10 Tips Keuangan Usaha Kecil untuk Tahun 2020

Dua bisnis. Dua tim kepemimpinan yang cerdas, dua staf yang termotivasi, dua produk blockbuster potensial. Jadi mengapa yang satu tumbuh dan yang lainnya menggelepar?

Tiga kata:Perencanaan keuangan yang cerdas. Baik Anda pengusaha pemula atau pemilik bisnis yang ingin IPO, Anda mungkin tahu ada lebih banyak kesuksesan daripada mengatur pembukuan — meskipun membentuk tim keuangan yang efektif jelas merupakan langkah yang cerdas. Bagi mereka yang ingin naik ke level berikutnya, berikut adalah 10 cara untuk mempertajam keuangan bisnis Anda dan merangkul diri fiskal terbaik Anda.

1. Tanpa kertas, atau setidaknya "lampu kertas."

Memotong kertas bukan hanya hijau; itu menghemat waktu Anda, uang dan kesedihan ketika tiba saatnya untuk melakukan pajak atau bekerja dengan auditor. Dan, dengan proliferasi alat bisnis berbasis cloud dan kerja jarak jauh, menjadi lebih mudah dan lebih penting untuk mengadopsi akses seluler dan praktik tanpa kertas (atau lebih sedikit kertas).

Tentu saja, kita telah berbicara tentang akhir kertas selama beberapa dekade. Tapi 2020 mungkin saja tahun dimana kita akhirnya berhenti mengobrak-abrik kertas untuk mencari faktur, jika hanya karena kami tidak berada di kantor untuk mengakses timbunan bubur kayu tersebut. Dan, kami melihat penurunan dramatis dalam penggunaan uang kertas:82% responden survei Mastercard baru-baru ini mengatakan bahwa nirsentuh adalah “cara pembayaran yang lebih bersih” di era COVID karena menawarkan pembayaran yang lebih cepat, kontrol lebih besar atas kedekatan fisik dan tidak ada kontak dengan perangkat publik bersama. Untuk pengecer dan mereka yang melacak pengeluaran karyawan, cashless juga berarti jejak elektronik yang lebih lengkap.

Untuk meringkas manfaat dari upaya bersama untuk mengurangi penggunaan kertas:Akses data yang lebih baik—dengan dokumen elektronik, menemukan apa yang Anda butuhkan adalah masalah pencarian sederhana. Anda dapat mempercepat pembayaran dan menghindari biaya keterlambatan yang mahal. Itu membuat pencatatan lebih mudah, terutama datang musim pajak. Ini memberi Anda kredibilitas hijau dengan karyawan. Anda dapat menyingkirkan mesin fotokopi besar itu. Apa yang tidak disukai?

2. Membuat dan mengelola terhadap anggaran.

pepatah, “Jika Anda gagal merencanakan, Anda berencana untuk gagal” terutama benar jika menyangkut anggaran Anda. Untuk bisnis apa pun, anggaran—tetap jika Anda harus, fleksibel jika Anda bisa—berdiri sebagai peta jalan saat Anda menavigasi keputusan bisnis dan bahkan merencanakan rute ekspansi.

Minimal, anggaran akan mencakup uang yang Anda harapkan untuk diterima dan jumlah yang Anda harapkan untuk membayar pengeluaran. Dengan angka-angka yang dipetakan, Anda dapat melakukan peramalan, tinjau setiap perbedaan antara angka yang diproyeksikan dan angka aktual dan buat perubahan yang sesuai.

Pro dan Kontra Penganggaran Fleksibel

Perlu diingat:Dokumen ini tidak hanya berguna untuk tim Anda. Ini adalah salah satu hal pertama seorang bankir, ahli penilaian bisnis atau investor luar akan meminta. Dengan anggaran yang dibangun dengan baik, Anda akan dapat memberikan pandangan yang jelas tentang kesehatan keuangan perusahaan Anda.

3. Otomatiskan pembayaran tagihan Anda.

Membayar tagihan secara manual membutuhkan waktu jauh dari hal-hal seperti akuisisi pelanggan dan pengembangan produk. Ada juga bahaya nyata dari melewatkan tenggat waktu dan menimbulkan biaya keterlambatan. Sempurnakan proses Anda dengan merangkul perbankan online dan otomatisasi pembayaran tersebut. Anda akan mendapat manfaat dari peningkatan produktivitas dan pengurangan hukuman.

Dan, ini memberi Anda dasar yang kuat untuk berkembang ke otomatisasi hutang usaha yang lengkap seiring pertumbuhan bisnis. Otomatisasi AP memberi Anda akurasi yang lebih baik dengan waktu pemrosesan yang lebih sedikit, pengambilan data yang akurat, pencocokan dan pengkodean faktur, persetujuan cepat dan lebih sedikit potensi penipuan.

4. Menabung untuk pensiun.

Sementara sebagian besar pemilik usaha kecil secara alami ingin menginvestasikan keuntungan kembali ke perusahaan, sangat penting untuk menyisihkan setidaknya 15% dari pendapatan sebelum pajak Anda untuk pensiun. Untuk hasil terbaik, mempertimbangkan rencana tabungan pensiun yang diuntungkan pajak, seperti rekening pensiun individu pensiun karyawan yang disederhanakan, atau SEP-IRA. Setiap majikan, termasuk wiraswasta, dapat membentuk SEP. Anda akan mendapatkan keuntungan bahkan jika Anda tidak memiliki karyawan, dan ketika Anda siap untuk menyewa, Anda akan dapat menawarkan manfaat ini kepada mereka.

5. Menganalisis arus kas.

Kurangnya uang tunai adalah salah satu alasan utama bisnis gagal. Anda harus tetap di atas arus kas masuk dan keluar. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat laporan arus kas untuk menganalisis kesehatan keuangan Anda, dan perbarui setidaknya setiap bulan.

Meskipun pernyataan ini paling mudah dibuat jika Anda memiliki perangkat lunak akuntansi, Anda juga dapat menyusun laporan arus kas dengan menggambar tangan dari informasi di neraca dan laporan laba rugi Anda. Mulailah dengan membuat spreadsheet di mana Anda memasukkan total saldo kas perusahaan Anda di awal periode yang Anda pilih. Nomor ini harus ada di neraca Anda. Berikutnya, menambahkan semua arus kas masuk dan arus keluar yang termasuk dalam tiga kategori:aktivitas operasi, aktivitas investasi dan aktivitas pendanaan. Tandai arus masuk sebagai positif dan arus keluar sebagai negatif. Kemudian, tambahkan semuanya untuk sampai pada saldo akhir.

Jika saldo ini lebih tinggi dari saldo awal, Anda memiliki arus kas positif. Jika saldo akhir lebih rendah dari saldo awal, Anda memiliki arus kas negatif. Jika Anda ingin melihat contoh, lihat contoh pernyataan kami untuk Pelatih dan Pejalan Anjing Wild Bill.

Arus kas positif umumnya merupakan tanda perusahaan yang sehat. Namun, sebuah bisnis mungkin memiliki arus kas negatif jika bisnis tersebut baru dan telah menghabiskan banyak uang untuk peralatan dan properti, atau tergantung pada usaha atau pendanaan lain seiring pertumbuhannya. Namun, jika Anda secara konsisten menghadapi arus kas yang buruk, Anda mungkin perlu melakukan beberapa penyesuaian pada staf, persediaan atau margin unit.

6. Lindungi aset pribadi.

Apakah bisnis Anda adalah kepemilikan tunggal? Aset pribadi Anda mungkin rentan terhadap tuntutan hukum. Anda dapat melindungi diri sendiri dengan mengajukan sebagai perusahaan S atau mendirikan perseroan terbatas (LLC). Perusahaan perseorangan atau persekutuan, serta C corp., melengkapi struktur bisnis yang paling umum untuk startup. Masing-masing memiliki implikasi pajak tertentu juga.

Apa pro dan kontra pajak dari setiap struktur bisnis?

7. Pisahkan keuangan bisnis dan pribadi.

Sebagai aturan, keuangan pribadi dan bisnis tidak boleh bercampur, dan untuk alasan yang bagus. Untuk satu, melacak pengeluaran bisnis dan pengurangan untuk tujuan pajak jauh lebih mudah jika Anda menggunakan akun bisnis terpisah. Selain itu, memisahkan keuangan bisnis dan pribadi, bersama dengan S corp. dan struktur LLC yang disebutkan di atas, melindungi Anda dari tanggung jawab pribadi.

Meskipun Anda mungkin perlu menandatangani jaminan pribadi untuk sewa, pinjaman dan jalur kredit ketika bisnis masih muda dan tidak memiliki peringkat kredit yang kuat, tujuan Anda adalah mengalihkan kewajiban tersebut ke bisnis Anda sesegera mungkin. Jika tidak, Anda mungkin secara pribadi bertanggung jawab atas setiap hutang yang timbul jika bisnis gagal bayar.

8. Seimbangkan pekerjaan dan kehidupan.

Menjalankan bisnis bisa menguras tenaga, terutama ketika Anda baru memulai. Ada banyak pekerjaan dan sepertinya tidak pernah cukup waktu untuk menyelesaikannya. Banyak pengusaha terlalu memaksakan diri, mengorbankan kehidupan pribadi mereka untuk bisnis.

Hal ini dapat menyebabkan kelelahan, dan itu benar-benar dapat merugikan perusahaan Anda.

Jika Anda melihat diri Anda menuju ke arah ini, sangat penting untuk mengambil stok dan mengatur ulang saldo. Anda memiliki kekuatan untuk menetapkan batasan. Luangkan waktu untuk apa yang penting bagi Anda dan patuhi jadwal itu. Komunikasikan kebutuhan Anda kepada pemangku kepentingan dan tetapkan harapan yang realistis. Pada akhirnya, Anda akan mendapat manfaat dari kesehatan pribadi dan bisnis yang lebih baik.

Dan, memperluas bahwa untuk karyawan Anda. Kami sekarang memiliki tenaga kerja multi-generasi, dan staf Gen Z khususnya mungkin memerlukan bantuan untuk menemukan keseimbangan antara kehidupan digital dan kehidupan kerja mereka.

9. Pengurangan utang.

Sementara meminjam masuk akal ketika arus kas rendah atau bisnis berada dalam periode pertumbuhan atau ekspansi, terlalu banyak utang bisa berakhir menjadi beban berat. Saat epik gagal seperti yang diilustrasikan WeWork dan Wag, sebenarnya ada yang namanya terlalu banyak dana.

Ada beberapa cara untuk menyelamatkan bisnis dari kematian akibat utang.

• Potong biaya . Apakah Anda memiliki ruang atau peralatan yang tidak terpakai? Pertimbangkan untuk menjualnya. Apakah gaji yang harus disalahkan? Kurangi lembur dan kelebihan staf sebanyak mungkin. Berikut adalah lima tempat pemotongan yang relatif tidak menyakitkan.

• Motivasi pelanggan Anda untuk membayar dan membelanjakan lebih banyak. Ini adalah waktu yang tepat untuk menjangkau dan terhubung dengan pelanggan Anda. Tawarkan penurunan harga jika itu berarti mereka dapat membayar Anda lebih cepat. Menawarkan insentif untuk pembayaran lebih awal bisa menjadi langkah yang cerdas.

• Berkomunikasi dengan pemasok. Mintalah diskon atau pembayaran yang ditangguhkan. Banyak yang akan bekerja dengan Anda daripada kehilangan bisnis Anda.

• Jujurlah dengan kreditur Anda. Bagikan kesulitan Anda dan lihat apakah mereka dapat bekerja sama dengan Anda untuk menurunkan suku bunga, meningkatkan batas kredit Anda atau merestrukturisasi opsi pembayaran. Anda juga dapat mencoba melakukan outsourcing ke perusahaan pelepas utang yang dapat bernegosiasi atas nama Anda untuk melunasi utang dengan tarif yang lebih rendah. Sebagai upaya terakhir, pertimbangkan untuk menerapkan konsep force majeure, terutama jika pandemi telah memukul perusahaan Anda dengan keras.

• Konsolidasi pinjaman. Dengan menggabungkan pinjaman Anda menjadi satu pembayaran, Anda sering dapat mengurangi biaya bulanan tanpa berdampak negatif pada kredit. Pertimbangkan pinjaman konsolidasi utang bisnis, yang mungkin tidak dijamin atau dijamin dengan aset bisnis. Pinjaman ini memungkinkan Anda untuk berurusan dengan kreditur tunggal daripada banyak. Ini juga dapat memberi Anda tingkat bunga yang lebih rendah.

• Kebangkrutan berkas. Ini adalah pilihan terakhir karena merupakan proses yang mahal dan kompleks yang membutuhkan pengacara kebangkrutan yang berpengalaman. Namun, itu salah satu cara jitu untuk mengurangi beban utang bisnis Anda. Jika kesengsaraan utang bisnis Anda bersifat sementara dan perusahaan masih layak, pengacara Anda mungkin menyarankan Anda untuk mengajukan kebangkrutan Bab 11 atau Bab 13.

10. Berinvestasi dalam teknologi

Salah satu alasan software-as-a-service (SaaS) tumbuh begitu cepat dalam popularitas—Forrester Research memperkirakan $170 miliar dalam langganan cloud pada tahun 2020 bahkan sebelum COVID melonjak bekerja dari rumah—adalah bahwa SaaS bahkan memberi akses bisnis terkecil ke teknologi canggih di dasar bayar sesuai pemakaian.

Anda dapat membeli semuanya mulai dari email dan produktivitas hingga perangkat lunak e-niaga dan pemasaran, tetapi satu bidang manfaat khusus untuk usaha kecil adalah suite akuntansi yang menyediakan manajemen keuangan terintegrasi, perencanaan dan penganggaran. Meskipun Anda dapat menggunakan spreadsheet tradisional untuk melacak keuangan Anda, software akuntansi jauh lebih efisien dan akurat. Anda dapat lebih mudah melacak penjualan dan inventaris selain pendapatan dan pengeluaran. Terbaik dari semuanya, catatan Anda ada di satu tempat dan mudah dicari ketika tiba saatnya untuk pajak atau audit.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi akuntansi NetSuite, jadwalkan konsultasi gratis hari ini.