Mengelola kelangsungan bisnis sekaligus mencegah penipuan

Pandemi global COVID-19 telah mengubah cara banyak bisnis beroperasi setidaknya dalam waktu dekat. Banyak perusahaan harus menutup atau membatasi akses ke kantor, mendorong atau mengamanatkan bekerja dari rumah, dan membatalkan acara dan pertemuan. Menyeimbangkan perlunya menjauhkan karyawan dengan melanjutkan bisnis vital dalam ekonomi yang sedang berjuang adalah hal yang paling penting di mana-mana. Bahkan rencana kesinambungan bisnis terbaik pun tidak mempertimbangkan keadaan yang kita hadapi sekarang.

Sayangnya, salah satu aktivitas yang berdampak pada sejumlah besar bisnis tetapi tidak mungkin melambat selama pandemi adalah upaya penipuan. Menurut Survei Penipuan dan Kontrol Pembayaran Asosiasi Profesional Keuangan (AFP) 2020, selama setahun terakhir, 81% perusahaan menjadi target penipuan pembayaran dengan penipu memanfaatkan segala sesuatu mulai dari kompromi email bisnis (BEC) hingga cek yang diubah, transfer kawat, perusahaan kartu kredit dan pencurian karyawan.

Namun, kabar baiknya adalah ada langkah-langkah proaktif yang dapat diambil bisnis untuk mengurangi penipuan sambil juga menangani kelangsungan bisnis.

Jangan gagal di email

Survei AFP mencatat bahwa Kompromi Email Bisnis (BEC) berdampak pada 75% organisasi secara keseluruhan dan sekarang menjadi sumber serangan penipuan pembayaran yang paling sering dilaporkan dengan 61% organisasi melaporkan BEC sebagai sumber serangan.

BEC adalah bentuk penipuan yang menargetkan karyawan melalui email untuk mendapatkan akses ke keuangan perusahaan dan menipu individu untuk melakukan transfer uang. Contoh BEC adalah ketika penyerang mendapatkan akses ke akun email eksekutif dan kemudian memantau perilaku mereka. Penyerang akan mengidentifikasi saat eksekutif sedang bepergian atau yang paling rentan dan mengirimkan catatan yang meminta pembayaran atau rekanan untuk mengeklik tautan yang merupakan perangkat lunak perusak.

Mencegah BEC membutuhkan rencana, alat pengaman dan edukasi untuk semua. Ini berarti memastikan karyawan Anda memiliki pelatihan yang tepat untuk mendeteksi penipuan, yang biasanya memerlukan sesi pendidikan reguler dengan tim Anda. Fokus pada penciptaan suasana di mana karyawan merasa bebas untuk berbagi perilaku atau email yang tidak biasa secara terbuka. Membantu karyawan merasa diberdayakan dan dididik adalah kunci untuk menghentikan BEC di jalurnya.

Lempar kertasnya 

Cek terus menjadi metode pembayaran yang paling terpengaruh oleh aktivitas penipuan dengan 74% organisasi terpengaruh pada 2019, menurut survei AFP. Ini merupakan peningkatan dari 2018 dan peningkatan pertama dalam jenis penipuan ini sejak 2010.

Jika Anda masih menggunakan cek secara teratur, ada beberapa alasan untuk mempertimbangkan peralihan ke metode pembayaran elektronik, seperti program kartu komersial, yang dapat memenuhi berbagai kebutuhan pengeluaran bisnis. Selain mitigasi penipuan pembayaran, kartu komersial juga dapat membantu bisnis:

• Meningkatkan arus kas
• Bayar tagihan lebih cepat
• Menahan pembayaran tunai dan mengambang untuk waktu yang lebih lama
• Berpartisipasilah dalam program hadiah dan dapatkan uang kembali dan potongan harga
• Turunkan biaya administrasi dengan menyederhanakan pembayaran dan merekonsiliasi pembelian karyawan secara otomatis
• Menghemat biaya dalam biaya transaksi—biaya rata-rata untuk memproses cek kertas adalah $3, dua kali lipat biaya transaksi kartu pembelian

Dari perspektif keamanan, perlindungan bawaan seperti chip EMV dan kontrol pembayaran memungkinkan administrator memantau dan mengatur pengeluaran kartu dengan cermat, yang menciptakan infrastruktur manajemen risiko penipuan yang jauh lebih kuat daripada sistem keamanan cek.

Kelangsungan bisnis di lingkungan apa pun

Saat kami berupaya mengurangi penipuan dan memastikan kelangsungan bisnis selama pandemi dan di masa mendatang, berikut adalah tiga langkah utama yang perlu dipertimbangkan:

• Rampingkan dan digitalkan proses agar tetap berfungsi bahkan saat krisis melanda. Saat tim Anda tersebar di seluruh kantor pusat, kemampuan untuk mengakses sistem dari jarak jauh dan menyetujui pembayaran dari mana saja menjadi penting. Akses jarak jauh dan seluler yang aman memungkinkan pemberi persetujuan yang tepat untuk dengan mudah melihat, menyetujui, dan merekonsiliasi informasi pembayaran terlepas dari lokasi kerja fisik mereka. Mengotomatiskan proses hutang Anda juga membantu memberikan visibilitas cadangan kas yang lebih besar bagi pemangku kepentingan utama.
• Ubah cek menjadi pembayaran elektronik yang dapat dilakukan di mana saja. Mengonversi ke ACH dan pembayaran kartu virtual serta mengalihdayakan tumpukan cek yang tersisa memungkinkan Anda menghindari tantangan fisik dalam mencetak dan mengirimkan cek secara internal, sambil menghemat uang dalam prosesnya.
• Tingkatkan keamanan dan kurangi risiko secara global. Pentingnya keamanan tidak dapat dilebih-lebihkan. Mitra yang tepat dapat secara drastis mengurangi risiko Anda dengan mengelola, mengautentikasi, dan menyimpan informasi pembayaran vendor yang sensitif atas nama Anda. Partner tersebut juga dapat membantu Anda mengatasi ketergantungan yang semakin besar pada email dan komunikasi digital, paparan terhadap potensi BEC, dan upaya lain yang semakin umum untuk mengalihkan uang dari bisnis Anda.

Mitra untuk sukses

Penipuan adalah pertimbangan utama bagi semua perusahaan dan menjadi lebih rumit, terutama di lingkungan yang terus berkembang saat ini. Namun, mengambil langkah-langkah untuk tetap berada di depan para penipu dengan bekerja sama dengan karyawan dan melibatkan mitra utama dapat membantu bisnis melindungi diri mereka sendiri.

Artikel dan wawancara dengan Uma ini juga muncul di AZ Big Media‡, Kansas City Business Journal‡,  PYMTS.com‡.

Jika Anda tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana UMB dapat membantu bisnis Anda sebagai mitra keuangan, kunjungi situs web kami .