Daftar muatan

Sebagai contoh, sebuah perusahaan logistik bermaksud untuk mengangkut, melalui truk berat, bensin dari pabrik di Texas ke pompa bensin di Arizona. Perwakilan pabrik dan pengemudi menandatangani bill of lading setelah memuat gas ke truk. Setelah pengangkut mengirimkan bahan bakar ke pompa bensin di Arizona, sopir truk meminta petugas stasiun juga menandatangani dokumen.

Setiap bisnis perlu memiliki kontrol internal untuk mencegah pencurian. Salah satu komponen kunci dari pengendalian internal adalah pemisahan tugas, yang mencegah satu karyawan memiliki terlalu banyak kendali dalam bisnis. Tidak ada dua sistem pengendalian internal yang sama. Namun, sebagian besar mengikuti seperangkat standar filosofi inti yang telah menjadi praktik manajemen standar. Penerapan pengendalian internal dapat membantu merampingkan operasi dan mencegah penipuan. Bill of lading adalah salah satu dari beberapa dokumen penting yang harus dikelola dan ditinjau dengan baik untuk mencegah pencurian aset.

Contoh Bill of Lading

Menganggap, Misalnya, XYZ Fine Dining menerima pengiriman daging dan ikan segar lima kali seminggu. Manajer restoran menentukan jenis dan jumlah daging dan ikan yang perlu dipesan oleh restoran. Mereka kemudian mengisi pesanan pembelian (PO), dan pemilik XYZ meninjau dan memberi inisial setiap PO sebelum dikirim melalui email ke penjual makanan. Penjual mengumpulkan daging dan ikan dan menandatangani bill of lading bersama dengan perwakilan dari pengangkut semalam.

Lanjut, pengangkut mengantarkan makanan ke restoran, dan manajer membandingkan informasi pada bill of lading dengan apa yang diminta pada PO. Jika informasinya cocok, PO dan bill of lading dikirim ke pemilik, yang meninjau dokumen dan menulis cek yang harus dibayarkan kepada penjual makanan.

Dalam contoh ini, pemilik tidak mengeluarkan cek kepada vendor tanpa meninjau pesanan pembelian dan bill of lading. Langkah ini memastikan XYZ hanya membayar untuk apa yang dipesan dan diterimanya. Jika kedua dokumen tidak cocok saat manajer restoran membandingkannya, pengelola akan bertanya kepada vendor tentang pengecualian tersebut. Karyawan ketiga merekonsiliasi laporan bank dan menyetorkan perusahaan. Semua langkah ini harus dilakukan untuk mencegah pencurian.

Mengapa Bill of Lading Penting?

Pentingnya bill of lading terletak pada kenyataan bahwa itu adalah dokumen yang mengikat secara hukum yang memberikan pengangkut dan pengirim semua detail yang diperlukan untuk memproses pengiriman secara akurat. Ini menyiratkan bahwa itu dapat digunakan dalam litigasi jika diperlukan dan bahwa semua pihak yang terlibat akan berusaha keras untuk memastikan keakuratan dokumen.

Pada dasarnya, bill of landing berfungsi sebagai bukti pengiriman yang tak terbantahkan. Lebih-lebih lagi, bill of lading memungkinkan pemisahan tugas yang merupakan bagian penting dari struktur pengendalian internal perusahaan untuk mencegah pencurian.

Apa Tujuan dari Bill of Lading?

Bill of lading memiliki tiga tujuan utama. Pertama, itu adalah dokumen kepemilikan barang yang dijelaskan dalam bill of lading. Kedua, itu adalah tanda terima untuk produk yang dikirim. Akhirnya, bill of lading mewakili syarat dan ketentuan yang disepakati untuk pengangkutan barang.

Apa yang Ada Dalam Bill of Lading?

Khas, bill of lading akan mencantumkan nama dan alamat pengirim (consigner) dan penerima (consignee), tanggal pengiriman, kuantitas, berat yang tepat, nilai, dan klasifikasi barang. Selain itu, deskripsi lengkap item termasuk apakah mereka diklasifikasikan sebagai berbahaya, jenis kemasan yang digunakan, instruksi khusus untuk pengangkut, dan nomor pelacakan pesanan khusus disertakan.