Faktor-Faktor yang Menyebabkan Inefisiensi Persediaan

Dalam manajemen inventaris perusahaan mana pun adalah salah satu area yang selalu menjadi fokus manajemen dalam hal meningkatkan efisiensi bisnis dan memotong biaya. Upaya pengurangan inventaris selalu membuahkan hasil, yang terlihat dan melepaskan uang kembali ke dalam bisnis. Apakah ini berarti bahwa manajemen persediaan tidak efisien? Jawabannya bisa ya dan tidak.

Fungsi manajemen persediaan bergantung pada operasi fisik yang melibatkan banyak lokasi dan lembaga serta proses. Saling ketergantungan pada transaksi yang berurutan dan paralel, membuat persediaan rentan terhadap inefisiensi yang terjadi dalam operasi, transaksi, dan dokumentasi selama periode waktu tertentu.

Faktor lain yang mungkin dapat menghambat efisiensi persediaan adalah pengaturan sistem yang digunakan untuk mengelola persediaan. Cukup sering orang dapat menemukan bahwa pengaturan sistem dan proses yang ditentukan dalam sistem tidak ramah pengguna dan rumit. Sistem yang efisien harus mendefinisikan dan memandu proses fisik serta proses dokumentasi. Proses sistem pada gilirannya harus dikembangkan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dalam banyak kasus, operasi dibuat agar sesuai dengan pengaturan sistem, yang sudah ada dalam beberapa bentuk dasar dan tidak sesuai dengan proses bisnis tertentu yang ada.

Pengaturan sistem yang buruk yang tidak sesuai dengan pengaturan gudang di lantai toko membuat operasi menjadi efisien. Sangat umum untuk menemukan keluhan dari pengguna sehubungan dengan tidak tersedianya fitur untuk mengatasi proses; terkadang prosesnya panjang dan rumit yang menyebabkan penundaan operasional. Tidak tersedianya laporan dan loop dan bug yang berbeda dalam sistem seringkali dapat mendorong tim operasi untuk menemukan metode pintasan untuk melewati proses sistem dan melanjutkan pekerjaan, mengakibatkan inefisiensi persediaan serta operasi yang tidak efisien.

Dalam kasus di mana perusahaan telah mengalihdayakan manajemen inventaris ke penyedia layanan pihak ketiga, komplikasi manajemen persediaan meningkat berlipat ganda. Anda memiliki ERP atau sistem inventaris perusahaan di satu sisi dan sistem manajemen inventaris atau sistem gudang penyedia layanan pihak ketiga di sisi lain. Pada titik waktu tertentu keduanya harus mencerminkan akurasi inventaris yang sama dan juga sesuai dengan stok fisik yang tersedia di lantai toko, tapi ini tidak selalu terjadi. Dalam kasus di mana sistem dihubungkan terlalu persediaan dalam satu sistem tidak dapat mencerminkan yang lain dan transaksi rekonsiliasi antara kedua sistem dapat menjadi rumit dan memakan waktu.

Kesehatan akurasi inventaris serta manajemen inventaris juga dapat bergantung pada strategi inventaris perusahaan dan prospeknya.

Beberapa perusahaan memperlakukan inventaris sebagai kejahatan yang diperlukan dan hampir memastikan bahwa prosesnya sesuai dan audit inventaris diadakan secara teratur. Mereka tidak menangani dan memperlakukan inventaris sebagai aset penting yang perlu dikelola dan ditinjau ulang agar tetap ramping dan akurat.

Perusahaan-perusahaan itu, yang menyadari implikasi dan manfaat dari praktik manajemen inventaris lean pada bisnis mereka, berusaha untuk membangun praktik manajemen yang baik dan terus mencari cara untuk mengoptimalkan proses. Setiap efisiensi yang dihasilkan dengan perubahan dalam proses menambah keuntungan perusahaan. Oleh karena itu mereka memberikan perhatian dan berinvestasi dalam mendorong strategi dan praktik manajemen inventaris, yang dibandingkan dengan yang terbaik di industri.

Keputusan berkenaan dengan tingkat persediaan yang akan dibawa, siapa yang memiliki dan membawa inventaris dalam rantai pasokan adalah beberapa keputusan kunci yang mendorong efisiensi dalam manajemen inventaris. Selain itu teknologi ini juga dapat membawa perbaikan proses mempercepat penjualan dan proses pengiriman dan sampai batas tertentu mengurangi sumber daya tenaga kerja dan biaya terkait juga.

Manajemen persediaan adalah proses yang berkelanjutan dan dinamis. Untuk menghindari inefisiensi dalam sistem, proses dan operasi fisik, panggilan untuk partisipasi manajemen aktif dan perbaikan terus-menerus dalam semua proses dan sistem yang terlibat dalam manajemen persediaan.