Kontrak Harga Tetap:Panduan Ahli Utama

Kontrak yang ditandatangani bisnis dengan pelanggannya dapat menjadi perbedaan antara menghasilkan atau kehilangan uang, karena ketentuan kontrak akan mengatur ruang lingkup proyek dan berapa banyak bisnis yang akan dibayar untuk menyelesaikannya. Sementara banyak kontrak dinegosiasikan secara individual dan dengan demikian unik, sebagian besar dapat dikelompokkan ke dalam beberapa kategori:kontrak harga tetap, kontrak biaya-plus dan variasinya.

Apa keuntungan dari kontrak harga tetap? Kontrak harga tetap menawarkan kepada pembeli dan penjual gagasan yang jelas tentang harga. Mereka juga cenderung cukup mudah untuk dikelola.

Apa itu Kontrak Harga Tetap?

Kontrak harga tetap, juga dikenal sebagai kontrak harga pasti atau kontrak lump-sum, adalah perjanjian di mana kedua pihak menyatakan barang atau jasa yang akan disediakan oleh satu pihak dan menetapkan harga yang akan dibayar pihak lain untuk mereka. Dalam beberapa hal, mereka mirip dengan harga barang di toko kelontong. Jumlah yang tertera pada sepotong roti adalah harga yang dibayar konsumen — dengan tambahan pajak dalam banyak kasus.

Kontrak harga tetap cenderung paling cocok ketika ruang lingkup proyek dapat ditentukan dengan jelas di muka, dan biaya bahan dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan kontrak dapat diperkirakan dengan kepastian yang wajar. Jumlah yang dibayarkan kepada penjual tidak akan bertambah, bahkan jika lebih banyak bahan atau waktu yang dibutuhkan dari perkiraan awal.

Apa contoh kontrak harga tetap? Versi sederhana dari kontrak harga tetap dapat terlihat seperti ini:

Proyek:Mengembangkan logo untuk Tree Lovers Orchard

Vendor:JDK Creative

Tanggal Jatuh Tempo:Dua minggu (Batas Waktu 1 Maret)

Harga:$2, 000

Melihat, kontrak tidak membahas langkah-langkah yang akan diambil JDK Creative untuk mengembangkan logo. Itu karena tidak peduli berapa banyak langkah yang diperlukan, harga tetap $2, 000.

Namun, mereka sering tidak sesederhana ini. Biasanya ada bagian lain seperti kewajiban, ketentuan pemutusan kontrak, pengiriman, syarat pembayaran dll. Misalnya, mereka mungkin termasuk hukuman untuk penghentian yang terlambat dan manfaat untuk penghentian lebih awal — perusahaan konstruksi sering menggunakan istilah seperti ini untuk membantu memastikan bahwa proyek selesai dalam ruang lingkup dan tepat waktu.

Keuntungan utama dari kontrak harga tetap adalah kepastian dalam hal akuntansi. Setelah kontrak ditandatangani, semua pihak memahami produk atau jasa yang akan disampaikan atau dilakukan dan jumlah uang yang akan ditukar tangan.

Pertimbangan lain saat membuat kontrak adalah syarat pembayaran. Tidak hanya dapat mempengaruhi arus kas bisnis Anda, tetapi ada juga masalah pajak dan kepatuhan lainnya yang perlu diingat. Sebagai contoh, jika perusahaan Anda mengikuti akuntansi berbasis akrual, pendapatan akan diakui saat diperoleh — atau saat bisnis Anda melakukan tindakan yang memberinya hak untuk memperoleh pendapatan. Ini berarti bahkan jika pembayaran ditangani sebelum proyek dimulai atau masuk dengan baik setelah selesai, pendapatan akan diakui pada periode pendapatan tersebut diperoleh. Jika Anda mengikuti akuntansi berbasis kas, ini tidak akan terjadi. Terlepas dari proses Anda, penting untuk disertakan dalam kontrak Anda saat pembayaran akan diberikan, dan kemudian rencanakan dengan tepat.

Kontrak Harga Tetap vs Kontrak Biaya-Plus

Kontrak biaya plus, kadang-kadang disebut sebagai kontrak penggantian biaya, berbeda dari kontrak harga tetap dalam beberapa cara yang signifikan. Di bawah kontrak biaya-plus, pembeli mengganti penjual untuk biaya aktual yang dikeluarkan, ditambah jumlah tambahan untuk mengelola proyek dan keuntungan — itulah "plus" dalam "biaya-plus."

Kontrak biaya-plus umumnya paling cocok ketika sulit untuk secara akurat memperkirakan ruang lingkup proyek di awal.

Biaya yang termasuk dalam kontrak biaya-plus biasanya mencakup tenaga kerja dan bahan yang langsung digunakan dalam proyek dan biaya tidak langsung seperti asuransi. Jika proyek membutuhkan lebih banyak bahan atau tenaga kerja dari yang diharapkan, harga akan meningkat sesuai. Kontrak biaya-plus menawarkan penjual beberapa jaminan keuntungan, bahkan ketika ruang lingkup proyek tidak diketahui di awal.

Jumlah tambahan untuk manajemen proyek dan keuntungan dapat dihitung sebagai biaya yang ditetapkan, per jam atau sebagai beberapa persentase dari biaya proyek. Agar kontrak biaya-plus berfungsi sebagaimana dimaksud, penjual membutuhkan sistem akuntansi proyek yang kuat yang dapat secara akurat melacak biaya langsung dan tidak langsung yang ditujukan untuk suatu proyek.

Dalam kontrak biaya-plus, pembeli mengambil lebih banyak risiko, karena biaya proyek akhir tidak ditetapkan di awal. Beberapa pembeli mungkin khawatir mereka pada dasarnya menyerahkan cek kosong kepada penjual.

Namun, pembeli bisa mendapatkan keuntungan di bawah kontrak biaya-plus. Untuk satu hal, mereka menawarkan tingkat transparansi, karena penjual biasanya harus menyerahkan catatan yang menunjukkan biaya yang mereka keluarkan untuk tenaga kerja, bahan dan barang lainnya. Dan karena penjual tahu biaya mereka akan ditanggung, mereka memiliki lebih sedikit insentif untuk mengambil jalan pintas.

Kontrak biaya-plus bisa lebih cepat diterapkan. Itu karena tidak terlalu penting bahwa semua elemen proyek ditentukan sebelumnya, sebagaimana bijaksana dengan kontrak harga tetap.

Lebih-lebih lagi, kontrak biaya-plus pada akhirnya dapat membebani pembeli lebih sedikit daripada kontrak harga tetap. Alasannya? Di bawah kontrak harga tetap, penjual biasanya mengenakan biaya lebih untuk menutupi risiko yang mereka asumsikan.

Untuk memberikan kepastian di bawah kontrak biaya-plus, para pihak dapat menyepakati bahwa total proyek akhir tidak dapat melebihi jumlah tertentu.

Apa perbedaan antara kontrak harga tetap dan kontrak biaya-plus? Dengan kontrak harga tetap, penjual mengambil risiko melaksanakan kontrak untuk harga yang ditetapkan, bahkan jika biaya mereka meningkat. Dengan kontrak biaya-plus, vendor membebankan biaya yang mereka keluarkan dan jumlah tambahan untuk menutupi pengelolaan proyek dan memungkinkan untuk mendapatkan keuntungan. Ini mengalihkan risiko bahwa proyek akan lebih mahal atau memakan waktu daripada yang diperkirakan semula dari penjual ke pembeli.

Jenis Kontrak Harga Tetap

Peraturan Akuisisi Federal Amerika Serikat (FAR) adalah badan hukum yang mengatur proses pengadaan Pemerintah Federal AS. Di antara jenis kontrak yang digunakan pemerintah adalah sebagai berikut:

• Kontrak harga tetap yang pasti: Penjual dalam kontrak ini harus mengirimkan produk atau layanan seperti yang ditunjukkan dalam kontrak dan pada harga yang ditetapkan. Perjanjian ini tidak mengizinkan ruang gerak apa pun. Jika penjual perlu menghabiskan lebih banyak waktu atau uang daripada yang mereka perkirakan, mereka akan menghasilkan lebih sedikit keuntungan dari yang diharapkan. Untuk menyediakan bantal bagi diri mereka sendiri, beberapa penjual membebankan harga yang lebih tinggi daripada yang mereka lakukan di bawah biaya-plus dan jenis kontrak serupa.

  Kontrak harga tetap yang pasti cenderung paling cocok untuk proyek langsung yang biayanya sudah diketahui sebelumnya. Salah satu contohnya adalah pengiriman 100 gasket dalam dua minggu.

• Kontrak insentif harga tetap: Dalam varian kontrak harga tetap ini, perusahaan yang menyediakan produk atau jasa dapat menerima pembayaran lebih jika melebihi persyaratan kontrak. Ini bisa ikut bermain jika, contohnya, kontraktor menyelesaikan proyek konstruksi lebih cepat dari jadwal.

  Sebaliknya, insentif bisa negatif. Itu adalah, penalti dapat dikenakan jika penjual gagal memenuhi kriteria yang ditetapkan dalam kontrak.

• Kontrak harga tetap dengan penyesuaian harga ekonomi: Kontrak harga tetap dengan penyesuaian harga ekonomi, atau FP-EPA, memungkinkan penyesuaian harga yang disepakati jika kriteria tertentu terpenuhi, seperti perubahan harga bahan dan tenaga kerja atau untuk memperhitungkan inflasi. Penyesuaian ini mengurangi risiko yang ditanggung penjual dalam kontrak harga tetap murni.

  Untuk meminimalkan risiko kesalahpahaman, semua pihak harus secara eksplisit mengidentifikasi kriteria di mana penyesuaian diperbolehkan. Sebagai contoh, beberapa FP-EPA menggunakan indeks yang tersedia untuk umum, seperti indeks harga bahan bakar, untuk memandu penyesuaian.

  Karena FP-EPA memungkinkan penyesuaian harga kontrak, mereka sering cocok untuk kontrak yang diperpanjang selama beberapa tahun.

• Kontrak biaya-plus-biaya tetap (CPFF): Pembeli mengganti penjual untuk biaya yang diperbolehkan pada tingkat yang telah ditentukan. Ini cenderung masuk akal ketika sulit untuk memperkirakan terlebih dahulu semua biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kontrak. Ini sering terjadi ketika sebuah proyek melibatkan teknologi atau penelitian baru.

  Agar kontrak CPFF berfungsi sebagaimana dimaksud, penjual membutuhkan sistem akuntansi proyek yang memungkinkan mereka melacak dan memisahkan materi, tenaga kerja dan biaya lain yang relevan dengan proyek.

• Kontrak harga plafon tetap dengan penetapan ulang harga: Kontrak harga pagu tetap dengan penetapan ulang harga mencakup harga pagu, yang merupakan jumlah maksimum yang akan dibayar perusahaan. Kontrak dengan penentuan ulang prospektif menetapkan harga tetap yang pasti pada periode awal kontrak, dan pada waktu yang ditentukan selama periode berikutnya terbuka untuk ditentukan kembali. Ini digunakan jika memungkinkan untuk menegosiasikan harga untuk periode awal kontrak, tapi tidak untuk tahap selanjutnya.

  Kontrak dengan penentuan kembali retrospektif memungkinkan penyesuaian harga setelah kontrak selesai. Mereka umumnya digunakan untuk kontrak penelitian dan pengembangan di mana sulit untuk menetapkan harga yang wajar di muka.

Kapan Kontrak Harga Tetap Harus Digunakan?

Tidak ada satu jenis kontrak yang tepat untuk setiap proyek, dan semua jenis memiliki pro dan kontra. Kontrak harga tetap cenderung bekerja paling baik ketika biaya proyek dapat ditentukan sebelumnya dengan percaya diri. Secara umum, proyek-proyek ini:

• Lebih sederhana, produk dan/atau jasa dalam jumlah terbatas.
• Sertakan kiriman yang terkenal dan mungkin berulang; contohnya adalah pengiriman sepuluh rim kertas komputer setiap minggu.
• Gunakan bahan dan tenaga kerja yang harganya cukup diketahui sebelumnya.
• Hanya memiliki ketidakpastian kinerja yang terbatas.

Untuk memastikan, beberapa pelanggan mungkin bersikeras pada jenis kontrak tertentu, pada dasarnya memaksa vendor untuk ikut atau kehilangan bisnis. Apapun jenis kontraknya, kedua belah pihak harus memahami semua nuansa sebelum menandatangani.

Kapan sebaiknya kontrak harga tetap digunakan? Kontrak harga tetap cenderung paling masuk akal ketika sebuah proyek relatif sederhana dan biaya penyelesaiannya dapat diperkirakan dengan pasti sebelumnya.

Keuntungan &Kerugian Kontrak Harga Tetap

• Keuntungan: Kontrak harga tetap memberikan kepastian, karena kedua belah pihak memiliki pemahaman yang kuat tentang harga dan produk atau layanan yang akan dikirimkan. Mereka cenderung lebih mudah dikelola, karena mereka membutuhkan lebih sedikit pelacakan tenaga kerja dan bahan lain daripada yang biasanya terjadi pada jenis kontrak lainnya, seperti biaya-plus.

  Tentu saja, perusahaan yang menjual produk atau layanan masih ingin melacak sumber daya yang dicurahkannya untuk proyek sehingga dapat menghitung untung atau ruginya. Faktanya, kontrak harga tetap memberikan insentif kepada penjual untuk mengelola biaya dan jadwal dengan cermat untuk meminimalkan risiko kehilangan uang dalam kesepakatan.

• Kekurangan: Sementara kontrak harga tetap bisa lebih sederhana untuk dikelola, mereka datang dengan risiko. Terutama, penjual mengambil risiko bahwa hambatan yang tidak terduga mungkin timbul, membutuhkan lebih banyak waktu dan/atau sumber daya daripada yang diperhitungkan dalam persyaratan yang disepakati. Penjual masih harus memenuhi persyaratan kontrak, bahkan ketika melakukannya memakan keuntungan yang dianggarkan. Karena ini, banyak penjual menetapkan harga yang lebih tinggi daripada yang mungkin mereka lakukan dengan kontrak biaya-plus.

Mengelola Proyek Harga Tetap

Langkah-langkah berikut dapat membantu penjual secara efektif mengelola kontrak harga tetap dan mengurangi risiko yang mereka tanggung:

1. Nilai apakah masuk akal untuk membuat kontrak harga tetap dengan klien. Bisakah Anda yakin dengan kemampuan Anda untuk memberikan sesuai dengan persyaratan? Seberapa besar kemungkinan proyek akan mengikuti rencana proyek? Jika proyek diatur secara adil — katakan, menyediakan layanan pembersihan seminggu sekali — risiko penyimpangan rendah. Proyek yang kurang terdefinisi, seperti meluncurkan merek makanan baru, secara inheren lebih berisiko.
2. Identifikasi semua tanggung jawab pembeli dan penjual, termasuk jangka waktu dan produk atau layanan yang akan dikirimkan.
3. Sejauh mungkin, mengidentifikasi semua langkah dan bahan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.
4. Memperkirakan, seakurat dan seakurat mungkin, biaya langkah-langkah dan bahan-bahan ini. Ini mencakup semua jenis tenaga kerja dan bahan yang dibutuhkan serta jumlah dan biaya masing-masing.
5. Perkirakan biaya tidak langsung, seperti waktu pengawasan manajemen.
6. Total semua perkiraan biaya.
7. Identifikasi kemungkinan gangguan. Ini dapat mencakup peningkatan biaya bahan yang tidak terduga atau penundaan di bagian penting.
8. Hitung jumlah yang akan Anda tambahkan ke kontrak untuk menutupi risiko ini. Hal ini biasanya memerlukan penyeimbangan risiko hambatan tak terduga dengan kebutuhan untuk memberikan harga yang kompetitif.
9. Garis besar proses untuk menangani perubahan.
10. Setelah proyek berjalan, memantau pekerjaan terhadap jadwal dan anggaran.
11. Jadwalkan pertemuan rutin dengan pelanggan untuk memastikan proyek memenuhi harapan.

Menangani Perubahan Lingkup Pekerjaan

Saat proyek berjalan, bukan hal yang aneh jika ruang lingkup atau arah berubah. Meskipun ini mungkin normal, itu juga dapat mengganggu jadwal dan anggaran yang telah disepakati dan mengurangi keuntungan yang direncanakan penjual.

Proses perintah perubahan membantu mengelola perubahan pada lingkup pekerjaan. Ini harus menjelaskan siapa yang dapat menandatangani perubahan. Umumnya, seharusnya seseorang di tingkat manajerial yang dapat mengidentifikasi dampak perubahan terhadap keseluruhan proyek.

Sebelum menyetujui perubahan, mengidentifikasi dampaknya terhadap jadwal dan anggaran. Bekerja dengan pembeli untuk menentukan bagaimana perubahan akan tercermin dalam anggaran dan jadwal.

Buat daftar perubahan itu sendiri dan dampaknya pada perintah perubahan dan minta semua pihak menandatangani perintah tersebut.

Catatan:Hindari menggunakan keuntungan dan/atau kontinjensi yang dibangun ke dalam persyaratan kontrak awal untuk mengakomodasi perubahan proyek. Jumlah ini dimaksudkan untuk menangani hambatan tak terduga yang mungkin timbul daripada perubahan pada proyek itu sendiri.

Mengelola Kontrak Harga Tetap Dengan Perangkat Lunak Akuntansi

Perangkat lunak akuntansi yang tepat dapat membantu bisnis apa pun melacak dan mengelola pekerjaan dan pengeluarannya dengan lebih baik pada kontrak harga tetap. Perangkat lunak akuntansi proyek membantu Anda dengan setiap langkah proses, dari mengelola pengeluaran hingga mengakui pendapatan dan penagihan otomatis. Dengan memahami biaya Anda dengan perangkat lunak akuntansi, Anda lebih mampu memperkirakan biaya dan menghasilkan penawaran untuk kontrak harga tetap. Selain itu, perangkat lunak memberi Anda wawasan dan pelaporan waktu nyata sehingga Anda dapat melihat proyeksi versus kinerja untuk setiap kontrak atau bisnis Anda secara keseluruhan.

Alat bermanfaat lainnya dengan perangkat lunak akuntansi proyek adalah apa yang kadang-kadang dikenal sebagai saluran pembaruan. Ini membantu Anda lebih memahami status perpanjangan, pendapatan apa yang dihasilkan, upsells dan kembali untuk kontrak Anda. Selain itu, tergantung pada struktur akuntansi Anda — akrual atau basis tunai — pengakuan pendapatan mungkin perlu diperhitungkan secara berbeda dan perangkat lunak akuntansi membantu Anda tetap patuh dan akurat.

Jenis kontrak yang paling cocok akan bervariasi untuk setiap proyek, tergantung pada ruang lingkup dan risikonya, sejauh mana biaya dapat diperkirakan secara meyakinkan di muka dan hubungan antara para pihak. Sementara penjual umumnya mengambil lebih banyak risiko dengan kontrak harga tetap, mereka juga dapat mengurangi risiko ini dengan menguraikan semua langkah dan bahan yang diperlukan dan termasuk jumlah kontinjensi. Apapun jenis kontrak yang mengatur sebuah proyek, semua pihak harus memiliki pegangan yang kuat pada persyaratan dan tanggung jawab.