Panduan Pemula untuk Petty Cash:Mengelola dan Mencatatnya

Apakah Anda siap menyiapkan kas kecil untuk bisnis Anda? Kami akan memberi Anda praktik terbaik dan menunjukkan cara mudah untuk menyiapkan dan menggunakan kas kecil.

Mesin prangko Anda baru saja berhenti bekerja, dan Anda perlu mengirim salah satu karyawan Anda ke kantor pos dengan cepat untuk mendapatkan beberapa prangko. Satu-satunya masalah adalah dia tidak punya uang tunai dan kartu kreditnya sudah habis.

Di situlah kas kecil masuk. Kas kecil adalah uang yang Anda simpan dalam bisnis Anda untuk membayar pengeluaran kecil seperti perjalanan darurat ke kantor pos, minuman untuk pengunjung tak terduga, atau untuk mengganti uang resepsionis Anda untuk mengambil donat untuk staf rapat pagi ini.

Sebagian besar usaha kecil menyimpan antara $100 dan $200 dalam bentuk kas kecil untuk membayar ini dan pengeluaran tak terduga lainnya. Jika Anda siap untuk membuat rekening kas kecil untuk bisnis Anda, kami akan memandu Anda melalui prosesnya.

Ikhtisar:Apa itu kas kecil?

Kas kecil adalah uang yang dimiliki bisnis untuk membayar pembelian lain-lain. Sebagian besar pembelian yang dilakukan dengan kas kecil adalah pengeluaran tak terduga yang dapat muncul, seperti kopi pagi untuk rapat atau makan malam untuk karyawan yang bekerja lembur.

Salah satu alasan utama untuk memiliki kas kecil adalah untuk segera mengembalikan uang karyawan yang telah menghabiskan uang mereka sendiri untuk membeli barang-barang bisnis atau memberi tip kepada pengemudi layanan pengiriman yang membawakan makan siang kantor.

Kas kecil, seperti pengeluaran lainnya, perlu diperhitungkan dengan benar dalam perangkat lunak akuntansi atau sistem akuntansi manual Anda karena pengeluaran tersebut terkait dengan bisnis dan perlu dicatat dengan benar untuk memastikan keakuratan laporan keuangan.

Contoh kas kecil

Dalam perjalanan ke kantor, Jane menerima telepon dari bosnya yang memintanya untuk berhenti dan mengambil beberapa donat untuk pertemuan tak terduga pagi itu. Jane tidak memiliki kartu kredit dan hanya memiliki $25 untuk bertahan sampai dia dibayar.

Jane berhenti untuk mengambil dua kotak donat, meninggalkannya dengan $5 di dompetnya. Untungnya, kantornya memiliki dana kas kecil, yang langsung diganti oleh bosnya, jadi Jane tidak perlu menyerahkan laporan pengeluaran dan menunggu berminggu-minggu untuk mendapatkan kembaliannya.

Kas kecil biasanya digunakan untuk:

• Kopi dan minuman lainnya
• Camilan kantor seperti buah dan kue kering
• Bensin
• Perlengkapan kantor darurat
• Pengembalian uang karyawan

Cara menyiapkan dan menggunakan kas kecil dalam bisnis Anda

Jika Anda siap untuk menyiapkan dana kas kecil untuk kantor Anda tetapi tidak yakin harus mulai dari mana, ikuti langkah-langkah sederhana di bawah ini agar dana kas kecil Anda dapat segera beroperasi. Untuk memulai, siapkan tempat yang aman untuk menyimpan dana kas kecil Anda, seperti kotak kunci atau laci yang terkunci.

1. Tetapkan batas akun

Sebelum memulai dana kas kecil, Anda harus memutuskan berapa banyak dana yang Anda inginkan. Antara $100 dan $200 cukup umum, meskipun Anda bisa lebih rendah atau lebih tinggi, tergantung pada bisnis Anda.

Anda juga ingin memutuskan titik pengisian kembali, di mana pengeluaran Anda dicatat, dan cek baru ditulis untuk mengembalikan total kas kecil ke jumlah aslinya. Misalnya, jika dana kas kecil Anda adalah $100, Anda mungkin ingin mengganti dana tersebut ketika jumlahnya turun di bawah $15.

2. Tentukan siapa yang akan mengelola kas kecil

Jika Anda memiliki manajer kantor, mereka adalah pilihan yang paling mungkin untuk mengelola dana kas kecil. Jika Anda hanya memiliki sedikit karyawan, pengelolaan dana mungkin jatuh ke tangan Anda.

Apa pun yang Anda putuskan, penting bahwa hanya satu orang yang memiliki akses ke dana tersebut setiap saat, untuk menghindari penarikan dan/atau pencurian yang tidak terhitung. Setelah Anda menentukan siapa yang akan menangani kas kecil, Anda siap untuk menguangkan cek dan menyetorkan dana tersebut ke dalam kotak kunci kas kecil.

3. Buat log

Log kas kecil adalah salah satu komponen terpenting dalam mengelola kas kecil. Setiap transaksi yang masuk atau keluar dari kas kecil perlu dicatat pada log kas kecil. Penting juga bahwa setiap uang yang dikeluarkan dari dana kas kecil memiliki tanda terima.

Misalnya, agar Jane mendapatkan penggantian untuk donat yang dia beli untuk rapat, dia harus memberikan tanda terima. Tanda terima tersebut nantinya akan digunakan sebagai cadangan untuk mencatat transaksi kas kecil sebagai pengeluaran di buku besar Anda.

Tanggal Detail Uang Tunai Uang Keluar Saldo 3-8-2020 ongkos kirim $7.25 $92,75

Log kas kecil harus mencakup tanggal, rincian transaksi, uang tunai yang Anda masukkan ke kas kecil, jumlah yang didistribusikan, dan saldo berjalan. Setelah saldo berjalan Anda mencapai jumlah pengisian kembali, Anda siap untuk menulis cek untuk mengembalikan total kas kecil ke jumlah dana awal.

4. Rekonsiliasi dan catat pengeluaran kas kecil

Ketika dana kas kecil Anda mulai menipis, saatnya untuk mencatat pengeluaran dan mengembalikan dana tersebut. Untuk mendamaikan, Anda harus mencocokkan tanda terima dengan jumlah yang dicatat pada formulir kas kecil.

Uang tunai Anda yang tersedia harus selalu sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam catatan kas kecil Anda. Jika tidak, Anda harus memperhitungkan kelebihan dan kekurangan uang tunai. Setelah akun direkonsiliasi, Anda siap untuk mencatat pengeluaran Anda ke dalam buku besar Anda.

Tanggal Detail Uang Tunai Uang Keluar Saldo 1-8-2020 Kas Kecil $100.00 $100.00 3-8-2020 ongkos kirim $  7,25 $  92,75 9-9-2020 Donat untuk rapat $12,25 $  80,50 15-08-2020 Bensin $10,50 $  70,00 21-08-2020 Perlengkapan kantor $25.00 $  45,00 23-08-2020 ongkos kirim $18,25 $  26,75 25-08-2020 Kopi untuk rapat $11,25 $  15,50

Untuk mencatat transaksi kas kecil bulan Agustus, Anda perlu mencatat pengeluaran sebagai jurnal.

Tanggal Akun Debit Kredit 25-08-2020 ongkos kirim $27,50 Bensin 10,50 Perlengkapan Kantor 23.00 Makanan dan Minuman 23.50 Rekening Bank $84,50

5. Menilai kembali dana kas kecil secara berkala

Jika Anda mendapati diri Anda melalui kas kecil dengan cepat, Anda dapat meningkatkan jumlah kas kecil yang Anda simpan. Selain itu, luangkan beberapa menit untuk melihat untuk apa Anda membelanjakan uang kecil.

Misalnya, jika Anda selalu membeli kopi untuk kantor, mungkin ide yang baik untuk membeli kopi dari dana rutin Anda, daripada menghabiskan uang tunai untuk membeli kopi setiap hari Senin untuk rapat staf.

Petty cash dapat menjadi alat yang berguna jika dikelola dengan baik

Jika Anda memutuskan untuk menyiapkan dana kas kecil untuk usaha kecil Anda, ada beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikannya berjalan dengan lancar, seperti membuat kebijakan kas kecil yang menguraikan untuk apa kas kecil dapat digunakan serta untuk apa saja. jumlah pembelanjaan maksimum.

Misalnya, Anda tidak ingin menggunakan kas kecil untuk pengeluaran dengan harga tinggi, sehingga dapat membantu untuk menetapkan batas dolar, seperti $25. Apa pun yang melebihi jumlah itu akan dibayar atau diganti dengan cara lain. Memastikan bahwa setiap pengeluaran yang Anda ganti memiliki tanda terima juga membantu.

Meskipun dana kas kecil mungkin tidak diperlukan jika Anda bekerja sendiri, jika Anda bahkan memiliki satu karyawan, mungkin ada baiknya untuk menyiapkan dana kas kecil untuk mengelola pengeluaran tak terduga tersebut dengan benar.