W-9 vs. 1099:Pelajari Perbedaan dan Kapan Menggunakan Masing-masing

Sebagian besar perusahaan akan menjadi subkontraktor atau menyewa kontraktor independen di beberapa titik. Pendakian menunjukkan kepada Anda cara melengkapi formulir yang diminta IRS dari kontraktor.

Bagi banyak usaha kecil, ada tugas yang menunggu lama untuk diselesaikan. Tidak ada karyawan penuh waktu yang memiliki waktu atau keinginan untuk menyelesaikannya, tetapi mereka tidak cukup penting untuk mempekerjakan seseorang yang baru.

Di situlah kontraktor independen masuk. Anda mempekerjakan mereka untuk proyek jangka pendek, tidak membayar tunjangan atau memotong pajak, dan, jika mereka melakukannya dengan baik, mereka dapat dipertimbangkan untuk pekerjaan di masa depan. Akibatnya, kontraktor independen sering kali memiliki hubungan dengan banyak perusahaan.

Ketika tiba saatnya untuk menyelesaikan semua pajak bisnis pada akhir tahun, karyawan penuh waktu mendapatkan W-2 dan kontraktor independen mendapatkan 1099. Mari kita pelajari cara menyelesaikan 1099 dan bagaimana Formulir W-9 dimasukkan ke dalam persamaan.

Apa itu Formulir W-9?

Formulir IRS W-9, atau Permintaan Nomor Identifikasi dan Sertifikasi Wajib Pajak, digunakan untuk mendapatkan nomor ID pajak resmi dari setiap kontraktor yang bekerja untuk Anda. Ini termasuk individu yang bekerja sebagai karyawan kontrak dan bisnis lain yang melakukan pekerjaan subkontrak.

Merupakan praktik yang baik untuk meminta formulir W-9 diselesaikan sebelum pembayaran dilakukan kepada kontraktor. Anda tidak benar-benar membutuhkannya untuk mencetak cek -- seperti yang Anda lakukan pada Formulir W-4 untuk karyawan penuh waktu -- tetapi jika Anda tiba di akhir tahun dan tidak memilikinya, Anda akan segera kebingungan. dan tempat yang sulit karena tenggat waktu pengarsipan semakin dekat.

Apa itu Formulir 1099?

Formulir 1099 adalah formulir pajak kontraktor independen. Majikan mengirim W-2 ke semua karyawan penuh waktu yang merinci pendapatan yang mereka peroleh tahun itu serta pengurangan pajak apa pun. 1099 adalah versi kontraktor independen dari W-2. Anda tidak perlu menyertakan potongan apa pun pada 1099 karena kontraktor diwajibkan untuk melacak dan membayar semua pajak kontraktor independen sendiri.

Selama bertahun-tahun majikan menyelesaikan formulir 1099-MISC untuk 1099 kontraktor. Mulai tahun 2020, Formulir IRS 1099-NEC (kompensasi non-karyawan) harus diserahkan untuk kontraktor independen. Kami menggunakan formulir itu dalam contoh di bawah ini.

Jauhkan artikel di atas pada 1099-MISC berguna. Jika Anda adalah kontraktor umum yang menggunakan subkontraktor sepanjang tahun, Anda masih harus melengkapi formulir 1099-MISC untuk mereka. Secara umum, 1099-NEC hanya untuk manusia.

W-9 vs. 1099:Apa bedanya?

W-9 adalah formulir yang akan Anda kirimkan ke kontraktor Anda (atau yang akan dikirimkan kepada Anda oleh kontraktor umum atau bank) untuk mendapatkan informasi mereka. 1099 adalah formulir yang Anda lengkapi dan berikan kepada kontraktor Anda dan pemerintah pada akhir tahun.

Cara menyelesaikan W-9

Untungnya, instruksi W-9 pada formulir sudah jelas karena Anda mungkin tidak akan bisa duduk bersama kontraktor Anda dan membantu mereka mengisinya. Namun, suatu saat Anda kemungkinan besar akan mendapatkan formulir dari perusahaan lain yang bekerja sama dengan Anda sebagai kontraktor W-9, jadi lihat petunjuk di bawah untuk cara melengkapinya.

Jika Anda baru saja memulai beberapa rekening bank atau mengajukan kredit perdagangan, Anda mungkin dapat mengisi seluruh formulir ini dalam waktu lima menit. Anda hanya perlu mengetahui nama bisnis, jenis entitas, dan NPWP Anda.

Jika Anda belum melakukan salah satu dari hal tersebut, Anda dapat menemukan semua informasi ini dalam dokumen pendaftaran bisnis Anda atau dalam pengembalian pajak bisnis terbaru. Jika Anda masih tidak dapat menemukan nomor pajak Anda, artikel ini dapat membantu.

Cara mengisi Formulir 1099

Saat Anda menerima W-9 dari kontraktor Anda, masukkan ke dalam perangkat lunak akuntansi Anda. Program yang saya gunakan memiliki bagian pemeliharaan vendor tempat saya memasukkan nama bisnis, alamat, dan nomor pajak untuk dicetak pada cek.

Dengan sebagian besar perangkat lunak akuntansi, Anda akan dapat menyelesaikan 1099-an secara langsung dengan informasi vendor ini serta pembayaran yang dilakukan sepanjang tahun. Anda juga harus dapat dengan mudah memfilter ke 1099 kontraktor independen formulir tertentu dan melengkapi formulir secara manual, yang akan kita bahas selanjutnya.

Biasanya ketika pemerintah mengubah bentuk, itu membuat frustrasi. Di awal karir saya, saya menghabiskan empat tahun mengisi Formulir SBA 1919 untuk klien hampir setiap hari dan kemudian dalam semalam seluruh formulir berubah. Saya selalu berpikir memori otot hanya untuk karate sampai saya menemukan diri saya tanpa berpikir mengisi kotak yang tidak ada yang telah dipindahkan tiga halaman ke bawah.

1099-NEC adalah salah satu dari sedikit perubahan bentuk yang pernah saya lihat di mana sekarang jauh lebih mudah untuk diselesaikan. Anda menambahkan informasi perusahaan Anda di kotak pembayar dan informasi kontraktor di kotak penerima. Nomor akun adalah nomor 1099 kontraktor di sistem Anda. Jika Anda tidak memotong pajak, yang sebagian besar perusahaan tidak, maka Anda cukup melengkapi kotak No. 1, dan Anda siap untuk meninggalkan tahun 1099.

Berikut adalah beberapa item lain yang perlu diingat:

• 1099 hanya diperlukan jika total pembayaran yang dilakukan kepada kontraktor berjumlah lebih dari $600 selama tahun tersebut.
• Jumlah yang dilaporkan adalah untuk pembayaran tunai, bukan untuk pembayaran yang masih harus dibayar. Jika Anda memiliki kontraktor yang mengerjakan proyek besar yang memakan waktu dua tahun untuk satu pembayaran sekaligus, Anda akan melaporkan semuanya pada tahun saat pembayaran dilakukan.
• Bisnis sering menggunakan kontraktor independen sehingga mereka tidak perlu memberikan tunjangan atau membayar pajak gaji. Jangan menyebut karyawan penuh waktu sebagai kontraktor independen. (Bayangkan IRS sebagai mata raksasa Sauron yang mencari perusahaan yang melakukan ini, dan Anda tidak memiliki elang untuk segera menerbangkan Anda keluar dari Mordor.)

Cara mengajukan Formulir 1099 dengan IRS

Pastikan untuk membeli 1099 Anda baik langsung dari IRS atau dari perusahaan perangkat lunak akuntansi Anda. Ada lima salinan dari informasi yang kami selesaikan di atas. Satu untuk pemerintah federal, satu untuk departemen pajak negara bagian, dua untuk penerima, dan satu untuk arsip Anda.

Formulir ini jatuh tempo kepada penerima dan IRS pada 1 Februari setiap tahun. Anda dapat mengajukan online dengan IRS jika perangkat lunak akuntansi Anda dapat membuat jenis file yang benar untuk formulir. Mereka tidak dapat dipindai.

Cara yang lebih mudah adalah dengan mengirimkan semua formulir dengan Formulir 1096, yang merupakan ringkasan dari semua 1099 yang Anda arsipkan. Alamatnya sama dengan semua jenis pajak usaha kecil lainnya:

Tetap mengikuti perkembangan

Ini semacam ritus peralihan bagi bisnis untuk menyelesaikan W-9 dari mitra atau bank dan mulai mengirimkan 1099 pada akhir tahun. Kedua formulir tersebut cukup mudah untuk diisi dan tidak akan menghalangi Anda untuk menjelajahi semua jalur bisnis.