Apa itu Inventaris MRO? Panduan Ahli

Sebagian besar perusahaan perlu mempertahankan stok suku cadang, persediaan dan bahan lain yang membantu bisnis mereka tetap berjalan. Produsen membutuhkan komponen dan peralatan yang dapat mereka gunakan untuk memperbaiki mesin dengan cepat dan menjaga jalur produksi tetap beroperasi. Pengecer dan organisasi jasa membutuhkan barang-barang dasar seperti bola lampu, bahan pembersih dan perlengkapan kantor.

Secara kolektif, barang-barang ini dikenal sebagai pemeliharaan, perbaikan dan operasi (MRO) persediaan. Karena persediaan MRO dapat menjelaskan porsi yang signifikan dari keseluruhan pengeluaran pengadaan perusahaan, penting untuk menerapkan proses manajemen persediaan MRO yang efisien yang meminimalkan biaya sambil memastikan perusahaan memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhannya.

Apa Kepanjangan dari MRO?

MRO adalah singkatan dari pemeliharaan, perbaikan dan operasi. Ini mengacu pada semua aktivitas yang diperlukan untuk menjaga agar fasilitas dan proses produksi perusahaan berjalan dengan lancar. Sebagai contoh, MRO meliputi perawatan rutin dan perbaikan mesin produksi, serta kegiatan sehari-hari seperti membersihkan dan memperoleh perlengkapan kantor. Boston Consulting Group menunjukkan bahwa biaya MRO dapat mencapai 4,5% dari pendapatan di beberapa industri, sehingga mengurangi pengeluaran MRO dapat berdampak signifikan pada laba.

Apa itu Inventaris MRO?

Persediaan MRO terdiri dari bahan habis pakai, peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk pemeliharaan, kegiatan perbaikan dan operasi. MRO mencakup item yang digunakan dalam proses produksi tetapi — tidak seperti bahan mentah — tidak dimasukkan ke dalam produk jadi perusahaan. Suku cadang dan alat untuk memperbaiki peralatan manufaktur adalah barang inventaris MRO, seperti sarung tangan dan kacamata yang digunakan oleh pekerja pabrik. Persediaan MRO mempengaruhi produktivitas hampir setiap departemen, jadi sangat penting untuk menjaga persediaan MRO yang cukup untuk menjaga bisnis tetap berjalan dan juga tidak terlalu banyak menimbun.

Contoh Inventaris MRO

Persediaan MRO mencakup berbagai peralatan dan perlengkapan yang sangat luas. Contohnya meliputi:

• Pemeliharaan dan perbaikan persediaan untuk mesin produksi: Oli mesin dan pelumas lainnya, bola lampu, katup, bantalan, cairan pemotongan dan suku cadang, seperti motor dan roda gigi.

• Peralatan keselamatan: Masker, penyumbat telinga, topi keras, respirator dan pelindung wajah.

• Perlengkapan kebersihan: Semprotan desinfektan dan pembersih, cairan dan bubuk, pel, ember, sapu, kain lap dan lap debu serta sarung tangan sekali pakai.

• Peralatan Kantor: Komputer pribadi, printer dan toner, mebel, kertas, pena dan pensil.

• Perlengkapan laboratorium untuk pengujian atau penelitian: Gelas, jarum suntik, tabung reaksi dan timbangan.

Apa itu Manajemen Inventaris MRO?

Manajemen persediaan MRO memerlukan pembelian, menyimpan, menggunakan dan mengisi kembali semua produk yang termasuk dalam persediaan MRO. Seperti jenis manajemen persediaan lainnya, tujuannya adalah untuk melakukan setiap aktivitas ini seefisien dan seekonomis mungkin sehingga bisnis memiliki persediaan MRO yang tepat pada waktu yang tepat, dengan biaya yang tepat. Mengelola inventaris MRO bisa menjadi rumit dan memakan waktu karena perusahaan mungkin perlu membeli dan menyimpan ratusan atau bahkan ribuan item yang berbeda.

Mengapa Manajemen Inventaris MRO Penting?

Manajemen persediaan MRO memainkan peran penting dalam menjaga bisnis tetap berjalan. Sebagai contoh, jika komponen mesin pabrik yang vital gagal di tengah proses produksi, seluruh proses manufaktur dapat terhenti. Tanpa tersedia suku cadang, dampaknya dapat meningkat menjadi berjam-jam atau bahkan berhari-hari tanpa henti sementara karyawan mencoba mencari, memesan dan menunggu komponen tiba. Sebuah bisnis juga dapat kehilangan pendapatan dan membahayakan hubungan pelanggan jika downtime berarti tenggat waktu pengiriman yang dikontrak terlewatkan. Sangat mudah untuk melihat bagaimana tidak mengelola item MRO dengan benar dapat berdampak besar pada seluruh rantai pasokan Anda.

Di samping itu, menimbun persediaan MRO untuk menghindari kehabisan juga dapat menyebabkan masalah:Membeli dan menyimpan kelebihan persediaan mengikat modal yang seharusnya dapat digunakan untuk mendanai pertumbuhan bisnis. Beberapa item bahkan bisa menjadi usang jika disimpan terlalu lama.

Tantangan Manajemen Inventaris MRO

Perusahaan sering meremehkan pentingnya manajemen persediaan MRO, terlepas dari kerumitannya, biaya dan dampak pada operasi. Secara historis, beberapa perusahaan telah memperlakukan manajemen persediaan MRO sebagai renungan, kurang memperhatikan pengelolaan inventaris ini daripada jenis lain seperti bahan baku dan produk jadi. Manajemen persediaan MRO sering terfragmentasi, dengan departemen yang berbeda membeli dan melacak item MRO mereka sendiri, yang dapat membuatnya lebih sulit. Hal ini menyebabkan sejumlah tantangan, termasuk:

• Biaya akuisisi yang tinggi. Perusahaan membeli ribuan item MRO yang berbeda, banyak yang nilainya rendah. Tanpa efisien, proses pembelian terpusat, biaya untuk memperoleh item individual bisa lebih dari harga item itu sendiri. Satu studi memperkirakan bahwa setiap $1 juta pengeluaran MRO dapat menghasilkan 3, 500 siklus pesanan pembelian, masing-masing membutuhkan pesanan pembelian terpisah, faktur dan kuitansi. Tambahan, teknisi yang dibayar tinggi mungkin menghabiskan waktu mencari melalui katalog suku cadang dan melacak pengiriman alih-alih pada kegiatan pemeliharaan.

• Duplikasi dan pengeluaran maverick. Masing-masing departemen mengumpulkan cache persediaan identik mereka sendiri untuk memastikan mereka memiliki cukup untuk memenuhi kebutuhan mereka sendiri. Ini dapat terjadi bahkan ketika ada acara formal, proses pengadaan di seluruh perusahaan jika departemen merasa proses itu tidak memberi mereka persediaan yang tepat dengan cepat. Duplikasi usaha dan persediaan ini meningkatkan biaya perolehan dan penyimpanan secara keseluruhan.

• Melacak inventaris. Tanpa sistem manajemen persediaan terpusat, perusahaan mungkin kekurangan visibilitas ke dalam ketersediaan sebenarnya dari item tertentu. Satu departemen mungkin percaya bahwa suatu barang kehabisan stok ketika, nyatanya, departemen lain telah disesuaikan item untuk memenuhi kebutuhannya sendiri. Jika item yang dimaksud adalah kritis, seperti suku cadang untuk peralatan manufaktur, kelalaian ini dapat memiliki konsekuensi serius bagi bisnis.

• Visibilitas yang buruk terhadap permintaan. Tanpa kemampuan untuk memantau konsumsi keseluruhan persediaan MRO, perusahaan tidak dapat memperkirakan secara akurat, anggaran dan rencana untuk memenuhi permintaan.

Komponen Manajemen Inventaris MRO

Manajemen persediaan MRO memiliki beberapa komponen inti, meskipun cara komponen tersebut diimplementasikan dapat sangat bervariasi.

• Identifikasi item MRO. Identifikasi semua komponen dan persediaan yang dibutuhkan perusahaan untuk disimpan, serta spesifikasinya dan jumlah yang dimiliki saat ini. Beberapa item mungkin unik untuk proses atau kelompok produksi tertentu, sementara yang lain dapat digunakan oleh banyak kelompok di seluruh perusahaan. Menyimpan spesifikasi setiap item membantu kelompok menentukan apakah itu yang mereka butuhkan. Mampu dengan cepat mengidentifikasi item mana yang ada sangat penting jika terjadi masalah produksi.

• Mengatur inventaris. Cari tahu bagaimana mengatur inventaris MRO untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara efisien. Perusahaan sering memilih untuk menyimpan semua barang di gudang pusat atau gudang, tetapi dalam beberapa kasus, mungkin lebih masuk akal untuk menyimpan barang-barang di dekat kelompok yang membutuhkannya. Sangat penting untuk menerapkan sistem untuk mengatur item di setiap lokasi sehingga pekerja dapat menemukannya dengan cepat.

• Membuat proses pengadaan persediaan MRO. Proses pengadaan yang efektif memungkinkan perusahaan untuk membeli produk MRO dalam jumlah yang tepat dengan biaya yang efektif, memastikan itu selalu memiliki apa yang dibutuhkannya. Prosesnya meliputi mengidentifikasi item yang dibutuhkan, memilih pemasok, menghasilkan permintaan permintaan dan persetujuan dan melacak pesanan.

• Menetapkan pengendalian persediaan. Memonitor tingkat persediaan, meramalkan permintaan dan pengisian tepat waktu adalah bagian dari pengendalian persediaan.

Bagaimana Mengelola Inventaris MRO

Mengelola persediaan MRO melibatkan pembelian, kaus, mendistribusikan dan mengisi kembali persediaan dengan biaya praktis terendah. Tujuannya adalah untuk memastikan stok yang memadai tersedia sambil mempertimbangkan ruang penyimpanan dan anggaran. Berikut adalah empat langkah kunci untuk manajemen persediaan MRO yang efektif:

1. Tentukan proses MRO mana yang penting untuk kelangsungan bisnis. Perusahaan harus selalu memiliki persediaan item MRO yang mendukung proses kritis tersebut. Ini adalah hal-hal yang dibutuhkan bisnis untuk berfungsi setiap hari.

2. Lakukan audit. Ini akan menentukan apakah semua persediaan MRO yang dibutuhkan ada di tangan atau apakah ada persediaan usang atau tidak perlu yang dapat dihilangkan. Menindaklanjuti dengan penghitungan fisik secara teratur dapat membantu memastikan perusahaan mempertahankan penghitungan inventaris yang akurat dan memberikan visibilitas ke stok yang ada.

3. Pilih pemasok strategis. Pemilihan pemasok adalah aspek penting dalam mengelola inventaris MRO. Menyalurkan sebagian besar pembelian ke beberapa distributor strategis dapat menyederhanakan akuisisi dan mengurangi biaya administrasi. Tapi ada banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, termasuk kualitas produk, ketergantungan pemasok, kecepatan pengiriman dan biaya pengiriman.

4. Perkiraan permintaan. Periksa pola musiman penggunaan inventaris dan sesuaikan pembelian dengan tepat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memastikan bahwa ia membeli cukup untuk memenuhi permintaan sambil meminimalkan biaya penyimpanan dan risiko bahwa persediaan akan menjadi usang.

KPI MRO

Indikator kinerja utama (KPI) inventaris MRO membantu perusahaan melacak seberapa baik mereka mengelola inventaris MRO dan mengidentifikasi area untuk perbaikan. KPI yang umum digunakan berfokus pada biaya akuisisi, efisiensi dan kemampuan untuk memenuhi permintaan. Mereka termasuk:

• Pengeluaran MRO sebagai persentase dari total pengadaan: Lebih rendah lebih baik, selama perusahaan memelihara persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhannya. Persentase total pengeluaran yang diarahkan ke MRO bervariasi menurut industri; pengecer, industri manufaktur dan barang kemasan konsumen cenderung menyimpan lebih banyak persediaan MRO daripada sektor lain.

• Konsolidasi pemasok: Ini adalah persentase dari keseluruhan pengeluaran MRO yang diarahkan ke pemasok strategis terpilih perusahaan. Aturan praktisnya adalah mengarahkan 80% dari pengeluaran keseluruhan ke 15% pemasok.

• Persediaan hari di tangan: Persediaan yang menganggur itu mahal. Menjaga stok di bawah 30 hari adalah optimal untuk banyak industri.

• Persentase pesanan dengan pengiriman terburu-buru: Pesanan terburu-buru mahal dan karenanya harus menjadi pengecualian, bukan aturannya. Persentase pesanan yang tinggi yang mencakup pengiriman terburu-buru juga dapat menunjukkan masalah lain dengan proses manajemen inventaris, seperti peramalan permintaan yang tidak akurat.

• kehabisan stok: Stockout menunjukkan perusahaan gagal mengelola persediaan MRO sehingga selalu memiliki persediaan yang dibutuhkan. Metrik ini menghitung jumlah kehabisan stok dibandingkan dengan total item yang diambil dan harus kurang dari 1%.

4 Praktik Terbaik Manajemen Inventaris MRO

Mengikuti praktik terbaik untuk manajemen inventaris MRO dapat membantu menjaga pengeluaran sesuai anggaran sambil memastikan inventaris tersedia untuk memenuhi semua persyaratan dengan cepat. Diantara mereka:

1. Mendidik karyawan. Pastikan semua orang di seluruh perusahaan memahami proses pengadaan MRO dan cara menemukan inventaris yang mereka butuhkan. Memberikan kesempatan bagi staf pengadaan untuk bertemu dengan berbagai kelompok di dalam perusahaan dapat membantu. Hal ini dapat mengurangi pengeluaran maverick dan mengurangi biaya.

2. Temukan inventaris MRO secara terpusat. Ini memfasilitasi pelacakan dan membantu menghilangkan potensi duplikasi pembelian.

3. Pertimbangkan inventaris yang dikelola vendor. Beberapa pemasok akan mengelola inventaris Anda di lokasi, memantau tingkat inventaris dan secara otomatis mengisi ulang saat barang hampir habis. Ini membebaskan karyawan Anda untuk fokus pada tugas lain dan menyederhanakan proses pengadaan.

4. Gunakan perangkat lunak manajemen inventaris. Perangkat lunak memudahkan pelacakan inventaris, meramalkan permintaan dan memantau kinerja.

Kelola Inventaris MRO Dengan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris

Perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu perusahaan memastikan bahwa mereka memiliki inventaris yang cukup untuk memenuhi permintaan, sambil meminimalkan biaya dan upaya administratif. Perangkat lunak dapat memberikan wawasan waktu nyata ke tingkat stok dan inventaris dalam perjalanan. Ini mengotomatiskan pengisian, dengan mempertimbangkan faktor-faktor seperti tingkat persediaan minimum dan waktu tunggu. Selain itu, perangkat lunak manajemen inventaris melacak tren historis, membuatnya lebih mudah untuk menjadwalkan pesanan untuk menambah stok saat permintaan tinggi diantisipasi dan untuk mengurangi pesanan pada waktu tidak sibuk.

Hasil akhirnya adalah lebih sedikit waktu dan uang yang dihabiskan untuk melacak produk MRO dan membuat pesanan terburu-buru ketika Anda menyadari bahwa Anda kehilangan bagian atau alat penting yang akan memengaruhi operasi Anda. Investasi dalam sistem manajemen inventaris akan dengan cepat menunjukkan nilainya dengan membantu Anda menjalankan operasi yang lebih lancar.

Manajemen persediaan MRO yang efisien penting untuk hampir setiap bisnis. Inventaris MRO memungkinkan bisnis beroperasi secara efisien dan meminimalkan waktu henti yang mahal. Karena persediaan ini dapat menjelaskan sebagian besar pengeluaran perusahaan, juga penting untuk meminimalkan biaya perolehan dan penyimpanannya. Perangkat lunak dapat membantu bisnis melacak dengan lebih baik dan mengelola tingkat inventaris secara otomatis, memastikan perusahaan memiliki cukup untuk memenuhi kebutuhannya.

FAQ Inventaris MRO

Apa yang dimaksud dengan MRO dalam rantai pasokan?

Pemeliharaan, perbaikan dan operasi (MRO) mengacu pada berbagai kegiatan yang membuat perusahaan tetap berjalan dari hari ke hari. Perusahaan mengandalkan rantai pasokan mereka untuk menyediakan bahan, alat dan komponen yang mereka butuhkan untuk kegiatan MRO. Barang-barang yang disimpan setiap perusahaan untuk tujuan ini dikenal sebagai persediaan MRO.

Apa saja yang termasuk dalam MRO?

Persediaan MRO termasuk bahan habis pakai, alat dan suku cadang. Contohnya termasuk perlengkapan kebersihan, peralatan keselamatan, perlengkapan pemeliharaan dan perbaikan, teknologi, perlengkapan kantor dan peralatan laboratorium.

Mengapa MRO penting?

Tanpa persediaan MRO, produsen tidak akan dapat beroperasi. Perusahaan bergantung pada memiliki item yang beragam seperti suku cadang, perlengkapan kebersihan dan perlengkapan kantor tersedia sehingga aktivitas sehari-hari mereka dapat terus berlanjut tanpa gangguan.