Panduan 2022 untuk Pelacakan Waktu di Freshbooks

Pelajari tentang fitur pelacakan waktu yang tersedia di FreshBooks dan lihat betapa mudahnya untuk mulai melacak waktu Anda ( atau waktu tim Anda) hari ini saat kami membawa Anda selangkah demi selangkah melalui proses.

Diperkirakan lebih dari 80% bisnis kecil gagal karena masalah arus kas, namun setiap kali Anda tidak menagih klien dengan benar, Anda kehilangan uang.

Ingat ketika Anda menjawab panggilan telepon untuk klien Anda dan bersumpah pada diri sendiri bahwa Anda tidak akan lupa untuk menuliskannya? Ingat ketika Anda menghabiskan dua jam memilah-milah tumpukan formulir pajak yang dikirimkan klien Anda kepada Anda untuk ditinjau? Ingat ketika Anda harus menghabiskan tiga jam ekstra untuk menyelesaikan proyek yang awalnya Anda pikir akan memakan waktu sekitar setengah jam?

Pertanyaan yang lebih besar bukanlah apakah Anda ingat tetapi apakah Anda menagih klien Anda dengan benar. Dan saya kira jawaban untuk pertanyaan itu adalah tidak. Bukan karena tidak butuh uang, tapi karena lupa. Atau Anda tidak menuliskannya. Atau Anda menuliskannya, tetapi Anda kehilangan catatan tempel tempat Anda menulisnya.

Mari kita hadapi itu, manajemen waktu sulit bagi siapa pun, jadi mengapa tidak mempersenjatai diri dengan sumber daya yang Anda butuhkan untuk mengelola waktu dan waktu karyawan Anda dengan lebih baik, dan menagih klien Anda secara akurat dan adil?

Itu sebabnya pelacakan waktu FreshBooks bisa menjadi penyelamat. Dirancang untuk bisnis kecil, FreshBooks bahkan menawarkan pengatur waktu bawaan yang memungkinkan Anda melacak waktu untuk setiap tugas yang Anda selesaikan.

3 fitur penawaran Freshbooks untuk pelacakan waktu

Berlawanan dengan kepercayaan populer, Anda tidak perlu membeli perangkat lunak akuntansi yang mahal, ketika aplikasi perangkat lunak akuntansi bisnis kecil seperti FreshBooks dapat memberi Anda kemampuan pelacakan waktu yang dibutuhkan bisnis kecil Anda. Anda melacak waktu secara manual, menggunakan pengatur waktu, melacak waktu karyawan, dan bahkan membuat faktur di FreshBooks. Ada juga aplikasi seluler yang tersedia untuk pelacakan waktu saat bepergian.

1. Timer

Salah satu cara termudah untuk melacak waktu di FreshBooks adalah dengan menggunakan timer FreshBooks bawaan. Setelah penghitung waktu dimulai, Anda dapat mengisi detail lain yang relevan di kotak pengatur waktu yang muncul di layar sehingga Anda akan tahu persis untuk apa Anda melacak waktu.

Setelah selesai, Anda dapat membuat faktur langsung dari layar pelacakan waktu. Ini adalah fitur hebat yang biasanya ditemukan di aplikasi perangkat lunak yang lebih mahal, jadi pastikan untuk memanfaatkan ketersediaannya.

2. Entri waktu manual

FreshBooks juga menyertakan opsi entri waktu manual yang memungkinkan Anda memasukkan waktu berdasarkan hari, minggu, atau bulan. Opsi entri waktu manual juga dapat digandakan untuk lembar waktu, membuatnya mudah untuk melacak jam kerja karyawan. Seperti pengatur waktu, entri waktu manual juga dapat ditarik langsung ke dalam faktur untuk penagihan klien.

3. Mengelola waktu yang dapat ditagih

Setiap kali Anda melacak di FreshBooks dapat ditambahkan ke faktur untuk klien atau proyek tertentu, dengan setiap entri waktu muncul sebagai item baris terpisah. Faktur Anda akan menampilkan informasi yang dimasukkan saat Anda mencatat waktu, dan Anda memiliki opsi untuk membuat format yang terperinci, dikelompokkan, atau sederhana saat membuat faktur.

Cara melacak waktu menggunakan Freshbooks

Jika Anda siap untuk mulai menggunakan pelacak waktu FreshBooks, mari kita mulai.

Langkah 1. Akses fitur pelacakan waktu

Seperti semua fitur FreshBooks, Anda dapat dengan mudah mengakses fitur pelacakan waktu langsung dari dasbor FreshBooks.

Tidak diperlukan pengaturan sistem lebih lanjut sebelum mengakses fitur pelacakan waktu, karena Anda dapat menambahkan klien baru, proyek, atau informasi lainnya langsung dari layar pelacakan waktu.

2. Pilih entri manual atau mulai timer

Setelah Anda berada di area pelacakan waktu, Anda dapat memilih untuk memasukkan waktu secara manual atau dengan memulai timer.

Jika Anda merekam waktu seminggu untuk lembar waktu, sebaiknya gunakan opsi entri manual, tetapi jika Anda sedang menelepon, atau mengerjakan proyek tertentu untuk klien, penghitung waktu bisa menjadi taruhan terbaik Anda. . Bagi mereka yang sedang bepergian, FreshBooks mobile menawarkan aplikasi pelacakan waktu untuk perangkat iOS dan Android yang memungkinkan Anda melacak waktu menggunakan pengatur waktu atau dengan memasukkan waktu secara manual.

3. Mulai pengatur waktu

Saat Anda siap untuk mulai melacak waktu, cukup klik tombol Start Timer. Anda dapat menyetel pengatur waktu untuk melacak berdasarkan durasi jam dan menit atau berdasarkan waktu mulai dan berakhir.

Saat pengatur waktu berjalan, Anda dapat mengisi detail tambahan seperti nama klien Anda dan apa yang sedang Anda kerjakan. Jika Anda perlu menghentikan timer, cukup klik tombol stop. Setelah Anda mengklik tombol, FreshBooks merangkum jumlah waktu yang direkam, sekaligus memberi Anda opsi untuk memulai ulang pengatur waktu jika diinginkan, solusi sempurna untuk interupsi, atau saat Anda perlu mulai mengerjakan proyek lain.

Setiap saat yang direkam menggunakan pengatur waktu FreshBooks juga dapat diedit atau dihapus jika perlu.

4. Rekam waktu secara manual

Jika Anda lebih suka mencatat waktu secara manual, FreshBooks memungkinkan Anda melacak waktu harian, mingguan, atau bulanan.

Mencatat waktu secara manual adalah pilihan yang bagus untuk membuat lembar waktu untuk penggajian, atau jika tugas Anda cukup rutin. Baik Anda menggunakan pengatur waktu atau memasukkan waktu secara manual, setelah Anda menyelesaikan pelacakan waktu, menagih klien adalah langkah sederhana berikutnya dan dapat diselesaikan langsung dari layar pelacakan waktu.

5. Buat faktur

Jika Anda melacak waktu untuk membuat lembar waktu untuk penggajian, Anda tidak perlu khawatir membuat faktur. Namun, jika Anda melacak jam untuk tujuan penagihan, cukup klik tombol Buat Faktur untuk mulai membuat faktur FreshBooks.

Setelah Anda melakukannya, cukup pilih klien yang ingin Anda tagihan, tetapkan tarif standar untuk waktu Anda, dan pilih format yang ingin Anda gunakan pada faktur.

Setelah pilihan Anda dibuat, klik Tambahkan ke Faktur, dan sekarang Anda dapat mengakses faktur lengkap Anda.

Faktur lengkap Anda sekarang siap untuk disimpan dan dicetak atau dikirim ke klien Anda melalui email. Setiap waktu yang tercatat di FreshBooks juga dapat ditandai sebagai tidak dapat ditagih. Misalnya, jika Anda melacak waktu karyawan, atau Anda hanya ingin tahu untuk apa Anda menghabiskan waktu, Anda dapat menandai waktu yang dilacak sebagai tidak dapat ditagih, sehingga tidak muncul di faktur.

Melacak waktu Anda secara akurat itu penting

Apakah bisnis kecil Anda perlu melacak waktu untuk tujuan penggajian atau penagihan klien yang lebih akurat, FreshBooks dapat membantu. Dirancang untuk fleksibilitas, FreshBooks memungkinkan Anda merekam waktu Anda setiap hari, mingguan, atau bulanan, atau dengan menggunakan timer bawaan. FreshBooks juga dapat secara otomatis membuat faktur untuk klien kapan saja selama proses pelacakan waktu.

Pelacakan waktu FreshBooks tidak menyertakan fitur manajemen waktu tingkat lanjut seperti pemblokiran waktu atau manajemen alur kerja, tetapi menawarkan pemilik usaha kecil cara untuk mengelola waktu mereka dengan mudah dan terjangkau secara lebih efektif.

Meskipun ada banyak alternatif terbaik di luar sana, kemungkinan mereka tidak akan memberi Anda kemampuan pelacakan waktu yang ditemukan di FreshBooks. Jika Anda pemilik usaha kecil yang kesulitan melacak waktu atau waktu karyawan Anda secara akurat, pertimbangkan untuk memeriksa uji coba FreshBooks, yang memungkinkan Anda mencoba aplikasi sebelum membeli.