Cara Mengalokasikan Pengeluaran Fungsional untuk Nirlaba

Digunakan secara eksklusif oleh organisasi nirlaba, laporan pengeluaran fungsional digunakan untuk melaporkan pengeluaran dengan benar dan diperlukan di A.S. Pelajari cara mengalokasikan biaya fungsional dengan benar.

Pelaporan lembaga nonprofit berbeda dengan pelaporan bisnis nirlaba, dengan lembaga nonprofit menerbitkan laporan keuangan berikut.

• Laporan posisi keuangan: Ini mirip dengan neraca, pelaporan aset, kewajiban, dan aset bersih, yang mirip dengan ekuitas pemilik.
• Pernyataan kegiatan: Laporan aktivitas mirip dengan laporan laba rugi standar, yang melihat pendapatan dan pengeluaran untuk organisasi.
• Laporan arus kas: Seperti laporan arus kas standar, laporan arus kas untuk lembaga nonprofit menampilkan informasi yang sama berdasarkan aktivitas organisasi.

Laporan akhir yang harus dijalankan oleh organisasi nirlaba adalah laporan pengeluaran fungsional, yang melaporkan pengeluaran berdasarkan klasifikasi fungsional. Setiap lembaga nonprofit memiliki area fungsional yang perlu mereka laporkan, tetapi karena uang untuk mendanai lembaga nonprofit sering kali berasal dari hibah, kampanye, dan aktivitas penggalangan dana, lembaga nonprofit harus melacak pengeluaran organisasi secara berbeda dari bisnis standar.

Ikhtisar:Apa itu biaya fungsional?

Sebelum Anda dapat menggunakan salah satu metode alokasi yang diuraikan di bawah ini, Anda perlu memahami klasifikasi fungsional. Dalam akuntansi nirlaba, semua pengeluaran perlu dicatat dalam salah satu dari tiga kategori pengeluaran nirlaba ini.

Program: Semua organisasi nirlaba memiliki misi. Program adalah kegiatan yang dibuat untuk memenuhi misi tersebut. Tergantung pada organisasinya, Anda mungkin memiliki satu program, seperti memberi makan yang lapar, atau Anda dapat menawarkan beberapa program, seperti dukungan pranatal untuk ibu remaja yang hamil serta kelas GED untuk melanjutkan pendidikan mereka. Pengeluaran untuk setiap program perlu dicatat secara terpisah.

Manajemen dan pengeluaran umum: Biaya manajemen dan umum adalah item yang tidak melekat pada satu program tertentu tetapi merupakan bagian yang diperlukan dari operasi organisasi. Misalnya, gaji direktur eksekutif dan pejabat lainnya akan dianggap sebagai pengeluaran manajemen dan umum, seperti halnya staf akuntan yang mengelola pembukuan untuk semua program.

Biaya penggalangan dana: Meskipun mungkin tampak aneh untuk menempatkan penggalangan dana dalam kategori pengeluaran, organisasi nirlaba menghabiskan banyak uang untuk penggalangan dana. Ini termasuk biaya gaji untuk pengembangan dan penggalangan dana karyawan dan biaya pembuatan dan pengiriman surat banding tahunan, termasuk biaya pencetakan, kertas, dan perangko.

Dalam banyak kasus, pengeluaran fungsional mudah dikategorikan, tetapi jika tidak, Anda harus mengalokasikannya dengan tepat.

4 metode alokasi untuk pengeluaran fungsional

Meskipun Anda dapat mengalokasikan pengeluaran sesuai kebutuhan, metode alokasi berikut adalah yang paling sering digunakan oleh organisasi nirlaba. Cara termudah untuk mengalokasikan pengeluaran Anda adalah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi nirlaba atau dana, meskipun perangkat lunak akuntansi biasa juga dapat digunakan jika diperlukan.

1. Biaya langsung

Biaya yang paling mudah untuk dialokasikan adalah biaya yang hanya dapat dialokasikan untuk satu kategori. Misalnya, hibah yang diterima Sam memungkinkan dia membeli berbagai makanan kaleng dan makanan yang tidak mudah rusak untuk dapur makanan komunitasnya. Biaya ini dapat langsung dialokasikan ke program karena hibah dan biaya yang dihasilkan keduanya berhubungan langsung dengan biaya program pantry makanan masyarakat.

2. Waktu karyawan

Jika karyawan membagi waktu mereka antara beberapa program atau area organisasi, waktu mereka harus dilacak dan dialokasikan dengan benar. Misalnya, Ann menjalankan organisasi nirlaba pertanian bernama Back to the Land yang menawarkan beberapa program berbeda mulai dari pelatihan pertanian di lokasi hingga seminar perencanaan keuangan untuk pemilik pertanian dan peternakan.

Karena stafnya sangat kecil, karyawan tidak hanya menghabiskan jam program untuk melatih petani, tetapi mereka juga melakukan pekerjaan administrasi, dengan Ann sendiri sering membagi waktunya antara melatih petani dan menjalankan organisasi.

Saat ini, Ann menghabiskan 25% waktunya untuk pelatihan, membagi waktunya secara merata di antara kedua program. Dia juga menghabiskan 25% hibah menulis dan 50% menjalankan organisasi. Berdasarkan persentase tersebut, mari kita alokasikan gaji Ann, yaitu $4,000 per bulan.

Pernyataan Beban Fungsional
Kembali ke Tanah
Juli 2020

Pengeluaran Program A Program B G&A Penggalangan Dana Jumlah Gaji $500 $500 $1.000 $2.000 $4,000

Pernyataan parsial di atas menampilkan tiga kategori pengeluaran fungsional:Program, Umum dan Administratif (G&A), dan Penggalangan Dana, dengan item baris yang menampilkan dengan tepat bagaimana gaji Ann $4,000 untuk bulan Juli dialokasikan.

3. Jumlah karyawan

Untuk organisasi nirlaba yang sangat kecil, mungkin lebih mudah untuk mendasarkan biaya pada jumlah karyawan total. Metode ini menggunakan total gaji setiap karyawan, menggabungkannya menjadi satu total dan kemudian mengalokasikan total berdasarkan jumlah waktu yang dihabiskan di setiap area biaya fungsional.

Meskipun metode ini tidak bekerja untuk organisasi dengan banyak karyawan yang memiliki area tanggung jawab yang jelas, untuk organisasi nirlaba yang karyawannya bekerja di semua area pengeluaran fungsional, total gaji dapat dialokasikan di antara area tersebut.

Misalnya, Jason menjalankan Coats 4 Kidz, sebuah lembaga nonprofit yang mengumpulkan dan mendistribusikan mantel musim dingin kepada anak-anak dari keluarga berpenghasilan rendah. Dia hanya memiliki dua staf, dan mereka bertiga secara rutin bekerja di mana pun mereka dibutuhkan. Bersama-sama, ketiga karyawan menghabiskan 60% waktu mereka dalam program, diikuti oleh 25% dalam G&A dan 15% dalam penggalangan dana. Dengan total biaya gaji $6.000 di antara ketiganya, mari alokasikan biaya gaji mereka.

Laporan Beban Fungsional
Coats 4 Kidz
Oktober 2020

Pengeluaran Program G&A Penggalangan Dana Jumlah Gaji $3.600 $1.500 $900 $6.000

4. Kaki persegi

Metode alokasi kaki persegi mungkin yang paling detail. Metode kaki persegi dapat digunakan untuk mengalokasikan pengeluaran berikut dengan benar:

• Utilitas
• Sewa
• Penyusutan gedung
• Asuransi

Jika lembaga nonprofit Anda bertempat di satu ruang besar tanpa kantor, metode ini tidak akan berhasil, tetapi untuk lembaga yang memiliki area tertentu di kantor, seperti area resepsionis atau ruang istirahat atau kantor terpisah untuk staf, Anda dapat mengalokasikan biaya di atas berdasarkan luas persegi.

Kembali ke Coats 4 Kidz, misalkan organisasi nirlaba saat ini bertempat di ruang kantor seluas 1.000 kaki persegi. Dua puluh lima persen ruang digunakan secara merata oleh semua karyawan, sementara 30% ditempati oleh staf program, penggalangan dana menempati 25%, dan manajemen menempati 20%.

Pada bulan Oktober, Coats 4 Kidz memiliki pengeluaran sebagai berikut:

• Utilitas: $350
• Sewa: $1.500
• Penyusutan gedung: $400
• Asuransi: $375

Mari kita mulai dengan ruang bersama, yang menempati 25% dari kantor seluas 1.000 kaki persegi. Untuk menghitung biaya utilitas bulan Oktober, kita perlu melakukan dua perhitungan:

$350 x 25% =$87,50

Itu total alokasi ruang terbuka di kantor. Selanjutnya, kita perlu membagi jumlah itu dengan ketiga kategori biaya fungsional. Ini dapat dilakukan berdasarkan area yang digunakan oleh setiap kategori atau dengan jumlah orang di setiap departemen, mana yang lebih mudah.

$87,50 3 =$29,16

Itu berarti kita harus mengalokasikan tambahan $29,16 dalam biaya utilitas untuk masing-masing dari tiga kategori biaya fungsional.

Laporan Beban Fungsional
Coats 4 Kidz
Oktober 2020

Pengeluaran Program G&A Penggalangan Dana Jumlah Utilitas $134,16 $99,17 $116,67 $350 Sewa $575 $500 $425 $1.500 Penyusutan Bangunan $153,33 $133,33 $113,34 $400 Asuransi $143,75 $125 $106,25 $375

Jadi, jika kita menghitung biaya utilitas untuk program bulan Oktober, kita akan melakukan perhitungan berikut:

$350 x 30% =$105

Kami kemudian akan menambahkan tambahan $29,16 ke total itu untuk mendapatkan alokasi lengkap untuk bulan itu.

$105 + $29,16 =$134,16

Anda cukup mengikuti proses yang sama untuk mengalokasikan sisa pengeluaran.

Contoh laporan pengeluaran fungsional

Jika kami mengambil bagian gaji dari laporan pengeluaran fungsional di atas dan menggabungkannya dengan pengeluaran lainnya, Anda akan memiliki perhitungan pengeluaran yang lengkap untuk bulan Oktober.

Laporan Beban Fungsional
Lapisan 4 Kidz
Oktober 2020

Pengeluaran Program G&A Penggalangan Dana Jumlah Gaji $3,600.00 $1,500.00 $   900,00 $6.000,00 Total Gaji $3,600.00 $1,500.00 $   900,00 $6.000,00 Utilitas $   134,16 $     99,17 $   116.67 $   350,00 Sewa $   575,00 $   500,00 $   425,00 $1,500.00 Penyusutan Bangunan $   153,33 $   133,33 $   113.34 $   400.00 Asuransi $   143,75 $   125.00 $   106,25 $   375,00 Total Pengeluaran $4,606.24 $2,357.50 $1,661.26 $8.625,00

Anda hanya perlu menambahkan total pendapatan untuk bulan tersebut untuk mendapatkan laporan lengkap tentang pengeluaran fungsional.

Laporan biaya fungsional adalah suatu keharusan bagi setiap lembaga nonprofit

Menurut Prinsip Akuntansi yang Diterima Secara Umum, atau pedoman GAAP, organisasi nirlaba diharuskan untuk mengkategorikan biaya fungsional dengan benar. Bagaimanapun, pemberi hibah ingin tahu bagaimana Anda membelanjakan dana hibah mereka, sementara masyarakat umum ingin diyakinkan bahwa donasi mereka digunakan secara bertanggung jawab.

Memahami laporan pengeluaran fungsional mungkin membutuhkan sedikit waktu, tetapi ini adalah bagian penting dalam mengelola organisasi nirlaba Anda dengan benar. Perangkat lunak akuntansi dana dapat membuat pengelolaan dan pengalokasian biaya menjadi proses yang lebih mudah, sementara berkonsultasi dengan CPA yang berspesialisasi dalam akuntansi nirlaba juga dapat membantu.