Cara Menulis Surat untuk Meminta Pengembalian Dana untuk Layanan yang Tidak Diberikan

Anda dapat membayar di muka untuk layanan dari waktu ke waktu, mungkin untuk mendapatkan kesepakatan yang lebih baik dalam pekerjaan, atau mungkin karena itu salah satu syarat penawaran untuk menjadwalkan layanan terlebih dahulu. Terkadang ketika Anda melakukan ini, hal-hal muncul, dan layanan tidak selesai seperti yang Anda rencanakan. Pada kasus ini, Anda mungkin harus menulis surat kepada penyedia layanan atau kontraktor untuk meminta uang Anda kembali. Menulis surat dalam situasi yang tidak nyaman seperti ini membutuhkan kebijaksanaan dan bakat.

Langkah 1

Tulis surat Anda dalam bentuk kertas. Meskipun email adalah sarana yang populer dan cepat untuk berkomunikasi dengan orang dan bisnis, mungkin tidak memenuhi persyaratan hukum seperti yang dilakukan surat. Kertas, surat juga cenderung lebih efektif dalam mengkomunikasikan apa yang mungkin salah, dan apa yang Anda cari untuk memperbaiki situasi.

Langkah 2

Tulis surat Anda dalam format bisnis blok, di mana seluruh surat diratakan kiri, atau setiap baris tertulis genap di sisi kiri halaman. Mulai dari atas dengan tanggal, dan pindah ke bawah untuk menulis nama dan alamat Anda. Pindah ke bawah beberapa baris dari sana, dan tulis alamat orang yang Anda kirimi surat. Turunkan beberapa baris lagi dan tulis salam Anda. Sapa orang itu dengan namanya, dan jauhkan dari "Dear Sir" atau "Kepada Yang Berpeduli."

Langkah 3

Tulis dengan jelas, menggunakan profesional, bahasa yang jelas. Gunakan istilah-istilah sederhana yang mudah dipahami, dan membuat permintaan langsung untuk pengembalian dana, menyebutkan alasan Anda bertanya. Sertakan informasi terkait, seperti tanggal pekerjaan itu seharusnya dimulai dan selesai. Sertakan juga segala upaya yang telah Anda lakukan untuk menghubungi orang tersebut guna mengatur pekerjaan yang harus diselesaikan. Jadikan surat itu ramah dan profesional, dan menahan diri dari bahasa kasar atau jargon bisnis.

Langkah 4

Katakan dengan tepat apa yang Anda cari dalam surat itu. Ini adalah ajakan untuk bertindak; jika Anda ingin pengembalian dana $200, lalu katakan begitu. Sertakan tanggal Anda akan menghubungi bisnis tersebut jika Anda belum mendengar kabar dari mereka. Berikan banyak informasi kontak untuk diri Anda sendiri, dan katakan apa metode kontak pilihan Anda. Koreksi surat Anda dengan hati-hati, menjalankan pemeriksaan ejaan pada surat itu jika Anda menggunakan komputer. Nyatakan tanggal yang Anda harapkan untuk didengarkan kembali, dan jelaskan bahwa Anda akan menelepon jika tidak.

Tip

Kirimkan surat apa pun yang meminta sesuatu yang dapat mengakibatkan tindakan hukum di kemudian hari melalui surat resmi, tanda terima pengembalian yang diminta. Simpan salinan surat dengan tanda terima pengiriman sebagai bukti korespondensi.

Peringatan

Jangan mengancam tindakan hukum atau membuat ancaman kosong dalam surat Anda. Dengan banyak bisnis, penyebutan seorang pengacara menempatkan surat itu ke dalam kategori yang sama sekali berbeda. Sebuah bisnis yang benar-benar bersedia mengeluarkan pengembalian dana pada awalnya, dapat merujuk surat itu ke departemen hukumnya ketika Anda menyebutkan tindakan hukum, yang bisa memperlambat, atau menghentikan proses pengembalian dana.