Apa itu Pemrosesan Faktur? Pengertian &Cara Pengolahan

Pemrosesan faktur melibatkan siklus lengkap penerimaan faktur pemasok, menyetujuinya, menetapkan tanggal pengiriman uang, membayar tagihan, dan kemudian mencatatnya di buku besar. Ini adalah aspek penting dalam menjalankan bisnis.

Ketika faktur vendor tidak dibayar tepat waktu, itu dapat mengganggu aliran layanan Anda yang masuk, persediaan dan bahan mentah serta merusak hubungan pemasok Anda. Satu atau dua pembayaran yang terlewat dapat dimaafkan, tetapi keterlambatan yang terus-menerus akan merugikan bisnis Anda.

Berkat kemajuan teknologi, alasan seperti "cek ada di pos" jangan dipotong lagi dalam hal pemrosesan faktur. Pemasok Anda tahu bahwa sebagian besar perusahaan menggunakan beberapa jenis sistem otomatis untuk menerima dan mencatat faktur mereka dan memasukkan tagihan tersebut ke jalur pembayaran.

Ketika pemasok Anda tidak menerima pembayaran tepat waktu, mereka akan mengambil tindakan untuk melindungi neraca mereka.

Apa itu pemrosesan faktur?

Pelacakan dan pembayaran faktur pemasok, pemrosesan faktur adalah serangkaian langkah yang terjadi sejak faktur pemasok diterima hingga dibayar dan dicatat dalam buku besar.

Apakah faktur diterima melalui surat, sebagai PDF yang dilampirkan ke email, atau sebagai e-faktur, informasi yang dikandungnya harus terlebih dahulu dipindai secara manual atau otomatis ke dalam sistem akuntansi Anda. Dari sana, faktur melewati persetujuan alur kerja dan pembayaran tertentu.

Takeaways Kunci

• Tanpa alur kerja pemrosesan faktur yang efisien, tagihan tidak akan dibayar tepat waktu.
• Periksa keakuratan semua faktur pemasok saat diterima untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang ditagih telah diterima.
• Rutekan faktur ke pemberi persetujuan yang sesuai sebelum menjadwalkannya untuk pembayaran.
• Jika ada perbedaan dalam jumlah yang dibebankan atau jumlah yang diterima, mengatasi mereka di awal proses sehingga tagihan tidak dibayar dengan benar.
• Setelah tagihan dibayar, itu harus dimasukkan ke dalam buku besar.

Alur Kerja Pemrosesan Faktur

Sangat penting untuk membuat alur kerja pemrosesan faktur yang efisien. Pada tingkat dasar, alur kerja ini meliputi:

Penerimaan faktur: Departemen akuntansi akan memverifikasi bahwa produk atau jasa telah diperoleh. Ini kemudian akan mencocokkan jumlah yang ditagih dengan jumlah pada pesanan pembelian (PO) asli. Jika ada perbedaan dalam jumlah yang dibebankan (dibandingkan dengan PO), masalah harus diselesaikan dengan pemasok sebelum faktur diarahkan untuk persetujuan.

Persetujuan Faktur: Jika informasinya benar, faktur kemudian diarahkan untuk persetujuan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Pembayaran Faktur :Setelah disetujui, faktur akan ditetapkan untuk pembayaran berdasarkan persyaratan yang dinegosiasikan dengan vendor. Dalam beberapa kasus, perusahaan dapat memilih untuk membayar faktur lebih awal untuk memanfaatkan diskon (mis., 1% Bersih 10, atau penghematan 1% jika Anda membayar tagihan dalam waktu 10 hari atau kurang).

Memiliki alur kerja pemrosesan faktur yang mapan dengan membuat departemen hutang dagang Anda lebih efisien karena mereka melacak apa yang terutang kepada pemasok, memastikan pembayaran disetujui dengan benar dan memproses pembayaran. Informasi yang akurat tentang hutang usaha sangat penting untuk menghasilkan neraca yang akurat.

Kapan invoice bisa diproses?

Faktur dapat diproses untuk pembayaran setelah semua langkah di atas selesai dan faktur telah disetujui dan masuk ke dalam sistem.

Bagaimana Anda memproses faktur untuk pembayaran?

Apa entri jurnal untuk pemrosesan faktur?

Setelah faktur vendor diterima, itu harus dimasukkan ke dalam sistem akuntansi perusahaan Anda. Dicatat di neraca sebagai kewajiban, jumlah yang ditagih menjadi hutang usaha (AP) dan biasanya dikompensasikan sebagai beban pada laporan laba rugi.

Cara Memasukkan Faktur Ke Sistem Hutang Usaha dalam 5 Langkah

Gunakan lima langkah mudah ini untuk memasukkan faktur ke dalam sistem hutang usaha:

1. Setelah faktur disetujui (menggunakan langkah-langkah yang diuraikan di atas), masukkan faktur sebagai kredit di akun hutang akun buku besar Anda.
2. Setelah masuk, item tersebut diklasifikasikan sebagai "faktur terbuka."
3. Masukkan tanggal pembayaran invoice berdasarkan ketentuan yang telah ditentukan (pertimbangkan untuk mengambil setiap peluang diskon yang telah disediakan).
4. Debit jumlah tersebut ke akun yang sesuai (mayoritas item AP dicatat sebagai beban pada laporan laba rugi, tetapi ada kasus di mana offset dapat dicatat ke aset dibayar di muka atau aset tetap).
5. Setelah faktur terbuka telah dibayar, itu dihapus dari utang usaha dengan debit dan kredit offset ke kas.

Otomatisasi Pemrosesan Faktur

Pemrosesan faktur manual memakan waktu, mahal, dan rawan kesalahan. Penelitian Tingkat, memperkirakan bahwa 50% perusahaan belum mengotomatiskan proses hutang mereka, sementara 24% memindai dan mengirim email faktur mereka dan 23% mengandalkan proses manual. Biaya yang terkait dengan proses manual ini sangat mahal:biayanya sekitar $10 untuk memproses faktur secara manual, biaya itu turun 79% menjadi $2,07 per faktur saat perangkat lunak otomatisasi pemrosesan faktur diimplementasikan.

Dengan mengotomatiskan proses manajemen faktur, tim akuntansi dapat:

1. Secara konsisten memproses faktur vendor lebih cepat dan lebih efisien.
2. Hindari kehilangan faktur dan kebutuhan untuk mencari atau kembali ke vendor untuk mendapatkan salinan dokumen tersebut.
3. Hilangkan biaya keterlambatan yang dibebankan vendor saat tagihan tidak dibayar tepat waktu.
4. Manfaatkan diskon pembayaran awal yang ditawarkan banyak vendor sebagai ganti pembayaran tagihan dalam waktu 10-15 hari sejak diterimanya.
5. Hapus entri ulang data manual di berbagai sistem yang memakan waktu, tenaga kerja dan usaha.
6. Dukung hubungan pemasok yang baik di dunia di mana pelanggan berikutnya benar-benar hanya berjarak satu ketukan layar atau klik mouse.
7. Pertahankan rantai pasokan bergerak dengan memastikan vendor dibayar dan bahan/pasokan mengalir ke perusahaan Anda seperti yang diharapkan.
8. Fokus pada proyek yang lebih penting yang merupakan inti kesuksesan bisnis (dibandingkan tugas entri data yang berulang).

Perangkat Lunak Otomatisasi Pemrosesan Faktur

Perangkat lunak pemrosesan faktur otomatis memungkinkan perusahaan untuk mengambil pendekatan yang lebih “lepas tangan” dalam pengelolaan utang usaha. Ini juga membantu membebaskan tim akuntansi untuk fokus pada tugas yang lebih penting. Fungsionalitas perangkat lunak utama termasuk pengkodean standar, alur kerja persetujuan otomatis, dan dasbor yang menunjukkan vendor mana yang telah dibayar, faktur apa yang ditetapkan untuk pembayaran dan mana yang masih perlu disetujui.

Beberapa platform otomatisasi pemrosesan faktur terintegrasi langsung dengan platform ERP, yang membantu meningkatkan akurasi dan ketepatan waktu pembayaran. Dengan menyederhanakan proses hutang dagang, platform perangkat lunak ini membantu organisasi meningkatkan manajemen kas mereka dan mempercepat proses penutupan keuangan.