Spreadsheets vs CRM:Bagaimana Alat CRM Membantu Tenaga Penjualan Anda Unggul

Spreadsheet. Suka atau tidak suka, mereka adalah andalan bisnis modern. Namun terlalu sering, semua orang dari UKM hingga entitas pemerintah menggunakan spreadsheet seperti database – sesuatu yang tidak dibuat untuk mereka lakukan .

Selain itu, ada beberapa kebenaran dari pepatah klise “jaringan Anda adalah kekayaan bersih Anda”. Mempertahankan hubungan dengan prospek dan komunitas bisnis Anda yang lebih luas adalah hal terpenting untuk bisnis kecil atau bisnis yang sedang berkembang.

Jadi, mengapa begitu banyak bisnis kecil mengandalkan spreadsheet untuk manajemen hubungan pelanggan? Basis data kontak Anda adalah sumber daya yang berharga, jadi membingungkan melihat begitu banyak organisasi memaksakan pasak persegi yaitu manajemen kontak ke dalam lubang bundar spreadsheet.

Mari kita jelajahi banyak sekali manfaat yang dimiliki platform SaaS CRM untuk tujuan tertentu dibandingkan dengan menggunakan spreadsheet dan bagaimana CRM benar-benar membantu tenaga penjualan tampil di puncak permainan mereka.

Efisiensi &Produktivitas

Tampilan Rapi dari Setiap Prospek

Ketika semua kontak Anda disimpan dalam "database" spreadsheet, Anda tidak punya pilihan selain melihat seluruh lembar kerja saat ini. Tidak ada cara untuk memilih dan fokus pada catatan tertentu, yang bisa sangat mengganggu ketika Anda' sedang melakukan panggilan penjualan bertekanan tinggi.

Namun, CRM menampilkan setiap catatan dalam tampilan individual yang rapi sehingga ketika Anda berbicara dengan setiap prospek, Anda dapat fokus pada mereka dan mereka saja.

Integrasi, Integrasi, Integrasi!

Ada lebih banyak hal dalam hubungan pelanggan daripada sekadar menyimpan data kontak statis. Anda perlu berinteraksi secara aktif dengan prospek Anda dan menjadwalkan tindak lanjut dan janji temu tepat waktu. Tetapi Anda tidak dapat benar-benar melakukannya dari spreadsheet. Jika Anda memang ingin menjadwalkan panggilan atau mengirim email kepada seseorang, Anda harus membuka email atau aplikasi kalender dan melakukan tindakan itu secara terpisah.

Ini mungkin tidak tampak banyak, tetapi beralih antara tugas dan jendela memiliki dampak besar pada produktivitas. Elemen manual yang ditambahkan juga berarti bahwa kesalahan yang tak terhindarkan akan terjadi sesekali, yang berpotensi mengakibatkan tindak lanjut yang salah jadwal, peluang yang terlupakan, dan prospek yang mengecewakan.

Jawabannya di sini adalah integrasi. Spreadsheet tidak benar-benar terintegrasi dengan apa pun, tetapi CRM dirancang untuk berfungsi dengan baik dengan alat produktivitas lainnya. Sebagian besar akan disinkronkan dengan alat kalender seperti Google atau Microsoft 365, sehingga jadwal tindak lanjut dan janji temu cenderung tidak lolos. Banyak yang membiarkan Anda mengirim email ke prospek langsung dari layar rekaman kontak itu. Beberapa CRM bahkan terintegrasi dengan perangkat lunak akuntansi dan fungsi panggilan untuk menciptakan ekosistem bisnis tersinkronisasi yang menyeluruh.

Kolaborasi, Delegasi, dan Strategi

Penjualan adalah tentang strategi. Saat Anda merumuskan rencana serangan strategis yang baru, tim penjualan Anda harus benar-benar terkoordinasi, sinkron, dan pada halaman yang sama – bekerja dalam langkah kunci. Anda juga perlu mengukur kemajuan dan keberhasilan strategi apa pun, memantau KPI penting sehingga Anda dapat melakukan koreksi jika diperlukan.

Saat menjalankan strategi pembedahan yang tepat, koordinasi dan akuntabilitas sangat penting. Namun pada spreadsheet, mudah untuk kehilangan jejak tentang siapa yang melakukan apa, kapan, dan mengapa. Dengan CRM, di sisi lain, tindakan setiap perwakilan terkait dengan login mereka, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat prospek mana yang ditugaskan ke anggota tim mana; siapa yang melakukan tindakan apa dan kapan; lihat riwayat modifikasi basis data; dan bahkan mendelegasikan tugas.

Manajemen Pipa

Memvisualisasikan Proses Penjualan dengan Lebih Baik

Tim penjualan Anda perlu memahami secara mendasar tahapan jalur penjualan Anda. Banyak dari kita membayangkan ini sebagai "corong" penjualan. Namun bila Anda memiliki sistem yang sepenuhnya tekstual seperti spreadsheet, Anda dapat dengan mudah melupakan perjalanan pembeli Anda, dan pada gilirannya, seberapa dekat setiap prospek untuk membeli.

CRM unggul (maafkan permainan kata) dalam memvisualisasikan alur penjualan. Widget dan laporan visual (seperti widget dasbor corong penjualan kami dan fungsionalitas papan Kanban yang akan datang) memungkinkan perwakilan penjualan Anda untuk melihat, sekilas, seberapa dekat prospek mereka dengan penjualan kapan saja. Ini dapat membantu mereka menemukan peluang yang hampir mendekati penutupan dan kemenangan cepat lainnya yang hanya tenggelam dalam spreadsheet.

Pendalaman, Penyimpanan Catatan Kronologis

Tidak banyak yang dapat Anda lakukan dengan spreadsheet selain fungsi "buku alamat" sederhana dan mungkin sedikit mengutak-atik angka. CRM di sisi lain, memungkinkan Anda menyimpan catatan kronologis yang mendalam dari semua interaksi Anda dengan setiap prospek.

Catatan prospek CRM rata-rata Anda berisi semua data kontak mereka; garis waktu email dan percakapan; informasi tentang tugas dan janji yang akan datang; file-file terlampir; peluang penjualan saat ini; kutipan sebelumnya dan riwayat pesanan; dan masih banyak lagi tergantung pada platform yang Anda gunakan. Coba lakukan semua itu di spreadsheet!

Dengan database kontak spreadsheet datar, Anda kehilangan seluk-beluk percakapan atau hubungan. Namun, ketika perwakilan penjualan Anda memiliki catatan sejarah tentang semua interaksi antara kedua belah pihak, mereka membuka pemahaman yang lebih kaya dan mendalam tentang hubungan tersebut, yang dapat membantu mereka memenangkan lebih banyak bisnis.

Sorotan tentang Peningkatan Pipeline

Alat CRM memberi Anda wawasan yang luas tentang jalur penjualan Anda yang akan sulit dicapai pada spreadsheet. Ketika Anda dapat melihat dengan tepat bagaimana prospek mengalir melalui jalur penjualan Anda, Anda dapat mulai melihat di mana peningkatan dapat dilakukan.

Apakah ada tahap tertentu di mana jumlah prospek yang tidak proporsional keluar? Atau tahap di mana prospek tampaknya menghabiskan banyak waktu? Apakah anggota tim Anda yang berbeda lebih baik dalam menangani berbagai tahap proses penjualan Anda atau jenis pelanggan yang berbeda? Menetapkan tren seperti ini dapat membantu Anda menilai saluran penjualan secara kritis dan menerapkan perubahan positif.

Pengelolaan Data

Entri Data &Pengeditan Massal:Menjadi Mudah

Entri data bisa menjadi tugas yang berat. Ini memakan waktu, monoton, dan mudah membuat kesalahan. Bergantung pada jenis spreadsheet yang Anda gunakan, sulit untuk mengotomatiskan entri data pada spreadsheet (meskipun bukan tidak mungkin dengan Google Spreadsheet dan Zapier).

Namun, banyak CRM, menampilkan fungsi entri data otomatis – dari fungsi pemindaian kartu nama hingga sinkronisasi buku alamat (meskipun beberapa CRM terkadang memerlukan alat seperti Zapier untuk mewujudkannya).

Pengeditan massal juga bisa merepotkan dengan spreadsheet. Isi flash sangat bagus tetapi alat "temukan dan ganti" agak tumpul – mudah membuat kesalahan dan mengedit file besar dapat membebani sumber daya perangkat. Fungsionalitas pengeditan massal cenderung lebih lancar di alat CRM cloud.

CRM Dibuat untuk Keamanan Data

Dengan GDPR Inggris sekarang dengan baik dan benar-benar berjalan lancar, bisnis perlu memperhatikan kerahasiaan dan keamanan teknis data yang mereka pegang.

Spreadsheet hanyalah file di drive atau server yang dapat dengan mudah diakses, dimodifikasi, dihapus, atau dicuri. Spreadsheet yang sederhana bisa benar-benar tersapu dalam satu serangan cyber atau kegagalan teknis. Jika seorang tenaga penjualan meninggalkan organisasi Anda, akan relatif mudah bagi mereka untuk membawa salinan seluruh spreadsheet prospek Anda ke perusahaan baru yang bersaing. Skenario ini dapat membuat Anda berpotensi bertanggung jawab atas kerusakan perlindungan data dan dengan data prospek Anda di tangan yang salah.

Di sisi lain, perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan memungkinkan berbagai tingkat hak istimewa untuk dibagikan dan akses pengguna dicabut jika diperlukan.

Selamat tinggal Kendala Kontrol Versi

Ketika Anda menyimpan semua data pelanggan Anda dalam satu file, menyimpan cadangan yang efektif dari file itu sangat penting. Namun, mengelola beberapa versi file penting seperti itu bisa membingungkan, terutama saat Anda berurusan dengan file fisik yang diedarkan alih-alih lembar awan.

Bagaimana Anda bisa yakin bahwa setiap orang memodifikasi versi file terbaru pada hari tertentu? Apa yang terjadi jika file tersebut terinfeksi atau sebagian diacak? Atau jika versi terbaru ada di mesin yang tiba-tiba mogok? Dan jika akun cloud dengan akses ke file tersebut disusupi?

Menggunakan CRM berbasis cloud menghindari masalah ini sepenuhnya.

Lebih Banyak Data =Bagus, Data Lambat =Buruk

Kita semua menginginkan lebih banyak prospek di database kita, tetapi karena spreadsheet semakin besar, mereka menjadi memakan waktu dan rumit untuk digunakan. File besar membutuhkan waktu lama untuk dimuat; memproses fungsi "temukan" sederhana dapat memakan waktu produktif yang berharga; dan menjalankan laporan pada banyak data dapat menyebabkan komputer Anda berhenti bekerja.

Tapi bukan hanya jumlah bit dan byte yang masuk ke file yang bisa menjadi masalah. Format spreadsheet yang berbeda juga memiliki batasan. Kecil kemungkinan Anda akan mencapai batas 5 juta sel Google Spreadsheet atau batas sel 32.767 karakter Excel, tetapi begitu database mulai menjadi cukup berat, mungkin sudah waktunya untuk mencari sistem penanganan data untuk tujuan tertentu.

CRM sangat skalabel, menangani 3.000.000 catatan prospek sama lancarnya dengan menangani 30. Banyak CRM cloud (dan banyak alat SaaS pada umumnya) cukup modular, dengan rentang harga yang berbeda dan fitur berbayar opsional, tumbuh bersama perusahaan Anda saat kebutuhan muncul.

Masih di pagar? Lihat panduan kami “ Apakah Saya Membutuhkan Sistem CRM? ”.

Pelaporan

Laporan Penjualan Tanpa Masalah

Jika Anda pernah harus mengekstrak data tertentu dari spreadsheet yang luas dan rumit, maka Anda memahami kesulitan menyulap VLOOKUPS dan tabel pivot. Namun, banyak CRM berisi alat pelaporan komprehensif yang dapat membandingkan dua bidang atau lebih yang Anda suka; sering kali tanpa harus menyentuh sepotong kode atau dengan susah payah mengacaukan formula.

Selain itu, saat menjalankan laporan pada data spreadsheet, satu langkah yang salah dapat secara permanen mengubah data dasar yang disimpan di dalamnya. Namun, alat pelaporan CRM memungkinkan Anda memotong dan memotong data dengan cepat untuk mengungkap tren dan korelasi yang tidak jelas – semuanya tanpa khawatir akan memengaruhi data yang mendasarinya.

Faktanya, Really Simple Systems menyediakan sejumlah laporan yang umum digunakan langsung, jadi Anda mungkin tidak perlu menyiapkan laporan sama sekali!

Perhatikan Kesuksesan Tim

Karena setiap tindakan pengguna CRM dicatat, mudah untuk melacak kinerja setiap perwakilan penjualan. Hal ini memungkinkan tinjauan kinerja yang terinformasi dengan baik, penetapan tujuan individu, dan memberikan akuntabilitas dan wawasan yang penting bagi seluruh tim. Sesuatu yang hampir mustahil di spreadsheet.

Putusan Akhir

Jelas bahwa CRM benar-benar membantu tenaga penjualan Anda melakukan yang terbaik. Alat CRM menghemat waktu, meningkatkan fokus, meningkatkan produktivitas, membantu dalam strategi penjualan, menjaga keamanan data Anda, dan memungkinkan pelaporan mendalam.