Tantangan Operasional dalam Manajemen Inventaris

Tren terbaru di semua industri adalah mengalihdayakan fungsi manajemen inventaris ke penyedia Layanan Pihak Ketiga. Perusahaan melakukan outsourcing baik Persediaan Bahan Baku maupun Barang Jadi ke Penyedia Layanan.

Dalam hal persediaan barang jadi, tergantung pada desain rantai pasokan, mungkin ada beberapa stocking point di tingkat nasional, tingkat regional dan negara bagian. Dalam kejadian seperti itu, masing-masing gudang penyedia layanan yang berbeda dapat mengelola operasi, karena seseorang mungkin tidak dapat menemukan pemasok yang beroperasi di seluruh negeri.

Oleh karena itu, persediaan dalam situasi seperti itu akan dikelola di sistem Perusahaan maupun di sistem Penyedia Layanan. Manajemen dan kontrol inventaris menjadi fungsi penting terutama dalam situasi di mana banyak lokasi dan banyak penyedia layanan terlibat.

Untuk memastikan kontrol Inventaris dipertahankan di semua lokasi, poin-poin kritis berikut jika difokuskan akan membantu:

1. Menetapkan dan menguraikan Proses Operasi untuk Penyedia Layanan: Menyusun SOP - Prosedur Operasi Standar yang merinci proses operasi gudang, proses sistem persediaan gudang serta proses dokumentasi.

   Khususnya di fasilitas Penyedia Layanan Pihak Ketiga, penting untuk memiliki kepatuhan proses serta manajemen yang ditentukan, otorisasi dan struktur eskalasi untuk operasi yang gagal yang operasi inventarisnya tidak akan terkendali.

2. Tetapkan visibilitas inventaris di setiap lokasi melalui Laporan MIS: Buat daftar laporan dan data MIS untuk semua lokasi dan pastikan mereka dikirimkan ke meja pusat di tim inventaris untuk tinjauan harian. Pemimpin tim inventaris harus menganalisis laporan harian dari semua lokasi dan menyoroti ketidaksesuaian dan menyelesaikannya serta memperbarui manajemen.
3. Memulai prosedur penghitungan Stok Harian untuk dilakukan di semua lokasi dan dilaporkan kembali ke meja inventaris.

   Hitungan stok harian harus dapat mencerminkan akurasi lokasi, akurasi stok serta ringkasan transaksi untuk hari itu.

4. Audit bulanan dan penghitungan inventaris harus dilaksanakan di semua lokasi tanpa gagal dan menuntut kepatuhan seratus persen.
5. Inventaris triwulanan - penghitungan dinding-ke-dinding atau penghitungan dinding-ke-dinding setengah tahunan dan tahunan harus diterapkan tergantung pada volume transaksi serta nilai transaksi di setiap lokasi.
6. Tim Inventaris Pusat bertanggung jawab untuk memastikan peninjauan semua laporan dan mengendalikan inventaris di semua lokasi.
7. Rekonsiliasi inventaris - melibatkan rekonsiliasi inventaris fisik di lokasi dengan inventaris sistem di Situs 3PL dan kemudian merekonsiliasi stok Sistem 3PL dengan stok sistem perusahaan.
8. Mengunjungi situs-situs utama dan hadir selama audit stok fisik secara triwulanan atau setengah tahunan sangat penting.
9. Terakhir, tetap meninjau proses dan memastikan pelatihan dan pelatihan ulang dilakukan secara teratur dan setiap saat di lokasi sehingga budaya berorientasi proses diserap dan semua staf operasi memahami pentingnya menjaga proses serta kesehatan inventaris.

Persediaan tidak lain adalah uang bagi perusahaan. Jika vendor 3PL mengelola inventaris, tentu saja Anda harus memiliki proses untuk dapat mengontrol dan menjaga kesehatan inventaris.