembur, mereka telah menghitung semua barang mereka.

Manajer gudang dan profesional rantai pasokan sering menyiapkan rencana bagi staf untuk mengaudit inventaris. Rencana manajemen inventaris yang paling efisien menghasilkan tingkat kesalahan transaksi yang minimal dan akurasi pencatatan stok yang sangat tinggi tanpa menghilangkan tugas-tugas penting staf.

Terlepas dari apakah perusahaan menggunakan praktik persediaan periodik atau perpetual untuk melacak persediaan mereka, penghitungan siklus reguler adalah proses audit yang diperlukan untuk mengelola penghitungan inventaris.

Video:Apa itu Penghitungan Siklus?

Apa Arti Hitung Siklus Inventaris?

Terlepas dari apakah perusahaan menggunakan praktik persediaan periodik atau perpetual untuk melacak persediaan mereka, penghitungan siklus reguler adalah proses audit yang diperlukan.

Bill Conway, Direktur Praktik NetSuite, Solusi Tapal Kuda biru, menggambarkan proses dalam prosedur manajemen persediaan:

“Banyak perusahaan melakukan penghitungan persediaan fisik secara teratur sebagai bagian dari praktik akuntansi keuangan tahunan mereka. Perusahaan besar dengan ribuan item biasanya menghentikan operasi hingga satu minggu atau lebih untuk melakukan penghitungan inventaris fisik penuh. Penghitungan siklus adalah opsi manajemen inventaris yang memungkinkan Anda menghitung item di area gudang yang ditentukan tanpa menghentikan operasi untuk melakukan inventaris fisik lengkap.”

Apa itu Akurasi Inventaris dalam Penghitungan Siklus

Jika digunakan sebagai metrik, akurasi persediaan adalah baik hitungan atau biaya. Menentukan akurasi pencatatan persediaan (IRA) dengan menggunakan rumus akurasi penghitungan siklus persediaan.

IRA = Inventaris yang cocok / # item dihitung

Tujuan dari penghitungan siklus adalah untuk mengidentifikasi dan memperbaiki setiap perbedaan catatan persediaan. Seperti halnya proses apapun, akan sangat membantu untuk memahami kinerja Anda, jika membaik, dan bagaimana kinerja Anda dibandingkan dengan tolok ukur industri. KPI umum untuk ini adalah nomor IRA. Anda dapat mengadaptasi rumus ini untuk jumlah unit atau total dolar. Untuk dolar/unit, gunakan rumus:

IRA =[ 1-jumlah varian mutlak / # jumlah total persediaan ] x 100

Sebagai contoh, jika hitungan fisik adalah 354 dan hitungan sistem adalah 375, menghitung IRA sebagai:

=[ [1-(21/375) x 100%
= 94,4%

Hasil lebih dari 90% mungkin tampak masuk akal, tetapi tujuannya adalah untuk mencapai akurasi hampir 100%.

Inventaris Fisik vs. Penghitungan Siklus

Persediaan fisik menghitung semua persediaan satu kali dalam setahun. Hitungan siklus kecil, bagian inventaris yang dipilih sebelumnya beberapa kali dalam setahun, kadang-kadang sesering setiap hari.

Hanya melakukan inventaris fisik adalah pilihan yang baik untuk perusahaan dengan inventaris minimal. Jika Anda dapat dengan mudah menghitung stok Anda tanpa menutup dan mengganggu klien, menjadwalkan dan melakukan inventarisasi tahunan. Untuk informasi lebih lanjut tentang melakukan inventarisasi fisik, baca Praktik Terbaik NetSuite:Hitungan Inventaris Fisik Tahunan.

“Jika Anda tidak melakukan penghitungan siklus Anda dengan benar atau mereka terus menunjukkan ketidaksesuaian inventaris, melakukan inventaris fisik lengkap untuk menentukan posisi inventaris Anda yang sebenarnya, Conway menyarankan. “Jika perusahaan Anda tidak memiliki kebijakan atau prosedur penghitungan siklus yang kuat, Anda harus melakukan audit inventaris fisik penuh sebagai bagian dari rencana implementasi ERP. Praktik ini membantu memastikan Anda memulai dengan data yang berkualitas.”

Menambahkan penghitungan siklus ke penghitungan fisik tahunan mungkin merupakan proses yang baik bagi mereka yang memahami inventaris mereka. Metode ini juga menghemat waktu sambil membantu Anda meningkatkan sistem manajemen inventaris saat ini dan membantu bisnis menjadwalkan dan mengirimkan produk dengan andal.

Bagaimana Melakukan Penghitungan Siklus

Anda dapat melakukan penghitungan siklus dengan menjadwalkan frekuensi tinggi, jumlah bagian yang teratur, atau teluk sebagai bagian dari operasi sehari-hari. Gunakan metode penghitungan siklus inventaris untuk melakukan penghitungan setiap hari dan menugaskan pekerja tertentu untuk area tertentu.

Saat mengembangkan program penghitungan siklus, pertama-tama pertimbangkan tiga input utama:

• Jumlah SKU:
  Tentukan berapa banyak produk atau unit penyimpanan stok, Anda ingin menghitung pada suatu waktu. Dasarkan apa yang Anda pilih untuk mengandalkan jumlah keseluruhan SKU Anda, jumlah produk bernilai tinggi dan apa yang masuk akal untuk dihitung dalam interval.
• Sumber Daya Penghitungan yang Tersedia:
  Sumber daya ini bergantung pada jumlah karyawan yang tersedia dan berapa banyak waktu yang dapat mereka dedikasikan untuk menghitung stok. Sebagai contoh, beberapa perusahaan menyarankan karyawan menggunakan waktu sebelum shift berakhir untuk menghitung SKU di area yang ditugaskan. Waktu ini memanfaatkan jeda alami dalam produktivitas karyawan dengan pekerjaan yang relatif mudah. Karyawan ini seharusnya tidak memiliki kepentingan dalam keakuratan angka.
• Menghitung Frekuensi:
  Seberapa sering Anda menghitung inventaris bergantung pada berapa banyak SKU yang ingin Anda hitung siklusnya dalam setahun. Sebagai contoh, jika Anda ingin menghitung 1, 000 SKU per tahun, hitung ~83 per bulan, ~21 per minggu, dan ~3 per hari, dengan asumsi Anda hanya menghitung setiap SKU setahun sekali. Anda mungkin ingin menghitung item bernilai tinggi lebih sering. Bagaimanapun, Anda harus menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan penghitung untuk mencatat SKU mereka setiap hari.

Kebijakan Hitung Siklus Inventaris

Kebijakan penghitungan siklus inventaris menentukan kapan harus melakukan penghitungan secara berkala untuk mengonfirmasi saldo inventaris. Perusahaan juga harus menentukan apakah mereka akan menghitung produk secara acak atau dalam pola tertentu dan apakah mereka akan melakukan audit “khusus” sesekali.

Proses Penghitungan Siklus Inventaris

Perusahaan memulai penghitungan siklus persediaan untuk menghilangkan akar penyebab kesalahan. Tindakan ini mengarah pada proses kontrol yang andal. Setelah menyelesaikan inventaris fisik lengkap untuk memperbaiki perbedaan stok, perusahaan melembagakan program penghitungan rutin untuk pemeliharaan.

Langkah-langkah yang harus dilakukan selama siklus menghitung adalah:

1. Tinjau Catatan
   Anda ingin memulai dengan database yang akurat. Mulailah proses dengan meninjau dan mengoreksi entri data pada semua transaksi persediaan.
2. Cetak atau Unggah Laporan Hitungan Siklus
   Buat laporan jumlah siklus. Jika Anda menggunakan perangkat seluler untuk menghitung, mengunggah laporan ke sana.
3. Mulai Hitungan
   Loket harus meninjau lokasi inventaris, deskripsi, dan kuantitas dari laporan dan membandingkannya dengan apa yang ada secara fisik di rak.
4. Selidiki dan Rekonsiliasi
   Identifikasi perbedaan yang ditemukan selama penghitungan dan rekonsiliasi dengan manajer stok. Cari pola kesalahan.
5. Ubah Prosedur
   Menerapkan kebijakan atau prosedur penghitungan persediaan, jika diperlukan.
6. Sesuaikan Catatan
   Buat perubahan dalam database catatan inventaris untuk mencerminkan apa yang ada di rak.
7. Hitung dan Ulangi
   Audit inventaris secara teratur dan hitung persentase akurasi inventaris.

Metode Penghitungan Siklus

Metode utama untuk penghitungan siklus bergantung pada area fisik atau peringkat penjualan. Untuk penghitungan luas fisik, meninjau item volume tinggi lebih sering. Saat menggunakan metode peringkat penjualan, berdasarkan Prinsip Pareto, menghitung yang bergerak lebih cepat, barang yang lebih mahal lebih sering.

Metode Prinsip Pareto, juga disebut penghitungan siklus ABC, mengasumsikan bahwa 20% dari suku cadang di gudang berhubungan dengan 80% dari penjualan. Ini adalah item "A" ("B" item untuk 30% dari persediaan dan 15% dari penjualan, Dan seterusnya). Item “A” mungkin merupakan SKU Anda yang bergerak paling cepat atau aset paling berharga. Perangkat lunak kontrol inventaris dapat mengidentifikasi yang dihitung sebagai A, B, atau barang C. Anda mungkin ingin menghitung item "A" Anda lebih sering, dan “B” dan “C” semakin jarang, masing-masing.

Anda dapat mendasarkan penghitungan siklus ABC pada metrik lain seperti transaksi dan nomor produksi. Ada banyak metrik yang dapat Anda gunakan untuk mengidentifikasi item mana yang memiliki dampak signifikan terhadap keseluruhan biaya inventaris organisasi Anda.

Namun, sebagian besar sistem perangkat lunak bergantung seluruhnya atau sebagian pada penghitungan siklus ABC, terlepas dari metrik yang digunakan untuk mengidentifikasi As, Bs, dan Cs. Metode penghitungan siklus lainnya meliputi:

• Penghitungan Siklus dengan Penggunaan Saja:
  Proses ini menghitung item dalam inventaris yang paling sering Anda gunakan. Setiap kali staf menghapus atau menambahkan salah satu item ini, itu dapat memulai varians persediaan.
• Grup Kontrol:
  Proses biasanya berfokus pada sekelompok kecil item yang dihitung berkali-kali dalam waktu singkat dan mengungkapkan kesalahan dalam teknik penghitungan (yang kemudian dapat diperbaiki).
• Berbasis peluang:
  Suatu bentuk penghitungan siklus berdasarkan peluang, seperti titik kritis dari proses manajemen persediaan, seperti ketika suatu barang dipesan atau disimpan. Ini bisa berupa jumlah siklus berbasis pengecualian, seperti ketika saham berjalan di bawah ambang batas yang telah ditentukan, atau ketika short-picks terjadi. Short-picks adalah ketika sebuah perusahaan mengirimkan pesanan dengan jumlah yang kurang dari jumlah yang dipesan pelanggan.
• Contoh acak:
  Sama seperti kedengarannya, Anda secara acak memilih sejumlah item untuk dihitung. Anda dapat melakukan penghitungan setiap hari untuk memperhitungkan sebagian besar barang di gudang dalam periode yang wajar.
• Penghitungan Tujuan berdasarkan Luas Permukaan:
  Terlepas dari nilai saham, Anda akan mengurai area penyimpanan menjadi area audit yang lebih kecil. Berdasarkan peta gudang, auditor menghitung item hanya di ruang fisik yang disediakan.
• Hibrida:
  Setiap organisasi harus mengembangkan praktik terbaiknya sendiri untuk penghitungan siklus. Mereka dapat mendasarkan pendekatan hibrida mereka pada peta gudangnya, atau kombinasi lokasi, nilai dan keluaran. Kebanyakan rencana hybrid dimulai dengan analisis frekuensi Pareto, dan kemudian perusahaan akan menyesuaikannya berdasarkan kebutuhannya.

Frekuensi Metode Penghitungan Siklus dan Kapan Memilih Masing-masing

Seberapa sering Anda melakukan penghitungan siklus tergantung pada tujuan perusahaan Anda dan metode yang Anda pilih untuk digunakan.

Frekuensi Metode Penghitungan Siklus

metode Frekuensi Kapan Memilih Metode ini Analisis ABC (Pareto) Hitung item "A" paling sering, diikuti oleh item "B", dan kemudian hitung item "C" paling jarang. Asumsikan bahwa jumlah penghitungan akan berkurang seiring waktu karena catatan inventaris menjadi lebih akurat. Anda masih akan mempertahankan proporsi hitungan antara A, B, dan barang C. Mulailah dengan metode ABC saat Anda membutuhkan program yang dapat disesuaikan yang memberikan perhatian ekstra pada produk penting. Penghitungan Siklus Berdasarkan Penggunaan Saja Hitung item yang paling sering digunakan dan kemudian lebih jarang untuk item lainnya. Gunakan metode ini ketika Anda memiliki kontrol yang memadai untuk item bernilai tinggi dan membutuhkan lebih banyak. Grup Kontrol Lakukan penghitungan ini beberapa kali dalam waktu singkat. Gunakan grup kontrol saat Anda ingin menemukan kesalahan proses. Berbasis Peluang Gunakan untuk menghitung item pada titik-titik penting dalam proses manajemen inventaris, seperti setelah setiap sepuluh transaksi item tertentu. Gunakan untuk menghitung item pada titik-titik penting dalam proses manajemen persediaan, seperti setelah setiap sepuluh transaksi item tertentu. Sampel Acak Digunakan untuk menghitung item pada titik-titik penting dalam proses manajemen inventaris, seperti setelah setiap sepuluh transaksi item tertentu. Gunakan metode ini saat Anda menyimpan banyak barang serupa. Berbasis Peluang Gunakan untuk menghitung item pada titik-titik penting dalam proses manajemen inventaris, seperti setelah setiap sepuluh transaksi item tertentu. Gunakan metode ini sebagai cara yang berbeda, cara menghemat waktu untuk memeriksa akurasi proses Anda. Penghitungan Objektif berdasarkan Luas Permukaan Seberapa sering Anda menghitung berdasarkan tujuan perusahaan, tetapi Anda harus melakukannya setidaknya sekali per tahun untuk setiap area. Untuk memastikan lokasi penyimpanan akurat. Ini juga dapat membantu Anda menemukan pola perbedaan stok berdasarkan situs. Frekuensi Penghitungan Hibrida bergantung pada metode yang Anda atur. Perusahaan Anda membutuhkan metode penghitungan yang lebih fleksibel.

Manfaat Penghitungan Siklus Inventaris

Tidak peduli seberapa baik pengisiannya, sistem pelacakan dan manajemen adalah, organisasi harus melakukan pemeriksaan rutin terhadap tingkat persediaan aktual untuk item-item kunci. Mempertahankan jumlah barang yang akurat dapat membantu mengurangi persediaan pengaman yang dibutuhkan dan menurunkan biaya overhead.

Karena itu tidak memaksa perusahaan untuk menutup operasi dan melakukan penghitungan inventaris fisik penuh sekaligus, penghitungan siklus telah menjadi strategi manajemen inventaris yang populer bagi perusahaan di semua industri. Manfaat lainnya termasuk:

• Tingkat pemenuhan pesanan yang lebih tinggi
• Tingkat layanan pelanggan yang lebih baik
• Penilaian inventaris yang lebih akurat
• Penjualan lebih tinggi
• Lebih banyak waktu di antara hitungan fisik
• Lebih sedikit kesalahan
• Lebih sedikit penghapusan inventaris dan inventaris usang
• Operasi yang lebih efisien secara keseluruhan
• Kemungkinan penghapusan hitungan tahunan
• Perbaikan proses penutupan
• Biaya audit berkurang
• Tidak ada biaya lembur karyawan
• Deteksi pencurian secara tepat waktu

Tantangan dan Risiko Penghitungan Siklus

Bahkan perusahaan yang paling terorganisir pun dapat memiliki masalah dengan penghitungan siklus persediaan. Sangat mudah untuk memperkenalkan kesalahan inventaris saat berhadapan dengan banyak lokasi, keterlambatan dokumen dan transaksi yang belum selesai. Anda dapat memperkenalkan varians palsu jika Anda tidak memperbarui hitungan secara real-time. Karena itu, tentukan proses Anda, lacak akurasi inventaris Anda dan cita-citakan akurasi tingkat tinggi.

Cara Meningkatkan Akurasi dalam Penghitungan Siklus

Profesional manajemen inventaris lebih menyukai penghitungan siklus daripada penghitungan inventaris tahunan karena penghematan waktu dan biayanya. Tingkatkan akurasi dengan menggunakan pendekatan metodologis yang memperhitungkan setiap kebutuhan bisnis yang unik dan keterlibatan manusia.

Pastikan tim melakukan pekerjaan pada waktu yang masuk akal untuk bisnis. Beberapa bisnis lebih suka menghitung di awal hari, mengutip staf baru. Organisasi lain mengatakan akhir hari lebih baik karena tidak menghilangkan pekerjaan rutin staf. Beberapa organisasi menggunakan sistem manajemen gudang untuk menetapkan penghitungan berdasarkan stasiun, sehingga staf tidak perlu meninggalkan stasiun mereka untuk melakukan penghitungan. Lebih banyak cara untuk mempertajam akurasi meliputi:

• Dalam kasus varians, menceritakan item pada tingkat baris.
• Mengkoordinasikan pemesanan ulang, mengambil dan menyimpan barang-barang setelah menghitungnya.
• Selama penghitungan aktif, membekukan aktivitas apa pun pada item dan lokasinya.
• Secara acak bergantian staf penghitungan.

Praktik Terbaik Penghitungan Siklus Inventaris

Terlepas dari metode inventaris audit Anda, kinerjanya harus sistematis dan menjadi bagian dari operasi bisnis reguler. Setiap organisasi juga harus memutuskan interval penghitungan berdasarkan spesifikasi stoknya.

Praktik terbaik penghitungan siklus meliputi:

• Tutup semua transaksi untuk item inventaris sebelum penghitungan siklus.
• Jika menggunakan metode ABC, mengklasifikasikan item ke dalam kelompok penghitungan masing-masing menggunakan yang ditentukan, proses yang terdokumentasi.
• Hitung semua produk untuk semua SKU yang terdaftar.
• Putuskan apa yang harus dihitung kapan. Masuk akal untuk menghitung item yang bernilai tinggi atau yang bergerak cepat melalui gudang setiap minggu. Hitung semua stok lainnya setiap tiga bulan. Conway menyarankan daftar item berdasarkan lokasi gudang untuk memutuskan berapa banyak Anda akan menghitung setiap kombinasi setiap kuartal.
• Gunakan rumus akurasi inventaris untuk melihat perubahan dari waktu ke waktu.
• Identifikasi barang yang paling cepat bergerak di gudang. Tandai mereka sebagai yang tercepat hingga yang paling lambat untuk mengetahui cara mengklasifikasikan item untuk penghitungan di masa mendatang.
• Mendedikasikan personel khusus untuk menghitung tim.
• Pastikan tim menghitung semua produk setidaknya sekali setiap tiga bulan.
• Gunakan hitungan nol. “Jika proses gudang menyebabkan bin kosong oleh pesanan pengambilan, kemudian sebuah perintah diberikan kepada pekerja gudang untuk meminta mereka menghitung tempat sampah dan memastikannya kosong. Tindakan ini dengan cepat memverifikasi bahwa nampan kosong dan akan membantu fasilitas mengonfirmasi bahwa penghitungan penyelesaian tingkat lokasi gudang barang sudah benar, ” jelas Conway.
• Mulanya, Anda mungkin ingin melakukan hitungan dua kali untuk memastikan bahwa angkanya benar. Seorang supervisor dapat memeriksa penghitungan terhadap inventaris dalam sistem.
• Lakukan investigasi ketika kesalahan muncul.
• Dokumentasikan semuanya:proses, perubahan dan hasilnya.

Otomatisasi dalam Penghitungan Siklus

Menggunakan otomatisasi dalam proses penghitungan siklus Anda dapat meningkatkan akurasi hasil Anda. Otomatisasi juga menurunkan biaya tenaga kerja, meningkatkan produktivitas pekerja, memberikan kepercayaan pada tingkat stok Anda dan memungkinkan visibilitas waktu nyata saat inventaris Anda berubah.

Berkat teknologi, proses penghitungan siklus menjadi lebih mudah, kurang mengganggu dan membutuhkan lebih sedikit tenaga kerja. Dengan mengganti spreadsheet Excel atau sistem kontrol inventaris manual lainnya dengan perangkat lunak kontrol inventaris, perusahaan dapat lebih efisien melacak stok mereka—semuanya sekaligus mengurangi kesalahan manusia dan menghemat waktu, uang dan jam kerja yang berharga.

• Menggunakan perangkat lunak untuk mengimplementasikan sistem pengendalian persediaan (bagian dari sistem manajemen gudang)
• Perangkat termasuk komputer seluler, penghitung robot, dan pemindai kode batang
• Perangkat lunak dapat memilih jumlah item dan lokasi untuk dihitung pada waktu tertentu

Lihat bagaimana 2Pure Ltd merampingkan manajemen inventarisnya, menunjukkan rincian inventaris sampai ke lokasi bin, dengan NetSuite ERP.

Bagaimana NetSuite Membantu Penghitungan Siklus Inventaris

Fitur Hitung Inventaris NetSuite meningkatkan pelacakan inventaris dan memberikan peningkatan kontrol atas aset utama. Dengan fitur ini, perusahaan dapat mengkategorikan persediaan berdasarkan volume transaksi dan/atau nilai, dan masukkan jumlah barang yang ada di tangan secara berkala secara berkala untuk menjaga keakuratan persediaan.

Dengan fungsi standarnya, NetSuite tidak hanya membantu Anda mendapatkan kontrol yang lebih baik atas inventaris Anda, tetapi juga mengambil langkah lebih jauh dengan memperluas aktivitas tersebut ke solusi manajemen gudang dan perangkat frekuensi radio seluler (RF). Dengan aplikasi seluler, pengguna dapat memindai tempat sampah dan item, secara otomatis merekam jumlah siklus tanpa meninggalkan lantai. Ini membuat inventaris audit tidak terlalu mengganggu pekerjaan sehari-hari dan mengurangi kesalahan manual karena kesalahan kunci dan jeda waktu.

Dengan menerapkan strategi penghitungan siklus yang didukung oleh perangkat lunak manajemen inventaris, perusahaan mendapatkan tingkat persediaan yang lebih akurat; prompt otomatis untuk item yang perlu dihitung; kemampuan untuk mengkategorikan item berdasarkan volume atau nilai; peningkatan jaminan kualitas; dan tingkat kepuasan pelanggan yang lebih tinggi.

Pelajari lebih lanjut tentang penghitungan siklus dalam solusi manajemen inventaris kami.