Bagaimana pemberi kerja dapat merencanakan pendaftaran terbuka virtual tahun ini

Pendaftaran terbuka sudah dekat dan tahun ini menghadirkan tantangan yang berbeda baik bagi pemberi kerja maupun karyawan. COVID-19 telah memaksa bisnis untuk merangkul teknologi dan menjadi kreatif tidak hanya dalam hal operasi sehari-hari, tetapi juga rapat, konferensi, dan acara. Pendaftaran terbuka untuk tunjangan karyawan tidak akan berbeda. COVID-19 telah memengaruhi desain program tunjangan, biaya perawatan kesehatan, dan mungkin berdampak finansial pada karyawan. Meskipun COVID-19 memberikan tantangan yang belum pernah terjadi sebelumnya bagi pemberi kerja, COVID-19 juga menciptakan peluang untuk membuat perbedaan.

Efek COVID-19 pada perawatan kesehatan dan tunjangan akan menjadi perhatian utama karyawan menuju musim pendaftaran terbuka dan lingkungan saat ini akan menjadi titik stres bagi banyak orang. Pengusaha harus mengatasi dampak virus corona pada tunjangan kesehatan dan menjelaskan bagaimana pengaruhnya terhadap paket tunjangan, sambil mendorong karyawan untuk memilih jalur keuangan dan kesehatan yang paling sesuai dengan kebutuhan masing-masing.

Survei 2020BenefitsPro terhadap lebih dari 150.000 pemberi kerja menemukan bahwa ada perubahan dramatis dalam prioritas karyawan terhadap tujuan keuangan mereka sejak COVID-19. Sebelum pandemi, mayoritas karyawan memilih “berlibur” sebagai prioritas keuangan nomor satu mereka. Ketika ditanya lagi, 90 hari sejak perintah penguncian dimulai, prioritas karyawan mengalihkan prioritas mereka dari liburan ke "menyiapkan dana darurat" dan "menabung untuk pensiun". Pengusaha harus mengingat perubahan ini selama musim pendaftaran terbuka mereka. Keadaan ekonomi saat ini telah mengubah perilaku banyak orang‡, dan ini berarti karyawan lebih stres dan mulai lebih memikirkan tantangan jangka panjang. Bagi pengusaha, inilah mengapa program kesehatan dan tunjangan kesehatan menjadi lebih penting, karena dapat memungkinkan karyawan berinvestasi untuk memenuhi kebutuhan jangka panjang mereka, bukan hanya keinginan jangka pendek.

Berikut adalah beberapa cara agar pemberi kerja dapat mempersiapkan dan merencanakan dengan lebih baik untuk sesi pendaftaran terbuka yang bermanfaat dan virtual tahun ini.

Rencanakan lebih awal

Saat pengusaha bersiap untuk pendaftaran terbuka, akan bermanfaat untuk berhenti sejenak dan merenungkan tahun lalu. Bicara tentang apa yang efektif – ini dapat membantu membingkai percakapan seputar format tahun ini dan perubahan rencana apa pun. Pastikan untuk memikirkan dan memahami manfaat yang dibutuhkan karyawan sekarang versus waktu ini tahun lalu, dan dampak COVID-19 pada sasaran tunjangan. Soroti manfaat yang mungkin lebih berguna selama pandemi seperti kesehatan jarak jauh, layanan kesehatan mental, dan cakupan untuk pengujian dan perawatan COVID-19.

Pertimbangkan untuk melakukan survei atau kuis kepada karyawan sebelum membuka pendaftaran untuk mengukur aspek paket manfaat apa yang paling mereka minati untuk dipelajari. Pengusaha dapat membuat presentasi dan menyoroti fitur tertentu berdasarkan hasil tersebut. Ingat, ini adalah kesempatan untuk membuat proses lebih pribadi daripada di masa lalu. Dengan memanfaatkan teknologi baru yang memungkinkan interaksi satu lawan satu dan tatap muka, tim manfaat sebenarnya dapat memberikan lebih banyak dukungan sesuai permintaan dan memiliki kesempatan untuk menjadikan pengalaman lebih bermanfaat dan mungkin lebih baik dari sebelumnya.

Pertimbangkan pameran manfaat virtual

Pameran manfaat virtual dapat melibatkan semua karyawan, termasuk mereka yang bekerja dari jarak jauh. Buat agenda dan pertimbangkan untuk mengadakan beberapa sesi untuk memastikan sesi ini sesuai dengan jadwal semua karyawan. Kirimkan pengingat dan uraikan apa yang dapat diharapkan karyawan di pameran, termasuk sorotan dan perubahan pada paket atau penawaran manfaat apa pun. Jaga agar presentasi tetap sederhana dan lugas. Bahkan jika manfaat adil berjalan sesuai rencana, karyawan kemungkinan besar akan memiliki pertanyaan. Akan sangat membantu jika Anda membuat handout digital FAQ tentang manfaat bagi karyawan yang mencakup pertanyaan dasar dan dapat menjadi sumber daya yang berharga bagi karyawan sebelum mereka mengajukan pertanyaan.

Pengusaha juga dapat mempertimbangkan untuk mengundang vendor untuk menghadiri dan berpartisipasi dalam pameran manfaat virtual. Mereka dapat memberikan informasi dan panduan khusus jika karyawan memiliki situasi unik yang ingin mereka diskusikan. Pengusaha juga dapat menyelenggarakan sesi kerja sama melalui ruang kerja kelompok virtual bagi karyawan untuk bergabung jika mereka memiliki pertanyaan tambahan atau ingin mempelajari lebih lanjut tentang topik tertentu.

Berikan dukungan sesuai permintaan

Sebagian besar karyawan masih bekerja dari rumah, tetapi itu tidak berarti bahwa mereka tidak memiliki akses ke bantuan dan panduan pendaftaran. Pengusaha harus memungkinkan karyawan mereka untuk mampir ke meja mereka untuk meminta bantuan. Pikirkan apa yang biasanya dibawakan oleh pameran pendaftaran terbuka tradisional atau kick-off, seperti jam kantor atau waktu setelah presentasi di mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan, dan pikirkan bagaimana memberikan dukungan yang sama secara virtual. Untuk menghindari kebanjiran panggilan atau email, pemberi kerja harus mempertimbangkan untuk bekerja dengan tim SDM mereka menggunakan alat kalender di mana karyawan dapat memesan waktu dengan anggota staf untuk membicarakan pertimbangan, mengajukan pertanyaan, dan menjadikan prosesnya lebih pribadi.

Penting untuk berinvestasi dalam teknologi dan mengujinya terlebih dahulu. Pastikan untuk memberikan dukungan keputusan manfaat dan alat pendidikan untuk membuat proses ini semulus mungkin. Pertimbangkan untuk mengirim peringatan teks atau email kepada karyawan Anda tentang pendaftaran dan merekam sesi informasi utama sehingga karyawan dapat mengaksesnya di kemudian hari untuk penyegaran atau jika mereka melewatkannya.

Fokus pada keterlibatan

Cobalah untuk fokus menciptakan lebih banyak komunikasi dan membuatnya menarik sehingga menarik perhatian karyawan. Pengusaha harus mencoba untuk fokus pada perubahan kunci pada manfaat. Jika pemberi kerja memutuskan untuk melanjutkan dengan survei karyawan untuk mengukur minat aspek rencana, di sinilah pemberi kerja dan tim SDM dapat fokus pada hasil tersebut. Selenggarakan sesi virtual satu lawan satu dan mintalah umpan balik. Ukur keberhasilan pendaftaran virtual dengan mengukur keterlibatan sebelum, selama, dan setelah proses.

Jadikan pribadi

Karyawan mengharapkan komunikasi yang dipersonalisasi dan ingin pertanyaan spesifik mereka dijawab daripada menerima konten umum. Pengusaha harus fokus pada pesan pribadi dan menciptakan ruang dan pilihan bagi karyawan untuk merasa didengar dan pertanyaan mereka dijawab. Meskipun ini adalah waktu yang menantang, pengusaha harus berharap untuk memiliki pendaftaran yang lebih sukses ketika mereka terhubung dengan karyawan tentang situasi individu mereka dan memungkinkan karyawan untuk membuat pilihan yang lebih baik ketika berpartisipasi dalam program. Mendidik karyawan tentang manfaat yang tersedia, bagaimana mereka bekerja dan jenis nilai apa yang harus mereka harapkan. Pada gilirannya, ini akan membangun kesadaran manfaat, dukungan kesulitan keuangan, arahan sumber daya, dan budaya peduli.

Belum terlambat untuk mulai merencanakan dan melaksanakan pendaftaran manfaat virtual yang sukses. Ingatlah bahwa COVID-19 mengubah populasi yang tercakup manfaat serta tujuan dan prioritas. Bersiaplah untuk menyesuaikan strategi karena lingkungan saat ini selalu berubah. Data klaim dapat membantu mengidentifikasi tren dan kemungkinan kesenjangan dalam perawatan yang perlu ditangani. Berinvestasi dalam teknologi, dukungan, dan alat pendidikan untuk karyawan Anda. Ingat, platform kesehatan keuangan yang baik dapat memastikan bahwa karyawan membuat keputusan yang tepat berdasarkan paket tunjangan dan keadaan khusus mereka.

Pelajari lebih lanjut tentang  Layanan Kesehatan UMB , yang menempati peringkat keempat dalam total akun dan kelima dalam total aset deposit di antara semua penyedia HSA (Sumber:Laporan Statistik &Tren Pasar HSA Pertengahan Tahun Devenir 2021).‡