Daftar Periksa Hitung Inventaris Fisik Utama dalam 24 Langkah

Melakukan penghitungan inventaris fisik adalah aktivitas penting untuk semua jenis bisnis. Sementara pengecer mungkin pertama kali terlintas dalam pikiran ketika berpikir tentang mengukur persediaan fisik, sebenarnya, semua jenis bisnis — dari produsen hingga organisasi layanan — membawa inventaris semacam itu.

Penghitungan persediaan fisik membutuhkan perhatian terhadap detail, presisi dan proses yang dipikirkan dengan matang. Daftar periksa jumlah inventaris fisik dapat menjadi cara terbaik untuk memastikan Anda memahami dan mengikuti langkah-langkah yang benar, memastikan akurasi dan memaksimalkan upaya Anda.

Apa itu Hitungan Inventaris Fisik?

Seperti namanya, penghitungan persediaan fisik adalah pengorganisasian, proses metodis dan terstruktur yang digunakan untuk menghitung stok bisnis. Bisnis menggunakan penghitungan inventaris fisik untuk memberikan audit atau verifikasi data dalam sistem inventaris dan melakukannya pada waktu yang dijadwalkan yang biasanya bertepatan dengan periode pelaporan keuangan. Jumlah inventaris juga penting untuk memastikan keandalan perkiraan penjualan dan pembelian.

Ada dua metode utama dalam melakukan penghitungan fisik persediaan:

• manual — Menggunakan kertas dan pensil untuk menghitung dan mencatat persediaan.
• Elektronik — Mengandalkan teknologi seperti pemindai, RFID, barcode atau perangkat seluler untuk menghitung item.

Jika Anda mencoba menentukan cara terbaik untuk menghitung inventaris, bisnis sering memilih penghitungan siklus. Penghitungan siklus dan perangkat lunak kontrol inventaris dapat membantu menghilangkan akar penyebab kesalahan dengan menciptakan proses kontrol yang lebih dapat diandalkan. Mendukung strategi penghitungan siklus dengan perangkat lunak manajemen inventaris dapat secara otomatis meminta karyawan untuk menghitung item tertentu dan mengkategorikan produksi berdasarkan volume atau nilai. Akhirnya, ini mengarah pada informasi inventaris yang lebih akurat dan jaminan kualitas yang lebih baik.

Tujuan akhir dalam melakukan penghitungan persediaan fisik adalah agar catatan tersebut cocok dengan produk yang ada sedekat mungkin.

Daftar Periksa Hitung Inventaris Fisik 24-Langkah

Saat melakukan penghitungan fisik persediaan, karyawan perlu mengambil beberapa langkah untuk memastikan prosesnya semulus dan seakurat mungkin. Berikut daftar periksa jumlah inventaris fisik — meliputi penghitungan awal, selama penghitungan dan setelah penghitungan.

Pra-Hitung

• Pilih dan beri tahu karyawan yang terlibat dalam penghitungan fisik persediaan. Itu bisa menjadi kombinasi dari karyawan berpengalaman dan baru, tetapi Anda ingin memilih yang dapat dipercaya, karyawan yang berorientasi pada detail dan teliti. Tempatkan karyawan ini berpasangan di mana satu karyawan menghitung dan yang lainnya mencatat.
• Jadwalkan waktu untuk menghitung. Itu biasanya dilakukan di luar jam kerja reguler dan setelah musim sibuk, terutama dalam pengaturan ritel, untuk menghindari mengganggu pelanggan dan operasi sehari-hari.
• Latih semua karyawan yang terlibat dalam penghitungan persediaan fisik. Pastikan mereka menerima rincian yang jelas tentang langkah-langkah yang harus mereka ambil dan bagaimana melakukan dan mendokumentasikan penghitungan.
• Atur hitungan Anda berdasarkan lokasi daripada berdasarkan produk. Itu membantu membuat proses lebih efisien dan menyediakan cara yang teratur bagi karyawan untuk melakukan penghitungan persediaan.
• Buat peta atau diagram yang menunjukkan area penghitungan dan memberi label dengan jelas pada inventaris yang disimpan di setiap area.
• Pastikan semua inventaris diberi label dengan jelas dengan label tetap (sehingga tidak mudah dipindahkan atau jatuh dari rak) dan label tersebut mudah ditemukan dan dibaca, jika tidak menggunakan manajemen bin.
• Tetapkan karyawan ke area tertentu bahwa mereka bertanggung jawab untuk menghitung. Itu membantu mengelola proses penghitungan dan memudahkan untuk mengidentifikasi karyawan yang mungkin perlu memberikan atau mengklarifikasi informasi setelah penghitungan selesai.
• Lacak produk konsinyasi yang Anda sediakan secara terpisah. Hindari memasukkannya dalam hitungan yang sama dengan item inventaris lainnya. Persediaan konsinyasi mengacu pada barang-barang yang terus dimiliki oleh produsen sementara perusahaan lain (seperti pengecer atau distributor) menyimpannya dan mengirimkannya ke pelanggan, hanya membayar persediaan setelah terjual.
• Dapatkan tag hitungan. Tag penghitung adalah formulir dua bagian yang diisi oleh mereka yang melakukan penghitungan inventaris fisik. Mereka diberi nomor untuk membantu mendokumentasikan inventaris dan memastikan pencatatan yang akurat. Pemindai dan perangkat penghitung elektronik lainnya mengotomatiskan proses ini.
• Buat rencana untuk mengamati area di mana inventaris sedang dihitung . Pertimbangkan untuk menjadwalkan "kunjungan mendadak, " terutama di daerah di mana barang-barang berharga berada, untuk mengurangi kemungkinan pencurian atau penipuan.

Selama Hitungan

• Tunjuk seseorang untuk mendemonstrasikan prosesnya pada hari penghitungan untuk memastikan karyawan memahami apa yang mereka lakukan dan bagaimana prosesnya bekerja. Pastikan semua orang menerima contoh metode dokumentasi yang Anda gunakan sebagai panduan untuk mereka ikuti.
• Hindari menghentikan semua aktivitas di gudang. Tetapi sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada stok yang masuk atau keluar dari area tersebut saat penghitungan fisik inventaris dilakukan. Itu akan menyebabkan kebingungan dan meningkatkan kemungkinan kesalahan.
• Anggota tim harus mengisi tag hitungan , melampirkan satu salinan ke item inventaris dan menyimpan salinan lainnya apakah mereka menghitung secara manual atau menggunakan pemindai. Pemimpin proyek mengumpulkan tag dan mengonfirmasi bahwa tag telah diisi dengan benar dan tidak ada tag yang hilang.
• Tag harus ditinjau keakuratannya , kemudian diberikan kepada anggota staf yang ditugaskan untuk memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem manajemen inventaris. Jika Anda menggunakan pemindai, ini tidak akan diperlukan karena informasi secara otomatis masuk ke dalam sistem.
• Saat area dihitung, staf harus menandainya jadi jelas bahwa penghitungan persediaan sudah dilakukan di daerah itu.
• Melakukan pemeriksaan di tempat adalah langkah penting untuk memastikan akurasi dan membantu menemukan kesalahan potensial atau kerusakan proses yang perlu diperbaiki.
• Tinggalkan barang yang salah tempat di tempatnya jika Anda menemukan apapun selama hitungan.
• Lakukan tur terakhir ke area yang dihitung. Ambil langkah ini untuk memastikan bahwa semua item telah ditandai, menunjukkan bahwa mereka telah dihitung.
• Rencanakan waktu untuk istirahat dan sediakan makanan dan minuman kepada karyawan untuk berterima kasih atas kontribusi mereka, terutama ketika penghitungan terjadi di luar jam kerja reguler.

Pasca-Hitung

• Analisis hasil penghitungan inventaris fisik untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan setiap area masalah atau di mana perbaikan proses mungkin diperlukan untuk meningkatkan akurasi inventaris.
• Berkomunikasi secara luas dengan karyawan , tidak hanya mereka yang terlibat dalam hitungan tetapi semua karyawan di seluruh organisasi. Biarkan mereka mengetahui hasil penghitungan fisik, setiap perbedaan besar, dan mencari masukan mereka tentang apa yang mungkin menyebabkan ketidaksesuaian ini.
• Ambil langkah-langkah untuk menyelidiki kecurigaan pencurian jika jumlah inventaris Anda menimbulkan kekhawatiran semacam itu.
• Mengambil langkah-langkah untuk mengevaluasi dan memperbarui prosedur , menerapkan penghitungan siklus untuk memfasilitasi penghitungan di masa mendatang, dan mengadakan pelatihan atau meningkatkan komunikasi jika jumlah inventaris fisik Anda menunjukkan kesalahan karyawan.
• Mengakui dan menghargai karyawan di area di mana penghitungan inventaris menunjukkan tingkat akurasi yang tinggi. Tawarkan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan di area di mana terdapat inkonsistensi yang signifikan. Mencari masukan mereka untuk menetapkan kebijakan baru, prosedur dan praktik untuk meminimalkan masalah seperti itu di masa depan.

Bergerak Melampaui Spreadsheet Dengan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Sementara beberapa perusahaan menggunakan spreadsheet atau bahkan kertas untuk mengelola inventaris, ini jauh dari solusi ideal. Pendekatan ini tidak hanya rentan terhadap kesalahan, tetapi mereka gagal menawarkan fungsionalitas yang lebih kuat dari perangkat lunak manajemen inventaris yang dapat membantu meminimalkan pemborosan dan memaksimalkan kemampuan untuk membuat keputusan yang tepat terkait dengan pembelian dan penjualan.

Perangkat lunak manajemen inventaris cloud saat ini dapat melacak produk di berbagai lokasi dan memberi tenaga kerja Anda akses ke data terkini tentang tingkat inventaris setiap saat. Teknologi ini dapat mengotomatisasi pengisian, pelacakan lot dan serial dan penghitungan siklus. Sistem yang tepat akan membantu membangun praktik manajemen inventaris yang lebih baik yang membantu Anda menghemat waktu, mengurangi kesalahan dan mempersenjatai staf manajemen Anda dengan informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan bisnis yang penting.

Sistem manajemen inventaris dan penghitungan siklus dapat mengurangi frekuensi penghitungan fisik karena setiap item dilacak saat masuk, bergerak dan meninggalkan fasilitas Anda sambil menghasilkan lebih sedikit perbedaan untuk diselesaikan. Ketika Anda perlu menyelesaikan penghitungan fisik, mereka akan lebih cepat dan lebih akurat dengan perangkat lunak ini di tempat. Hal ini terutama berlaku untuk bisnis yang menggunakan pemindai yang terhubung ke solusi manajemen inventaris.

Manajemen inventaris adalah elemen penting dari operasi bisnis apa pun dan secara signifikan berdampak pada laba dan kesuksesan secara keseluruhan. Melakukan penghitungan inventaris fisik secara teratur — sering kali setiap tahun bersamaan dengan siklus penganggaran dan pelaporan tahunan — memastikan catatan yang akurat dan membantu dengan pilihan penting tentang tingkat stok untuk memenuhi permintaan pelanggan dan memastikan kesinambungan dalam operasi bisnis. Menggunakan teknologi untuk meningkatkan proses manajemen inventaris dan merampingkan penghitungan fisik dapat membantu bisnis Anda mengurangi biaya penanganan dan meningkatkan arus kas.