Panduan Pemula untuk Akuntansi Tanggung Jawab

Setiap bisnis dapat memperoleh manfaat dari penerapan sistem akuntansi pertanggungjawaban, bahkan restoran pizza kecil. Pelajari cara menggunakan praktik ini dalam bisnis kecil Anda untuk meningkatkan kinerja.

Ketika saya masih kecil, orang tua saya akan membelikan saya pakaian yang mungkin dua ukuran terlalu besar. Mereka akan berkata, “Kamu akan tumbuh menjadi itu.”

Pemilik bisnis perlu mengatur diri mereka sendiri untuk tumbuh. Bisnis perlu meningkatkan, atau menciptakan struktur yang mendorong pertumbuhan yang lancar. Akuntansi pertanggungjawaban hanyalah salah satu mekanisme untuk mempersiapkan pembangunan bisnis yang lebih besar.

Ikhtisar:Apa itu akuntansi pertanggungjawaban?

Akuntansi pertanggungjawaban menciptakan struktur yang mengikat karyawan dengan kinerja setiap fungsi bisnis.

Struktur tersebut memisahkan setiap fungsi atau departemen bisnis -- misalnya, penjualan, akuntansi, manajemen inventaris -- menjadi salah satu dari empat kategori, yang disebut pusat tanggung jawab, berdasarkan apakah ia memiliki kendali atas pendapatan bisnis, biaya, investasi, atau kombinasi dari semuanya.

Pusat tanggung jawab dibuat hingga setiap pendapatan dan pengeluaran pada laporan laba rugi Anda diserahkan kepada seorang karyawan.

Tujuan akhirnya adalah karyawan hanya diukur berdasarkan hasil yang dapat mereka kendalikan, dan setiap fungsi bisnis memiliki manajer yang dapat bertanggung jawab atas kinerjanya.

Anda juga membagi bisnis Anda menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, yang membantu menilai kesehatan bisnis Anda melalui analisis rasio. Mengkategorikan fungsi bisnis Anda membagi anggaran utama bisnis Anda dengan cara baru.

Meskipun akuntansi pertanggungjawaban paling sering digunakan dalam organisasi global dengan beberapa departemen, Anda dapat menyesuaikan struktur ini dengan bisnis kecil dengan beberapa karyawan. Kami akan menunjukkan caranya.

Manfaat akuntansi pertanggungjawaban

Bisnis yang menerapkan akuntansi pertanggungjawaban mengembangkan ekspektasi yang jelas bagi karyawannya, dapat memberikan wawasan baru tentang profitabilitas, dan mempersiapkan diri untuk pertumbuhan.

Bahkan jika Anda dapat menghitung karyawan Anda dengan 10 jari Anda sendiri, masih ada nilai dalam menggunakan akuntansi pertanggungjawaban. Dalam tim kecil, setiap karyawan memiliki peran penting dalam keberhasilan perusahaan Anda.

1. Ini menetapkan harapan yang jelas

Jika tidak ada yang lain, membawa sistem akuntansi pertanggungjawaban ke bisnis Anda menambahkan tingkat struktur ke perusahaan Anda dan menjernihkan harapan untuk setiap karyawan.

Untuk menerapkan pendekatan manajemen akuntansi pertanggungjawaban, pikirkan tentang peran setiap karyawan di perusahaan dengan membuat daftar tugasnya. Apakah karyawan memiliki kendali atas pendapatan, biaya, atau keduanya? Anda telah menerapkan akuntansi pertanggungjawaban dengan benar ketika Anda memiliki setidaknya satu orang yang bertanggung jawab untuk setiap akun pendapatan dan pengeluaran dalam bagan akun perusahaan.

Dengan mempertimbangkan tugas dan tingkat kendali mereka, Anda dapat membuat dan membagikan metrik yang akan Anda gunakan untuk mengevaluasi kinerja mereka secara berkala. Pemilik bisnis yang mengukur kinerja karyawan dengan skala standar mengelola berdasarkan tujuan, gaya manajemen umum yang kompatibel dengan akuntansi pertanggungjawaban.

Akuntansi pertanggungjawaban juga memungkinkan manajemen dengan pengecualian. Dalam pendekatan ini, pemilik bisnis memberikan perhatian khusus pada area bisnis yang berkinerja buruk atau berkinerja tinggi.

Dengan kata lain, pemilik bisnis harus tahu siapa yang harus dihubungi untuk mendapatkan penjelasan ketika perusahaan meleset dari proyeksi keuangannya.

2. Ini memberikan wawasan baru

Pusat tanggung jawab membuat Anda melihat bisnis Anda dengan cara baru. Anda pasti akan mempelajari sesuatu yang baru tentang profitabilitasnya. Dengan membuat silo buatan dalam bisnis Anda, Anda memperoleh informasi baru tentang kinerja aspek tertentu dari bisnis Anda.

Bisnis kecil Anda yang menjual sepatu mungkin tampak seperti satu bisnis. Tetapi Anda dapat membaginya menjadi beberapa bisnis, atau pusat laba, berdasarkan inventaris:

• Sepatu wanita
• Sepatu pria
• Sepatu resmi
• Sepatu santai

Jika hanya ada satu manajer yang bertanggung jawab atas barang-barang ini, Anda masih dapat mengambil manfaat dari menganggap bisnis Anda sebagai departemen yang terpisah. Anda dapat memaksimalkan profitabilitas dengan mengumpulkan jenis inventaris yang menghasilkan paling banyak.

Buka potensi alat analisis canggih perangkat lunak akuntansi Anda dengan membuat pusat tanggung jawab baru.

3. Ini adalah suatu keharusan untuk bisnis kecil dengan aspirasi besar

Organisasi besar memiliki terlalu banyak hal untuk C-suite untuk mengikuti setiap karyawan dengan cermat. Akuntansi pertanggungjawaban mengurangi waktu pengawasan eksekutif dan mengawasi strategi jangka panjang bisnis.

Bisnis yang berkembang mendapat manfaat dari menstandardisasi sebanyak mungkin operasi, termasuk evaluasi karyawan. Saat bisnis Anda menambah karyawan, menjadi semakin sulit untuk melacak kinerja setiap karyawan kecuali mereka memiliki standar.

Karena manajer ada di semua tingkat organisasi, pusat tanggung jawab datang dalam semua ukuran dan dapat bersarang di dalam satu sama lain. Akuntansi pertanggungjawaban menciptakan struktur yang diperlukan untuk penskalaan.

Jenis pusat tanggung jawab

Pusat tanggung jawab membantu manajemen tingkat atas dalam organisasi besar membuat serangkaian metrik untuk mengevaluasi manajer di berbagai area bisnis.

Ada empat jenis pusat pertanggungjawaban:pusat laba, pusat biaya, pusat pendapatan, dan pusat investasi. Pemilik usaha kecil mungkin kesulitan memutuskan bagaimana membagi bisnis mereka menjadi pusat tanggung jawab, tetapi ingat:Anda dapat memiliki pusat hanya dengan satu karyawan.

Mari kita terapkan sistem akuntansi pertanggungjawaban di Kimberly's Pizza Palace, yang mempekerjakan dua pizzaiolos (istilah untuk orang yang membuat pizza) dan dua kasir.

Tipe 1:Pusat laba

Pusat laba beroperasi sebagai bisnis mini di dalam perusahaan yang lebih besar. Manajer memiliki kendali atas biaya dan pendapatan.

Saat Anda masuk ke department store, Anda melihat beberapa pusat laba di bawah payung department store. Bagian pakaian wanita, sepatu pria, dan perabot rumah tangga adalah pusat laba dengan anggaran, pengeluaran, dan pendapatan bisnis mereka sendiri.

Jika Anda tidak dapat memutuskan apakah area tertentu dari bisnis Anda merupakan pusat laba, tanyakan apakah departemen tersebut dapat mengisi laporan laba ruginya sendiri.

Apakah departemen menghasilkan uang melalui penjualan produk dan jasa? Apakah manajer departemen membuat keputusan biaya dengan mempekerjakan karyawan, menawarkan diskon, atau memutuskan barang apa yang akan dijual? Jika jawaban untuk kedua pertanyaan tersebut adalah ya, Anda sedang melihat pusat laba.

Istana Pizza Kimberly tampaknya menjadi bisnis sederhana yang tidak dapat didefinisikan ulang menjadi pusat tanggung jawab. Tapi kita bisa membuat dua pusat laba terpisah dengan pizzaiolos.

Satu pembuat pizza dibayar lebih dari yang kedua karena dia memiliki lebih banyak pengalaman. Pizzaiolo kedua membuat lebih sedikit dan mengkhususkan diri dalam membuat pizza pecinta daging, yang merupakan pizza termahal di Kimberly's.

Anda dapat membuat laporan tanggung jawab untuk setiap pizzaiolo. Setiap laporan akan terlihat seperti laporan laba rugi yang membagi keuntungan bisnis menurut pizzaiolo.

Anda mungkin menemukan bahwa sebagian besar pendapatan Anda adalah berkat pizzaiolo kedua, karena dia membuat pizza pecinta daging yang kejam. Dari sana, Anda dapat memutuskan berapa jam setiap pizzaiolo bekerja dan berapa yang harus dibayar.

Jenis 2:Pusat pendapatan

Satu-satunya tugas pusat pendapatan adalah menghasilkan uang melalui penjualan produk dan layanan. Manajer tidak bertanggung jawab atas pengeluaran bisnis.

Contoh klasik dari pusat pendapatan adalah departemen penjualan sebuah perusahaan, di mana manajer mungkin dievaluasi hanya berdasarkan catatan penjualan departemen tersebut.

Tapi akuntan berpendapat apakah pusat pendapatan hanya ada dalam teori. Pusat pendapatan harus benar-benar peduli dengan penjualan. Namun, sulit untuk menyebut apa pun sebagai pusat pendapatan jika tidak ada bagian dari bisnis yang Anda tidak perlu mengeluarkan uang untuk mendapatkannya kembali.

Ada yang mengatakan kantor penyewaan gedung apartemen adalah pusat pendapatan, karena kantor itu ada hanya untuk menghasilkan pendapatan melalui penyewa yang membayar sewa. Tetapi tanggung jawab manajer leasing melampaui jumlah leasing yang ditandatangani. Kantor leasing mengeluarkan banyak biaya, termasuk gaji dan komisi untuk agen leasing.

Karena tidak mungkin manajer leasing tidak memiliki peran dalam beberapa bagian dari proses perekrutan, Anda tidak dapat memisahkan tanggung jawab penjualan manajer leasing dari biaya yang dia kelola.

Anda mungkin cenderung menganggap kasir Kimberly's Pizza Palace sebagai bagian dari pusat pendapatan, tetapi sebenarnya tidak.

Meskipun mereka penting untuk pengumpulan uang tunai bisnis, kasir tidak secara aktif menjual pizza. Evaluasi kinerja kasir tidak boleh dikaitkan dengan penjualan bisnis; sebaliknya, itu harus dikaitkan dengan kompetensi mereka dalam menghitung uang tunai, memberikan uang kembalian yang akurat, dan bergerak di sepanjang garis.

Tipe 3:Pusat biaya

Tidak ada yang memperdebatkan keberadaan pusat biaya. Mereka adalah bagian dari bisnis yang tidak mencari penghasilan. Sebaliknya, mereka mendukung operasi:Pikirkan departemen akuntansi, hukum, dan sumber daya manusia Anda. Meskipun tidak menghasilkan pendapatan, pusat biaya sangat penting untuk menjaga bisnis tetap berjalan.

Banyak bagian dari department store mewakili pusat biaya. Departemen layanan pelanggan tidak menghasilkan uang bisnis, tetapi itu diperlukan untuk membuat pembeli senang. Layanan menjahit gratis mendukung penjualan pakaian di beberapa departemen, tetapi Anda tidak dapat melacak pendapatan ke departemen menjahit.

Sebuah usaha kecil harus mempertimbangkan pembukuan, staf pemeliharaan, dan karyawan layanan pelanggan sebagai pusat biaya. Mereka penting untuk bisnis Anda, tetapi evaluasi kinerjanya seharusnya tidak ada hubungannya dengan penjualan bisnis.

Kasir di Kimberly's Pizza Palace dapat dianggap sebagai bagian dari pusat biaya. Mereka penting untuk bisnis, tetapi mereka tidak dapat mendorong pendapatan. Itu adalah harga untuk toko pizza.

Tipe 4:Pusat investasi

Pusat-pusat investasi memperhatikan pengaruh investasi terhadap pendapatan dan pengeluaran bisnis. Pusat investasi mengelola piutang, atau uang yang menjadi hutang bisnis dari penjualan barang dan jasa.

Investasi bisnis mencakup pembelian aset yang disimpan bisnis Anda selama lebih dari satu tahun, seperti mesin, mobil, gedung, dan tanah. Pembelian ini dapat memengaruhi bisnis Anda secara signifikan, dan mereka yang bertanggung jawab atas keputusan pembelian besar harus dievaluasi berdasarkan dampak aset pada laba bisnis.

Misalnya, Kimberly, pemilik Istana Pizza Kimberly, mungkin mempertimbangkan untuk membeli oven pizza baru yang memasak pizza dalam waktu yang lebih singkat. Oven saat ini beroperasi lebih lambat dan berisiko rusak dalam beberapa tahun ke depan.

Evaluasi diri Kimberly harus mencakup analisis efek oven baru terhadap bisnis. Penjualan mungkin meningkat setelah tersiar kabar bahwa waktu pengambilan telah berkurang; penjualan juga bisa tetap sama karena tidak ada yang peduli dengan waktu pengambilan yang lebih lama.

Menilai bisnis Anda dari sudut pandang baru

Yang terpenting untuk kesuksesan bisnis adalah organisasi akuntansi. Setelah Anda menguasai dasar-dasar pembukuan, pertimbangkan bagaimana Anda dapat meningkatkan struktur bisnis Anda dengan sistem akuntansi pertanggungjawaban.