Setoran Langsung untuk Bisnis Kecil Anda:Panduan Lengkap

Membayar karyawan dan kontraktor Anda secara akurat dan tepat waktu adalah cara yang mudah untuk menjaga moral tetap tinggi dan mempertahankan bakat yang membuat perusahaan Anda sukses. Banyak bisnis menganggap setoran langsung sebagai sarana yang andal untuk mengotomatiskan fungsi penggajian, tetap mematuhi undang-undang perpajakan dan memastikan pekerja dapat segera mengakses dana mereka pada hari gajian.

Tapi ada gotcha yang harus diperhatikan, seperti lebih banyak kesulitan beralih lembaga keuangan atau memperbarui kesalahan pembayaran. Jadi, apakah setoran langsung tepat untuk bisnis Anda? Berikut panduan cara kerja prosesnya, daftar periksa untuk mengatur setoran langsung, dan ikhtisar keuntungan dan kerugian.

Apa itu Setoran Langsung?

Setoran langsung menggantikan metode pembayaran lama, seperti mengeluarkan cek kertas dan amplop uang tunai. Dengan mentransfer dana secara elektronik dari rekening bank perusahaan Anda ke rekening karyawan Anda, Anda meminimalkan risiko dan mengatur tim penggajian Anda untuk sukses.

Anda mungkin juga mendengar setoran langsung yang disebut sebagai pembayaran langsung, transfer dana elektronik (EFT) atau cek elektronik. Apapun istilahnya, sebagian besar bisnis memilih untuk membayar karyawan mereka menggunakan opsi ini, dengan 94% pekerja menerima gaji mereka melalui setoran langsung .

Takeaways Kunci

• Deposito langsung banyak digunakan sebagai cara yang nyaman, cara yang hemat waktu dan hemat biaya untuk membayar karyawan.
• Setoran langsung juga umumnya lebih aman bagi majikan dan pekerja daripada membayar dengan cek atau tunai.
• Ada beberapa kelemahan:Lebih sulit untuk mengganti bank dan menghentikan atau menyesuaikan pembayaran yang salah daripada saat mengeluarkan cek.
• Setoran langsung juga dapat digunakan untuk pembayaran kepada kontraktor dan untuk bonus, anuitas dan biaya perjalanan.

Setoran Langsung Dijelaskan

Setoran langsung memindahkan dana antar bank melalui jaringan pembayaran elektronik terpusat yang disebut jaringan Automated Clearing House (ACH). Sebuah organisasi nirlaba yang didanai bank bernama Nacha—yang didirikan sebagai National Automated Clearing House Association—mengelola administrasi, pengembangan dan tata kelola jaringan ACH.

Nacha memfasilitasi berbagi informasi di antara badan pengatur dan lembaga keuangan. Ini juga berfokus pada pengurangan risiko dan penipuan dengan tujuan menjaga bank, pengusaha dan pekerja yakin dengan sistem setoran langsung.

Bagaimana Cara Kerja Setoran Langsung?

Sebagai majikan, Anda akan memulai dengan menyiapkan setoran langsung dengan bank Anda atau penyedia layanan penggajian dan menghubungkan sistem akuntansi Anda.

Anda akan memerlukan informasi tentang rekening yang akan digunakan untuk membayar karyawan dan nomor rekening giro atau tabungan untuk rekening di mana setiap pekerja atau kontraktor ingin pembayaran disetorkan.

Kemudian, untuk setiap proses penggajian, Anda memberikan bank atau layanan penggajian Anda dengan instruksi setoran langsung yang mencantumkan jumlah yang akan ditransfer ke rekening masing-masing karyawan. Bank atau penyedia Anda mengirimkan setoran langsung ke jaringan ACH, yang mengarahkan mereka ke bank karyawan Anda. Bank penerima kemudian mengkredit rekening karyawan Anda. Dana segera tersedia untuk karyawan Anda setelah pembayaran diposting.

Pembayaran ACH umumnya membutuhkan waktu satu hingga dua hari kerja untuk ditutup. Jaringan ACH juga mendukung pembayaran di hari yang sama, yang biasanya melibatkan biaya tambahan.

Bisakah Usaha Kecil Menggunakan Setoran Langsung?

Bisnis dengan ukuran berapa pun dapat menggunakan setoran langsung—proses penggajian pada dasarnya sama apakah Anda memiliki 10 karyawan atau 10, 000. Dan sebenarnya, penggajian sering muncul sebagai titik sakit karena perusahaan kecil menambah pekerja. Setoran langsung membantu menghilangkan penghalang pertumbuhan itu dan menempatkan perusahaan Anda pada pijakan yang sama dengan perusahaan besar yang datang saat perekrutan.

Keuntungan Setoran Langsung

Deposit langsung mudah, aman dan hemat biaya. Itu juga membuat arus kas lebih dapat diprediksi dibandingkan dengan membayar karyawan dengan cek kertas.

Banyak manfaat dari setoran langsung berlaku untuk perusahaan Anda dan karyawan Anda. Mari kita lihat dari kedua sudut.

Manfaat setoran langsung untuk bisnis Anda

Menghemat waktu: Karena setoran langsung bersifat otomatis, membutuhkan waktu lebih sedikit untuk memproses penggajian. Anda akan mengurangi jam pembukuan karena Anda tidak perlu menulis, mengirimkan dan merekonsiliasi cek—atau menerbitkan kembali cek yang hilang. Dan, Anda akan meminimalkan masalah akuntansi terkait penggajian seperti penundaan memperbarui buku besar dan waktu yang dihabiskan untuk rekonsiliasi manual.

Hemat: Selain penghematan waktu tim keuangan, Anda akan menghilangkan biaya cek, perangko dan perlengkapan surat lainnya yang diperlukan untuk proses berbasis kertas-cek. Penerbitan kembali cek yang hilang dapat dikenakan biaya dari bank atau layanan penggajian. Dan, layanan penggajian dapat memastikan perusahaan Anda secara akurat menahan pajak dan potongan lainnya, dan dengan demikian menghindari hukuman.

Meningkatkan proyeksi arus kas: Meminimalkan masalah arus kas sangat penting untuk bisnis apa pun. Dengan setoran langsung, Anda tahu persis kapan pembayaran kepada karyawan akan ditarik dari rekening bank Anda, dan jumlah yang tepat. Ini berarti Anda dapat secara akurat memprediksi kebutuhan uang tunai. Sebaliknya, saat membayar dengan cek, arus kas Anda akan tergantung pada saat karyawan memilih untuk menguangkan gaji mereka.

Lebih aman daripada cek kertas: Setoran langsung umumnya dianggap lebih aman daripada menerbitkan cek, yang bisa hilang, dicuri atau dipalsukan. Nacha melaporkan bahwa penipuan peniruan penggajian, di mana seorang penjahat menargetkan seorang karyawan dengan mengirimkan email phishing yang menyamar sebagai departemen sumber daya manusia atau penggajian perusahaan, merupakan keprihatinan yang nyata.

5 Langkah untuk Menjaga Keamanan Penggajian

Penjahat dapat menipu karyawan untuk masuk ke situs web palsu sehingga mereka dapat membajak data penggajian, termasuk rekening bank. Mereka menggunakan informasi itu untuk mencuri dana atau mengalihkan pembayaran. Berikut cara menjaga keselamatan pekerja: Latih staf tentang cara kerja serangan phishing dan cara mengenali tautan yang mencurigakan. Peringatkan karyawan untuk waspada terhadap email yang mengaku berasal dari tim keuangan atau penyedia layanan penggajian Anda. Berikan kontak tempat karyawan dapat meneruskan email yang mencurigakan; pertimbangkan untuk memberi penghargaan kepada pekerja yang menemukan dan melaporkan upaya phishing. Menerapkan kebijakan bahwa portal swalayan penggajian akan memerlukan autentikasi untuk permintaan perubahan informasi pembayaran dan akan mengautentikasi ulang pengguna yang mengakses sistem dari perangkat yang tidak dikenal. Siapkan peringatan otomatis untuk administrator penggajian sehingga aktivitas yang tidak biasa—seperti saat informasi perbankan diubah atau beberapa perubahan yang menggunakan nomor perutean baru yang sama atau nomor rekening yang sama—dapat ditangkap sebelum uang hilang. Validasi informasi setoran langsung baru karyawan dengan mengirimkan transaksi pra-notifikasi ACH.

Proses kapan saja/di mana saja: Setelah Anda menyiapkan setoran langsung, Anda akan dapat membayar karyawan Anda dengan beberapa klik. Apakah Anda di kantor, bekerja dari rumah atau bepergian, karyawan Anda akan tetap dibayar tepat waktu. Perhatikan bahwa, untuk perusahaan yang memiliki tim sumber daya manusia, Ini adalah praktik yang baik untuk menyatukan SDM dan sistem penggajian sejak awal sehingga proses penggajian dapat dijalankan dan data diperbarui oleh lebih dari satu grup.

Membantu lingkungan: Jika praktik ramah lingkungan penting bagi bisnis Anda, maka setoran langsung adalah cara yang harus dilakukan. Anda akan menghemat pohon dan mengurangi emisi gas rumah kaca dengan menghilangkan kebutuhan untuk mencetak dan mengirimkan cek.

Manfaat setoran langsung untuk karyawan Anda

Menghemat waktu: Sebagian besar karyawan suka mendapatkan gaji mereka secara otomatis disimpan di akun mereka. Mereka tidak perlu khawatir mengambil cek, berlari ke bank atau menunggu cek dicairkan. Mereka menikmati akses cepat ke dana mereka, karena uang mereka selalu tersedia pada hari gajian, bahkan jika mereka sakit atau sedang berlibur.

Hemat: Beberapa bank menawarkan rekening giro gratis jika mereka tahu pemegang rekening akan menerima pembayaran mereka melalui setoran langsung dan memenuhi persyaratan lain, seperti menjaga saldo bulanan minimum.

Penggantian biaya yang lebih sederhana: Anda dapat memasukkan penggantian biaya melalui setoran langsung menyederhanakan proses untuk karyawan dan majikan.

Lebih aman daripada cek kertas: Karyawan tidak perlu lagi khawatir cek mereka hilang atau dicuri.

Pilih ke mana uang itu pergi: Beberapa bank dan penyedia penggajian memungkinkan karyawan untuk membagi setoran langsung mereka di antara beberapa akun, sehingga mereka dapat mengarahkan sebagian darinya ke rekening tabungan setiap bulan.

Kekurangan Setoran Langsung

Meskipun setoran langsung lebih efisien daripada membayar dengan cek, ada beberapa kelemahan bagi pengusaha dan karyawan.

Kerugian dari setoran langsung untuk bisnis Anda

Sensitif terhadap waktu: Untuk memastikan pembayaran mencapai rekening bank karyawan pada hari gajian, Anda perlu menjalankan penggajian satu hingga dua hari sebelumnya—terlepas dari berapa banyak prioritas lain yang Anda ubah. Jika Anda gagal melakukannya, Anda akan memiliki karyawan yang tidak bahagia.

Potensi risiko keamanan dalam menampung data bank karyawan: Untuk mengaktifkan setoran langsung ke karyawan, Anda perlu menyimpan rekening bank dan informasi perutean mereka. Pastikan Anda memiliki langkah-langkah dan kebijakan keamanan yang memadai untuk melindungi data keuangan sensitif mereka—bukanlah hal yang aneh jika karyawan keuangan menjadi sasaran scammers.

Lebih sedikit opsi "hentikan pembayaran" dibandingkan dengan cek kertas: Mungkin lebih sulit untuk menghentikan atau membalikkan pembayaran setoran langsung daripada saat membayar dengan cek. Jika Anda secara tidak sengaja membayar lebih kepada seorang karyawan, Anda biasanya dapat membalikkan pembayaran selama Anda melakukannya dalam waktu lima hari, tetapi beberapa negara bagian menerapkan pembatasan tambahan setelah uang tersebut mencapai rekening bank karyawan.

Potensi biaya bank dan cerukan: Bank umumnya membebankan biaya majikan untuk pembayaran setoran langsung. Dan jika Anda tidak memastikan akun Anda berisi semua dana yang diperlukan untuk menjalankan penggajian sebelum hari gajian, Anda mungkin dikenakan biaya cerukan yang mahal.

Kerugian dari setoran langsung untuk karyawan

Biaya rekening bank: Jika karyawan belum memiliki rekening bank untuk menerima setoran langsung, mereka mungkin perlu membuka satu dan membayar biaya pemeliharaan rekening bulanan. Sebagai majikan, Anda dapat mempertimbangkan untuk menawarkan pendidikan dan rujukan ke institusi yang akan menawarkan pemeriksaan gratis, atau bahkan memberikan keanggotaan dalam credit union sebagai keuntungan.

Membuat mengubah bank lebih sulit: Jika karyawan pindah bank, mereka harus mengulangi proses penyiapan setoran langsung awal, yang bisa memakan waktu beberapa hari.

Potensi risiko keamanan. Karyawan Anda mempercayakan perusahaan Anda, atau penyedia layanan penggajian Anda, dengan informasi keuangan yang sensitif, berpotensi menciptakan risiko baru termasuk pencurian identitas jika informasinya tidak dijaga dengan baik.

Pro dan Kontra dari Setoran Langsung

PRO

KONTRA Nyaman bagi pemberi kerja dan karyawan Peka waktu—Anda harus menjadwalkan pembayaran tepat waktu untuk mencapai rekening karyawan pada hari gajian Hemat waktu dan hemat biaya bagi pemberi kerja Biaya penyiapan bank dan transaksi Lebih sedikit kemungkinan penipuan atau pembayaran yang hilang dibandingkan dengan cek Masalah keamanan data Karyawan memiliki akses cepat ke upah Sulit untuk menghentikan pembayaran jika ditemukan kesalahan Ramah lingkungan Lebih sulit untuk mengubah bank

Berapa Biaya Setoran Langsung?

Ada beberapa biaya yang perlu dipertimbangkan. Bank umumnya membebankan biaya pengaturan awal sebesar $50 hingga $149 ditambah biaya transaksi rata-rata dari $1,50 hingga $1,90 untuk setiap setoran individu. Beberapa bank mungkin juga membebankan biaya bulanan.

Kami mengatakan "umumnya" dan menawarkan kisaran karena struktur biaya tergantung pada ukuran bisnis Anda, bank Anda, apakah Anda memproses pembayaran sendiri atau menggunakan layanan dan perjanjian setoran langsung spesifik Anda. Ada baiknya membandingkan harga di antara berbagai lembaga keuangan dan penyedia layanan penggajian.

Kapan Setoran Penggajian Diposkan untuk Karyawan?

Dengan pembayaran ACH hari berikutnya, setoran penggajian diposting dan tersedia untuk karyawan Anda sedini 9:00 pagi atau paling lambat 5:00 sore. waktu bank lokal pada hari gajian, tergantung pada saat bank penerima menerima dana. Jika bank penerima menerima dana sebelum pukul 17.00. waktu lokal, uangnya akan masuk ke rekening karyawan keesokan paginya.

Di bawah hari yang sama ACH, karyawan dibayar sebelum pukul 17.00. pada hari yang sama saat Anda mentransfer dana, asalkan Anda memenuhi tenggat waktu tertentu yang ditetapkan oleh bank Anda dan jaringan ACH. Bank biasanya mengenakan biaya tambahan untuk pembayaran ACH pada hari yang sama.

Bagaimana Cara Kerja Kontraktor yang Membayar?

Jika Anda bekerja dengan banyak kontraktor independen, ada baiknya menjaga opsi Anda tetap terbuka sehubungan dengan setoran langsung. Jika Anda menggunakan perangkat lunak penggajian atau layanan penggajian yang dialihdayakan, periksa untuk memastikan sistem mendukung pembayaran kepada kontraktor dan juga karyawan—meskipun kontraktor independen biasanya dibayar melalui hutang dagang, bukan gaji. ACH juga dapat digunakan untuk setoran langsung melalui hutang.

Meskipun proses pembayaran deposit langsung untuk kontraktor umumnya sama dengan karyawan, Anda akan perlu untuk mempertahankan dokumen yang berbeda. Ketika Anda menyewa kontraktor atau perusahaan independen, mereka akan mengisi formulir pajak W-9 alih-alih W-2 yang digunakan karyawan. Jika Anda membayar kontraktor $600 atau lebih per tahun, Anda harus memberikan formulir 1099 pada akhir tahun.

Cara Mengatur Setoran Langsung untuk Bisnis Kecil Anda

Anda harus melalui lima langkah awal untuk menyiapkan setoran langsung. Penting untuk diperhatikan bahwa proses penyiapan dapat memakan waktu tujuh hingga 10 hari kerja, jadi rencanakan dengan tepat untuk memastikan tidak ada gangguan pada siklus gaji karyawan Anda.

1. Pilih penyedia setoran langsung: Anda memiliki sejumlah opsi di sini. Anda dapat mengatur setoran langsung langsung dengan lembaga keuangan Anda, atau Anda dapat menggunakan perangkat lunak penggajian atau layanan penggajian yang akan menangani setoran langsung untuk Anda. Luangkan waktu untuk memahami dan membandingkan pilihan, termasuk biaya, fitur keamanan dan waktu pemrosesan pembayaran. Penyedia pilihan Anda harus memandu Anda atau tim SDM atau keuangan Anda melalui langkah-langkah penyiapan. Pastikan untuk menjalankan transaksi uji coba untuk memastikan proses setoran langsung berjalan dengan lancar.

2. Dapatkan informasi karyawan yang diperlukan: Setelah tahap penyiapan dan pengujian selesai, saatnya memuat data karyawan ke dalam sistem Anda. Pengusaha umumnya perlu memperoleh informasi berikut dari karyawan, meskipun persyaratannya mungkin berbeda di setiap negara bagian:

   • nomor rekening bank
   • Jenis rekening bank (giro, tabungan)
   • Nomor perutean bank
   • nama Bank
   • Tanda tangan karyawan yang mengizinkan penyetoran dana ke dalam rekening

   Beberapa penyedia juga meminta salinan cek batal untuk memastikan keakuratan informasi bank.

3. Masukkan informasi karyawan ke dalam sistem Anda: Jika Anda menggunakan bank untuk memproses setoran langsung, Anda juga harus memasukkan informasi secara manual ke portal online bank Anda, atau Anda mungkin dapat mengekspor informasi dari sistem penggajian Anda.

   Jika Anda menggunakan perangkat lunak penggajian atau layanan, karyawan umumnya dapat memasukkan informasi mereka sendiri, termasuk data tentang pemotongan dan tempat tinggal yang Anda butuhkan untuk menghitung pajak gaji, dan memberikan otorisasi yang diperlukan.

4. Buat jadwal setoran langsung penggajian: Buat jadwal yang mencantumkan tenggat waktu untuk memasukkan jam kerja karyawan dan menyediakan waktu yang cukup untuk meninjau data, memproses penggajian dan memenuhi tenggat waktu transfer setoran langsung.
5. Jalankan penggajian: Saatnya untuk mengirimkan set pertama instruksi setoran langsung Anda. Investasi waktu di muka Anda dalam pengaturan awal akan dihargai dengan peningkatan otomatisasi dan kenyamanan pada setiap proses penggajian.

Setoran Langsung Dapat Digunakan Untuk Apa Lagi?

Setelah Anda mendapatkan setoran langsung, sistem dapat digunakan untuk berbagai pembayaran lainnya, termasuk:

• Bonus dan komisi
• Anuitas
• Penggantian biaya perjalanan dan biaya lainnya
• Pembayaran bunga/dividen
• Pensiun dan pencairan 401(k)
• Pajak dan pengembalian dana lainnya

Lagi, Anda akan menikmati penghematan biaya, keamanan dan manfaat lain dari setoran langsung dan memiliki catatan pengeluaran yang mudah diakses untuk buku besar dan tujuan audit.

Perangkat Lunak Penggajian dan Setoran Langsung untuk Usaha Kecil

Mengelola penggajian bisa menjadi proses yang sangat memakan waktu dan kompleks, dan sangat penting untuk melakukannya dengan benar. Perangkat lunak penggajian dapat meringankan sebagian besar beban perusahaan dengan menghitung upah dan pemotongan pajak secara otomatis, mengajukan pajak dan membayar karyawan dengan setoran langsung atau metode lain.

Fitur yang harus dicari oleh bisnis yang sedang berkembang mencakup tautan ke sistem lain, seperti SDM dan ERP, serta peran keamanan dan peringatan yang akan membantu menjaga dari pencurian data.

Membayar karyawan dan kontraktor dengan setoran langsung memang membutuhkan investasi awal dalam sumber daya, waktu dan perencanaan. Tapi begitu didirikan, Anda akan menikmati kecepatan, akurasi dan keamanan pembayaran otomatis sambil memiliki satu titik kontak lagi saat bersaing untuk mendapatkan bakat.

FAQ Setoran Langsung untuk Usaha Kecil

Apakah deposit langsung aman?

Setoran langsung adalah salah satu cara teraman untuk membayar karyawan karena uang ditransfer langsung ke rekening bank mereka melalui Jaringan ACH yang aman.

Seberapa andalkah setoran langsung?

Setoran langsung otomatis dan sangat andal, selama pemberi kerja dan bank memenuhi tenggat waktu transfer pembayaran ACH.

Bisakah pemberi kerja meminta karyawan untuk menggunakan setoran langsung?

Itu tergantung pada lokasi. Undang-undang federal mengizinkan setoran langsung wajib selama karyawan dapat memilih bank mana yang harus menerima setoran. Namun, beberapa negara bagian memerlukan persetujuan karyawan atau memaksakan kondisi lain.

Jenis pembayaran apa yang dapat dilakukan dengan setoran langsung?

Setoran langsung dapat digunakan untuk membayar gaji karyawan, pengeluaran, komisi, bonus, pengembalian pajak, penebusan investasi, pembayaran dari rekening pensiun, dan tunjangan pemerintah seperti Jaminan Sosial.

Apakah saya memiliki pilihan lain selain deposit langsung?

Ya, perusahaan dapat membayar karyawan dengan kartu pembayaran yang pada dasarnya adalah kartu debit tempat Anda menyetor dana. Namun waspadai undang-undang negara bagian yang mengatur kartu-kartu ini.

Tambahan, pada tahun 2015, Federal Reserve A.S. membentuk Gugus Tugas Pembayaran Lebih Cepat untuk membuat rekomendasi tentang pengembangan metode untuk mendukung pembayaran yang lebih cepat, termasuk untuk penggajian, dengan memodernisasi sistem ACH.