Bagaimana Tuan Tanah yang Sukses Mendekati Koleksi Sewa

Arus kas adalah nama permainan untuk tuan tanah. Arus kas positif memastikan properti sewaan Anda menghasilkan keuntungan, sementara arus kas negatif menunjukkan investasi Anda tidak lebih dari pengurasan keuangan. Dan meskipun ada lusinan faktor yang memengaruhi arus kas – termasuk jenis properti yang Anda investasikan, tarif yang Anda tetapkan, dan cara Anda menyaring penyewa – hal ini pada akhirnya bermuara pada pendekatan Anda terhadap pengumpulan sewa.

Dengan strategi pengumpulan sewa yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu dibayar tepat waktu dan penuh.

Pentingnya Koleksi Sewa

Memiliki properti sewaan itu mahal. Hampir setiap transaksi yang terkait dengan memiliki sewa diklasifikasikan sebagai beban. Jika Anda mempelajari laporan mutasi bank yang terkait dengan properti Anda, Anda akan melihat bahwa 90% transaksi adalah debit dari akun Anda.

Ini termasuk pembayaran hipotek, pajak properti, asuransi, pemeliharaan dan perbaikan, pembayaran utilitas, renovasi, dan peningkatan. Pembayaran sewa properti adalah satu-satunya kredit yang konsisten.

Tanpa proses pengumpulan sewa yang efisien, keuangan Anda dapat dengan cepat memburuk. Anda memerlukan pembayaran ini tepat waktu dan penuh agar kas properti tetap mengalir ke arah yang positif. Dan agar ini terjadi, Anda memerlukan rencana.

4 Metode untuk Mengumpulkan Uang Sewa

Ketika datang untuk mengumpulkan uang sewa, ada beberapa pilihan yang berbeda. Berikut adalah beberapa yang paling umum:

1. Setoran Langsung

Ini adalah salah satu metode terbaik (dan paling dapat diprediksi) untuk mengumpulkan uang sewa. Dengan setoran langsung, penarikan bulanan otomatis diambil dari akun penyewa dan ditransfer ke akun Anda. Ini mengotomatiskan pengumpulan sewa dan memudahkan kedua belah pihak. Aman, terjamin, dan efisien.

2. Surat

Jika Anda tinggal jauh dari penyewa Anda, Anda dapat meminta mereka untuk mengirimkan cek sewa kepada Anda. Manfaat mengumpulkan cek sewa melalui surat adalah gratis (Anda tidak perlu membayar untuk perangkat lunak atau layanan apa pun). Kelemahannya adalah sangat tidak dapat diandalkan dan bergantung pada penyewa untuk mengingat untuk mengirimkan cek tepat waktu setiap bulan.

3. Secara Langsung

Meskipun tidak terlalu ideal, Anda dapat melakukan pengumpulan sewa tatap muka. Jika Anda memiliki properti persewaan multi-keluarga, seperti apartemen atau empat kompleks, Anda dapat menyediakan lokasi pengantaran yang ditentukan di lokasi. Jika itu adalah persewaan keluarga tunggal, Anda dapat mendorong mereka untuk menurunkannya di kantor Anda. (Atau, jika nyaman, Anda dapat mengambilnya setiap bulan.) Seperti yang mungkin bisa Anda tebak, pengumpulan sewa secara langsung biasanya lebih merepotkan daripada nilainya.

4. Sewa Software Koleksi

Akhirnya, ada banyak perangkat lunak dan layanan pengumpulan sewa yang tersedia secara online. Alat-alat ini merampingkan pengumpulan sewa dengan membuat portal online di mana penyewa dapat masuk dan membayar sewa mereka setiap bulan. Mereka dapat melakukannya secara manual setiap bulan, atau mereka dapat mengatur konsep otomatis (seperti setoran langsung).

Tips Mengumpulkan Uang Sewa Tepat Waktu (Dan Penuh)

Sekarang setelah kita memahami mengapa pengumpulan sewa itu penting dan metode dasar apa yang ada, mari menelusuri dan fokus pada bagaimana dari proses ini. Dengan kata lain, bagaimana Anda memastikan Anda dibayar setiap bulan tanpa kerumitan pembayaran terlambat dan alasan? Mari kita lihat bersama.

1. Teliti Dengan Penyaringan

Penyaringan penyewa mungkin tampak tidak ada hubungannya dengan pengumpulan sewa, tapi jangan tertipu. Ini adalah salah satu langkah pertama (dan paling penting) yang dapat Anda ambil untuk mendapatkan pembayaran tepat waktu.

Jika Anda belum memiliki proses penyaringan penyewa yang menyeluruh, sekaranglah saatnya untuk membuatnya. Dan alih-alih hanya mengajukan pertanyaan dasar yang sama seperti yang dilakukan sebagian besar tuan tanah, gunakan proses penyaringan untuk benar-benar menggali kelayakan finansial calon penyewa. Dengan kata lain, kumpulkan informasi sebanyak yang Anda bisa secara hukum untuk memastikan penyewa yang masuk cukup mampu membayar pembayaran sewa setiap bulan.

“Cara paling mudah untuk menghitung apakah penyewa mampu membayar sewa adalah dengan mengambil gaji tahunan mereka dan membagi angka itu dengan 40. Jika jumlahnya lebih dari apa yang Anda tetapkan untuk sewa bulanan di properti sewaan, penyewa dapat membayar sewa. ,” tulis Kristi Mergenhagen untuk RentPrep.

Misalnya, jika penyewa menghasilkan $60.000 per tahun, membagi pendapatan dengan 40 memberi Anda $1.500. Di dunia yang ideal, Anda tidak ingin seseorang menghasilkan kurang dari $60.000 di sebuah properti dengan pembayaran sewa bulanan lebih dari $1.500.

Jelajahi Metode Penyaringan Lainnya

Aturan praktis lainnya adalah "Aturan 3X." Metode sederhana ini mengambil uang sewa yang Anda kenakan dan mengalikannya dengan tiga. Pendapatan bulanan penyewa harus sama dengan atau lebih besar dari jumlah ini. Misalnya, jika sewanya $2.000 per bulan, mereka harus menghasilkan setidaknya $6.000 pendapatan bulanan ($2.000 * 3 =$6.000).

Ini hanya aturan praktis, tetapi sangat membantu. Jika tidak ada yang lain, mereka membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi tanda bahaya. (Misalnya, jika Anda menagih $2.000 per bulan tetapi pemohon hanya membawa pulang $4.000 per bulan, Anda akan tahu bahwa itu tidak cocok.)

Apa hubungannya penyaringan penyewa dengan pengumpulan sewa, Anda mungkin bertanya-tanya? Yah, semuanya. Dengan menyaring secara menyeluruh di bagian depan dan memastikan keterjangkauan yang wajar, Anda mengurangi risiko penyewa tidak dapat membayar tepat waktu karena masalah keuangan.

2. Sewa Manajer Properti

Kami akan menyebutkan beberapa tip dan praktik terbaik dalam panduan ini, tetapi sebenarnya Anda tidak perlu melakukannya sendiri. Banyak tuan tanah mempersingkat semua ini hanya dengan menyewa manajer properti untuk menangani pengumpulan sewa (dan tugas lainnya) atas nama mereka.

Perusahaan manajemen properti mengkhususkan diri dalam bermitra dengan tuan tanah dan investor real estat untuk mengawasi properti mereka dan mengelolanya seolah-olah milik mereka sendiri. Ini mungkin termasuk penyaringan penyewa, koordinasi pemeliharaan dan perbaikan, akuntansi, dan, ya, pengumpulan sewa. Dan bergantung pada manajer properti yang Anda ikuti, mereka pada dasarnya dapat menghilangkan semua risiko yang terkait dengan pembayaran.

Ambil Green Residential di Texas sebagai contoh. Mereka tidak hanya menawarkan layanan manajemen properti Houston – mereka memberikan jaminan. Jaminan terkuat mereka adalah sesuatu yang mereka sebut "Jaminan Pendapatan Sewa". Ini pada dasarnya melindungi aliran pendapatan pemilik. Jika penyewa disaring dan ditempatkan oleh Green Residential dan gagal membayar sewa kapan pun selama masa sewa mereka, perusahaan pengelola properti akan mengganti biaya sewa yang hilang kepada pemilik.

Meskipun tidak setiap manajer properti menawarkan jaminan pendapatan sewa yang cukup kuat ini, masih ada keuntungan yang berbeda dari bekerja dengan satu. Jika tidak ada yang lain, beban pelacakan pembayaran sewa akan hilang dari pundak Anda.

3. Otomatisasi Dengan Perangkat Lunak

Perangkat lunak pengumpulan sewa telah menjadi sangat populer selama beberapa tahun terakhir. Ini adalah sesuatu yang dianggap menguntungkan baik oleh tuan tanah maupun penyewa (karena berbagai alasan).

Salah satu keuntungan terbesar menggunakan perangkat lunak pengumpulan sewa adalah memungkinkan pembayaran waktu nyata dari mana saja. Dengan kata lain, tidak ada penundaan antara saat penyewa melakukan pembayaran dan saat pembayaran muncul di akun Anda. Tidak seperti mengirimkan cek sewa, yang bisa memakan waktu beberapa hari untuk tiba dan satu atau dua hari lagi untuk diselesaikan, pembayaran sewa online langsung dilakukan.

Keuntungan lain menggunakan perangkat lunak adalah memudahkan untuk mengelola semua aspek tambahan dari pengumpulan sewa, termasuk menghitung biaya keterlambatan, mengirim pengingat, menunjukkan status pembayaran penyewa, dll.

4. Kirim Pengingat

Berbicara tentang pengingat, pastikan Anda berkomunikasi dengan jelas dan sering dengan penyewa Anda sebelum tanggal jatuh tempo sewa. Jangan pernah berasumsi bahwa mereka akan mengingatnya sendiri.

Hal yang hebat tentang pengingat adalah bahwa mereka cukup mudah untuk diotomatisasi. Opsi termudah adalah menggunakan fitur bawaan dengan perangkat lunak atau layanan koleksi sewa. Namun, meskipun Anda mengumpulkan uang sewa secara manual, Anda masih dapat menggunakan pengingat.

SMS adalah pilihan terbaik untuk mengirim pengingat. Tingkat pembukaan pesan teks berkisar sekitar 99%, sementara 97% pesan dibaca dalam waktu 15 menit setelah pengiriman. (Ini sangat kontras dengan media lain, seperti email, yang sering hilang di kotak masuk yang ramai.)

Untuk mempermudah, simpan template di notepad ponsel Anda dan atur pengingat selama tiga hari sebelum sewa jatuh tempo. Saat pengingat ini berbunyi, salin dan tempel template ke dalam SMS dan kirimkan ke setiap penyewa.

5. Berikan Insentif Pembayaran Tepat Waktu

Terkadang penyewa membutuhkan sedikit motivasi tambahan untuk membayar tepat waktu. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menawarkan insentif dan penalti.

Salah satu insentif yang paling umum adalah menawarkan diskon untuk membayar sewa secara penuh sebelum tanggal jatuh tempo. Misalnya, jika sewa jatuh tempo pada tanggal lima setiap bulan, Anda dapat menawarkan diskon $25 hingga $50 untuk siapa saja yang membayar pada tanggal pertama setiap bulan. (Tidak mampu memotong $50 dari harga? Barang gratis seperti kaos, topi, makanan ringan, dan voucher juga dapat digunakan. Mungkin hanya dikenakan biaya beberapa dolar, tetapi mereka dapat meyakinkan seseorang untuk memindahkan pembayaran Anda ke atas tumpukan tagihan mereka.)

Terkadang motivasi dapat bekerja lebih baik secara terbalik. Dengan kata lain, Anda dapat menghukum orang karena gagal membayar sewa tepat waktu. Jika Anda memiliki penalti, pastikan Anda memasukkannya ke dalam perjanjian sewa. Anda juga harus tetap berada dalam batasan hukum undang-undang persewaan di negara bagian Anda.

6. Hindari Surat

Seperti disebutkan di atas, mengumpulkan sewa melalui surat secara teknis merupakan pilihan. Namun, ini sangat putus asa di zaman sekarang ini. Layanan Pos Amerika Serikat (USPS) selalu sangat tidak dapat diandalkan, tetapi sekarang lebih dari sebelumnya.

Agar berhasil menyetor cek sewa dari pos, banyak yang harus dilakukan dengan benar. Pertama, penyewa harus ingat bahwa sewa sudah jatuh tempo. Kemudian mereka harus secara fisik menulis cek, memasukkannya ke dalam amplop, dan memasukkannya ke dalam pos. (Jika mereka tidak memiliki prangko, kemungkinan besar, mereka harus ingat untuk pergi ke toko dan membeli prangko.) Setelah surat diserahkan ke USPS, surat tersebut harus melewati sistem. Bergantung pada seberapa jauh cek dikirim, dibutuhkan waktu mulai dari dua hari hingga satu minggu untuk tiba. Setelah cek tiba, Anda harus menandatangani cek dan menyetorkannya ke rekening bank Anda (yang bisa memakan waktu satu atau dua hari lagi untuk dicairkan).

Meskipun Anda pasti dapat mengumpulkan uang sewa melalui surat jika Anda mau, ada begitu banyak pilihan yang lebih baik. Hindari metode ini jika memungkinkan. (Ini akan membuat hidup Anda lebih mudah.)

7. Mampir Secara Langsung

Jangan meremehkan kekuatan mampir secara langsung untuk mengingatkan penyewa tentang pembayaran sewa mereka. Meskipun ada undang-undang yang mencegah Anda memasuki properti tanpa pemberitahuan, tidak ada yang menghentikan Anda untuk mengetuk pintu.

Check-in langsung jelas memakan waktu, tetapi juga sangat efektif. Kuncinya adalah membuat check-in ini terasa hangat dan ramah daripada dingin dan menuntut. Mulailah percakapan dengan menyapa dan menanyakan apakah ada yang bisa Anda lakukan untuk membuat properti lebih nyaman. Kemudian, sebelum berangkat, ingatkan mereka tentang tanggal jatuh tempo sewa dan persyaratan khusus yang diperlukan agar pembayaran dapat dilakukan.

Menambahkan Semuanya

Jika Anda dapat secara konsisten mengumpulkan uang sewa tepat waktu dan penuh, itu akan berdampak sangat positif pada arus kas properti sewaan Anda. Pada akhirnya, ini akan menjadi salah satu faktor pendorong terpenting dalam kesuksesan Anda.

Seperti yang Anda lihat dari artikel ini, ada banyak hal yang masuk ke dalam koleksi sewa. Tidak semudah meminta seseorang menandatangani perjanjian sewa dan berjanji untuk mengirimkan cek di kotak surat Anda setiap bulan. Ada proses, langkah, dan sistem yang harus Anda terapkan untuk melindungi arus kas Anda. Gunakan panduan ini untuk memulai.