Membangun Tim Keuangan dan Akuntansi untuk Usaha Kecil

Setiap usaha kecil membutuhkan fungsi akuntansi dan keuangan. Berapa banyak orang dalam tim itu dan apa pekerjaan mereka bergantung pada ukuran bisnis dan kompleksitas keuangannya.

Laporan Fungsi Akuntansi &Keuangan Benchmarking tahun 2019 dari firma akuntansi dan keuangan Robert Half merinci ukuran rata-rata fungsi keuangan di bisnis kecil. Bisnis dengan pendapatan kurang dari $25 juta mempekerjakan rata-rata tiga orang dalam peran keuangan. Mereka yang memiliki pendapatan antara $25 dan $99 juta mempekerjakan rata-rata enam profesional keuangan.

Cara lain untuk mengukur berapa banyak yang harus diinvestasikan dalam tim keuangan adalah dengan memikirkan biaya sebagai persentase dari pendapatan. Bagi banyak bisnis, fungsi keuangan harus mengkonsumsi sekitar 1% dari pendapatan.

Pada perusahaan yang lebih kecil, banyak fungsi keuangan di-outsource pada awalnya, mungkin ke pemegang buku paruh waktu atau spesialis pajak, atau melalui perusahaan pihak ketiga yang dapat menangani banyak peran.

Apa Tanggung Jawab Utama Departemen Keuangan dan Akuntansi dalam Bisnis Kecil?

Tidak peduli berapa banyak orang yang melakukan tugas yang berhubungan dengan keuangan, tanggung jawab inti bersifat universal di seluruh bisnis. Mereka termasuk tugas akuntansi dasar seperti:

• Akun hutang
• Piutang usaha
• Daftar gaji
• Pelaporan dan laporan keuangan
• Kontrol keuangan
• Pajak dan kepatuhan

Baca terus untuk penjelasan yang lebih menyeluruh dari masing-masing tugas ini.

Tanggung Jawab Keuangan dan Akuntansi Usaha Kecil Dijelaskan

Tergantung pada tingkat pengalaman dan sertifikasi profesional karyawan dan ukuran bisnis, tanggung jawab akuntansi yang tercantum di sini dapat digabungkan menjadi satu peran atau mencakup beberapa peran. Mereka juga bisa dialihdayakan ke pihak ketiga. Spesialis AR dan AR internal akan dibayar antara $60, 000–$80, 000 per tahun, dan naik.

• Hutang Usaha (AP):

  Ini melibatkan melacak semua pembayaran dan pengeluaran, termasuk pesanan pembelian dan faktur. Hutang usaha memelihara catatan, memverifikasi entri jurnal dan membandingkan laporan dari sistem dengan saldo aktual. Hutang usaha juga memverifikasi laporan pengeluaran dan menyiapkan penggantian kepada karyawan. Hutang usaha berkomunikasi dengan dan membayar vendor dengan menjadwalkan pembayaran dan memastikan semua kredit terutang lancar.

• Piutang Usaha (AR):

  Fungsi ini memastikan perusahaan menerima pembayaran untuk barang dan jasa yang dijualnya dan mencatat penerimaan ini. Penagihan—yang mencakup pembuatan faktur dan laporan rekening—sering kali merupakan tanggung jawab piutang. Bagian piutang melakukan rekonsiliasi akun, memelihara semua file dan catatan dan menindaklanjuti setiap penyimpangan.

• Daftar gaji:

  Robert Half mengatakan penggajian adalah fungsi yang paling umum untuk outsourcing, setidaknya sebagian. Bisnis dengan pendapatan di bawah $ 499 juta lebih cenderung melakukan outsourcing penggajian daripada yang lebih besar. Fungsi penggajian memproses cek gaji, merekonsiliasi sub-buku besar penggajian ke buku besar umum, membayar pajak gaji, mengelola pelaporan pemerintah dan kepatuhan terhadap undang-undang perpajakan, dan menyiapkan laporan penggajian. Penggajian menjawab pertanyaan terkait penggajian dan memberikan dokumentasi pajak kepada karyawan, demikian juga.

• Pelaporan dan Laporan Keuangan:

  Tim akuntansi—idealnya dengan bantuan perangkat lunak akuntansi—bertanggung jawab untuk menghasilkan laporan keuangan yang memberi tahu bisnis apakah ia memperoleh laba, apa yang dimilikinya dan berutang, dan apakah ia memiliki kas yang cukup untuk menutupi kewajibannya. Laporan keuangan ini meliputi laporan laba rugi, neraca dan laporan arus kas. Pernyataan tersebut membantu bisnis melacak kemajuannya terhadap tujuan, memahami penyesuaian apa yang harus dibuat dan membuat perkiraan.

• Kontrol Keuangan:

  Setiap bisnis, kecil atau besar, publik atau swasta, membutuhkan kontrol keuangan yang kuat. Untuk kecil, bisnis swasta, kontrol keuangan seperti pemisahan fungsi dalam departemen untuk memastikan satu orang tidak menyetujui pembayaran vendor dan memotong cek ke vendor, dapat melindungi dari penipuan. Plus, dengan menyiapkan kontrol dan pelaporan keuangan yang kuat sejak awal, sebuah usaha kecil dipersiapkan untuk peningkatan pengawasan yang akan datang seiring pertumbuhannya. Kontrol keuangan diwajibkan oleh hukum untuk perusahaan publik. Hukuman untuk tidak mematuhi proses, audit, kontrol dan pelaporan yang disyaratkan oleh Sarbanes-Oxley Act dapat mencakup denda dan waktu penjara.

• Pemenuhan pajak:

  Tim akuntansi dan keuangan memastikan perusahaan membayar pajaknya. Ini termasuk pajak penghasilan badan, pajak daerah, pajak kota, pajak gaji dan pajak ekuitas (jika berlaku), pajak pertambahan nilai dan pemotongan pajak. Tergantung pada kompleksitas bisnis, ada baiknya untuk melibatkan Akuntan Publik Bersertifikat (CPA) dalam proses persiapan dan pengarsipan pajak.

6 Posisi Kunci di Departemen Akuntansi dan Keuangan Usaha Kecil

Pada awalnya, karyawan Anda harus menjadi pemegang pembukuan dan akuntan—tetapi saat Anda menumbuhkan basis pendapatan dan keputusan Anda mulai berkisar pada pembiayaan dan perkiraan, bagaimana Anda mengembangkan tim keuangan Anda bergeser ke arah keuangan.

1. Pemegang buku: Dalam bisnis kecil, seorang pemegang buku sering kali menjadi yang pertama—dan yang paling penting—dipekerjakan. Tanggung jawab orang ini dapat sangat bervariasi tergantung pada kematangan perusahaan, tetapi pemegang buku fokus pada tugas akuntansi harian. Orang ini dapat bertanggung jawab untuk mencatat dan memantau semua transaksi keuangan perusahaan, termasuk hutang, piutang usaha, arus kas dan penggajian. Mereka juga merekonsiliasi laporan bank dengan buku besar dan membantu menutup pembukuan setiap bulan. Seorang pemegang buku tidak memiliki kualifikasi untuk bekerja dengan IRS dalam hal audit pajak. Akuntan paruh waktu dalam peran ini akan dikenakan biaya antara $ 30, 000–$60, 000 per tahun.
2. Pakar Penagihan: Untuk perusahaan dengan proses penagihan yang kompleks, jam yang dapat ditagih atau sejumlah besar tagihan, memiliki karyawan yang didedikasikan untuk fungsi penagihan sangat masuk akal. Di sebuah firma hukum, contohnya, spesialis penagihan mengkompilasi jam yang ditagih oleh pengacara untuk kasus klien dan memastikan semua klien telah ditagih dengan benar. Pakar penagihan bertanggung jawab atas pembuatan faktur. Mereka juga menjawab pertanyaan dari klien tentang tagihan.

3. Spesialis penggajian: Orang ini memproses penggajian dan menyiapkan serta memelihara catatan dan laporan terkait penggajian, termasuk pelaporan akhir tahun dan dokumen pajak untuk karyawan. Peran ini membutuhkan pengetahuan tentang peraturan seputar penggajian dan tunjangan. Sertifikasi membantu memastikan spesialis penggajian memiliki kompetensi ini.

   American Payroll Association (APA) memiliki dua jenis sertifikasi:Fundamental Payroll Certification (FPC) dan Certified Payroll Professional (CPP). FPC adalah untuk staf tingkat pemula. CPP adalah sertifikasi lanjutan yang membutuhkan pengalaman sebelumnya di lapangan dan pengetahuan mendalam tentang konsep-konsep seperti pajak pekerjaan, tunjangan karyawan dan Fair Labor Standards Act (FLSA). Sertifikasi CPP memastikan pengetahuan mendalam tentang perhitungan gaji, sistem penggajian dan administrasi penggajian. Spesialis penggajian juga harus memiliki pemahaman menyeluruh tentang peraturan dan undang-undang terbaru di bidang ini.

4. Penyedia Pajak: Seorang akuntan dapat menangani pengajuan pajak dan dapat melapor ke IRS jika mengaudit bisnis. Tetapi usaha kecil juga dapat membuat kontrak dengan ahli pajak jika tidak memiliki seseorang dengan kompetensi ini di rumah. Seorang ahli pajak melengkapi dan mengajukan pengembalian pajak bisnis, termasuk 1120, 1120-S dan 1065 formulir dan pengembalian lewat jatuh tempo. Orang ini dapat mengangkat retribusi IRS atau hak gadai pajak federal, membuat rencana pembayaran pajak atau menghapus pemotongan upah.
5. Manajer Akuntansi: Bisnis dengan keuangan yang lebih kompleks yang membutuhkan sumber daya internal yang dapat mengurus pengajuan pajak, laporan akhir tahun dan dokumen pemerintah harus mempekerjakan seorang manajer akuntansi. Manajer akuntansi dapat mengelola pemegang buku dan menggunakan akuntansi harian akurat orang tersebut untuk mendapatkan wawasan tentang keuangan perusahaan, termasuk peluang untuk memotong biaya dan atau mendapatkan efisiensi. Seorang manajer akuntansi mungkin seorang CPA, lisensi berbasis ujian untuk akuntan yang mencerminkan pelatihan dan pengalaman yang ketat di lapangan.
6. Pengontrol: Ketika bisnis menjadi lebih kompleks dan tim akuntansi tumbuh, perusahaan mungkin perlu menyewa pengontrol. Pengendali mengambil pandangan yang lebih strategis dari situasi keuangan bisnis daripada peran yang diuraikan di atas dan bertanggung jawab untuk membuat dan melembagakan prosedur keuangan. Pengendali juga mengambil pandangan ke depan dari bisnis, membangun anggaran dan prakiraan. Mereka juga dapat menegosiasikan perjanjian keuangan dengan bank, seperti pinjaman dan jalur kredit.

Bagaimana Software Akuntansi dan Keuangan Dapat Membantu

Survei Pembandingan Robert Half menemukan bahwa bisnis dari berbagai ukuran telah meningkatkan tingkat otomatisasi dalam proses akuntansi mereka selama setahun terakhir. Sekitar 39% perusahaan dengan pendapatan kurang dari $500 juta menggunakan perangkat lunak otomatis, dengan fungsi yang kemungkinan besar akan otomatis termasuk faktur, pembuatan laporan keuangan, pengumpulan data dan penyimpanan dokumentasi dan kepatuhan. Tidak mengherankan, usaha kecil adalah kelompok yang paling tidak mungkin memiliki pengambilan keputusan keuangan otomatis, pelaporan prediktif dan kemampuan pemodelan keuangan.

Lebih dari setengah dari mereka yang disurvei mengatakan bahwa mereka menggunakan beberapa atau hanya perangkat lunak berbasis cloud untuk akuntansi dan keuangan, dan ketergantungan bisnis pada Microsoft Excel terus menurun, bahkan di antara bisnis kecil. Sekitar 59% perusahaan dengan pendapatan kurang dari $25 juta mengatakan mereka menggunakan Excel untuk penganggaran dan perencanaan, tapi itu 10 poin lebih rendah dari survei 2018 dan hampir 20 poin lebih rendah dari survei 2017.

Perangkat lunak akuntansi dapat meningkatkan kualitas dan meningkatkan efisiensi tim akuntansi bisnis kecil. Perangkat lunak keuangan dapat membantu mengotomatisasiData"> mengotomatiskan entri data dan tugas rekonsiliasi akun, menghemat waktu staf dan mengurangi kesalahan. Waktu yang dihemat pada entri data manual dapat digunakan untuk pekerjaan yang lebih strategis.

Mengotomatisasi hutang, Misalnya, dapat menyebabkan pembayaran vendor lebih cepat, yang dapat memenuhi syarat bisnis untuk pembayaran yang lebih baik. Untuk piutang, bisnis dapat menggunakan perangkat lunak untuk secara otomatis mengirim pengingat kepada pelanggan tentang tagihan yang belum dibayar dan laporan bulanan untuk mengurangi hari penjualan yang belum terselesaikan.

Perangkat lunak akuntansi telah membantu bisnis kecil mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan laporan keuangan dari 13 hari menjadi 10 hari, menurut Robert Half. Menyimpan semua informasi keuangan pada satu platform tidak hanya memudahkan untuk menyiapkan laporan dan mengajukan pajak ini, tetapi memastikan akurasi dan kepatuhan.

Selain itu, perangkat lunak akuntansi dan keuangan dapat membantu meningkatkan kontrol keuangan dengan akses dan izin berbasis peran yang memastikan hanya karyawan yang disetujui yang dapat mengakses data keuangan tertentu.

Bagan Organisasi Keuangan dan Akuntansi Bisnis Kecil Gratis

Usaha kecil biasanya tidak memiliki CFO. Jika ada pemimpin keuangan strategis, itu biasanya pengontrol, dan orang itu mengepalai organisasi keuangan dan akuntansi.

Salah satu tantangan terbesar yang mungkin dihadapi usaha kecil adalah menemukan orang-orang yang memenuhi syarat untuk bekerja di departemen keuangan mereka karena permintaan akan orang-orang dengan keterampilan ini meningkat. Panduan Gaji Robert Half 2020 untuk catatan akuntansi dan keuangan permintaan tinggi dan pasokan rendah untuk profesional akuntansi dan keuangan di Amerika Serikat. Perusahaan mempertahankan kinerja terbaik dengan memberikan gaji yang lebih baik, tunjangan dan peluang kemajuan daripada pesaing. Software akuntansi mendukung upaya tersebut, karena menyediakan otomatisasi yang memberi anggota tim akuntansi dan keuangan lebih banyak waktu untuk lebih mengembangkan keterampilan lain yang dibutuhkan, seperti berpikir kritis dan komunikasi.

Dan dengan sistem akuntansi berbasis cloud, karyawan ini selanjutnya dapat membangun salah satu keterampilan teknologi yang paling dibutuhkan bagi akuntan:kemahiran dengan solusi keuangan berbasis cloud.