KPI Hutang Usaha (AP) Teratas untuk Dilacak

Sudah cukup mapan bahwa para pemimpin keuangan terus berusaha untuk menggunakan data secara lebih efektif, dengan keharusan untuk menghasilkan pelaporan yang lebih baik tentang indikator kinerja utama (KPI) dan mengidentifikasi area untuk mewujudkan penghematan biaya di seluruh bisnis. Tetapi banyak perburuan untuk pemborosan dan inefisiensi dimulai dalam fungsi akuntansi dan keuangan itu sendiri. Bidang utama pengoptimalan dalam hal ini adalah proses utang usaha dan orang-orang yang mengelolanya.

Memantau dengan cermat KPI seputar utang bisnis kepada pemasoknya, vendor dan kreditur membantu menghilangkan kesalahan, menurunkan biaya yang disebabkan oleh inefisiensi proses dan mengoptimalkan arus kas—yang merupakan banyak manfaat dari otomatisasi AP.

Apa itu KPI?

KPI adalah metrik bisnis yang terkait dengan sasaran kinerja. Melacak KPI membantu bisnis melihat apakah bisnis bergerak menuju tujuannya dan membuat keputusan bisnis yang tepat untuk mencapainya. KPI menyediakan kompas untuk memantau dan mengubah arah secara internal, tetapi mereka juga dapat digunakan untuk membantu membandingkan kinerja organisasi terhadap rekan-rekan di industrinya. KPI menyediakan cara untuk mengukur efisiensi, biaya atau hasil dari berbagai bagian proses bisnis.

Ada KPI yang relevan untuk bisnis di berbagai industri dan lainnya yang unik untuk industri tersebut. Contohnya, metrik manajemen persediaan seperti tingkat pengisian pesanan atau waktu siklus pesanan penting bagi perusahaan distribusi grosir. Tingkat churn pelanggan dan biaya akuisisi pelanggan adalah KPI penting bagi perusahaan perangkat lunak SaaS. Tetapi sebagian besar KPI keuangan relevan di seluruh industri, dengan KPI seputar proses utang usaha memberikan banyak petunjuk di mana efisiensi atau penghematan biaya dapat dicapai.

Mengapa KPI AP Penting?

Hutang usaha adalah kewajiban jangka pendek perusahaan—uang tunai yang terutang kepada pemasok, vendor dan kreditur yang akan jatuh tempo dalam waktu kurang dari satu tahun. Orang-orang yang mengelola proses itu membentuk departemen hutang.

AP KPI menyediakan cara untuk mengukur proses AP itu sendiri serta produktivitas dan efisiensi orang-orang yang mengelolanya. Memastikan pemasok senang sambil menyeimbangkan manfaat kredit untuk arus kas adalah pekerjaan yang sangat penting. Jika pemasok tersebut, vendor dan kreditur tidak dibayar pada waktu yang mereka harapkan, perusahaan tidak bisa mendapatkan barang atau jasa apa pun yang dibutuhkan untuk melakukan bisnis. Dan jika perusahaan tidak memiliki cukup uang tunai dari bulan ke bulan, ia tidak dapat menjalankan bisnisnya apalagi membuat rencana untuk berkembang.

Mengapa Departemen AP Anda Membutuhkan KPI/Tujuan?

Karena departemen hutang berada di persimpangan banyak fungsi bisnis, kesalahan dan inefisiensi dalam proses itu memiliki efek riak di seluruh proses penghubung. AP KPI memberikan sinyal bahwa bisnis perlu melihat lebih dalam ke dalam proses untuk menemukan jawaban. Tingkat hutang hari yang tinggi dapat menjadi hasil dari penundaan pembayaran kepada pemasok karena tidak cukup uang masuk untuk membayar mereka — masalah yang jelas dengan pendapatan yang perlu dilihat lebih jauh oleh bisnis.

Memproses faktur dalam jumlah besar dibandingkan dengan yang lain di ruang tersebut dapat menunjukkan bahwa bisnis tersebut bekerja dengan terlalu banyak pemasok dan kehilangan diskon dan penghematan biaya dari konsolidasi bisnis. Banyaknya kesalahan pembayaran atau pembayaran duplikat dapat menandakan praktik penipuan AP—dilakukan dengan membayar perusahaan cangkang atau membayar vendor yang tidak lagi berbisnis dengan perusahaan.

12 KPI AP Teratas yang Harus Anda Lacak

AP KPI membantu bisnis bergerak menuju kinerja yang lebih baik karena dapat digunakan untuk mencapai target internal dan benchmark terhadap orang lain di industri.

1. Hari hutang yang belum dibayar (DPO). Ini adalah jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan perusahaan untuk membayar kembali hutangnya. Jumlah ini harus mencapai keseimbangan antara membayar vendor dan memastikan mereka puas dan memastikan ada cukup uang dalam bisnis. Jika terlalu tinggi, itu indikasi bahwa bisnis terlambat membayar pemasok, yang dapat memiliki sejumlah efek—pada syarat pembayaran yang lebih mahal, dan peringkat kredit yang lebih rendah. Jika tingkat ini terlalu rendah, itu bisa berarti bisnis tidak memanfaatkan persyaratan kredit. Rasio membantu bisnis melihat seberapa baik mengelola arus kas.

   Untuk menghitung DPO:

   Hitung Rata-Rata Hutang Usaha

   Rata-rata Hutang Usaha =
   (Utang Usaha Awal – Hutang Akhir Periode) / 2

   DPO =
   (Utang Usaha Rata-Rata / Harga Pokok Penjualan) x Jumlah Hari dalam Periode Akuntansi

   Jika angka itu adalah 30, contohnya, itu berarti perusahaan membutuhkan rata-rata 30 hari untuk melunasi tagihannya.

2. Biaya untuk memproses setiap faktur. Ini adalah metrik produktivitas yang penting. Ini mencakup semua biaya untuk AP pemrosesan pembayaran—orang, biaya operasional dan biaya pemasok. Ambil total itu dan bagi dengan jumlah total faktur yang diproses untuk mendapatkan biaya rata-rata per faktur. APQC mengatakan para pemain terbaik menghabiskan $2,07 per faktur. Orang yang berkinerja rendah menghabiskan lebih dari $10 per faktur.

3. Metode pembayaran teratas. Memindahkan pemasok ke metode pembayaran elektronik dapat menuai banyak manfaat, tetapi banyak bisnis masih mengandalkan cek. Survei Pymnts.com baru-baru ini menemukan bahwa cek masih merupakan metode paling populer yang digunakan untuk membayar pemasok—meskipun departemen AP menempatkan mereka sebagai metode pembayaran favorit ketujuh (ACH peringkat pertama). Mereka yang disurvei menilai cek sebagai metode pembayaran "paling tidak cepat".

4. Kesalahan pembayaran. Kesalahan pembayaran dapat merusak hubungan vendor dan memengaruhi persyaratan kredit. OpsDog mengatakan kesalahan pembayaran vendor adalah kesalahan umum. Lacak kesalahan pembayaran vendor dengan mengambil jumlah pembayaran keluar yang diproses oleh departemen AP yang mengandung kesalahan (seperti alamat yang salah, jumlah yang salah atau pembayaran duplikat) dibagi dengan jumlah total transaksi yang dilakukan selama periode waktu yang sama.

   Di antara kesalahan itu, KPI lain untuk membidik adalah tingkat pembayaran duplikat. Data dari perusahaan benchmarking APQC menunjukkan bahwa rata-rata, bahkan di organisasi yang berkinerja terbaik dalam hal pembayaran duplikat, 0,8% dari pengeluaran tahunan adalah duplikat atau salah. Orang-orang yang berkinerja rendah melaporkan lebih dari dua kali jumlah itu pada 2%.

   Persentase pembayaran tagihan rangkap dihitung dengan mengambil jumlah tagihan yang dibayar lebih dari satu kali selama periode waktu tertentu dan membaginya dengan jumlah tagihan yang dibayarkan selama periode waktu tersebut.

5. Faktur diproses per karyawan. Menghitung berapa banyak faktur yang diproses per karyawan penuh waktu per tahun adalah cara yang bagus untuk mengukur produktivitas. Metrik yang terkait erat adalah jumlah rata-rata faktur yang diproses per karyawan per hari. Hal ini dapat memberikan gambaran rinci tentang produktivitas dan memungkinkan bisnis untuk menggali alasan di balik penyimpangan KPI ini akan berbeda berdasarkan industri tempat perusahaan beroperasi.

6. Faktur elektronik sebagai persentase dari total faktur. Faktur elektronik bergantung pada format EDI atau XML atau formulir berbasis web. File EDI atau XML dikirim langsung dari sistem piutang pemasok ke sistem hutang perusahaan pembeli. Ini menghemat waktu karena tidak memerlukan pekerjaan manual di ujung departemen AP, menghemat uang yang terkait dengan pekerjaan itu dan lebih aman. Walmart dan Ford telah mengamanatkan agar semua pemasok mereka pindah ke EDI, tetapi mengkomunikasikan nilai kepada pemasok bisa menjadi tantangan terbesar.

7. Persentase diskon pemasok yang diambil. Mengambil keuntungan dari semua diskon vendor yang ditawarkan pada persyaratan pembayaran awal mungkin selalu masuk akal. Itu tergantung pada posisi kas perusahaan. Di samping itu, menangkap diskon pemasok dapat menghasilkan manfaat yang signifikan dalam penghematan tunai dan kredit bisnis. Data dari Institute of Finance and Management menunjukkan bahwa 80% pemasok bersedia menukarkan diskon untuk pembayaran lebih awal. KPI yang terkait erat, persentase faktur yang dibayarkan ke persyaratan memberikan ukuran apakah perusahaan memenuhi kewajiban pemasok.

8. Waktu rata-rata untuk menyetujui faktur. Mendapatkan persetujuan faktur dan pembayaran secara konsisten diperingkatkan sebagai tantangan utama bagi para profesional AP. Pymnts.com mengatakan butuh persetujuan dari dua hingga lima orang untuk memproses faktur dan 14,1 hari. Dan penelitian dari Ardent Partners membuktikan bahwa lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk persetujuan tidak selalu berarti pembayaran yang lebih akurat, dengan 1/10 pembayaran rata-rata diperebutkan oleh pemasok.

9. Beban hutang usaha sebagai persentase dari pendapatan. Sementara biaya yang terkait dengan AP adalah biaya operasional yang diperlukan, pemantauan pengeluaran sebagai persentase dari pendapatan memberikan informasi untuk membuat keputusan tentang pengurangan proses manual dan menambah atau mengurangi staf. OpsDog mengatakan ini dihitung dengan mengambil total biaya yang dikeluarkan oleh fungsi hutang dibagi dengan pendapatan selama suatu periode. Meskipun tidak memecahkan AP secara khusus, Laporan Akuntansi dan Keuangan Robert Half Benchmarking 2019 menempatkan beberapa angka di sekitar ukuran rata-rata fungsi keuangan di bisnis kecil dan menengah. Bisnis dengan pendapatan di bawah $25 juta mempekerjakan rata-rata tiga orang di fungsi keuangan. Antara $25-$99 juta mempekerjakan enam orang dan antara $100 juta hingga $499 juta mempekerjakan 13.

10. Faktur diproses per tahun. Jumlah faktur yang diproses setiap tahun ini diperlukan untuk menghitung banyak KPI lainnya—termasuk faktur yang diproses per FTE serta biaya per faktur. Ini merupakan indikasi yang baik apakah perusahaan harus melihat perangkat lunak untuk mengotomatisasi proses lebih lanjut. Tetapi jumlah ini juga harus dilihat dari berapa banyak pemasok yang bekerja sama dengan perusahaan.

    KPI dapat digunakan untuk membandingkan dengan rekan-rekan di industri dan memberikan indikasi yang baik kepada perusahaan apakah bekerja dengan terlalu banyak pemasok (atau tidak cukup), masing-masing menyajikan serangkaian risikonya sendiri. Bekerja dengan terlalu banyak pemasok mengurangi visibilitas ke dalam rantai pasokan. Di ujung lain, bekerja dengan dua pemasok sedikit dapat menghadirkan tantangan ketika ada gangguan pasokan.

11. Persentase faktur yang diproses langsung. Dengan melihat berapa banyak faktur yang dapat dicocokkan dengan PO segera dan dibayar tanpa intervensi manual, perusahaan dapat lebih menyempurnakan proses dan mengelola dengan pengecualian. Di perusahaan terbaik di kelasnya, satu studi mengatakan bahwa rata-rata 71% dari faktur dapat diproses langsung.

12. Waktu siklus faktur. Waktu siklus faktur atau invoice lead time adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan antara perusahaan menerima faktur dari pemasok dan saat pembayaran dicairkan. Sebuah studi Canon mengatakan organisasi rata-rata membutuhkan waktu 13,5 hari, sedangkan yang terbaik di kelasnya mengambil 3.3. Memperpendek siklus ini dapat meningkatkan hubungan dengan pemasok. Waktu siklus pembayaran yang diperpanjang dapat merusak hubungan pemasok dan menandakan masalah produktivitas dan kualitas kerja dalam fungsi AP.

Ukur KPI Hutang Anda

Untuk mempelajari dan membuat keputusan bisnis dari KPI, langkah pertama adalah mendapatkan data akurat yang dibutuhkan untuk melakukan perhitungan.

Mengotomatiskan bagian dari proses AP yang paling rawan kesalahan membuat pengumpulan data menjadi jauh lebih mudah. Salah satu area pertama yang ingin diotomatisasi oleh organisasi adalah proses faktur. Perangkat lunak akuntansi dapat mengekstrak data faktur dan secara otomatis mengisi bidang dalam sistem hutang usaha. Alur kerja yang dibangun dalam perangkat lunak memastikan orang yang tepat melihat pengeluaran, dapat memverifikasi keabsahannya dan menyetujuinya. Alur kerja itu dapat memastikan faktur dialihkan ke AP untuk mengirimkan pembayaran.

Mengurangi jumlah pekerjaan manual untuk memasukkan data faktur dan menyelesaikan proses persetujuan menghemat waktu dan meningkatkan akurasi, tetapi juga memastikan bahwa semua data di sekitar faktur berada di lokasi pusat. Metrik pada jumlah faktur yang diproses bulan itu, angka yang diperlukan untuk menghitung rata-rata hutang usaha dan berapa banyak faktur yang diproses tanpa memerlukan informasi manual dapat ditampilkan dengan mudah untuk melakukan lebih banyak perhitungan KPI dalam spreadsheet atau, idealnya, lihat dasbor yang menampilkan data KPI yang ditetapkan secara otomatis yang dihitung oleh sistem.

Bagaimana Otomasi AP Dapat Meningkatkan KPI Anda?

Mengotomatiskan proses AP dapat:

1. Potong biaya untuk memproses faktur dengan mengotomatiskan entri
2. Kurangi DPO dengan mempercepat persetujuan
3. Memungkinkan lebih sedikit karyawan untuk memproses lebih banyak faktur, menekan biaya AP seiring pertumbuhan bisnis
4. Aktifkan faktur untuk dibayar langsung tanpa intervensi manual untuk memungkinkan departemen hutang untuk mengelola dengan pengecualian
5. Otomatiskan pembayaran agar sesuai dengan ketentuan diskon pemasok untuk membangun hubungan yang kuat
6. Tingkatkan akurasi untuk mengurangi faktur yang disengketakan
7. Kurangi risiko penipuan dan pastikan kepatuhan terhadap peraturan dengan peran dan pemisahan tugas
8. Pindahkan pemasok ke metode pembayaran elektronik dan EDI untuk terus mendapatkan efisiensi

KPI membantu keuangan mengajukan pertanyaan yang tepat dan melihat dampak dari perbaikan proses. Contohnya, apakah peningkatan e-faktur menurunkan DPO? Dan apakah itu menghasilkan syarat pembayaran yang lebih menguntungkan dari pemasok—seperti diskon atau syarat pembayaran yang lebih lama sehingga bisnis dapat mempertahankan uang tunai? Melacak AP KPI tidak hanya mempercepat pemrosesan faktur—tetapi merupakan strategi utama untuk meningkatkan likuiditas perusahaan.