Panduan Penting untuk Penipuan Hutang:Jenis,

Apa itu Penipuan Hutang?

Penipuan hutang usaha adalah jenis penipuan umum yang menargetkan departemen hutang perusahaan, yang bertanggung jawab untuk membayar pemasok dan vendor lainnya. Penipuan hutang dapat dilakukan secara internal oleh karyawan, eksternal oleh vendor, kedua pihak bekerja sama, atau, makin, oleh pihak luar yang ingin mendapatkan akses ke sistem hutang perusahaan.

Penipuan memukul setiap bisnis dengan keras. Organisasi tipikal kehilangan 5% dari pendapatannya karena penipuan setiap tahun, dengan kerugian rata-rata $125, 000, menurut Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat (ACFE). Penipuan biasanya tidak diketahui selama rata-rata 14 bulan, mengakibatkan kerugian rata-rata $8, 300 sebulan.

Bagaimana Penipuan Hutang Bekerja?

Di bawah Pohon Penipuan ACFE, penipuan utang usaha termasuk dalam "penyalahgunaan aset." Ini adalah bentuk penipuan pekerjaan yang paling umum.

Penipuan utang usaha melibatkan penipuan pembayaran, yang paling umum adalah skema penagihan, memeriksa gangguan dan skema penggantian biaya.

Seorang karyawan dapat menjalankan skema penagihan dengan membuat perusahaan cangkang dan kemudian mengirimkan faktur palsu. Ini bisa lebih mudah dilakukan jika faktur untuk barang-barang yang bukan barang fisik, seperti jasa konsultasi. Dalam skema gangguan cek, seorang karyawan mencuri dan memalsukan cek dari majikan mereka dan kemudian menyimpan uang itu untuk diri mereka sendiri. Pemasok dapat melakukan penipuan dengan secara sengaja menagih lebih atau menggandakan tagihan untuk layanan dan kemudian mengumpulkan dana tambahan ini.

Penipuan juga dapat terjadi sebagai akibat dari pelaku jahat yang ingin mendapatkan akses ke rekening bank perusahaan melalui skema phishing, di mana mereka sering meniru vendor utama dan mengirim faktur palsu yang, saat dibuka, memberi mereka akses ke sistem bisnis.

Lima Bendera Merah untuk Penipuan AP

Sebagian besar organisasi mengetahui tentang penipuan dari pelapor, menurut Studi Global ACFE 2020 tentang Penipuan dan Penyalahgunaan Pekerjaan. Audit internal dan tinjauan manajemen menempati peringkat kedua dan ketiga sebagai sumber deteksi yang paling umum. Tapi pengawasan proaktif, membangun kontrol TI dan rekonsiliasi akun dapat memotong waktu penipuan menjadi setengahnya, sesuai ACFE.

Beberapa tempat yang direkomendasikan ACFE untuk mencari tanda bahaya meliputi:

1. Faktur. Faktur yang mencantumkan alamat yang sama dengan alamat karyawan, hanya memiliki P.O. Nomor kotak yang terdaftar atau memiliki total genap adalah bendera merah. Juga mencari rincian kunci yang hilang pada faktur, seperti nomor NPWP atau nomor pesanan pembelian (PO).

2. File induk penjual. Pantau file master vendor untuk sejumlah besar pemasok yang tidak aktif atau duplikat. Perhatikan pemasok yang sama mendapatkan kontrak atau pemasok baru mendapatkan yang besar, kontrak tak terduga. Awasi faktur yang tidak cocok dengan alamat di file induk vendor.

3. Cek. Cek yang hilang dan tanda tangan yang terlihat tidak benar adalah kemungkinan tanda-tanda penipuan cek.

4. Keluhan eksternal. Keluhan dari pemasok tentang keterlambatan pembayaran atau non-pembayaran ketika catatan Anda menunjukkan bahwa Anda telah membayarnya dapat menandakan masalah.

5. Perilaku karyawan. Setidaknya satu bendera merah perilaku hadir dalam 85% kasus penipuan yang dipelajari. Bendera merah umum termasuk karyawan yang hidup di luar kemampuan mereka dan mengalami kesulitan keuangan, hubungan yang sangat dekat dengan vendor atau pelanggan dan keengganan untuk berbagi tugas.

Enam Jenis Penipuan AP yang Umum

1. Skema penagihan. Skema penagihan adalah jenis penipuan paling umum yang dilakukan oleh departemen akuntansi dalam studi ACFE tahun 2020. Skema penagihan dapat mengambil beberapa bentuk yang berbeda, termasuk:

   1. Menyiapkan perusahaan cangkang di mana karyawan dapat membuat faktur palsu dan memotong cek. Faktur palsu untuk perusahaan jasa adalah yang paling umum karena tidak ada persediaan fisik yang harus diperhitungkan.
   2. Skema lintas, di mana seorang karyawan yang menyetujui faktur dan mengesahkan pembayaran mendirikan perusahaan cangkang yang memesan barang-barang yang diperoleh perusahaan secara sah dari pemasok lain. Barang-barang ini kemudian ditandai dan dijual ke bisnis melalui perusahaan cangkang, dan karyawan menyimpan keuntungan.
   3. Membuat faktur dari pemasok yang tidak aktif dalam file induk vendor dan menulis cek ke vendor yang tidak lagi berbisnis dengan perusahaan.

2. Periksa penipuan. Dalam Survei Penipuan dan Kontrol Pembayaran 2020 AFP, skema pembayaran cek adalah jenis penipuan yang paling sering terjadi. Karyawan yang melakukan penipuan cek memalsukan atau mencuri cek fisik dan menyetorkannya ke akun yang mereka kendalikan. Sering, mereka kemudian mengubah kode dalam sistem akuntansi untuk menyembunyikannya.

3. penipuan ACH. Karena semakin banyak organisasi beralih ke pembayaran ACH, ini adalah area yang harus diperhatikan. Aktor jahat semakin menargetkan ACH dalam serangan siber, di mana mereka mendapatkan akses ke sistem melalui akun email bisnis yang disusupi. Sering, pelaku jahat ini akan mengirimkan faktur yang sepertinya berasal dari pemasok, tetapi begitu seseorang mengeklik tautan atau membuka file, penyerang memperoleh akses ke sistem dan dapat mencuri informasi berharga. Penipuan ACH juga dapat terjadi ketika seorang karyawan membuka kartu kredit pribadi dengan informasi akun majikan mereka.

4. Laporan pengeluaran/penipuan penggantian biaya. Contoh paling umum dari jenis penipuan ini termasuk memalsukan tanda terima, pengeluaran duplikat oleh karyawan yang makan dan bepergian bersama untuk makanan yang sama, menyerahkan biaya transportasi dan hiburan yang tidak memenuhi syarat, mengklaim jumlah pengeluaran maksimum yang tidak memerlukan tanda terima atau melebih-lebihkan jarak tempuh.

5. Skema kickback. Dalam skema kickback, karyawan dan pemasok mereka bekerja sama untuk mendapatkan uang sampingan. Contohnya, pemasok menggembungkan faktur, petugas AP memotong cek, dan mereka membagi uang tambahan.

6. Konflik kepentingan. Skema kickback seringkali melahirkan konflik kepentingan, yang dapat terwujud jika seseorang dalam organisasi terkait dengan pemasok atau menerima hadiah yang signifikan dari pemasok. Konflik kepentingan dapat menjadi masalah ketika seseorang menggunakan peran profesional atau resmi mereka untuk keuntungan pribadi atau perusahaan.

Apa itu Hukum Benford?

Hukum Benford berkaitan dengan kemunculan yang diharapkan dari digit utama dalam kumpulan data. Di bawah undang-undang ini, angka 1 akan menjadi digit pertama dalam rangkaian angka yang terjadi secara alami 30,1% dari waktu, sedangkan angka 2 akan menjadi digit utama 17,6% dari waktu dan setiap angka setelahnya, dari 3 sampai 9, akan menjadi digit pertama dengan frekuensi menurun.

Pemeriksa penipuan menggunakan Hukum Benford untuk menentukan apakah kumpulan data, seperti sekelompok jumlah pembayaran, asli. Sebagai contoh, jika laporan pengeluaran karyawan mencantumkan 100 item baris yang distribusi digit pertamanya berbeda secara signifikan dari distribusi yang diuraikan dalam Hukum Benford, pemeriksa memiliki alasan untuk percaya bahwa karyawan tersebut memalsukan laporan pengeluaran mereka.

Menyelidiki Penipuan

Menangkap dan menyelidiki penipuan AP yang dilakukan oleh karyawan, vendor dan pihak luar dimulai dengan membuat jejak audit, pemisahan tugas dan integrasi dengan sistem pengadaan. Berikut adalah langkah-langkah dasarnya.

Cara Menemukan Penipuan di Departemen AP Anda

Pelapor—terutama di perusahaan kecil—paling sering mengingatkan bisnis akan potensi penipuan. Pastikan perusahaan Anda memiliki prosedur yang mendorong pelapor untuk maju dan melindungi mereka begitu mereka melakukannya. Laporan ACFE 2020 mengungkapkan bahwa pelapor semakin memilih untuk menyampaikan melalui email atau formulir web. Mereka juga cenderung melaporkan penipuan kepada atasan langsung, jadi sangat penting bagi para manajer untuk dilatih dan dididik tentang cara menangani keluhan.

Setelah pelapor, audit dan tinjauan rutin oleh manajemen adalah cara paling umum kedua dan ketiga bagi organisasi untuk menangkap penipuan. Praktik terbaik termasuk meninjau laporan bank dengan cermat, memantau pembayaran duplikat dan secara teratur memeriksa file induk vendor untuk menjaga terhadap faktur dari pemasok yang tidak aktif adalah tempat yang baik untuk memulai.

Apa yang Harus Dilakukan jika Anda Menemukan Penipuan AP

Dalam kasus yang diperiksa oleh ACFE di mana organisasi menetapkan seorang karyawan melakukan penipuan, 80% dari karyawan yang bertanggung jawab menerima beberapa bentuk hukuman internal. Karyawan lebih mungkin dipecat karena penipuan daripada manajer atau eksekutif. Meskipun 59% bisnis melaporkan kasus ini ke penegak hukum, jumlah yang lebih kecil mengakibatkan hukuman pidana atau penilaian perdata.

Tips Pencegahan dan Deteksi Penipuan AP

Sebagian besar organisasi tidak menutup kerugian mereka dari penipuan, membuatnya bahkan lebih penting untuk mencegah penipuan di tempat pertama.

Untuk mencegah penipuan hutang dagang:

1. Bersikaplah proaktif—lakukan audit rutin, pantau KPI dengan cermat, perhatikan bendera merah, dan selalu periksa laporan bank.
2. Siapkan garis tip dan cara lain bagi karyawan untuk melaporkan penipuan, dan menetapkan seperangkat pedoman untuk melindungi mereka begitu mereka melakukannya.
3. Melakukan pemeriksaan latar belakang pada semua karyawan. Periksa referensi mereka.
4. Menerapkan kode etik tertulis. Kode ini harus mudah dicerna dan selaras dengan budaya industri dan bisnis. Ini harus mencakup kebijakan yang menguraikan konflik kepentingan.
5. Letakkan kebijakan yang jelas untuk penggantian biaya. Menegakkan mereka di tingkat tertinggi organisasi.
6. Pisahkan tugas dan tentukan peran. Pada tingkat dasar, membagi pembukuan dan memeriksa otoritas penandatanganan. Jangan biarkan orang yang sama memotong cek, menandatangani cek dan merekonsiliasi rekening bank.
7. Mendidik karyawan tentang ancaman yang ditimbulkan oleh upaya phishing dan cara mengidentifikasinya.
8. Menerapkan kebijakan untuk memberikan verifikasi yang sesuai atas setiap perubahan pada faktur yang ada, informasi setoran bank dan informasi kontak.
9. Periksa dan perbarui file master vendor secara teratur untuk menjaga semua informasi vendor tetap terkini.
10. Mengotomatiskan proses AP untuk memastikan keamanan dan pemisahan tugas.

Otomatisasi AP dan Pencegahan Penipuan

Mengotomatiskan perlindungan proses AP terhadap penipuan dengan membuat jejak audit, pemisahan tugas dan integrasi dengan sistem pengadaan yang memastikan kesesuaian dan kepatuhan tiga arah dengan kebijakan pembelian. Apalagi, sistem otomatisasi AP dapat secara otomatis menandai outlier yang tampak curang dan mengubah data menjadi laporan yang memudahkan untuk melihat perubahan dalam pembelanjaan.

Sebagian besar solusi akuntansi dapat mengotomatiskan sebagian besar pekerjaan yang terkait dengan AP dan menawarkan perlindungan yang diuraikan di atas. Teknologi tidak hanya mempersulit untuk melakukan penipuan, tetapi juga meningkatkan kemungkinan seseorang menangkap upaya penipuan dengan cepat.