Manajemen Laporan Pengeluaran T&E:Praktik Terbaik dan Kiat

Ingat ketika laporan pengeluaran berfokus pada penggantian karyawan untuk pengeluaran perjalanan? Sementara pandemi COVID-19 menempatkan omong kosong di sebagian besar perjalanan, itu tidak menghilangkan kebutuhan akan pelaporan T&E. Dengan beralih ke pekerjaan jarak jauh, perusahaan semakin menggunakan sistem T&E mereka sebagai alat untuk mengganti ember pengeluaran baru, seperti pembelian untuk mendirikan kantor rumah, internet lebih cepat, bahkan pengiriman makanan.

Meskipun mengelola laporan dan dokumentasi yang menyertainya secara tradisional merupakan proses yang padat karya dan relatif mahal, praktik terbaik yang dikombinasikan dengan otomatisasi dapat menyederhanakan tugas dan memangkas biaya sekaligus meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan pengeluaran.

Apa Artinya T&E?

T&E adalah kependekan dari “perjalanan dan pengeluaran” atau “perjalanan dan hiburan.” Istilah ini diterapkan pada pengeluaran bisnis yang dibayar sendiri oleh karyawan atau dengan kartu perusahaan; bisnis kemudian mengganti biaya karyawan untuk biaya tersebut atau membayar tagihan kartu kredit setelah karyawan menyerahkan dokumen yang sesuai.

T&E mencakup berbagai macam pengeluaran bisnis, dari makan malam dengan klien hingga layanan telepon seluler. Khas, itu termasuk barang-barang seperti perjalanan udara, penginapan, makanan, biaya tak terduga dan transportasi lokal. Ketika bisnis ingin memangkas biaya, mereka mungkin membidik T&E dan mencari cara untuk memperketat kebijakan penggantian biaya dan meningkatkan kepatuhan terhadapnya.

Sebagai contoh, Mastercard melaporkan bahwa biaya T&E biasanya merupakan biaya tidak langsung tertinggi kedua organisasi, di belakang tenaga kerja. Laporan itu juga menyatakan bahwa fungsi akuntansi, seperti pemrosesan biaya, mengaudit, kepatuhan dan manajemen program, rata-rata, berkisar antara 11% hingga 23% dari total biaya program.

Apa Itu Laporan Pengeluaran T&E dan Apa Isinya?

Perusahaan mengharuskan karyawan untuk menyerahkan laporan pengeluaran T&E untuk mendokumentasikan pengeluaran sendiri untuk penggantian. Laporan pengeluaran T&E biasanya berisi informasi tentang setiap item pengeluaran, seperti:

• Tanggal terjadinya biaya.
• Dimana biaya tersebut dikeluarkan, seperti Restoran Joe, Pengadaan Komputer Acme.
• Klien atau proyek yang barangnya dibeli, jika berlaku.
• Akun klien atau proyek untuk menagih biaya, jika berlaku.
• Biaya barang.
• Catatan tambahan apa pun:“Makan malam dengan Jane Doe untuk membahas perluasan ruang lingkup pekerjaan.”

Bidang ini bervariasi berdasarkan jenis pengeluaran. Sebagai contoh, karyawan yang meminta penggantian untuk layanan internet rumahan tidak boleh menyertakan klien/proyek atau nomor akun pada laporan T&E.

Mengapa Penting untuk Melaporkan Pengeluaran T&E?

Perusahaan yang secara efektif melacak pengeluaran T&E cenderung lebih mudah menangkap pelanggaran kebijakan dan penipuan, menghindari kesedihan audit, kendalikan biaya dan tetap patuhi aturan IRS.

Dengan strategi manajemen biaya yang tepat, tim keuangan dapat melacak dengan cermat berapa banyak yang mereka belanjakan untuk barang-barang mulai dari perjalanan dan menjamu klien hingga pembelian kantor pusat, dan kemudian menggunakan informasi itu untuk membuat atau menyempurnakan kebijakan pengeluaran dan mengidentifikasi area di mana mereka dapat memangkas biaya.

Tetapi mengendalikan arus kas keluar bukanlah satu-satunya alasan untuk menguasai T&E.

T&E dan Pajak

Pelaporan pengeluaran T&E sangat penting untuk tujuan pajak. IRS mengakui banyak pengeluaran bisnis sebagai pengurang pajak selama itu "biasa dan perlu"—yaitu, umum dan diterima dalam industri atau perdagangan Anda, dan membantu atau sesuai dengan bisnis.

Namun, sementara biaya bisnis terkait perjalanan seperti penerbangan, penginapan, makanan dan jarak tempuh umumnya dapat dikurangkan, perusahaan harus dapat menunjukkan dokumentasi yang mengkategorikan pengeluaran ini dan menyatakan tujuannya.

Penting juga untuk dicatat bahwa sejak 2017 Tax Cuts &Jobs Act (TCJA), sebagian besar biaya hiburan tidak lagi dapat dikurangkan dari pajak. CFO harus dapat membuktikan bahwa biaya hiburan memenuhi syarat sebagai pengecualian jika perusahaan diaudit oleh IRS. Pengecualian termasuk biaya rekreasi untuk karyawan, seperti pesta liburan dan biaya yang berkaitan dengan menghadiri pertemuan bisnis atau konferensi.

Bagaimana Anda Dapat Melaporkan Biaya T&E?

Ada banyak cara untuk menangani laporan perjalanan dan pengeluaran. Secara tradisional, perusahaan mengharuskan karyawan mereka untuk mengisi laporan kertas, melampirkan kuitansi fisik dan menyerahkan formulir yang telah diisi ke departemen akuntansi.

Hari ini, sebagian besar perusahaan menggunakan teknologi—mulai dari spreadsheet hingga perangkat lunak manajemen pengeluaran otomatis—untuk mengelola pengeluaran. Dengan perangkat lunak pelaporan pengeluaran, karyawan mengisi formulir pengeluaran secara online dan melampirkan gambar tanda terima. Perangkat lunak juga dapat memeriksa pengeluaran untuk kepatuhan dengan kebijakan perusahaan dan secara otomatis menyetujui atau menolaknya.

Bagaimana Saya Dapat Mengotomatiskan Manajemen Laporan T&E?

Cara termudah untuk mengotomatisasi manajemen laporan perjalanan &pengeluaran adalah dengan memilih solusi yang menyediakan kemampuan untuk menetapkan aturan bisnis khusus, membuat laporan pengeluaran dengan gesekan seminimal mungkin bagi karyawan, dengan mudah mengunggah dokumentasi yang tepat dan kemudian melacak laporan sepanjang siklus hidupnya. Anda juga dapat mengotomatiskan alur kerja persetujuan, integrasi langsung dengan hutang dagang dan pembayaran elektronik.

Idealnya, solusinya akan mencakup aplikasi seluler dengan mudah, antarmuka intuitif untuk memfasilitasi pengiriman dokumentasi dari karyawan—dari rumah untuk saat ini tetapi pada akhirnya saat dalam perjalanan.

Manfaat Otomatisasi Pelaporan Biaya T&E

Mengotomatiskan laporan pengeluaran T&E tidak hanya menguntungkan karyawan. Ini dapat membantu tim keuangan menghemat waktu staf, mengurangi penipuan dan menciptakan jejak audit yang lebih lengkap.

Biaya pemrosesan laporan perjalanan dan pengeluaran secara manual dapat bertambah dengan cepat—pikirkan tentang waktu yang dihabiskan karyawan untuk memasukkan data, meninjau laporan untuk kesalahan dan/atau ketidakpatuhan dan melacak persetujuan formulir T&E. Perangkat lunak dan proses kebijakan dan pengeluaran yang lebih mudah juga berarti ada lebih sedikit pekerjaan di pihak tim keuangan dengan meningkatkan produktivitas, memungkinkan pelacakan dan kepatuhan yang lebih baik, memaksimalkan akurasi dan ketepatan waktu pelaporan pengeluaran dan meningkatkan pengalaman secara keseluruhan.

Otomatisasi pelaporan biaya juga dapat membantu perusahaan menemukan penipuan. Sebuah studi oleh Asosiasi Pemeriksa Penipuan Bersertifikat menemukan bahwa penggantian biaya menyumbang 21% persen dari penipuan dalam bisnis dengan kurang dari 100 karyawan. Ini dapat mencakup laporan biaya pengobatan, entri duplikat atau pengeluaran palsu ditambahkan ke dalam laporan. Solusi otomatisasi pelaporan pengeluaran memungkinkan perusahaan menetapkan kebijakan untuk pengeluaran yang diizinkan, secara otomatis memindai anomali dan menandai pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebijakan tersebut.

Mungkin itu sebabnya penipuan T&E turun menjadi 11% di antara perusahaan dengan lebih dari 100 karyawan, yang lebih cenderung memiliki otomatisasi daripada perusahaan yang lebih kecil—terlepas dari manfaat manajemen pengeluaran yang dikelola dengan baik untuk bisnis yang lebih kecil.

Solusi otomatisasi pengeluaran T&E juga memudahkan karyawan untuk mengirimkan laporan pengeluaran mereka dari rumah atau saat dalam perjalanan. Sebagai contoh, sistem laporan pengeluaran T&E otomatis sering kali menyertakan kemampuan untuk memindai atau memotret tanda terima kertas dengan perangkat seluler.

Otomatisasi juga dapat meminimalkan kesalahan data. Di perusahaan yang lebih besar, laporan perjalanan dan pengeluaran datang dari berbagai departemen, untuk sejumlah besar proyek. Dengan semua data itu, memasukkan dan menyetujui laporan T&E secara manual dapat menimbulkan inkonsistensi. Menggunakan solusi otomatis memungkinkan perusahaan menghemat uang dengan menangkap kesalahan sebelum menyebar ke seluruh sistem.

Praktik Terbaik Pelaporan T&E

Ketika dieksekusi dengan benar, pelaporan perjalanan dan pengeluaran membantu perusahaan tetap mematuhi mandat IRS dan mengalokasikan anggaran mereka dengan lebih baik. Tapi untuk melakukan itu, penting untuk mengikuti praktik terbaik untuk laporan T&E. Berikut adalah beberapa yang paling penting:

Memudahkan pelaporan perjalanan dan pengeluaran bagi karyawan. Ini tidak dapat dilebih-lebihkan:Jika sistem sulit digunakan oleh karyawan, mereka akan menunda pelaporan hingga saat-saat terakhir yang memungkinkan atau mencoba mencari solusi. Jadi, tidak mengherankan jika pendorong utama bagi banyak perusahaan yang menerapkan perangkat lunak T&E adalah untuk menyederhanakan proses pelaporan bagi karyawan dan manajer.

Banyak CFO kemudian terkejut dengan hasil yang didapat tim keuangan.

Sertakan kemampuan seluler. Sebagian besar karyawan memiliki ponsel, jadi masuk akal bagi mereka untuk menggunakan perangkat mereka untuk memindai tanda terima atau melacak pengeluaran. Beberapa aplikasi bahkan secara otomatis menghitung nilai tukar mata uang asing menggunakan tanggal pada tanda terima dan menambahkan pajak lokal berdasarkan tempat pengeluaran dan tempat tinggal karyawan.

Buat dan komunikasikan kebijakan yang jelas. Untuk menyederhanakan pelaporan T&E, Ini membantu untuk memiliki kebijakan pengeluaran yang jelas. Sebagai contoh, perusahaan mungkin memiliki satu set per diem untuk penggantian biaya makan ketika karyawan melakukan perjalanan ke konferensi. Tantangannya adalah mengkomunikasikan kebijakan tersebut kepada karyawan. Libatkan kolega SDM dalam upaya ini selama pengembangan kebijakan.

Tentukan alur kerja. Alur kerja manajemen pengeluaran dengan jelas menguraikan rute yang diambil tanda terima dari saat dimasukkan ke dalam sistem manajemen pengeluaran perusahaan hingga karyawan diganti atau biaya dibayar oleh bisnis. Alur kerja yang efektif adalah elemen penting dari otomatisasi.

Otomatisasi sebanyak mungkin. Otomatisasi menyederhanakan dan memangkas biaya yang biasanya merupakan proses manual padat karya. Ini juga dapat meningkatkan kepatuhan.

Praktik Terbaik Kebijakan T&E

Penting untuk menetapkan ekspektasi tentang bagaimana laporan dikirimkan, apa yang dapat diganti dan bagaimana rantai persetujuan akan dibentuk. Sebagai contoh, pada jumlah dolar berapa laporan ditingkatkan dari manajer lini pertama?

Lagi, Profesional dan manajer SDM dapat membantu menjelaskan dan memperkuat aturan menggunakan bahasa yang tidak ambigu, karena karyawan lebih cenderung mematuhi kebijakan yang mereka pahami.

Sebagai contoh, perusahaan perlu menentukan bagaimana karyawan memesan perjalanan (seperti situs web, agen perjalanan atau metode lain yang dapat mereka gunakan) dan tentukan kelas hotel yang disukai, pedoman sewa mobil dan tunjangan makan. Perusahaan mungkin juga ingin menentukan aturan untuk menambahkan waktu pribadi ke perjalanan, seperti apakah mereka masih akan membayar untuk penerbangan atau menginap di hotel yang diperpanjang.

Tren pekerjaan dari rumah dan kekhawatiran tentang perluasan landasan kas telah menambah lebih banyak kerumitan.

Kebijakan harus mencakup kriteria khusus untuk menyetujui atau menolak pengeluaran dan bagaimana karyawan akan diganti. Tentukan kapan permintaan perjalanan perlu diajukan, dan tenggat waktu pengiriman laporan perjalanan dan pengeluaran.

"Mengapa" juga perlu menjadi bagian dari kebijakan. Sebagai contoh, termasuk persyaratan IRS untuk pelaporan dapat membantu meningkatkan kepatuhan karena karyawan akan memahami alasan dari apa yang diminta untuk mereka lakukan.

Akhirnya, Kebijakan T&E tidak dapat diatur secara kaku. Kunjungan ulang setidaknya setahun sekali, atau lebih sering jika terjadi perubahan besar, seperti akuisisi. Jangan hanya melihat kebijakan T&E; tinjau laporan dari sistem manajemen pengeluaran Anda untuk mengidentifikasi di mana Anda membelanjakan lebih dari yang diharapkan. Mungkin Anda bisa menghemat uang, seperti dengan menambahkan situs pemesanan perjalanan baru atau memperluas daftar hotel yang dapat diterima untuk menyertakan properti dari rantai biaya yang lebih rendah.

5 Tips untuk Manajemen Biaya T&E

Pelaporan perjalanan dan pengeluaran yang efektif dapat diringkas menjadi lima tip utama:

1. Buat semudah mungkin bagi karyawan untuk melaporkan T&E mereka
2. Tetapkan kebijakan yang jelas untuk pelaporan pengeluaran T&E.
3. Ikuti perkembangan undang-undang perpajakan baru untuk memastikan kepatuhan.
4. Pisahkan biaya T&E berdasarkan kategori jika ada audit.
5. Otomatiskan sebanyak mungkin untuk memfasilitasi proses dan membantu mencegah penipuan.

Akhirnya, mulai lebih awal. Bahkan startup membutuhkan kebijakan T&E dan praktik terbaik. Dengan menerapkan aturan sejak awal, Anda dapat menghindari kebiasaan buruk, seperti mengizinkan pengeluaran per diem di luar apa yang IRS akan izinkan untuk dipotong oleh perusahaan.