Apa itu Entri Jurnal? Panduan Pemula

Entri jurnal digunakan untuk mencatat aktivitas keuangan bisnis Anda. Entri jurnal dicatat dalam buku besar pembantu jika Anda menyimpan pembukuan secara manual, atau dicatat langsung ke buku besar (G/L) jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Apapun cara mereka direkam, mereka adalah kebutuhan untuk bisnis apa pun.

Ikhtisar:Apa itu entri jurnal?

Sebagai pemilik usaha kecil, salah satu pekerjaan yang biasanya Anda lakukan adalah sebagai pembukuan atau akuntan. Bagian dari pekerjaan itu adalah mencatat entri jurnal.

Jika Anda terbiasa dengan istilah akuntansi, Anda tahu bahwa entri jurnal hanyalah catatan dari semua transaksi bisnis Anda. Mereka adalah langkah pertama dalam siklus akuntansi, dan mungkin yang paling penting, karena mewakili semua aktivitas keuangan yang akan memengaruhi bisnis Anda.

Penting untuk mengetahui cara membuat entri jurnal yang tepat, atau entri umum untuk bisnis Anda. Entri jurnal akuntansi selalu mengikuti metode akuntansi entri ganda, dengan setiap entri jurnal selalu memiliki entri debet dan entri kredit.

Entri jurnal selalu diberi tanggal dan harus menyertakan deskripsi transaksi. Akuntan dan pemegang buku biasanya menetapkan nomor unik untuk setiap entri jurnal saat dimasukkan secara manual, dan jika menggunakan perangkat lunak akuntansi, aplikasi Anda akan secara otomatis menetapkan nomor untuk setiap entri jurnal.

Cara menyiapkan entri jurnal untuk bisnis kecil Anda

Langkah pertama dalam menyiapkan entri jurnal untuk bisnis Anda adalah menentukan dengan tepat transaksi apa yang perlu dimasukkan.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, sebagian besar entri jurnal dibuat oleh perangkat lunak akuntansi Anda, jadi Anda hanya perlu memasukkan entri penyesuaian akhir bulan, seperti saat merekonsiliasi rekening bank Anda, atau saat memasukkan akrual untuk penggajian dan lainnya. pengeluaran.

Mari kita gunakan yang berikut ini sebagai contoh. Anda mengunjungi toko peralatan kantor lokal Anda dan membeli kertas dan pena untuk bisnis Anda. Total pembelian adalah $150,00. Inilah cara Anda mempersiapkan entri jurnal Anda.

Langkah 1:Identifikasi akun yang akan terpengaruh

Sebelum Anda dapat menulis dan memposting entri jurnal, Anda harus menentukan akun mana di buku besar Anda yang akan terpengaruh oleh entri jurnal Anda. Dalam contoh ini, akun perlengkapan kantor dan akun kas Anda adalah akun yang akan terpengaruh.

Kiat untuk mengidentifikasi akun yang tepat:

• Urutkan transaksi Anda terlebih dahulu: Jika Anda memiliki setoran bank, pengeluaran, dan entri penjualan yang harus dibuat, pengurutan berdasarkan jenis transaksi akan mempermudah pencatatan entri jurnal Anda.
• Gunakan akal sehat saat mengidentifikasi akun yang benar: Proses ini mungkin membingungkan pada awalnya, tetapi saat Anda memproses lebih banyak entri jurnal, Anda akan mulai memahami akun mana yang harus Anda gunakan untuk transaksi Anda.

Langkah 2:Tentukan jenis akun Anda

Jika Anda menghabiskan $150 di toko, Anda akan membuat pengeluaran untuk rekening perlengkapan kantor Anda sekaligus mengurangi jumlah uang tunai di rekening bank Anda. Anda harus menerapkan aturan akuntansi standar untuk setiap akun.

Untuk menambah akun pengeluaran, Anda perlu mendebit akun, dan untuk mengurangi akun kas Anda, yang merupakan aset, Anda perlu mengkredit akun.

Kiat untuk mengidentifikasi jenis akun:

• Ingat jenis akun Anda: Jenis akun termasuk akun Aset, Kewajiban, Beban, Pendapatan, dan Modal/Ekuitas Pemilik. Semua entri jurnal dalam akuntansi harus termasuk dalam salah satu kategori ini. Misalnya, akun perlengkapan kantor adalah beban, sedangkan akun kas adalah aset.
• Gunakan aturan akuntansi standar untuk menentukan akun mana yang didebit dan akun mana yang dikredit: Saat mencatat transaksi di atas dalam contoh perlengkapan kantor, Anda akan meningkatkan pengeluaran Anda karena Anda membeli perlengkapan kantor, yang merupakan akun pengeluaran, sementara mengurangi aset Anda karena Anda menggunakan akun kas Anda, yang merupakan aset, untuk membeli perlengkapan tersebut.

Langkah 3:Siapkan entri jurnal Anda

Anda telah mengidentifikasi akun yang akan terlibat dalam entri jurnal Anda, serta jenis akunnya. Sekarang Anda siap untuk mempersiapkan entri jurnal Anda.

Tips untuk menyiapkan entri jurnal:

• Masukkan tanggal yang benar: Langkah pertama adalah memberi tanggal pada entri jurnal Anda. Ini untuk memastikan bahwa itu diposting pada periode yang benar.
• Tuliskan nama dan nomor rekening: Saat menyiapkan entri jurnal, selalu sertakan nomor akun G/L serta nama akun.
• Masukkan jumlah debit dan kredit: Dengan menggunakan contoh di atas, Anda akan mendebit (menambah) akun perlengkapan kantor Anda, yang merupakan akun pengeluaran, dan mengkredit (mengurangi) akun kas Anda, yang merupakan akun aset.

Contoh entri jurnal

Di bawah ini adalah contoh entri jurnal yang diselesaikan berdasarkan transaksi keuangan di atas.

Tanggal # Akun Debit Kredit 15-01-2020 1 Perlengkapan Kantor (5001) $150 15-01-2020 1 Tunai (1001)(Perlengkapan kantor dibeli untuk bisnis) $150

Perhatikan bahwa tanggal dimasukkan untuk kedua baris. Ini adalah entri jurnal No. 1, nomor akun dicantumkan setelah nama akun, dan akun perlengkapan kantor telah didebit dan akun kas dikreditkan.

Perangkat lunak akuntansi terbaik untuk mendokumentasikan entri jurnal

Sejauh ini, cara terbaik untuk mengurangi jumlah entri jurnal yang perlu Anda lakukan sambil dengan mudah menyelesaikan yang diperlukan adalah dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi.

Saat Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, entri jurnal diselesaikan setiap kali Anda memproses utang usaha, menghitung biaya akuntansi, atau melakukan transaksi pembukuan dasar lainnya, sehingga Anda hanya mencatat item seperti entri penyesuaian akhir bulan.

Perangkat lunak akuntansi juga secara otomatis menghitung dan memposting entri penutupan, memastikan bahwa saldo awal sudah benar untuk tahun baru.

Berikut adalah tiga aplikasi akuntansi bisnis kecil yang memudahkan pembuatan dan pengeposan entri jurnal.

1. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro adalah aplikasi desktop yang juga menawarkan konektivitas jarak jauh. AccountEdge Pro sangat cocok untuk bisnis kecil dan sedang berkembang yang mencari aplikasi akuntansi yang dapat berkembang bersama mereka.

Sangat cocok untuk pengecer dan penjual online, AccountEdge Pro menawarkan integrasi dengan Shopify dan UPS Shipping.

AccountEdge Pro tidak menyertakan umpan bank, tetapi Anda dapat mengunduh laporan mutasi bank Anda untuk rekonsiliasi dalam aplikasi. Layar entri Akun di AccountEdge Pro memudahkan Anda untuk merekam entri jurnal, dengan opsi yang tersedia untuk membuat entri jurnal berulang, serta kemampuan untuk membalikkan entri jurnal bulan sebelumnya untuk hal-hal seperti akrual.

Kolom memo juga tersedia bagi Anda untuk memasukkan deskripsi entri jurnal.

AccountEdge menawarkan empat paket:Basic, Pro, Priority Zoom, dan Priority ERP, dengan harga mulai dari $149 per tahun.

2. Akuntansi Sage 50cloud

Sage 50cloud Accounting dianggap sebagai aplikasi hibrid, menawarkan penginstalan di lokasi serta akses jarak jauh ke aplikasi menggunakan Microsoft 365.

Sage 50cloud Accounting menawarkan paket yang cocok untuk kantor satu orang serta bisnis yang membutuhkan kemampuan multi-pengguna, dengan edisi Quantum yang mendukung hingga 40 pengguna.

Anda dapat dengan mudah membuat entri jurnal di Sage 50cloud Accounting dengan membuka layar Entri Jurnal Umum, tempat Anda dapat memasukkan detail transaksi Anda, termasuk kode transaksi unik dan deskripsi entri jurnal.

Anda juga dapat membalikkan transaksi dengan mengklik kotak Entri Jurnal Terbalik di bagian atas layar.

Sage 50cloud Accounting menawarkan tiga paket:Akuntansi, Akuntansi Premium, dan Akuntansi Quantum, dengan harga mulai dari $278,95 per tahun.

3. QuickBooks Online

Awalnya dirancang untuk bisnis yang sangat kecil, QuickBooks Online terus menambahkan fitur dan fungsionalitas, menjadikannya cocok untuk bisnis yang sedang berkembang juga.

Tersedia dalam empat paket, dengan paket wiraswasta juga tersedia, fitur sangat digerakkan oleh paket, dengan banyak fitur hanya ditemukan dalam paket yang lebih mahal.

QuickBooks Online menawarkan fitur seperti umpan bank otomatis, yang akan sangat mengurangi jumlah entri jurnal yang perlu dibuat.

Saat Anda perlu membuat entri jurnal, Anda dapat melakukannya dengan mudah, dengan QuickBooks Online secara otomatis menetapkan nomor referensi ke semua entri jurnal. Kolom deskripsi dan kolom memo tersedia untuk merinci untuk apa entri tersebut.

QuickBooks Online juga memungkinkan Anda menghapus entri jurnal yang diposting sebelumnya, tetapi untuk mempertahankan jejak audit, entri jurnal apa pun yang salah diposting harus dibalik, bukan dihapus.

QuickBooks Online menawarkan empat paket reguler:Simple Start, Essentials, Plus, dan Advanced, serta paket Wiraswasta yang tersedia untuk pekerja lepas, dengan harga mulai dari $10 per bulan untuk tiga bulan pertama.

Entri jurnal adalah bagian dari proses akuntansi keuangan

Jika Anda telah membuat pilihan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi, entri jurnal akuntansi keuangan menjadi langka, dengan entri jurnal biasa dibuat hanya untuk memasukkan akrual, penyesuaian akhir bulan, dan biaya penyusutan.

Pada gilirannya, aplikasi perangkat lunak akuntansi Anda menangani beban pekerjaan, membuat entri jurnal secara otomatis saat transaksi keuangan diproses, meningkatkan akurasi, dan mengurangi beban kerja Anda.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang aplikasi akuntansi bisnis kecil lainnya, pastikan untuk membaca ulasan perangkat lunak akuntansi bisnis kecil kami.