Cara Menghitung Setara Penuh Waktu (FTE)

Full-Time Equivalent (FTE) adalah metode yang digunakan untuk menentukan berapa banyak karyawan tetap yang Anda pekerjakan saat ini. FTE menambahkan semua karyawan paruh waktu Anda untuk membuat karyawan FTE.

Setara penuh waktu, atau FTE, adalah metrik yang digunakan untuk menentukan berapa banyak karyawan penuh waktu dan paruh waktu yang Anda miliki saat ini sebagai staf. Setiap FTE setara dengan jumlah jam kerja karyawan penuh waktu Anda.

Untuk menentukan jumlah FTE yang dibuat oleh karyawan paruh waktu Anda, tambahkan jumlah jam kerja mereka dan bagi dengan jumlah jam dalam seminggu kerja penuh waktu.

Misalnya, jika minggu kerja penuh waktu Anda adalah 40 jam dan Anda memiliki dua karyawan paruh waktu yang bekerja 20 jam setiap minggu, ketika jam mereka dijumlahkan, mereka membuat satu FTE.

Ikhtisar:Apa itu karyawan FTE?

Jika saat ini Anda mempekerjakan karyawan penuh dan paruh waktu, Anda perlu menentukan berapa banyak karyawan FTE yang Anda miliki. Seorang karyawan FTE tidak harus seorang karyawan tunggal; mungkin kombinasi dari beberapa karyawan paruh waktu yang, ketika jam kerja mereka ditambahkan bersama-sama, menciptakan karyawan penuh waktu yang setara, atau FTE.

Menghitung FTE dapat berguna untuk menganggarkan kebutuhan tenaga kerja saat ini dan masa depan. Hal ini juga memungkinkan pemberi kerja untuk memeriksa total jam kerja di seluruh bisnis daripada hanya melihat berapa banyak karyawan tetap dan paruh waktu sebagai staf.

Pengusaha juga perlu menghitung FTE agar sesuai dengan undang-undang dan program federal tertentu termasuk:

• Affordable Care Act (ACA): ACA mengharuskan usaha kecil dengan setidaknya 50 FTE pada staf untuk tahun sebelumnya untuk menyediakan asuransi kesehatan yang penting dan terjangkau bagi karyawan mereka. Jika bisnis Anda memiliki kurang dari 50 FTE, Anda akan memiliki opsi untuk mengajukan kredit pajak bisnis kecil sebesar 50% jika Anda memilih untuk menawarkan asuransi kesehatan kepada karyawan Anda.
• COBRA: COBRA adalah program federal yang mengharuskan pemberi kerja yang memenuhi syarat tertentu untuk memberikan kelanjutan asuransi kesehatan kepada karyawan dan tanggungan mereka setelah pemutusan hubungan kerja mereka. Menawarkan COBRA hanya diperlukan jika saat ini Anda memberikan paket asuransi kesehatan kepada karyawan Anda dan Anda telah mempekerjakan setidaknya 20 FTE pada tahun kalender sebelumnya.

Penghitungan FTE juga diperlukan untuk setiap bisnis kecil yang saat ini bekerja dengan pemerintah federal dalam kapasitas profesional, karena penyerahan laporan FTE merupakan bagian wajib dari sebagian besar kontrak pemerintah federal.

Cara menghitung full-time equivalent (FTE)

Menghitung waktu penuh yang setara untuk bisnis Anda dapat memakan waktu jika saat ini Anda memproses penggajian dan tunjangan karyawan secara manual.

Saat menghitung FTE, pastikan data penggajian Anda mudah diakses karena Anda memerlukan informasi ini untuk menyelesaikan perhitungan Anda. Seluruh perhitungan akan jauh lebih lancar jika Anda menggunakan perangkat lunak penggajian atau penyedia layanan penggajian karena Anda dapat menggunakan laporan penggajian untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Langkah 1:Buat daftar semua karyawan dan jam kerja mereka

Ini dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan laporan penggajian yang tersedia dari penyedia layanan penggajian Anda.

Setelah Anda memiliki daftar karyawan, Anda harus menentukan berapa jam setiap karyawan bekerja setiap minggu. Meskipun karyawan penuh waktu biasanya bekerja pada jam yang sama setiap minggu, jam kerja untuk karyawan paruh waktu dapat bervariasi dari minggu ke minggu, jadi pastikan untuk melihat setiap minggu untuk melihat jam kerja yang sebenarnya.

Untuk perusahaan sampel kami, kami akan mengatakan bahwa kami memiliki karyawan sebagai berikut:

Karyawan	Jam kerja per minggu
Angela Administrator	40
Barbara Pembukuan	40
Pengiriman Donald	25
Sumber Daya Manusia Hannah	40
Manajer Kantor Oliver	25
Peter Programmer	30

Setelah menyelesaikan daftar, Anda dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 2:Tentukan apa yang dianggap sebagai pekerjaan penuh waktu

Pekerjaan penuh waktu bervariasi dari bisnis ke bisnis. Beberapa majikan menganggap apa pun yang lebih dari 35 jam per minggu sebagai pekerjaan penuh waktu, sementara yang lain mengharuskan karyawan bekerja 40 jam per minggu untuk dianggap sebagai pekerjaan penuh waktu.

Untuk tujuan perhitungan kami, kami akan mengasumsikan bahwa perusahaan sampel mempertimbangkan 40 jam per minggu pekerjaan penuh waktu. Anda harus mengetahui angka yang tepat untuk bisnis Anda agar dapat menghitung FTE dengan benar.

Langkah 3:Hitung jam kerja karyawan selama sebulan

Pertama, jumlahkan semua jam kerja penuh waktu selama seminggu. Perusahaan sampel saat ini memiliki tiga karyawan tetap:

3 x 40 =120 jam per minggu

Selanjutnya, Anda akan menambahkan karyawan paruh waktu Anda yang bekerja 30 jam per minggu menjadi total:

30 x 1 =30 jam per minggu

Terakhir, Anda akan menambahkan dua karyawan paruh waktu yang masing-masing bekerja 25 jam per minggu:

25 x 2 =50 jam per minggu

Setelah semua jam kerja karyawan dihitung, Anda dapat menyelesaikan langkah ini dengan menambahkan semua jam kerja selama seminggu.

120 + 30 + 50 =200

Artinya, jika digabungkan, karyawan penuh dan paruh waktu Anda bekerja 200 jam per minggu.

Langkah 4:Pisahkan jam paruh waktu

Sekarang setelah Anda menghitung semua jam kerja karyawan Anda selama seminggu, Anda siap untuk menghitung total FTE Anda. Untuk melakukannya, Anda harus memisahkan tiga karyawan paruh waktu Anda dari total jam kerja per minggu dan menghitung total jam mereka secara terpisah:

30 + 50 =80 jam kerja paruh waktu per minggu

Jika dijumlahkan, jam kerja tiga karyawan paruh waktu Anda sama dengan 80 jam.

Kami telah menentukan bahwa, di perusahaan sampel ini, satu karyawan penuh waktu setara, atau FTE, bekerja 40 jam dalam seminggu. Untuk menghitung jam FTE untuk karyawan paruh waktu Anda, lakukan perhitungan berikut:

80 (jam paruh waktu) 40 (jam penuh waktu) =2 FTE

Ini menunjukkan bahwa jam gabungan dari tiga karyawan paruh waktu Anda (80 jam), bila dibagi dengan minggu kerja penuh waktu reguler Anda (40 jam), sama dengan dua FTE.

Ingatlah bahwa penghitungan Anda akan berubah berdasarkan lembaga atau program yang Anda hitung FTEnya, karena lembaga dan program pemerintah yang berbeda memiliki persyaratan penghitungan yang berbeda.

Misalnya, jika Anda menyelesaikan perhitungan FTE untuk tujuan pelaporan ACA, Anda perlu membagi jumlah total jam kerja oleh karyawan paruh waktu dengan 30, bukan 40, karena IRS mempertimbangkan lebih dari 30 jam per minggu penuh waktu. pekerjaan.

Selain itu, karena Peter Programmer bekerja 30 jam seminggu, berdasarkan perhitungan ACA, dia akan dianggap sebagai karyawan tetap dan bukan karyawan paruh waktu, seperti pada contoh pertama.

Jika Anda menghitung FTE untuk menentukan kelayakan COBRA, Anda dapat mendasarkan penghitungan Anda pada persyaratan penuh waktu yang ditetapkan oleh bisnis Anda daripada mengikuti standar 30 jam per minggu yang diamanatkan untuk penghitungan ACA.

Langkah 5:Tambahkan total karyawan tetap Anda ke total FTE Anda

Sekarang setelah Anda menentukan bahwa tiga karyawan paruh waktu Anda sama dengan dua FTE, Anda dapat menambahkan nomor tersebut ke total karyawan penuh waktu Anda untuk menentukan total FTE akhir untuk bisnis Anda. Dalam hal ini, totalnya adalah lima:dua FTE dari karyawan paruh waktu Anda dan tiga FTE dari karyawan penuh waktu Anda.

Proses ini perlu diulang untuk setiap minggu penggajian sepanjang tahun. Jika karyawan Anda bekerja dengan jumlah jam yang sama setiap minggu, proses perhitungannya akan sederhana.

Namun, jika bisnis Anda secara teratur mengubah jam kerja paruh waktu, menambah staf tambahan selama bulan-bulan tertentu, atau memberhentikan staf selama periode yang lambat, Anda harus memastikan untuk memperhitungkan semua perubahan tersebut ke dalam hitungan FTE akhir Anda, yang harus didasarkan pada total tahun sebelumnya.

Nomor FTE Anda penting

Karena banyak lembaga pemerintah menggunakan FTE saat menentukan kelayakan untuk program tertentu, penting bagi Anda atau administrator manfaat Anda untuk menghitung karyawan setara penuh waktu Anda dengan benar. Jumlah FTE yang dimiliki bisnis Anda juga dapat memengaruhi pajak bisnis Anda, karena banyak program memberikan potongan pajak berdasarkan jumlah FTE yang dipekerjakan bisnis Anda.

Untuk semua alasan ini, penting bagi Anda untuk belajar menghitung karyawan penuh waktu yang setara secara akurat.