Memahami Subledger dan Mengapa Anda Membutuhkannya

Subledger adalah bagian dari buku besar umum Anda dan memberikan detail tentang akun aktivitas tinggi tertentu. Pelajari lebih lanjut tentang subledger dan mengapa mereka penting untuk bisnis kecil Anda.

Buku besar pembantu atau buku pembantu memberikan rincian yang membentuk saldo akun buku besar umum tertentu. Karena akun buku besar umum hanya menyediakan saldo akhir untuk setiap akun tertentu, buku besar pembantu digunakan untuk memberikan rincian yang menghasilkan saldo buku besar tersebut. Hanya akun dengan aktivitas tinggi di buku besar Anda yang akan menggunakan buku pembantu.

Ikhtisar:Apa itu buku pembantu?

Bayangkan melihat buku besar Anda dan melihat bahwa Anda saat ini berutang $4.500 kepada vendor Anda, tetapi tidak tahu berapa banyak Anda berutang kepada setiap vendor tertentu. Masalah yang sama juga dapat memengaruhi saldo piutang Anda. Meskipun saldo buku besar Anda memberi tahu Anda bahwa pelanggan Anda saat ini berutang $10.000, bagaimana Anda bisa mengumpulkan dana tersebut dan menindaklanjuti pembayaran yang terlambat jika Anda tidak tahu pelanggan mana yang berutang berapa?

Itulah mengapa jurnal pembantu sangat penting. Mereka memberikan perincian untuk akun buku besar umum aktivitas tinggi, membuatnya mudah untuk membayar tagihan Anda dan mengumpulkan saldo dari pelanggan. Akun buku besar pembantu adalah hal biasa untuk akun induk buku besar umum seperti kas, hutang, piutang, dan penjualan. Contoh subledger termasuk yang berikut:

• Akun pelanggan
• Akun vendor
• Rekening bank
• Akun penjualan
• Akun aset tetap

Jika bisnis Anda sangat kecil, dan Anda hanya memiliki satu atau dua vendor atau pelanggan, Anda dapat dengan mudah melacak saldo Anda di buku besar Anda. Tetapi begitu aktivitas vendor atau pelanggan meningkat, Anda memerlukan cara untuk melacak transaksi individual yang membentuk saldo akun buku besar tersebut. Hanya akuntansi subledger yang akan melakukannya.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mengelola keuangan bisnis Anda, perangkat lunak Anda akan secara otomatis membuat akun subledger untuk Anda, menghilangkan kebutuhan untuk melacak transaksi ini secara terpisah. Perangkat lunak akuntansi akan membuat masalah buku pembantu vs. buku besar tidak relevan.

3 perbedaan antara buku besar dan buku pembantu

Meskipun dirancang untuk berfungsi bersama, ada beberapa perbedaan antara buku besar dan buku pembantu. Berikut ini adalah beberapa yang lebih penting.

1. Buku besar adalah bagian dari bagan akun Anda

Buku besar Anda berfungsi sebagai bagan akun Anda, sedangkan buku besar Anda adalah informasi yang dimasukkan ke dalam buku besar Anda tetapi tidak memiliki bagan akunnya sendiri. Dengan kata lain, buku besar dapat berfungsi dengan baik tanpa buku pembantu, tetapi buku besar memerlukan buku besar untuk berfungsi dengan baik.

2. Buku besar dan buku besar pembantu memiliki jumlah akun yang berbeda

Akun buku besar umum Anda hanya berisi satu akun khusus untuk setiap kategori, sedangkan buku besar pembantu dapat memiliki jumlah transaksi akun yang tidak terbatas.

Misalnya, buku besar Anda hanya memiliki satu akun hutang, sedangkan buku besar Anda dapat memiliki jumlah transaksi sub-rekening yang tidak terbatas yang membentuk total akun hutang Anda.

3. Akun buku besar memberikan ringkasan, sedangkan akun buku besar memberikan detail

Buku besar Anda dirancang untuk memberikan saldo setiap akun dalam bagan akun Anda, sedangkan buku besar pembantu dirancang untuk memberi Anda detail yang membentuk akun tertentu.

General Ledger	Subledger
Dianggap sebagai akun induk tempat semua transaksi dan saldo dicatat	Digunakan untuk mencatat rincian akun buku besar yang ditautkan ke
Contoh akun termasuk perbankan, piutang, hutang, penjualan, dan aset tetap	Contoh akun termasuk transaksi bank, akun pelanggan, akun penjualan, akun vendor, dan transaksi aset tetap
Informasi transaksi bervariasi dari satu akun ke akun lainnya	Setiap kelompok transaksi memiliki karakteristik yang sama
Hanya ada satu akun untuk setiap kategori	Seringkali ada beberapa akun untuk masing-masing akun buku besar yang sesuai
Hanya berisi informasi ringkasan	Berisi informasi rinci tentang setiap transaksi
Tidak memiliki persyaratan keseimbangan	Harus menjumlahkan jumlah yang ditampilkan dalam akun buku besar yang sesuai

Praktik terbaik saat menggunakan subledger

Jika Anda masih menggunakan sistem akuntansi manual, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat menggunakan subledger.

Pastikan saldonya cocok

Total transaksi di akun buku besar pembantu Anda harus selalu sama dengan total di buku besar Anda. Misalnya, jika Anda memiliki beberapa akun buku pembantu piutang usaha yang saat ini sama dengan $15.000, saldo piutang usaha Anda di buku besar Anda juga harus $15.000. Jika saldo tidak cocok, Anda harus merekonsiliasi akun untuk menentukan alasan perbedaannya.

Akun Buku Besar per 31-12-2020	Debit	Kredit
Piutang Usaha	$15.000

Subledger Piutang Usaha per 31-12-2020

Tanggal Pelanggan Debit Kredit Saldo 10-12-2020 J.Smith $  1.200 $  1.200 15-12-2020 M.Jones $  4,000 $  5.200 18-12-2020 W. Brown $  5.000 $10.200 19-12-2020 C. Johnson $  1.800 $12.000 22-12-2020 S.Smith $  3,000 $15.000 23-12-2020 W. Brown $5.000 $10.000 27-12-2020 J. Johnson $  5.000 $  5.000 31-12-2020 Jumlah $20.000 $5.000 $15.000

Pastikan untuk melengkapi entri penutup Anda setelah rekonsiliasi

Setelah Anda merekonsiliasi semua akun subledger Anda, pastikan Anda menyelesaikan siklus akuntansi dengan benar dengan memasukkan entri penutup atau entri penyesuaian yang mungkin Anda miliki, termasuk transaksi yang hilang. Anda mungkin juga perlu membalik entri duplikat yang salah.

Pertimbangkan untuk beralih ke sistem akuntansi otomatis

Jika Anda lelah mengelola subledger untuk akun buku besar umum volume tinggi Anda, pertimbangkan untuk beralih ke perangkat lunak akuntansi. Menggunakan aplikasi perangkat lunak akuntansi akan melacak total subbuku besar Anda dan secara otomatis mentransfer total transaksi tersebut ke buku besar Anda, sehingga tidak perlu melacaknya secara manual.

Menggunakan perangkat lunak akuntansi juga menghilangkan kebutuhan untuk menggulung total akun subledger ke dalam buku besar Anda pada akhir bulan. Selain itu, ini mengotomatiskan seluruh proses entri jurnal, jadi satu-satunya entri akhir bulan yang harus Anda selesaikan adalah entri penyesuaian untuk bunga, depresiasi, dan amortisasi.

Subledger adalah bagian penting dari proses akuntansi

Sementara buku besar adalah tulang punggung sistem akuntansi entri ganda Anda, buku besar pembantu juga memainkan peran penting, merinci transaksi yang membentuk saldo buku besar Anda.

Penggunaan perangkat lunak akuntansi dapat menyederhanakan proses pemeliharaan beberapa akun subledger, menghilangkan kebutuhan untuk mencatat beberapa transaksi secara manual. Ini juga dapat mengurangi jumlah waktu yang Anda perlukan untuk meneliti dan mendamaikan akun yang tidak seimbang.

Namun, baik Anda merekam akun subledger Anda secara otomatis atau manual, akun tersebut merupakan kebutuhan untuk mengelola akuntansi bisnis kecil Anda dengan benar, jadi pastikan mereka melakukannya dengan benar.