Panduan Perangkat Lunak Manajemen Biaya 2020 untuk Bisnis

Manajemen Pengeluaran vs Manajemen Pengeluaran

Manajemen biaya adalah proses dimana bisnis menentukan kebijakan, menegakkan mereka dan mengganti karyawan. Manajemen pembelanjaan adalah disiplin mengkategorikan pendorong utama pembelanjaan, menemukan apakah kebijakan efektif dan membuat perubahan untuk memastikan bahwa kebijakan tersebut melayani bisnis dengan baik. Manajemen pengeluaran yang lebih baik mengarah pada manajemen pengeluaran yang lebih baik.

Tantangan dan Biaya Manajemen Biaya

Menetapkan anggaran perjalanan dan pengeluaran adalah langkah pertama yang penting untuk menahan apa yang sering kali merupakan pengeluaran terbesar kedua atau ketiga perusahaan, menurut Travel Leaders Corporate.

Ini juga salah satu yang sulit untuk dikendalikan. Sekitar 56% CFO dalam survei Robert Half Management Resources mengatakan mereka telah melihat peningkatan jumlah "pengajuan penggantian yang tidak pantas" dari pekerja selama tiga tahun terakhir. Beberapa mudah dikenali dan ditolak tanpa argumen—kapal pesiar, perjalanan ke Italia, tongkat pogo. Orang lain mungkin lolos karena validitasnya berdasarkan kebijakan tersebut kurang jelas—pikirkan penitipan anak atau penghapusan kutu busuk.

Klaim pengeluaran yang tidak tepat mungkin merupakan produk sampingan dari kebijakan pengeluaran yang tidak jelas dan tidak realistis atau yang tidak dikomunikasikan dengan baik. Membuat kebijakan yang menyeluruh dan jelas merupakan salah satu tantangan manajemen biaya, tapi tanpa satu, ada dampak cascading karena lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk menyelesaikan, menolak dan memproses klaim biaya.

Dasar-dasar Kebijakan Manajemen Biaya

Karyawan tidak akan dapat dengan jelas mengikuti suatu kebijakan jika kebijakan tersebut tidak jelas. Sayangnya, tidak semua perusahaan dapat bertahan dengan kebijakan Netflix yang terkenal (dan mudah diingat):“Bertindaklah demi kepentingan terbaik Netflix.” Sebagian besar perlu mencurahkan banyak tinta untuk menentukan apa dan berapa banyak yang dapat diganti, batas-batas yang memicu tingkat persetujuan tertentu dan kerangka dasar tentang bagaimana pengeluaran disetujui dan dibayarkan.

Bagaimana Mengembangkan Kebijakan Manajemen Biaya

Untuk membangun kebijakan manajemen biaya:

• Tentukan apa yang dicakup dan, lebih penting, apa yang tidak tercakup—biasanya upgrade maskapai, perawatan anak dan hewan peliharaan, menjaga rumah, perjalanan antara rumah dan lokasi kerja utama, video sesuai permintaan di kamar hotel dan binatu dan dry cleaning (tergantung pekerjaan, tentu saja).
• Pertimbangkan semua cara karyawan dapat memanfaatkan kebijakan manajemen pengeluaran di luar perjalanan bisnis, seperti mengirimkan biaya untuk perangkat lunak berlangganan berbiaya lebih rendah dan biaya kantor pusat.
• Putuskan berapa banyak anggaran untuk perjalanan dan tentukan batasan untuk penggantian. Biro Statistik Transportasi memberikan wawasan tentang tiket pesawat rata-rata. GSA A.S. memiliki kalkulator yang menunjukkan tunjangan untuk penginapan, makanan dan biaya tak terduga untuk pegawai federal berdasarkan lokasi. Dan IRS merilis tarif penggantian jarak tempuh standar setiap tahun. Jangan lupa untuk menutupi hubungan dengan pemasok dan kontraktor dalam kebijakan pengeluaran.

Cara Memperbarui dan Mengembangkan Kebijakan Manajemen Biaya yang Ada

Untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, itu perlu berkembang dengan kondisi lingkungan dan ekonomi di mana karyawan bekerja. Contohnya, di awal pandemi virus corona, Google mengeluarkan pembaruan pada kebijakan pengeluarannya bahwa karyawan tidak dapat mengeluarkan biaya makanan, perabotan kantor, biaya gym atau hadiah saat bekerja dari rumah—bahkan jika ada uang ekstra untuk acara dan anggaran perjalanan yang tidak akan digunakan. Kemudian mengumumkan akan memberikan setiap karyawan $1, 000 untuk perlengkapan kantor rumah.

Untuk membuat keputusan seperti itu, perusahaan membutuhkan visibilitas ke dalam kategori pembelanjaan dan pengungkit yang mendorongnya. Salah satu praktik terbaik adalah membentuk komite “Perjalanan dan Pengeluaran” yang bertemu setiap bulan—idealnya—dan di mana perwakilan dari beberapa bagian bisnis, seperti komunikasi perusahaan, keuangan, sumber daya manusia, penjualan dan mungkin legal, meninjau dan memperbarui kebijakan sesuai kebutuhan.

Piagam kelompok itu juga harus mencakup komunikasi. Praktik standarnya adalah meminta karyawan menandatangani bahwa mereka telah membaca kebijakan selama proses orientasi—saat ketika sejumlah besar informasi diberikan kepada mereka. Ketika tiba saatnya untuk bepergian, banyak karyawan mencari nasihat dari manajer yang mungkin tidak siap dengan kecepatan mereka sendiri.

Berikan secara teratur, pembaruan yang ditargetkan untuk manajer, memanggil informasi yang secara khusus relevan untuk departemen mereka, dalam bentuk email atau, dalam hal pembaruan yang signifikan, webcast atau sesi pelatihan. Untuk pesan yang perlu dibaca oleh semua karyawan, mendistribusikan memo di seluruh perusahaan dari seorang eksekutif senior yang dengan jelas menjelaskan alasan di balik perubahan kebijakan, serta di mana karyawan dapat menemukan pembaruan. Pertimbangkan untuk membuat pesan itu pribadi. Robert Half merekomendasikan untuk menyertakan contoh kesalahan masa lalu—tanpa menyebut karyawan tertentu—untuk membantu menyoroti area rumit dan menjelaskan cara menghindarinya. Akhirnya, posting memo itu di bagian yang mudah diakses di halaman intranet karyawan.

Kesalahan yang Harus Dihindari

Bahkan dengan komunikasi terbaik, penipuan manajemen biaya akan terjadi pada satu waktu atau yang lain di sebagian besar perusahaan. Sekitar 13,8% skema penipuan melibatkan pengeluaran, menurut Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat. Karyawan mungkin mencoba untuk melewatkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran bisnis. Mereka mungkin menggelembungkan biaya, membuat biaya atau mengajukan biaya yang sama lebih dari satu kali.

Salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan perusahaan adalah gagal menjelaskan bahwa kebijakan berlaku untuk semua orang. Dengan satu perkiraan survei, lebih dari 25% penipuan penggantian biaya berasal dari karyawan yang memegang posisi eksekutif atau manajemen atas. Mengkomunikasikan pentingnya mematuhi kebijakan harus datang dari atas ke bawah.

Mengapa Menggunakan Perangkat Lunak Manajemen Biaya?

Laporan pengeluaran pertama, menurut Jurnal Bisnis Boston, kemungkinan besar diajukan oleh Paul Revere. Setelah serangkaian perjalanan pada tahun 1775, Revere menyerahkan tanda terima tulisan tangan "untuk biaya untuk diri sendiri dan kuda selama waktu itu."

Apakah proses Anda lebih jauh dari itu? Dari 1, 000 CFO yang disurvei oleh Robert Half, 14% kekalahan masih melakukan manajemen pengeluaran manual.

Perangkat lunak manajemen biaya mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengirimkan, menyetujui dan memproses laporan pengeluaran karyawan; itu juga merampingkan proses penggantian karyawan. Ini dapat membantu melacak dan memantau berapa banyak dan apa yang diminta oleh karyawan untuk penggantian dan memudahkan untuk membagi kategori pengeluaran. Ini membantu mengurangi risiko yang ditimbulkan oleh klaim biaya penipuan serta kontrol pengeluaran perusahaan yang lebih baik.

Dengan perangkat lunak manajemen biaya, bisnis membangun database informasi untuk menambang tren. Dengan menggunakan data ini, perusahaan dapat dengan cepat menyesuaikan kebijakan manajemen biaya sesuai tuntutan iklim bisnis.

Apakah Sistem Manajemen Pengeluaran Anda Perlu Otomatis?

Excel masih menjadi bagian besar dari manajemen biaya bagi banyak perusahaan, dan kesalahan yang dihasilkan adalah pendorong utama mengapa bisnis perlu mengotomatiskan manajemen pengeluaran mereka. Karyawan dapat mengirimkan pengeluaran mereka pada spreadsheet, email ke seseorang untuk ditinjau, yang mengirimkannya melalui email kepada seseorang di tim keuangan, yang mengimpornya ke dalam sistem manajemen keuangan.

Hasil dari, di perusahaan-perusahaan ini, pelaporan pengeluaran adalah proses yang rawan kesalahan dan tidak efisien. Karyawan mungkin kehilangan atau lupa menyertakan kuitansi kertas atau menetapkan pengeluaran dengan jelas. Manajer membuang waktu untuk meninjau laporan yang tidak lengkap. Sering, manajer mengandalkan tim keuangan untuk mengidentifikasi tanda bahaya, yang membuang waktu mereka. Dan semua itu menunda pembayaran kembali karyawan dan meningkatkan frustrasi dan kebencian dari seluruh proses.

Risiko proses persetujuan manual dan kesalahan yang dihasilkan melampaui biaya untuk bisnis secara internal. Bisnis yang perlu mematuhi SOX menuntut kemampuan pelaporan yang kuat, tetapi untuk setiap bisnis, kepatuhan pajak menuntut penerimaan dicatat dan mudah diakses. Tata kelola yang kuat yang disediakan oleh proses manajemen biaya otomatis adalah salah satu fitur terpentingnya karena kontrol otomatisnya dapat menghentikan kesalahan dan mengidentifikasi potensi penipuan.

Fitur Manajemen Biaya Otomatis

Kurang dari 2% perusahaan dengan pendapatan tahunan di bawah $499 juta dalam proses outsourcing terkait dengan hutang usaha—di mana proses pelaporan pengeluaran berada. Membangun kompetensi internal di bidang ini sangat penting untuk usaha kecil dan menengah—dan mengotomatisasi manajemen pengeluaran—yang seringkali lebih rendah dalam daftar kemampuan yang memerlukan otomatisasi ujung-ke-ujung—sebenarnya memiliki pengembalian investasi yang cepat. Fitur yang harus dicari meliputi:

• Kemampuan aplikasi seluler atau UI yang responsif yang memungkinkan karyawan melacak pengeluaran dengan mudah di tempat yang paling sering terjadi—jauh dari desktop.
• Manajemen penerimaan biaya dan integrasi GPS mencakup fitur seperti pengenalan karakter optik memungkinkan karyawan untuk mengambil gambar tanda terima dengan smartphone. Perangkat lunak memetakan dan secara otomatis mengisi bidang untuk merampingkan pelacakan tanda terima dan pengiriman laporan. Dengan integrasi GPS, perangkat lunak manajemen biaya dapat secara otomatis mencatat dan mengirimkan jarak tempuh.
• Kartu kredit perusahaan integrasi memudahkan atau menghilangkan proses pengumpulan kuitansi kertas dari karyawan serta proses rekonsiliasi untuk tim keuangan.
• Aturan bisnis yang dapat disesuaikan merampingkan pengiriman, persetujuan dan pembayaran serta menandai pengeluaran yang tidak patut atau patut dipertanyakan sebelum diajukan ke tingkat berikutnya untuk persetujuan.
• Kontrol berbasis aturan memungkinkan bisnis untuk mengelola pengeluaran secara proaktif dengan menetapkan kebijakan di seluruh perusahaan dan mengotomatiskan persetujuan. Riwayat yang dapat diaudit memudahkan untuk memberikan informasi yang diperlukan kepada auditor untuk kepatuhan SOX.
• Analitik dan dasbor tersemat memungkinkan bisnis untuk menganalisis tren laporan pengeluaran, menemukan pelanggaran kebijakan dan mengidentifikasi kesenjangan dalam kebijakan perjalanan dan area potensi ketidakpatuhan. Dengan membagi pengeluaran berdasarkan kategori, jenis dan frekuensi pelanggaran kebijakan, bisnis dapat melihat pembelanja teratas, menelusuri untuk meninjau penerimaan pengeluaran rinci dan mengungkap pelanggaran kebijakan pengeluaran. Biaya dapat dianalisis di seluruh pusat biaya, karyawan dan hierarki pengawasan terkait.
• Integrasi dengan AP dan/atau sistem penggajian memungkinkan proses transaksi-ke-rekonsiliasi-ke-pembayaran yang lebih mulus, artinya pengeluaran biaya dapat dievaluasi sebagai bagian dari keuangan perusahaan secara keseluruhan dengan lebih mudah.

Manfaat Perangkat Lunak Manajemen Biaya Otomatis

Karyawan yang bahagia

Selamat membayar hutang

Selamat departemen keuangan

Selamat departemen hukum

Perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis:

• Menghemat waktu dari transaksi hingga rekonsiliasi.
• Menghemat uang karena bisnis dapat dengan mudah mengkategorikan pengeluaran dan melakukan penyesuaian, secara real time jika diperlukan.
• Memastikan kepatuhan kebijakan dengan memperingatkan karyawan tentang tanda bahaya sebelum laporan pengeluaran dapat dikirimkan dan mendorong kepatuhan terhadap standar.
• Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dengan membuat database semua klaim pengeluaran dan menyediakan akses mudah ke data untuk audit internal dan eksternal.

Memilih Perangkat Lunak Manajemen Biaya yang Tepat

Ada lima pertanyaan yang harus diajukan setiap bisnis untuk memastikan mereka memilih paket perangkat lunak manajemen biaya dan mitra yang tepat untuk karyawan mereka.

• Apakah Anda perusahaan publik atau berencana untuk go public? Anda akan membutuhkan perangkat lunak yang memiliki fungsionalitas kuat untuk kepatuhan SOX.
• Apakah Anda beroperasi di banyak negara dan mata uang? Anda akan membutuhkan dukungan multi-mata uang dan mungkin multi-bahasa.
• Apakah Anda mengirimkan proyek kepada pelanggan Anda? Anda akan memerlukan perangkat lunak yang memperbarui proyek dengan biaya untuk penetapan biaya proyek yang lebih akurat.
• Apakah Anda memerlukan konfigurasi atau penyesuaian khusus? Cari produk yang matang dan komunitas mitra terkait untuk memastikan perangkat lunak berfungsi untuk persyaratan kebijakan unik Anda.
• Akankah skala perangkat lunak dengan bisnis Anda? Perangkat lunak berbasis cloud dapat dengan mudah disediakan untuk mengakomodasi jalur apa pun yang diambil bisnis Anda. Perusahaan sering melampaui produk dasar yang terbatas dalam lingkup mereka, seperti hanya menangani pelacakan tanda terima. Cari produk dengan fungsionalitas yang dapat diskalakan seiring pertumbuhan atau perubahan bisnis.