ETFFIN Finance >> Kursus keuangan >  >> Manajemen keuangan >> Akuntansi

Praktik Terbaik Hutang Usaha:Berhenti Kehilangan Uang dalam Proses AP Anda

Keberhasilan keuangan jangka panjang perusahaan hampir bergantung pada pembayaran utangnya secara tepat waktu seperti halnya pada pengumpulan pendapatan. Untuk itu, bisnis perlu unggul dalam mengelola hutang dagang (AP), istilah akuntansi untuk uang perusahaan berutang kepada krediturnya.

Lembur, praktik terbaik hutang dagang telah berkembang. Dengan mengikuti mereka, setiap perusahaan dapat meningkatkan arus kasnya dan mengurangi inefisiensi dan kesalahan, antara manfaat lainnya.

Mengapa Anda Harus Mengoptimalkan Proses Hutang Usaha Anda?

Sayangnya, catatan kertas, tanda terima dan proses manual masih menjadi hal yang biasa bagi terlalu banyak tim hutang usaha—dan itu bukan cara untuk menjalankan departemen AP.

Dengan mengoptimalkan siklus pemrosesan faktur dan beralih dari penggunaan kertas untuk segala hal mulai dari penerbitan cek hingga pencatatan tanda terima, tim hutang usaha dapat mengendalikan biaya dengan lebih baik, meminimalkan berbagai risiko dan mendapatkan wawasan keuangan yang lebih tepat waktu.

Lebih jauh, perbaikan ini dapat membebaskan modal kerja yang sangat dibutuhkan untuk mendanai pertumbuhan atau R&D atau membangun cadangan kas untuk masa-masa sulit.

Sebagai pemimpin keuangan, mengoptimalkan proses hutang adalah salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan posisi keuangan perusahaan Anda, meminimalkan penipuan dan kesalahan, dan membuat tim Anda lebih efisien.

Bagaimana Praktik Terbaik AP Bervariasi untuk Bisnis Kecil vs. Perusahaan?

Perusahaan besar lebih cenderung memanfaatkan insentif kontrak dan memanfaatkan syarat pembayaran yang menguntungkan, seperti diskon atau imbalan lain karena membayar lebih awal. Jika ada insentif, suatu perusahaan dapat menandai faktur untuk pembayaran lebih awal; jika tidak, perusahaan tidak membayar sampai tanggal jatuh tempo sehingga kas tetap tersedia untuk keperluan lain.

Perusahaan juga memanfaatkan otomatisasi AP untuk mengidentifikasi detail tersebut dalam kontrak dan faktur dan menindaklanjutinya, dengan sedikit atau tanpa campur tangan manusia. Selain itu, beberapa perusahaan menggunakan sistem otomatisasi proses robot (RPA) canggih, yang dapat membantu menyempurnakan proses utang usaha lebih lanjut dan mengotomatiskan proses tambahan. Sebagai contoh, RPA dapat digunakan untuk mengurutkan faktur yang berasal dari saluran yang berbeda, seperti email atau portal vendor, dan mengarahkan mereka ke tim yang sesuai untuk persetujuan dan pembayaran, menghemat banyak upaya manual.

Sebaliknya, usaha kecil lebih mungkin untuk mengambil "pertama datang, pendekatan pembayaran pertama” terhadap tagihan. Meskipun mungkin tampak efisien untuk membayar tagihan saat Anda menerimanya, taktik itu menghabiskan uang Anda untuk hadiah yang sangat sedikit.

Daftar praktik terbaik AP untuk semua bisnis dimulai dengan menghilangkan biaya yang tidak perlu dan proses yang tidak efisien serta membayar tagihan secara strategis untuk memaksimalkan arus kas. Namun, langkah dan tujuan dalam strategi hutang usaha mungkin berbeda antara perusahaan yang lebih kecil dan lebih besar karena kendala keuangan masing-masing.

Cara Mengambil Pendekatan yang Lebih Strategis untuk Manajemen AP

Selain memiliki tim dan proses yang tepat, teknologi adalah kunci dalam membantu tim keuangan mengambil pendekatan yang lebih strategis untuk mengelola utang usaha. Secara historis, hanya perusahaan besar yang kami sebutkan yang memiliki akses ke sistem ERP yang menawarkan otomatisasi yang kuat untuk tugas utang usaha. Solusi ini mahal dan di luar jangkauan sebagian besar bisnis kecil.

Namun, perangkat lunak ERP cloud berbasis langganan memungkinkan perusahaan kecil untuk mengakses fungsionalitas ERP tingkat lanjut dengan biaya yang dapat dikelola.

Usaha kecil mulai melihat peluang—dan kebutuhan. Dalam satu studi baru-baru ini, 60% perusahaan mengatakan mereka tidak memiliki alur kerja persetujuan faktur otomatis, artinya ada banyak email yang berterbangan. Sementara itu, dibutuhkan bisnis kecil sekitar 25 hari untuk memproses faktur secara manual, dan mereka menghabiskan rata-rata $12, 000 bulanan pada tagihan duplikat.

Brainyard Fall 2020 State of the CFO Survey kami menunjukkan bahwa perencanaan dan analisis keuangan (FP&A) dan pembukuan/pelaporan yang lebih baik sedang berkembang dalam hal fokus kepemimpinan keuangan.

Menangani hutang dagang melalui sistem ERP adalah cara yang bagus untuk mendorong peningkatan efisiensi dan produktivitas sambil menjawab panggilan untuk akuntansi yang lebih efektif dan FP&A yang lebih akurat.

13 Praktik Terbaik Hutang Usaha

Singkirkan cara kerja yang berpusat pada kertas

Proses kertas memiliki biaya yang lebih tinggi untuk bisnis, dan mereka juga mewakili yang lama, alur kerja AP linier yang mengandalkan banyak manual, proses berulang dan hanya menghasilkan snapshot statis dari status kas perusahaan.

Siap untuk bebas kertas, atau setidaknya tanpa kertas? Praktik terbaik dimulai dengan mendigitalkan dokumen AP, yang memungkinkan pelaporan real-time dan berbagi data sambil menghilangkan redundansi. Ini juga menghilangkan risiko kebakaran atau bencana alam yang menghancurkan catatan kertas, termasuk tagihan yang dibayar. Kerugian jauh lebih kecil kemungkinannya ketika data keuangan tersedia secara digital dan terus-menerus dicadangkan. Dan, menemukan PO tertentu hanya dengan beberapa klik.

Menggunakan metode pembayaran yang lebih modern adalah cara lain untuk mengurangi ketergantungan pada kertas. Cek biaya bisnis lebih dari pertukaran data elektronik (EDI) dan metode pembayaran digital lainnya seperti deposit langsung, jadi berhentilah berpikir tentang pembayaran sebagai cek dan mulailah memikirkannya sebagai transfer tunai.

Otomatiskan faktur

Portal pemasok swalayan yang memungkinkan mitra untuk memasukkan atau mengonfirmasi kontak, informasi istilah dan pembayaran itu sendiri membuat lebih sedikit pekerjaan untuk departemen AP Anda. Portal juga membantu memastikan data ini akurat dan harus mengurangi pertanyaan ketika tiba saatnya untuk membayar vendor.

Secara teratur memantau laporan dan KPI

Mengandalkan laporan berbasis spreadsheet dapat menyebabkan hilangnya peluang, terutama ketika kondisi bisnis berubah. Visibilitas konstan ke dalam data keuangan terbaru, seperti rasio perputaran AP Anda, melalui sistem ERP memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik saat ini dan di masa depan.

Akses ke informasi AP terkini akan memungkinkan tim keuangan untuk mengontrol arus kas dengan lebih baik, menemukan dan mengurangi penipuan, mengidentifikasi tren penting dalam pengeluaran, menemukan hambatan dalam alur kerja AP dan meminimalkan masalah kepatuhan. Ini juga dapat membantu perusahaan memutuskan apakah akan mendapatkan pinjaman bank untuk menutupi kekurangan anggaran atau bernegosiasi dengan vendor untuk jangka waktu pembayaran yang diperpanjang.

Tetapkan kontrol dan proses

Kontrol dan aturan yang tepat dapat mencegah masalah sebelum terjadi. Itu akan membuat tim AP jauh lebih efisien—dan ini adalah pendekatan yang jauh lebih baik daripada menunggu sampai terjadi kesalahan atau penundaan dan kemudian menghabiskan waktu berharga untuk memperbaiki kerusakan. Bisnis harus membatasi akses ke informasi keuangan mereka, memiliki pemisahan tugas yang jelas dan menetapkan kontrol internal untuk secara otomatis menandai perilaku dan aktivitas yang mencurigakan yang dapat mengindikasikan penipuan.

4 Proses AP Teratas untuk Menghasilkan Uang bagi Anda

Dalam laporan baru, Deloitte menyarankan serangkaian proses yang dapat menghasilkan lebih banyak arus kas bebas. Mereka termasuk:

  1. Batasi jumlah pemasok tempat Anda bekerja dengan untuk memungkinkan bisnis menegosiasikan persyaratan yang lebih menguntungkan. Sebagai bonusnya, Tim AP meminimalkan jumlah kontak, menghemat waktu.
  2. Rajinlah tentang akurasi data. Menyimpan informasi tentang volume dan diskon pembayaran awal, SLA dan kontak utama diperbarui sehingga Anda dapat memanfaatkan sepenuhnya.
  3. Memerlukan pencocokan faktur dan pesanan pembelian yang terperinci. Sudah waktunya dihabiskan dengan baik untuk melacak siapa yang memesan, menghilangkan pembayaran duplikat dan memastikan bahwa pemasok menagih sesuai dengan persyaratan yang disepakati. Tendang kembali PO yang tidak akurat sehingga Anda mengatur ulang jam jatuh tempo pembayaran.
  4. Tentukan SLA untuk pemrosesan pembayaran. Kecuali ada keuntungan finansial untuk melakukannya, tidak membayar faktur sampai diperlukan. Tapi jangan terlambat, baik—tetapkan harapan untuk persetujuan departemen dan pemrosesan tim AP.

Delegasikan pekerjaan ke lebih dari satu titik kontak

Hindari memiliki satu titik kegagalan yang dapat mengakibatkan biaya keterlambatan dan penalti, pelanggaran kontrak, atau kehilangan status prioritas dengan vendor utama. Melatih staf keuangan lintas sehingga seseorang yang mampu mengelola AP selalu tersedia, tidak peduli siapa yang sedang berlibur, sakit atau telah meninggalkan perusahaan.

Pelatihan silang juga berarti orang yang lebih berpengalaman dapat berkonsentrasi pada peningkatan proses dan menyelesaikan pengecualian dan kemacetan.

Pantau pembayaran duplikat

Awasi pembayaran duplikat untuk menghindari uang terikat dalam proses pengembalian dana vendor — atau kehilangannya untuk selamanya. Sebuah sistem yang membandingkan lebih dari nomor faktur, seperti isi faktur, dapat menangkap kesalahan penagihan ganda sebelum pembayaran duplikat dilakukan.

Portal pemasok juga dapat menstandardisasi format dan bidang faktur sehingga kemungkinan penagihan dan pembayaran duplikat jauh lebih kecil.

Lacak perselisihan dan resolusi faktur

Sengketa faktur dapat dengan mudah meningkat jika tidak diselesaikan dengan cepat. Terkadang pasangan menjanjikan resolusi, tapi tidak pernah terwujud. Ini adalah praktik terbaik untuk memiliki kontrak vendor, komunikasi, perintah kerja, tagihan penjualan dan dokumen relevan lainnya tersedia sehingga Anda dapat meninjaunya pada tanda pertama sengketa faktur. Ini akan memberi Anda informasi objektif yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan perselisihan—dan jejak bukti jika itu meningkat ke litigasi.

Tanyakan mengapa cek tidak dicairkan

Cek yang belum dicairkan dapat kembali untuk menghancurkan arus kas Anda nanti—kadang-kadang jauh lebih lambat, jika tidak ada tanggal kadaluarsa pada cek. Di sisi lain, cek yang tidak dicairkan mungkin menandakan masalah dalam penerbitan atau pengiriman, atau pengawasan di sisi vendor. Hal ini dapat menyebabkan peningkatan biaya bagi perusahaan Anda dalam bentuk biaya keterlambatan atau hukuman lainnya dan dapat merusak hubungan Anda dengan pemasok.

Tetapkan jangka waktu standar setelah itu Anda menindaklanjuti dan menanyakan mengapa cek belum diuangkan. Sistem otomatis yang secara otomatis menandai cek yang belum dicairkan memungkinkan Anda mengambil tindakan lebih cepat daripada nanti.

Rekonsiliasi akun sering

Uang dapat menyelinap melalui celah dalam rekonsiliasi rekening. Sebagai contoh, jika Anda membayar vendor lebih dari yang tercatat di buku besar, mungkin karena biaya keterlambatan atau biaya tambahan untuk peningkatan ukuran pesanan, maka Anda tidak memiliki pandangan yang akurat tentang berapa banyak uang yang Anda miliki di bank. Ini dapat menyebabkan cek terpental dan masalah keuangan lainnya yang secara negatif memengaruhi peringkat kredit perusahaan Anda. Hindari ini dengan solusi yang secara otomatis sering merekonsiliasi buku besar.

Tinjau kontrak secara teratur

Kontrak dapat berakhir, membiarkan perusahaan Anda terbuka terhadap kenaikan biaya yang tidak terduga atau persyaratan yang kurang menguntungkan. Sebaliknya, kontrak saat ini yang dinegosiasikan dengan buruk mungkin datang dengan tingkat bunga yang tinggi, jangka waktu pembayaran yang pendek dan kurangnya insentif.

Dengan menginvestasikan waktu dan perhatian, Anda mungkin dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih menguntungkan yang dapat membantu Anda mengelola keuangan dengan lebih baik. Organisasi harus secara proaktif mencari peluang dengan meninjau semua kontrak secara teratur.

Audit proses pengadaan Anda

Penipuan hutang usaha adalah masalah besar. Menurut laporan tahun 2020 oleh Association for Financial Professionals (AFP), 82% bisnis menjadi target penipuan di tahun 2018, dan jumlah itu terus meningkat dalam beberapa tahun terakhir.

Audit proses pengadaan Anda secara teratur, dan mengambil langkah-langkah untuk memulihkan kerentanan. Secara proaktif mencari cara untuk membuat pengadaan lebih efisien dan akurat serta memperketat kontrol kepatuhan dan keamanan. Tempatkan semua dokumen dalam satu sistem AP yang memiliki banyak pemeriksaan dan keseimbangan, otentikasi dua faktor, pencocokan pesanan pembelian otomatis dan kontrol pengguna dan izin yang kuat akan membantu mencegah penipuan.

Sementara ancaman penipuan eksternal sedang meningkat, penipuan internal menjadi perhatian, juga. Jangan lupa untuk mempertimbangkan manajemen biaya T&E—Asosiasi Penguji Penipuan Bersertifikat (ACFE) mengatakan 20% bisnis kecil dan 13% perusahaan besar telah melaporkan penggantian biaya penipuan.

Cari kekurangan dalam proses faktur Anda

Tidak ada sistem yang tetap sempurna, bahkan jika itu dimulai seperti itu. Sistem AP yang sesuai dengan kebutuhan Anda dengan sempurna ketika Anda memiliki 100 karyawan dan 20 pemasok mungkin tidak begitu bagus seiring pertumbuhan perusahaan Anda. Jangan menunggu sampai AP menjadi sumber masalah yang konsisten.

Cacat proses AP yang umum termasuk tidak ada cara untuk menemukan kesalahan entri data, dokumentasi yang hilang atau pembayaran yang terlambat yang pada akhirnya akan membebani biaya perusahaan dan ketidakmampuan untuk menangani pengecualian dan faktur yang tidak standar.

Temukan solusi perangkat lunak untuk mengelola semuanya

Ini sulit, terutama untuk tim kecil, untuk mempertahankan praktik terbaik secara berkelanjutan, apalagi bisnisnya semakin berkembang. Jawabannya adalah dengan menggunakan perangkat lunak dan mengotomatisasi proses sebanyak mungkin. Itu akan mencegah banyak masalah yang telah kita diskusikan tanpa menuntut perhatian terus-menerus dari staf hutang usaha Anda.

Bagaimana NetSuite Dapat Membantu

NetSuite adalah sistem ERP terpadu yang memiliki semua alat yang Anda butuhkan untuk mengikuti praktik terbaik untuk AP dan proses keuangan utama lainnya. NetSuite memungkinkan perusahaan membuat daftar vendor, melacak tagihan dan melakukan pembayaran melalui berbagai metode (cek, transfer Bank, kabel), mengelola proses AP dari pesanan pembelian hingga pembayaran dengan cara yang mengurangi beban kerja karyawan. Solusinya dapat melacak pesanan pembelian, tagihan, pembayaran tunai dan laporan pengeluaran dari karyawan; secara otomatis mengarahkan transaksi ini melalui persetujuan yang sesuai; dan terakhir mencatatnya di buku besar.

NetSuite juga memiliki kemampuan pelaporan yang luas, memberi tim AP akses mudah ke informasi yang paling mereka butuhkan. Dasbor yang dapat dikonfigurasi dapat mencantumkan faktur yang memerlukan persetujuan, tagihan tertunda dengan tanggal jatuh tempo atau data terkait lainnya untuk membantu perusahaan mengelola uang tunai mereka sambil tetap berada di atas pengeluaran mereka.

Akuntansi

Akuntansi