ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Akuntansi

Bagaimana Memulai Pembukuan Bisnis Kecil di 2022

Mungkin pembukuan bukanlah bagian yang paling menyenangkan dalam menjalankan bisnis kecil, tetapi memiliki sistem untuk mengaturnya akan pastikan itu bukan bagian yang paling menegangkan. Biarkan The Ascent membantu Anda memulai.

Bagian dari siklus akuntansi, pembukuan adalah tindakan melacak, mengelola, dan mencatat semua transaksi keuangan untuk bisnis Anda.

Jika pemikiran pembukuan menakutkan, yakinlah, ada berbagai aplikasi perangkat lunak akuntansi bisnis kecil di pasaran saat ini yang memudahkan prosesnya, bahkan jika Anda belum pernah mencatat transaksi keuangan sebelumnya.

Ikhtisar:Apa itu pembukuan?

Pembukuan adalah pencatatan yang tepat dari semua transaksi keuangan untuk bisnis Anda. Pembukuan melibatkan banyak perhatian terhadap detail; semuanya mulai dari mengidentifikasi dan mengkodekan faktur dengan benar, pesanan pembelian, dan tagihan vendor, hingga memastikan bahwa tagihan dibayar dengan segera.

Sementara banyak usaha kecil menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk menangani dasar-dasar akuntansi, yang lain terus mengandalkan spreadsheet untuk melacak pendapatan dan pengeluaran mereka.

Untuk apa pemegang buku bertanggung jawab?

Pemegang buku bertanggung jawab untuk secara akurat mencatat semua transaksi keuangan untuk bisnis.

Meskipun tugas khusus seorang pemegang buku dapat sangat bervariasi tergantung pada kebutuhan spesifik bisnis, tugas tersebut dapat mencakup hal-hal berikut:

  • Mengategorikan transaksi keuangan
  • Masuk dan bayar tagihan vendor tepat waktu
  • Menulis faktur untuk klien/pelanggan untuk barang atau jasa yang disediakan
  • Catat pembayaran klien/pelanggan ke akun yang sesuai
  • Tinjau laporan pengeluaran karyawan
  • Mempertahankan dana kas kecil
  • Masukkan entri jurnal sesuai kebutuhan
  • Rekonsiliasi semua rekening bank setiap bulan
  • Buat entri penyesuaian akhir bulan
  • Menyiapkan proyeksi keuangan
  • Membantu menyiapkan anggaran bisnis
  • Menyiapkan laporan keuangan

Mengapa bisnis kecil Anda membutuhkan pembukuan

Hampir tidak mungkin mengelola bisnis Anda dengan baik tanpa pembukuan.

Bayangkan mencoba menjalankan bisnis Anda tanpa mengetahui berapa banyak yang Anda keluarkan untuk pengeluaran setiap bulan, atau tidak mengetahui berapa banyak uang yang harus dibayar pelanggan Anda kepada Anda. Bayangkan jika Anda tidak memperhitungkan pengeluaran tersebut dengan benar dan kemudian mencoba menyiapkan pengembalian pajak Anda pada tahun berikutnya.

Terakhir, bayangkan mendekati lembaga keuangan Anda untuk mendapatkan pinjaman atau kredit tanpa memiliki dokumentasi yang tepat yang menunjukkan dengan tepat bagaimana kinerja bisnis Anda.

Anda perlu mengetahui berapa banyak uang yang Anda miliki

Setelah Anda memulai bisnis, Anda bertanggung jawab atas banyak hal.

Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu mengetahui berapa banyak uang yang harus dibayar pelanggan Anda kepada Anda dan berapa banyak yang telah diterima. Anda juga perlu mengetahui berapa banyak uang yang harus Anda keluarkan agar bisnis Anda tetap berjalan lancar.

Pembayaran pelanggan yang tidak terduga dapat sangat menguras arus kas yang Anda harapkan, sementara pembayaran yang terlambat dapat membahayakan reputasi kredit Anda dengan vendor.

Pembayaran pajak yang akurat dan tepat waktu

Kita semua harus membayar pajak, dan untuk menghindari penalti, bunga, dan aktivitas penagihan lainnya oleh IRS dan agen pajak lainnya, Anda harus membayarnya tepat waktu, dan membayarnya dengan akurat.

Memiliki proses pembukuan yang solid akan memungkinkan Anda melakukan hal itu, sekaligus melacak semua pengurangan biaya bisnis Anda, suatu keharusan jika bisnis Anda pernah diaudit.

Potensi pertumbuhan bisnis

Jika Anda berencana untuk mengembangkan bisnis, Anda memerlukan sistem pembukuan yang baik.

Pembukuan tidak hanya membantu Anda mengelola transaksi dengan benar, tetapi juga menyediakan informasi yang diperlukan untuk mendapatkan pembiayaan tambahan bagi bisnis Anda.

Bank, investor, dan bahkan saudara ipar Anda akan ingin melihat bagaimana kinerja bisnis Anda dalam setahun terakhir sebelum mereka setuju untuk meminjamkan uang kepada Anda. Jika Anda tidak dapat memberikan informasi ini, akan sulit, jika bukan tidak mungkin, untuk mendapatkan pendanaan dari luar.

Penganggaran yang akurat

Membuat anggaran adalah salah satu hal terpenting yang dapat dilakukan oleh pemilik usaha kecil. Namun untuk membuat anggaran yang akurat, Anda harus dapat mengakses informasi seperti total piutang, pembayaran vendor, dan arus kas.

Bagaimana Anda tahu bahwa Anda perlu mengurangi pengeluaran jika Anda tidak tahu berapa pengeluaran itu? Pembukuan memberi Anda informasi itu.

Cara membuat pembukuan untuk bisnis kecil Anda

Jika Anda seorang pemilik tunggal atau pekerja lepas, kemungkinan Anda bertahan dengan jurnal manual atau perangkat lunak spreadsheet untuk mencatat aktivitas keuangan Anda. Tetapi bahkan seorang pekerja lepas dapat mengambil manfaat dari penggunaan perangkat lunak akuntansi untuk mencatat transaksi keuangan mereka.

Jika Anda siap untuk memulai, ada beberapa hal yang perlu Anda lakukan.

1. Tentukan antara entri tunggal vs. akuntansi entri ganda

Anda mungkin bertanya-tanya apakah akuntansi entri tunggal atau ganda lebih baik untuk bisnis Anda?

Akuntansi entri tunggal sangat mirip dengan kedengarannya. Anda mencatat satu entri dalam jurnal atau spreadsheet dengan cara yang sama seperti yang digunakan untuk mencatat check-in di buku cek Anda. Seperti inilah tampilan satu entri dalam jurnal Anda.

Tanggal Dibayar ke Jumlah 15-01-2020 Nevada Power - Utilitas 175.00

Akuntansi double-entry menggunakan debit dan kredit saat membuat entri. Pembayaran yang sama ke Nevada Power akan terlihat seperti ini menggunakan akuntansi entri ganda.

Tanggal Akun Debit Kredit 15-01-2020 Utilitas 175.00 Uang Tunai 175.00

Menggunakan akuntansi entri ganda membantu Anda melacak pendapatan dan pengeluaran bisnis Anda dengan lebih baik, yang penting untuk tujuan pajak, serta untuk menyiapkan anggaran dan laporan keuangan.

Ingatlah bahwa IRS tidak menyukai perubahan pertengahan tahun, jadi saat Anda membuat keputusan, bersiaplah untuk mematuhinya setidaknya selama satu tahun.

Kiat profesional: Sebelum Anda berkomitmen pada akuntansi entri tunggal, cobalah beberapa perangkat lunak akuntansi bisnis kecil dan lihat sendiri betapa mudahnya akuntansi entri ganda.

2. Putuskan antara akuntansi tunai atau akrual

Seperti akuntansi single vs. double-entry, Anda harus memutuskan apakah Anda ingin menggunakan cash atau accrual accounting sebelum memulai proses pembukuan.

Akuntansi kas mencatat transaksi ketika uang dipertukarkan. Dengan kata lain, pengeluaran untuk tagihan listrik dicatat pada saat tagihan dibayar; bukan saat diterima.

Akuntansi akrual akan mencatat biaya setelah menerima tagihan. Sekali lagi, bisnis yang sangat kecil mungkin dapat menggunakan akuntansi tunai, tetapi akuntansi akrual memungkinkan Anda menghitung pengeluaran di bulan yang tepat, bukan saat diterima atau dibayar.

Kiat profesional: Jika Anda sudah memiliki karyawan atau berencana mempekerjakan karyawan di masa mendatang, Anda perlu menggunakan akuntansi akrual.

3. Pelajari tentang akun dasar

Ada tiga akun dasar yang akan Anda gunakan untuk semua transaksi pembukuan Anda.

  1. Aset: Aset adalah segala sesuatu yang berharga yang Anda miliki, seperti rekening kas, piutang, bangunan, aset tidak berwujud, atau inventaris Anda.
  2. Kewajiban: Kewajiban adalah hutang Anda, seperti hutang, pinjaman, dan hipotek Anda.
  3. Ekuitas: Ekuitas adalah kepemilikan bisnis, baik itu hanya Anda sebagai pemilik bisnis atau investor atau mitra yang mungkin Anda miliki.

Kiat profesional: Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, pertimbangkan untuk menggunakan bagan akun default yang disertakan dengan aplikasi, yang mencakup akun aset, kewajiban, dan ekuitas.

4. Mulai masukkan transaksi Anda dengan benar

Alih-alih membuang tanda terima itu di meja Anda untuk nanti, sekarang saatnya untuk mulai menghitungnya dengan benar.

Baru saja menyelesaikan pekerjaan untuk seseorang? Tulis faktur dan kirimkan ke pelanggan Anda. Baru saja menerima tagihan listrik?

Alih-alih menyisihkannya untuk membayar nanti, masukkan ke dalam hutang Anda yang harus dibayar pada tanggal jatuh tempo. Setiap transaksi keuangan, sekecil apa pun, harus dicatat dengan cara yang benar.

Kiat profesional: Tinjau dan setujui transaksi keuangan saat diterima, dan poskan sesuai dengan itu. Banyak pemilik usaha kecil memilih hari dalam seminggu ketika mereka akan memproses hutang dagang mereka atau mencatat pembayaran pelanggan.

5. Rekonsiliasi rekening bank Anda

Jika rekening bank Anda ditautkan ke perangkat lunak akuntansi, rekonsiliasi adalah proses yang cepat dan mudah.

Jika tidak, Anda mungkin masih dapat mengimpor laporan mutasi bank Anda ke dalam perangkat lunak akuntansi untuk menyederhanakan proses rekonsiliasi. Jika tidak, Anda harus menunggu hingga menerima laporan mutasi bank untuk melakukan rekonsiliasi.

Bagaimanapun, itu perlu dilakukan secara teratur untuk memastikan bahwa laporan akhir bank Anda cocok dengan saldo kas buku besar Anda.

Kiat profesional: Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, pertimbangkan untuk menautkannya ke rekening bank Anda. Prosesnya sama amannya dengan perbankan online dan memungkinkan Anda mencatat pendapatan dan pengeluaran dengan mudah dengan segera. Selain itu, ini melakukan banyak proses rekonsiliasi akhir bulan untuk Anda.

6. Jalankan laporan keuangan Anda

Memang, proses ini tidak akan mudah jika Anda tidak menggunakan perangkat lunak akuntansi, tetapi untuk mengetahui bagaimana kinerja bisnis Anda, Anda harus memiliki gambaran yang akurat tentang kinerja tersebut. Laporan keuangan melakukan hal itu.

Tiga laporan keuangan utama yang harus dijalankan pada akhir bulan meliputi:

  • Neraca: Neraca menunjukkan aset, kewajiban, dan ekuitas bisnis Anda pada tanggal tertentu.
  • Laporan laba rugi: Sangat penting jika Anda mencoba untuk mendapatkan keuangan atau investor dari luar, laporan laba rugi menampilkan pendapatan bersih bisnis Anda selama jangka waktu tertentu.
  • Laporan arus kas: Laporan arus kas dirancang untuk memberi Anda perincian tentang arus kas bisnis Anda, yang menampilkan total kas masuk dan keluar untuk jangka waktu tertentu.

Kiat profesional: Untuk laporan keuangan yang lebih akurat, perangkat lunak akuntansi adalah cara yang tepat.

Perangkat lunak pembukuan terbaik untuk bisnis kecil

Jika Anda masih tidak yakin bagaimana melacak pengeluaran bisnis menggunakan aplikasi spreadsheet, software akuntansi mungkin adalah jawabannya. Perangkat lunak akuntansi dirancang untuk memudahkan bisnis kecil menangani tugas pembukuan dan akuntansi.

Pastikan untuk membaca ulasan perangkat lunak akuntansi kami untuk menentukan aplikasi mana yang mungkin tepat untuk bisnis Anda, tetapi berikut adalah beberapa opsi untuk membantu Anda memulai.

Akuntansi Gelombang

Sempurna untuk pemilik tunggal dan pekerja lepas, Wave Accounting menawarkan berbagai fitur pembukuan, seperti opsi penjualan, pembelian, perbankan, dan pelaporan.

Fitur Penjualan memudahkan untuk menyiapkan faktur khusus untuk klien Anda, dengan kemampuan untuk menerima pembayaran online.

Anda juga dapat melacak tagihan dan pembayaran vendor di Wave, serta melacak pengeluaran bisnis hanya dengan mengambil foto tanda terima dengan ponsel cerdas Anda.

Untuk rekonsiliasi bank yang mudah, tautkan lembaga keuangan Anda dengan Wave untuk pelacakan pengeluaran yang baik dan rekonsiliasi akhir bulan.

Kashoo

Dirancang untuk bisnis kecil, Kashoo memiliki struktur harga yang mencakup semua, dan Anda dapat menambahkan pengguna tambahan ke Kashoo tanpa biaya tambahan.

Baru saja dirilis pada musim semi tahun 2020, Kashoo 2.0 menyertakan antarmuka pengguna yang sepenuhnya diperbarui dan terlihat baru. Meski berbeda tampilannya, Kashoo 2.0 tetap memiliki fitur yang sama namun dengan beberapa fitur baru yang ditambahkan, antara lain pembayaran tagihan, kontak, akun, dan pajak.

Tambahan baru untuk Kashoo 2.0 adalah Inbox, yang berfungsi sebagai repositori pusat untuk melihat transaksi bank saat ini yang telah diimpor dari rekening bank Anda yang terhubung, memberi Anda tampilan cepat dari semua transaksi. Jika Anda tidak menghubungkan rekening bank apa pun, Kotak Masuk akan tetap kosong.

Akuntansi Awan Bisnis Sage

Pilihan yang baik untuk pemilik tunggal, pekerja lepas, dan konsultan, Sage Business Cloud Accounting menyertakan beberapa fitur pembukuan yang hebat, seperti penjualan, pengeluaran, kontak, dan perbankan.

Aplikasi ini juga menyertakan sistem manajemen inventaris yang layak, menjadikannya pilihan yang baik bagi mereka yang menjual produk, khususnya penjual online.

Bersamaan dengan pembuatan faktur, Sage Business Cloud Accounting memungkinkan Anda membuat penawaran dan perkiraan, menambahkan catatan kredit ke akun pelanggan mana pun, dan bahkan mengeposkan sekumpulan entri cepat.

Anda dapat menghubungkan aplikasi dengan rekening bank Anda, dan Sage Business Cloud Accounting juga menawarkan manajemen tagihan vendor dan pelaporan keuangan yang baik.

Pembukuan tidak harus sulit

Pembukuan untuk pemula bisa membingungkan. Namun, sebagian besar aplikasi perangkat lunak akuntansi online telah mempermudah penanganan semua dasar pembukuan yang dibutuhkan bisnis Anda.

Jika Anda masih tidak yakin tentang cara melakukan pembukuan, Anda dapat memilih untuk mengalihdayakan pembukuan Anda ke layanan pembukuan.


Akuntansi

Akuntansi