17 Tips untuk Manajemen Inventaris Usaha Kecil

Di permukaannya, konsep manajemen persediaan mungkin tampak cukup sederhana — berapa banyak stok yang kita miliki untuk setiap produk yang kita jual? Tapi itu jauh lebih rumit dari itu. Manajemen persediaan mencakup akuntansi untuk produk di gudang Anda, bahan baku yang dibutuhkan untuk membuat produk tersebut dan perlengkapan lainnya untuk menjaga bisnis Anda tetap berjalan.

Manajemen persediaan bukan hanya akuntansi dari apa yang ada; melibatkan memprediksi apa yang "akan" sehingga organisasi dapat memastikan bahwa ia memiliki produk yang cukup, bahan baku dan persediaan untuk memenuhi permintaan di masa depan. Membawa terlalu banyak persediaan, dan Anda menyia-nyiakan sumber daya fiskal yang berharga. Membawa terlalu sedikit, dan Anda berisiko kehilangan uang dari penjualan yang hilang.

Sistem manajemen inventaris yang efektif dapat membantu bisnis menghemat waktu dan uang serta memaksimalkan penjualan. Sistem manajemen persediaan yang tepat mengotomatiskan beberapa proses, secara akurat melacak barang dan jasa yang masuk dan keluar dan menyediakan data real-time yang diperlukan untuk membuat keputusan pembelian dan pengembangan produk.

Apa itu Manajemen Inventaris?

Manajemen persediaan melihat berapa banyak stok yang harus dipesan dan kapan harus memesannya. Proses manajemen persediaan melibatkan pelacakan stok dari titik pembelian atau pembuatan melalui penjualannya.

Ada banyak cara untuk merencanakan dan mengelola inventaris Anda, masing-masing dipandu oleh produk dan kebutuhan bisnis Anda. Strategi tarik didasarkan pada permintaan pelanggan, di mana Anda memesan persediaan dalam jumlah kecil sesuai kebutuhan. Strategi dorong, di samping itu, bergantung pada peramalan dan didasarkan pada permintaan yang diharapkan atau diprediksi. Strategi just-in-time menghasilkan produk pada saat mereka dipesan. Strategi yang digunakan bervariasi menurut industri, jenis bisnis dan strategi persediaan perusahaan.

Mengapa Manajemen Inventaris untuk Usaha Kecil Begitu Penting?

Bisnis dari semua ukuran perlu melacak inventaris untuk membantu mereka mengelola biaya dan memastikan mereka memiliki persediaan produk yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Manajemen inventaris yang efektif memungkinkan bisnis menghemat uang dan meningkatkan arus kas.

Sebagai contoh, membeli produk atau bahan mentah yang ada di rak berarti bahwa manfaat atau nilai dolar yang diinvestasikan dalam bahan tersebut tidak terwujud. Di samping itu, tidak memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan dapat mengakibatkan hilangnya penjualan.

Sangat penting bagi bisnis kecil untuk mengelola inventaris mereka dengan andal dan hemat biaya.

17 Tips untuk Manajemen Inventaris Usaha Kecil

Memastikan efisien, metode manajemen inventaris yang akurat dan andal sangat penting untuk bisnis kecil. Di sini kita melihat 17 tips untuk manajemen inventaris usaha kecil.

1. Gunakan Metode Inventaris yang Tepat untuk Bisnis Anda

   Kemungkinan besar ada metode inventaris yang paling cocok untuk bisnis Anda. Untuk bisnis dengan produk yang mudah rusak, seperti bunga atau makanan, yang akan melibatkan penjualan inventaris terlebih dahulu yang mereka beli terlebih dahulu — itulah strategi masuk pertama keluar (FIFO). Strategi ini berarti produk dan bahan yang paling tua habis terlebih dahulu.

   FIFO adalah metode persediaan standar yang digunakan oleh sebagian besar bisnis. Menggunakan FIFO adalah salah satu tips manajemen inventaris paling umum untuk bisnis karena suatu alasan:ini dapat berdampak besar pada laba Anda.

2. Memahami dan Memprediksi Permintaan Secara Akurat

   Salah satu elemen kunci dari manajemen persediaan yang efektif adalah peramalan yang akurat. Manajer inventaris mengandalkan data untuk membantu mereka melacak penggunaan — termasuk catatan penjualan historis, trend pasar, musim dan teknologi seperti analitik prediktif untuk membantu manajer membuat keputusan berdasarkan data. Namun, manajer persediaan juga harus mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti cuaca, kesehatan ekonomi, pergeseran permintaan dan banyak lagi.

   Kemampuan untuk memperkirakan permintaan secara akurat dapat memainkan peran penting dalam mengelola biaya persediaan dan memaksimalkan peluang penjualan.

3. Identifikasi Stok Rendah

   Sepanjang rantai pasokan, kemampuan untuk mengidentifikasi persediaan rendah membantu manajer persediaan dengan pesanan bahan baku dengan menyesuaikan output produksi dan mengidentifikasi produk yang mungkin tidak lagi diminati.

   Contohnya, jika sistem manajemen inventaris Anda mengidentifikasi persediaan tertentu yang tertahan di rak, yang mungkin merupakan sinyal bahwa permintaan produk telah menurun atau upaya promosi tambahan diperlukan untuk meningkatkan kesadaran dan permintaan. Dengan mengidentifikasi saham yang bergerak lambat lebih awal, bisnis memberi diri mereka kesempatan terbaik untuk menjualnya dan menghindarinya menjadi usang. Taktik antara lain menjalankan promosi khusus, mentransfer saham ke lokasi lain di mana ia menjual melalui lebih cepat atau menjual saham ke pihak ketiga.

4. Lacak Level Stok

   Melacak berapa banyak item tertentu yang ada — baik yang digunakan dalam pengembangan produk atau mewakili barang untuk dijual kepada pelanggan — dapat membantu manajer inventaris menyempurnakan proses pemesanan mereka. Menetapkan proses penghitungan siklus inventaris yang terdokumentasi dengan baik dan konsisten dapat membantu meminimalkan kesalahan yang dapat memengaruhi ketersediaan dan akses stok. Membangun pengingat otomatis dalam sistem manajemen inventaris bisnis Anda dapat mengingatkan manajer inventaris ketika item tambahan mungkin perlu dipesan. Melacak tingkat stok juga membantu mengelola dan memantau permintaan produk.

5. Audit Tingkat Stok

   Sistem manajemen inventaris Anda harus akurat. Memastikan keakuratannya memerlukan kombinasi perangkat lunak yang tepat serta kebijakan dan praktik yang tepat. Level yang ditampilkan dalam perangkat lunak manajemen inventaris Anda mungkin tidak selalu benar-benar cocok dengan apa yang sebenarnya ada. Tetapi semakin dekat Anda dapat mencocokkan dua level, semakin percaya diri Anda dalam praktik manajemen inventaris Anda.

   Tingkat persediaan dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, dari tidak akurat menerima stok hingga kerusakan dan pencurian. Mengaudit tingkat stok melalui penghitungan siklus reguler membantu Anda menemukan kesalahan dalam entri data, potensi limbah dan masalah manajemen inventaris lainnya.

6. Gunakan Just-in-Time Jika Memungkinkan

   Untuk meminimalkan persediaan di tangan dan mengendalikan biaya operasi, beberapa bisnis menggunakan manajemen persediaan just-in-time (JIT). Manajer persediaan bekerja sama dengan pemasok sehingga bahan baku tiba tepat waktu untuk produksi, tetapi tidak lebih cepat dari yang diperlukan. Akhirnya, tujuannya adalah untuk memiliki persediaan sesedikit mungkin — tetapi cukup untuk menghasilkan apa yang dibutuhkan saat dibutuhkan.

   Manajemen inventaris JIT memerlukan sistem manajemen inventaris canggih yang dapat dengan cepat memproses pesanan dan mengelola detail yang diperlukan sehingga Anda dapat memenuhi pesanan pelanggan tanpa penundaan.

7. Fokus pada Kontrol Kualitas

   Selama proses manajemen persediaan, fokus pada kontrol kualitas sangat penting — itulah sebabnya bisnis harus menerapkan inspeksi kualitas di seluruh siklus hidup produk untuk meminimalkan pemborosan dan memastikannya memenuhi standar. Menanamkan kontrol kualitas ke dalam setiap aspek manajemen inventaris, dan dokumentasi yang tepat dari elemen penting dari kontrol kualitas, seperti pemesanan yang akurat dan pencocokan faktur, sangat penting. Penting juga untuk memastikan setiap karyawan memahami dan mematuhi proses yang ada.

   Daftar kiat manajemen inventaris untuk bisnis kecil tidak akan lengkap tanpa menekankan pada penciptaan dan pemeliharaan budaya yang berfokus pada kualitas untuk setiap langkah proses inventaris Anda — mulai dari pemesanan hingga penerimaan, memetik dan mengemas. Ini adalah budaya yang dimulai dari atas dan harus ditanamkan di semua kebijakan, prosedur dan praktik. Survei karyawan Anda tentang bagaimana mereka memandang budaya perusahaan yang berkaitan dengan fokus pada kualitas. Setelah menetapkan garis dasar di seluruh survei, serta indikator lainnya, seperti umpan balik pelanggan, pengembalian dan indikator kinerja utama manajemen inventaris lainnya, menetapkan tujuan untuk perbaikan. Lihatlah area individu, serta metrik kesuksesan di seluruh perusahaan dan berbagi kemajuan saat Anda mencapai tonggak sejarah.

8. Pertimbangkan Pengiriman Drop

   Dengan pengiriman drop, pemasok mengirimkan produk langsung dari gudang mereka ke pelanggan, menghilangkan kebutuhan untuk menjaga produk di tangan dan menimbulkan biaya persediaan terkait. Alih-alih mengendalikan setiap aspek dari siklus hidup produk, Anda terutama bertanggung jawab atas pemasaran dan penjualan produk.

   Anda menghilangkan biaya pergudangan dan pemenuhan, dan keuntungan Anda berasal dari selisih antara harga grosir dan harga eceran produk — dikurangi biaya yang terkait dengan pemasaran dan penjualan produk. Sangat penting untuk memiliki hubungan yang stabil dengan mitra drop-shipping tepercaya untuk memastikan kualitas produk dan perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat untuk membantu mengelola dan memantau transaksi ini.

9. Siapkan POS

   Teknologi point-of-sale (POS) dapat membantu bisnis kecil Anda melacak inventaris dan stok secara real-time. Saat barang terjual, perangkat lunak Anda secara otomatis diperbarui untuk menunjukkan tingkat persediaan dan harga pokok barang yang ada. Seperti namanya, Teknologi POS digunakan pada saat penjualan dilakukan, dan dapat digunakan dalam proses manufaktur untuk melacak persediaan dan bahan mentah saat digunakan. Perangkat lunak POS Anda harus terintegrasi dengan mulus dengan sistem manajemen inventaris Anda untuk membantu Anda melacak inventaris masuk dan keluar dengan mudah. Jika dilakukan dengan benar dan dengan perangkat lunak terintegrasi, Anda menghapus kesalahan entri data dari penghitungan inventaris dan Anda memiliki kemampuan pelaporan yang lebih baik. Sebagai contoh, Anda dapat membuat dasbor dengan informasi seperti margin keuntungan untuk item tertentu dan perputaran inventaris.

10. Gunakan Sistem Barcode

    Meskipun mereka ditemukan lebih dari 70 tahun yang lalu, bantuan barcode dengan manajemen persediaan.

    Bilah hitam dan karakter alfanumerik yang mungkin Anda kenal mewakili informasi yang disandikan yang membuatnya lebih mudah, lebih cepat dan akurat bagi bisnis untuk mengelola inventaris mereka. Barcode dapat dibaca oleh pemindai genggam yang memungkinkan manajer inventaris melacak inventaris masuk dan keluar dengan mudah.

    Untuk barang-barang di gudang Anda, barcode mengidentifikasi informasi seperti ukuran, warna, lokasi, kapan barang tersebut diproduksi dan tanggal kedaluwarsanya serta perincian lainnya. Barcode juga memberikan lebih banyak visibilitas ke produk Anda dan membantu Anda menggunakan inventaris dengan lebih efisien, seperti menggunakan barang yang kedaluwarsa terlebih dahulu untuk memenuhi pesanan. Ini juga membantu Anda melakukan penghitungan inventaris dengan cepat dan memenuhi pesanan dengan lebih efisien. Dalam pengaturan ritel, barcode dapat menyertakan nama dan harga produk. Barcode dapat digunakan bersama produk sepanjang siklus hidupnya — mulai dari saat diproduksi hingga servis.

11. Gunakan Pesanan Pembelian

    Bisnis menggunakan pesanan pembelian untuk melacak pesanan yang dilakukan dengan vendor atau pemasok. Pesanan pembelian adalah dokumen dengan rincian apa yang dibeli, berapa jumlahnya dan berapa harganya.

    Saat barang diterima, mereka diperiksa dan dibandingkan dengan pesanan pembelian untuk memastikan bahwa item yang tepat, dalam jumlah yang tepat, telah diterima dan bahwa harga yang dibebankan pada faktur sudah benar. Pesanan pembelian memainkan peran penting dalam menerima persediaan secara akurat.

12. Terima Inventaris Secara Akurat

    Ketika persediaan diterima, itu harus ditinjau dan dibandingkan dengan pesanan pembelian untuk memastikan akurasi. Sangat penting untuk memverifikasi bahwa Anda menerima barang yang benar dalam jumlah yang dipesan dan ditagih dengan harga yang disepakati.

    Menerima inventaris adalah langkah pertama dalam penghitungan inventaris yang akurat. Sementara sistem manajemen inventaris Anda memainkan peran penting di sini, begitu juga staf Anda. Mereka perlu dilatih dengan baik dan memahami langkah-langkah yang harus diambil saat menerima inventaris dan mengapa ini penting bagi bisnis dari semua ukuran. Akurasi di awal membuat proses manajemen inventaris Anda dimulai dengan landasan yang kokoh.

13. Memformalkan dan Menstandarkan Proses

    Teknologi yang tepat dapat meningkatkan proses manajemen persediaan dengan menyediakan data dan informasi untuk melakukan pembelian, keputusan produksi dan promosi penjualan. Tetapi ada juga "sisi orang". Formalisasi, menstandarisasi dan meninjau proses secara teratur dapat meminimalkan kesalahan manusia dan memastikan bahwa proses Anda bekerja seefisien mungkin.

    Contohnya, sesuatu yang sederhana seperti konsisten dalam cara Anda menerima stok dapat membantu Anda meminimalkan kesalahan dan mengendalikan biaya. Proses standar untuk diikuti semua orang, di jalan yang sama, menerima, memeriksa, membongkar dan menghitung produk — dan proses serupa untuk memilih, pengepakan dan pengiriman produk — dapat meminimalkan variasi, kurangi pemborosan dan tambahkan pendapatan ke laba Anda.

14. Atur Ruang Stok

    Organisasi ruang penyimpanan memiliki dampak yang signifikan terhadap efisiensi manajemen rantai pasokan. Waktu terbuang percuma jika inventaris tidak dapat ditemukan atau terlalu lama untuk ditemukan. Selain mempertimbangkan bagaimana persediaan diterima, disimpan dan diakses, manajemen rantai pasokan juga harus mempertimbangkan tantangan manajemen inventaris lainnya, seperti persyaratan khusus untuk persediaan yang mudah rusak atau rapuh.

    Ruang gudang adalah elemen penting dari inventaris dan manajemen pesanan yang efisien. Mengelola ruang Anda dengan baik berarti Anda dapat menyimpan lebih banyak inventaris dan memanfaatkan sepenuhnya gudang Anda yang membantu Anda mengendalikan biaya dan meningkatkan penjualan.

15. Buat Keputusan Berdasarkan Data

    Salah satu manfaat utama dari sistem manajemen inventaris yang kuat adalah data yang dapat diberikannya secara real time untuk membantu Anda membuat keputusan berdasarkan data. Sistem manajemen inventaris Anda harus memberikan informasi terkini tentang tingkat pasokan dan produk yang ada, biaya penyimpanan produk tersebut, tingkat pergantian produk dan waktu optimal untuk mengisi kembali persediaan tertentu.

    Data juga dapat membantu memprediksi tingkat penjualan di masa mendatang berdasarkan riwayat penjualan dan memantau kinerja vendor. Membuat keputusan berdasarkan data berarti Anda menggabungkan seni manajemen inventaris dengan ilmu elemen data penting untuk membantu Anda meminimalkan biaya dan memaksimalkan pendapatan.

16. Analisis Kinerja Pemasok

    Sistem manajemen inventaris yang tepat juga dapat membantu Anda mengevaluasi dan menganalisis kinerja pemasok. Bertanya pada diri sendiri:

    • Pemasok mana yang secara konsisten mengirimkan barang tepat waktu?
    • Pemasok mana yang memiliki tingkat kesalahan pengiriman paling rendah?
    • Pemasok mana yang menawarkan harga terbaik?

    Pemasok dengan kinerja yang tidak stabil menambah biaya pada proses manajemen inventaris Anda. Sistem yang tepat dapat membantu Anda dengan analisis inventaris dan mengidentifikasi pemasok yang bermasalah dengan cepat dan akurat, seperti vendor yang biasanya lambat atau mengirim jumlah yang lebih rendah dari yang dipesan.

17. Berinvestasi dalam Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

    Bisnis menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris untuk mengelola dan mengoptimalkan rantai pasokan mereka. Perangkat lunak manajemen persediaan membantu usaha kecil memastikan mereka memiliki persediaan yang cukup di tangan dan di lokasi yang benar untuk memenuhi permintaan pelanggan dan memastikan efisiensi dalam kegiatan manufaktur mereka.

    Berinvestasi dalam perangkat lunak manajemen inventaris yang tepat memberikan hasil yang akurat, informasi terkini untuk membuat keputusan pembelian yang kritis, seperti kapan harus mengisi kembali stok dan vendor mana yang akan digunakan.

    Manajemen inventaris yang efektif sangat penting untuk bisnis dari berbagai ukuran. Khusus untuk usaha kecil, meskipun, manajemen persediaan yang efektif dapat membantu mengelola sumber daya yang terbatas, memastikan akurasi di setiap titik rantai pasokan dan membantu dalam membuat keputusan tentang pengembangan produk dan pemasaran untuk membangun dan mempertahankan bisnis yang sukses.

    Bisnis dapat menghemat waktu dan uang serta memaksimalkan penjualan dengan sistem manajemen inventaris yang canggih. Ini mengotomatisasi proses untuk meminimalkan biaya, melacak barang dan jasa yang masuk dan keluar secara akurat dan menyediakan data waktu nyata yang diperlukan untuk membuat keputusan pembelian dan pengembangan produk.

FAQ Manajemen Inventaris Usaha Kecil

Bagaimana usaha kecil mengatur inventaris mereka?

Usaha kecil mengatur inventaris mereka berdasarkan penggunaannya — inventaris yang digunakan dalam proses produksi, persediaan yang dibeli oleh konsumen dan persediaan yang digunakan dalam operasi bisnis sehari-hari (persediaan).

Inventaris harus disimpan di gudang dan diatur untuk memastikan kemudahan akses sambil meminimalkan upaya. Contohnya, persediaan yang digunakan dalam proses produksi harus dekat dengan tempat pengambilan dan penggunaan.

Bagaimana Anda mengelola persediaan secara efektif?

Manajemen persediaan yang efektif membutuhkan kombinasi teknologi yang tepat; kebijakan yang tepat, prosedur dan proses; dan staf terlatih yang mengikuti proses yang konsisten untuk menerima dan mengelola bahan mentah dan memproses pesanan. Proses manajemen persediaan dimulai saat menerima barang ke dalam persediaan dan memastikan proses yang konsisten untuk mengeluarkan barang dari persediaan, mengelola limbah dan terus memantau tingkat stok.

Apa saja 4 jenis persediaan?

Ada empat jenis inventaris yang dikelola usaha kecil - bahan baku dan komponen, barang jadi, pekerjaan dalam proses dan MRO (pemeliharaan, perbaikan dan perlengkapan operasi) barang. Bahan baku dan komponen adalah input yang diperlukan untuk membuat produk yang dijual perusahaan; barang jadi tersedia untuk dijual kepada pelanggan, barang dalam proses diproduksi, Barang MRO menjalankan operasi bisnis — mis., persediaan.

Apa 3 teknik manajemen persediaan utama?

Tiga teknik manajemen persediaan utama adalah strategi tarik, strategi dorong dan strategi just-in-time (JIT). Strategi tarik didasarkan pada permintaan pelanggan. Strategi dorong didasarkan pada permintaan yang diharapkan atau diprediksi. Strategi just-in-time menghasilkan produk pada saat mereka dipesan. Strategi yang digunakan bervariasi menurut industri, jenis usaha dan strategi pemiliknya.

Apa itu perputaran persediaan?

Perputaran persediaan adalah ukuran lamanya waktu antara saat persediaan diterima dan digunakan atau dijual. Semakin pendek waktu antara dua titik ini, semakin efisien dan hemat biaya proses manajemen persediaan. Persediaan yang tetap di tangan lebih lama dari yang diperlukan mewakili biaya untuk usaha kecil. Biaya ini dapat dikelola dan diminimalkan dengan proses manajemen persediaan yang efektif.

Apa itu analisis persediaan?

Analisis inventaris adalah proses meninjau data untuk menentukan jumlah stok yang tepat — persediaan dan produk untuk pelanggan — agar tetap tersedia. Tujuannya adalah untuk meminimalkan waktu yang tersedia untuk menurunkan biaya persediaan sambil memastikan produk yang cukup tersedia untuk memenuhi persyaratan produksi dan permintaan pelanggan.

Mengapa spreadsheet untuk manajemen inventaris tidak?

Spreadsheet sangat tidak memadai untuk mengelola inventaris. Sebelum teknologi perangkat lunak manajemen inventaris dikembangkan, spreadsheet yang umum digunakan. Namun, mereka tunduk pada kesalahan dan tidak cukup canggih untuk mengotomatisasi aspek proses inventaris untuk memungkinkan Anda memastikan waktu pemesanan yang optimal dan memberikan pelaporan terkini.