Cara Menangani Pemeriksaan NSF pada tahun 2022

Jika Anda menerima cek dari pelanggan, Anda berisiko menerima cek buruk, umumnya dikenal sebagai NSF memeriksa. Pelajari cara menangani pemeriksaan NSF dan cara Anda dapat mengurangi risiko menerimanya.

Saat menangani akuntansi untuk bisnis kecil Anda, adalah kepentingan terbaik Anda untuk memberi pelanggan Anda berbagai cara untuk membayar barang dan jasa yang Anda jual. Salah satu metode pembayaran yang umum digunakan oleh pelanggan adalah dengan menulis cek.

Meskipun pelanggan suka menulis cek karena mudah dan nyaman, banyak pemilik bisnis sedikit ragu untuk menerima cek karena kemungkinan cek dikembalikan. Namun, ada beberapa cara bagi pemilik bisnis untuk terus menerima cek dari pelanggan mereka sekaligus menjaga bisnis mereka agar tidak menerima cek yang salah.

Kami akan menjelaskan dengan tepat apa itu pemeriksaan NSF dan apa yang harus Anda lakukan jika Anda menerimanya dari pelanggan. Kami juga akan memberi Anda beberapa saran tentang cara melindungi bisnis Anda dari pemeriksaan NSF.

Ikhtisar:Apa itu pemeriksaan NSF?

Cek NSF, atau cek dana tidak mencukupi, adalah cek yang dikembalikan karena tidak membayar. Kadang-kadang disebut cek terpental atau cek buruk, sebagian besar cek NSF biasanya dikembalikan dalam beberapa hari setelah disetorkan. Biasanya, bank juga akan membebankan biaya pengembalian cek kepada bisnis Anda yang biasanya berkisar antara $10 hingga $35 atau bahkan lebih dalam beberapa kasus.

Cek NSF berdampak langsung pada saldo piutang usaha Anda serta saldo kas Anda, jadi Anda harus memastikan bahwa Anda mencatat cek NSF dan biaya cek dengan benar. Ini adalah proses yang mudah jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi tetapi akan memerlukan beberapa entri jika Anda merekam transaksi akuntansi secara manual.

Cara kerja biaya untuk pemeriksaan NSF

Jika Anda menyetorkan cek yang kemudian dikembalikan, bank Anda kemungkinan akan membebankan biaya NSF kepada Anda. Sebagian besar bank mengenakan biaya antara $25 hingga $35 untuk cek yang dikembalikan, meskipun biaya cek NSF dapat sangat bervariasi, tergantung di mana bank Anda. Bisnis Anda mungkin juga memiliki biaya pengembalian cek tambahan yang akan ditagihkan kepada pelanggan, bersama dengan saldo jumlah terutang dan biaya yang dibebankan oleh bank Anda.

5 tindakan yang dapat Anda lakukan setelah menerima pemeriksaan NSF

Jika bisnis Anda menerima cek sebagai bentuk pembayaran, kemungkinan akan ada hari ketika salah satu cek tersebut dikembalikan untuk dana yang tidak mencukupi. Meskipun respons awal Anda mungkin berupa kemarahan, ada langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang dapat Anda ambil untuk mengatasi situasi tersebut dan mendapatkan bayaran.

1. Hubungi pelanggan yang menulis cek NSF

Setiap kali Anda menerima cek NSF, Anda harus segera memberi tahu pelanggan Anda. Pemeriksaan NSF tidak selalu jahat. NSF bisa karena dana yang tidak mencukupi, tetapi juga bisa menjadi kesalahan bank, dengan pelanggan Anda sama kesalnya dengan Anda. Namun apa pun alasannya, faktanya cek NSF mereka membebani Anda baik pembayaran atas barang yang dibeli maupun biaya tambahan dari bank.

Ketika Anda benar-benar menghubungi pelanggan Anda, segera lakukan pengaturan pembayaran, beri mereka tanggal saat pembayaran jatuh tempo. Sebagian besar bank mencoba menyetorkan cek dua kali sebelum mengembalikannya ke deposan, jadi jangan setuju untuk mencoba dan menyetor ulang cek untuk kedua kalinya. Jika tidak lolos, Anda hanya akan dikenakan biaya lain.

2. Kirim tagihan baru yang sudah termasuk biaya bank

Setelah Anda menghubungi pelanggan, atau meninggalkan pesan, kirimkan tagihan baru kepada mereka yang mencakup biaya cek yang dikembalikan serta biaya apa pun yang mungkin Anda miliki untuk cek NSF.

Penggantian biaya NSF tidak tunduk pada ketentuan pembayaran reguler, jadi pastikan Anda menunjukkan bahwa jumlah penuh jatuh tempo pada saat diterima. Anda juga ingin meminta pembayaran dalam bentuk wesel atau cek kasir. Anda mungkin juga ingin mempertimbangkan apakah Anda ingin melarang mereka membayar dengan cek di masa mendatang.

3. Kirim surat permintaan

Jika Anda belum menerima pembayaran dalam waktu 10 hari, langkah Anda selanjutnya adalah mengirimkan surat permintaan. Pastikan untuk mengirim surat bersertifikat sehingga Anda memiliki catatan tanggal pengirimannya jika Anda perlu mengambil tindakan hukum terhadap pelanggan.

4. Serahkan ke agen penagihan

Jika Anda merasa telah menjelajahi semua opsi Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menyerahkan masalah tersebut ke agen penagihan. Karena agen penagihan mengambil sebagian dari jumlah yang dikumpulkan, menggunakan agen penagihan adalah pilihan yang lebih baik untuk cek NSF yang kurang dari $150 karena biaya pengadilan dapat membuat Anda lebih mahal daripada uang yang harus Anda bayar. Namun, untuk jumlah yang lebih besar, langkah selanjutnya adalah opsi yang lebih baik.

5. Memulai tindakan hukum

Pilihan terakhir Anda mungkin menuntut pelanggan Anda di pengadilan klaim kecil negara bagian Anda. Pastikan untuk mengetahui berapa batas klaim maksimum untuk negara bagian Anda sebelum mengajukan klaim. Jika Anda melanjutkan untuk mengajukan klaim di pengadilan klaim kecil negara bagian Anda, pastikan Anda memiliki salinan semua dokumen yang diperlukan, seperti tagihan asli, cek yang dikembalikan, dan korespondensi berikutnya yang Anda kirimkan kepada pelanggan Anda saat muncul di pengadilan.

Kiat untuk mengurangi risiko menerima pemeriksaan NSF

Cara terbaik untuk mengurangi risiko Anda menerima cek NSF adalah berhenti menerima cek. Jika itu bukan pilihan untuk bisnis Anda, ada hal lain yang dapat Anda lakukan untuk membantu mengurangi risiko menerima cek NSF.

1. Buat kebijakan penerimaan cek

Buat kebijakan penerimaan cek untuk bisnis Anda dan pastikan semua karyawan Anda mengikutinya. Kebijakan tersebut harus mencakup langkah-langkah apa yang perlu diambil saat menerima cek sebagai pembayaran serta potensi tanda bahaya yang harus diwaspadai.

2. Periksa cek dengan cermat

Luangkan beberapa menit ekstra untuk memeriksa cek yang Anda terima. Apakah ada nama dan alamat yang sudah dicetak sebelumnya di bagian atas cek? Apakah pada cek tersebut tertera nama lembaga keuangan yang sah? Apakah nomor perutean itu sah? Apakah cek itu terlihat palsu? Jika ada yang menonjol bagi Anda, hubungi lembaga keuangan yang tercantum pada cek dan verifikasi dana, atau tolak saja untuk menerima cek tersebut.

3. Periksa identifikasi

Meskipun ini bukan opsi jika Anda menerima cek melalui surat, jika Anda menerima cek secara langsung, pastikan untuk memeriksa identifikasi penyaji. Pastikan alamatnya cocok dan tulis nomor SIM mereka. Jika pelanggan menolak menunjukkan tanda pengenal, cukup tolak untuk menerima cek.

4. Gunakan layanan verifikasi cek

Jika Anda biasanya menerima banyak cek, mungkin sepadan dengan biaya untuk menggunakan layanan verifikasi cek. Layanan verifikasi cek memberi tahu Anda apakah akun valid dan apakah ada cukup dana di akun. Layanan verifikasi cek bisa mahal, jadi pastikan untuk memeriksanya dengan anggaran bisnis Anda.

Ada cara untuk melindungi bisnis Anda dari pemeriksaan NSF

Jika Anda benar-benar perlu menerima cek dari pelanggan Anda, pastikan untuk menerapkan beberapa perlindungan untuk melindungi bisnis Anda. Jika Anda ingin mengurangi jumlah pelanggan yang membayar dengan cek, pertimbangkan untuk menawarkan alternatif pemrosesan pembayaran lain seperti ACH dan pembayaran elektronik, yang mungkin membuat pelanggan Anda kurang tertarik untuk menulis cek.

Terakhir, jika Anda terus menerima cek dari pelanggan, pastikan Anda memiliki kebijakan penerimaan cek dan karyawan Anda selalu mengikuti kebijakan tersebut.