Ubah Pesanan 101:Dasar-dasar

Seperti dalam banyak bidang kehidupan, perubahan tidak bisa dihindari ketika datang ke proyek konstruksi. Pemilik memutuskan untuk mengubah desain, badai menghantam dan menjatuhkan tenggat waktu pengiriman, subkontraktor meremehkan biayanya — daftar alasannya terus berlanjut. Tetapi perubahan yang tidak terkendali dapat dengan cepat memakan keuntungan, bahkan menggagalkan proyek.

Itu sebabnya perusahaan konstruksi yang cerdas memiliki aturan yang tegas:Apa pun yang memerlukan modifikasi pada kontrak konstruksi yang ada memerlukan perintah perubahan, yang merinci revisi dalam lingkup pekerjaan proyek, biaya dan jadwal. Dilaksanakan dengan baik dan konsisten, mengubah pesanan menjaga klien dan kontraktor pada halaman yang sama dan mencegah perselisihan, tagihan yang belum dibayar dan bahkan tindakan hukum.

Apa itu Perintah Perubahan?

Perintah perubahan adalah pejabat, modifikasi terdokumentasi pada kontrak proyek konstruksi yang ada. Ini dapat dimulai oleh pemilik atau kontraktor. Ketika sebuah proyek berkembang atau elemen ditingkatkan, rincian ditangkap dalam urutan perubahan aditif. Ketika sebuah proyek menyusut atau elemen diturunkan, perubahan ini dicatat dalam urutan perubahan deduktif. Dalam semua kasus, pesanan menentukan bagaimana modifikasi berdampak pada ruang lingkup pekerjaan, harga, garis waktu atau beberapa atau semua hal di atas. Baik klien dan kontraktor harus menyetujui persyaratan dan menandatangani agar perintah perubahan menjadi valid.

Takeaways Kunci

• Ruang lingkup dan biaya proyek konstruksi berubah setelah pekerjaan dimulai karena berbagai alasan.
• Ubah pesanan mendokumentasikan penyesuaian ini dan bersifat formal, amandemen kontrak proyek konstruksi yang mengikat secara hukum.
• Perintah perubahan paling efektif bila digunakan secara konsisten sebagai bagian dari proses yang terdokumentasi.
• Teknologi dapat secara dramatis meningkatkan visualisasi proyek, kualitas data dan kolaborasi, semuanya meningkatkan proses urutan perubahan.

Ubah Pesanan Dijelaskan

Perubahan pesanan adalah bagian rutin dari proyek konstruksi. Mereka mengubah ruang lingkup pekerjaan yang ditetapkan dalam kontrak asli dan ditandatangani oleh semua pihak yang terlibat — pemilik proyek, kontraktor dan mungkin pemberi pinjaman dan/atau satu atau lebih subkontraktor. Alasan untuk perintah perubahan termasuk kesalahan desain rencana, perkiraan waktu atau anggaran yang terlalu rendah untuk menyelesaikan proyek atau kondisi yang tidak terduga di lokasi kerja. Urutan perubahan berisi rincian ini, dampaknya pada ruang lingkup pekerjaan — mungkin waktu ekstra akan diperlukan untuk memenuhi persyaratan baru — serta harga yang direvisi. Sementara perintah perubahan biasanya mencerminkan pekerjaan tambahan, mereka juga bisa menjadi hasil dari perampingan atau substitusi.

Sebagian besar kontrak konstruksi berisi klausul yang menentukan bagaimana perintah perubahan akan ditangani. Memformalkan proses di muka dapat membuat proyek berjalan lancar dan tepat waktu, memastikan arus kas ke kontraktor dan melindungi semua orang yang terlibat. Perusahaan konstruksi memerlukan proses untuk memastikan pesanan perubahan ditangani dengan cepat sehingga proyek dapat dilanjutkan tanpa penundaan yang tidak semestinya.

Perhatikan bahwa pesanan perubahan besar dapat memicu peningkatan retensi proyek, itu adalah, bagian dari pembayaran akhir yang ditahan untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan kontraktor atau subkontraktor telah menyelesaikan proyek konstruksi secara lengkap dan benar.

Bagaimana Cara Kerja Perubahan Pesanan?

Perintah perubahan dapat dimulai oleh pemilik proyek atau kontraktor kapan saja selama proses konstruksi. Kontrak asli proyek biasanya akan menetapkan penggunaan formulir pesanan perubahan tertentu; jika tidak, seseorang dapat dibuat dalam dokumen, spreadsheet atau bahkan ditulis tangan. Semua pihak bertemu untuk membahas usulan perubahan dan dampaknya terhadap ruang lingkup pekerjaan, biaya dan jadwal. Setelah semua orang setuju dan menandatangani secara resmi, pekerjaan dapat berlangsung.

Perintah perubahan adalah dokumen hukum, jadi penggunaannya tidak boleh sembarangan. Para ahli menyarankan menggunakan konsisten, proses transparan dengan praktik terbaik berikut dalam pikiran:

Atasi proses perubahan dalam kontrak asli. Ini biasanya termasuk dalam klausa "perubahan dalam pekerjaan". Kontrak harus menjelaskan bagaimana permintaan perubahan, termasuk proses perubahan pesanan, harus ditangani. Ini juga dapat menentukan formulir pesanan perubahan tertentu yang akan digunakan atau menyatakan proses peninjauan atas jumlah dolar tertentu, Misalnya.

Fokus pada perubahan sejati. Perintah perubahan dimaksudkan untuk mengatasi perubahan yang secara mendasar mengubah ruang lingkup proyek atau secara substansial berdampak pada harga atau garis waktu. Mereka tidak diperlukan untuk perubahan kecil atau pekerjaan yang diharapkan klien secara wajar tercakup dalam kontrak asli. Sebagai contoh, kontrak konstruksi biasanya menetapkan bahwa pekerjaan harus dilakukan untuk "standar industri konstruksi" atau "instruksi tertulis dari pabrikan." Dalam konteks itu, kontraktor tidak akan memasang pintu yang belum selesai dan kemudian membuat pesanan perubahan saat klien menginginkannya dicat.

Berpikir di luar kotak. Meski jarang, perintah perubahan dapat digunakan hanya untuk menyarankan perubahan. Sebagai contoh, kontraktor untuk beberapa proyek federal diundang untuk menyarankan metode atau bahan yang berbeda jika perubahan tersebut memotong biaya.

Apa yang Termasuk dalam Change Order?

Tidak ada dua proyek konstruksi yang identik, jadi masuk akal bahwa tidak ada perintah perubahan. Namun, perintah perubahan yang dibangun dengan baik biasanya memiliki beberapa elemen yang sama. Ini termasuk:

• SEBUAH keterangan dari perubahan yang diminta dan a perbandingan dengan isi perjanjian awal. Bagian ini harus mencakup informasi yang cukup bagi klien dan calon pemberi pinjaman untuk segera memahami mengapa pekerjaan tambahan berada di luar cakupan perjanjian awal.
• Sebuah ringkasan terperinci dari semua kontraktor dan, jika diperlukan, biaya subkontraktor akibat perubahan tersebut.
• Sebuah penghitungan total biaya dari perubahan.
• Pernyataan kontrak tentang perubahan itu berdampak pada timeline proyek .
• Itu tanda tangan dari klien, kontraktor dan, jika diperlukan, pemberi pinjaman dan/atau subkontraktor.

Perintah perubahan juga harus secara jelas mengidentifikasi proyek yang relevan dengan memasukkan:

• nomor kontrak asli;
• Nama pemilik proyek dan informasi kontak;
• Nama Kontraktor, informasi kontak dan nomor lisensi;
• informasi pemberi pinjaman jika berlaku;
• Alamat proyek; dan
• Ubah nomor pesanan.

Kapan Perubahan Pesanan Terjadi?

Ubah pesanan umumnya dimulai ketika klien memiliki ide baru atau ingin memodifikasi fitur yang sudah ada. Tetapi kontraktor dapat memulai perintah perubahan - mungkin mereka mengantisipasi masalah saat pekerjaan berlangsung atau tidak memperkirakan biaya proyek dengan benar. Dan terkadang perubahan pesanan didorong oleh faktor-faktor di luar kendali salah satu pihak. Alasan ini mungkin termasuk kondisi tempat kerja, seperti penghalang yang tidak diketahui sebelum pekerjaan dimulai, atau masalah atau gangguan dalam rantai pasokan yang menunda pengiriman material. pandemi, Misalnya, memiliki dampak negatif pada sistem pengiriman. Cuaca atau bencana alam juga dapat memperlambat atau bahkan menghentikan suatu proyek. Begitu juga kekurangan desain, seperti spesifikasi yang tidak akurat, yang tidak terlihat sampai proyek konstruksi dimulai.

Bagaimana Mempersiapkan Perubahan Pesanan

Proses urutan perubahan yang sukses dimulai dengan asumsi yang sehat bahwa semua proyek akan diubah di sepanjang jalan. Inilah sebabnya mengapa para ahli setuju bahwa kontrak konstruksi itu sendiri harus menjelaskan bagaimana proses perintah perubahan harus ditangani. Dengan rencana dan proses yang solid, perintah perubahan dapat dirancang, diubah, setuju dengan, ditandatangani dan dieksekusi dengan cepat untuk menjaga proyek tetap berjalan.

Perangkat lunak yang mengotomatiskan proses ini dan melacak setiap langkah dapat membantu. Selain itu, perusahaan konstruksi ingin memastikan manajer proyeknya dapat dengan jelas mengomunikasikan perubahan yang mereka anggap perlu, mengapa mereka dibutuhkan, dampak potensial mereka pada proyek dan perkiraan biaya yang akurat, dan mampu menjelaskan perubahan tersebut kepada tim mereka dan pemain kunci lainnya. Jika pemberi pinjaman terlibat dan perubahan tersebut akan menaikkan biaya proyek secara material, pastikan tim mengetahui format apa yang diperlukan dan informasi apa yang dibutuhkan bank untuk menandatangani.

Dalam semua kasus, kepatuhan terhadap praktik terbaik akuntansi konstruksi, seperti penetapan biaya pekerjaan dan dokumentasi yang teliti, akan membuatnya lebih mudah untuk dirakit — dan dipertahankan, jika perlu — ubah pesanan.

5 Langkah untuk Proses Ubah Pesanan

Setiap perubahan pada proyek konstruksi yang melibatkan pekerjaan di luar lingkup asli kontrak memerlukan perintah perubahan. Tetapi ada banyak dasar yang harus diletakkan sebelum menyusun perintah perubahan resmi. Berikut adalah langkah-langkah proses change order yang efektif:

1. Mulai percakapan. Terlepas dari siapa yang memulai perubahan potensial, langkah pertama adalah pemilik proyek dan kontraktor mendiskusikan apa perubahannya, mengapa itu diminta dan bagaimana hal itu akan berdampak pada biaya dan waktu proyek. Setiap orang harus pergi di halaman yang sama.

2. Letakkan dasar. Berikutnya, kontraktor perlu menetapkan harga untuk perubahan tersebut. Jika perubahan memperluas proyek, biaya tambahan mungkin termasuk rencana konstruksi yang direvisi, tenaga kerja ekstra dan material serta peralatan baru. Garis waktu proyek kemungkinan akan perlu disesuaikan juga.

3. Tinjau nomor dengan klien dan pemberi pinjaman, jika diperlukan. Jika perkiraan kontraktor lebih dari yang ingin dibelanjakan klien — atau bank akan menyetujuinya — atau terlalu memperpanjang perkiraan waktu, prosesnya mungkin berhenti di sini. Atau bisa juga berarti para pihak harus kembali ke awal proses untuk membahas opsi lain.

4. Draf proposal perintah perubahan. Setelah semua orang menyetujui biaya, kontraktor akan mengajukan proposal pesanan perubahan — bukan pesanan akhir — untuk ditinjau oleh klien. Mungkin diperlukan beberapa revisi bolak-balik untuk mendapatkan persetujuan.

5. Tulis dan tandatangani perintah perubahan. Setelah klien menyetujui persyaratan proposal, kontraktor dapat menyusun perintah perubahan yang sebenarnya. Kedua belah pihak harus menandatanganinya — dan kemudian pekerjaan dapat dimulai.

Penyebab Umum Perubahan Pesanan

Berbagai masalah dapat muncul selama konstruksi. Mereka diharapkan, dan itulah alasan mengapa perintah perubahan ada sejak awal. Masalah umum yang menyebabkan perubahan pesanan meliputi:

Kesalahan atau kelalaian menggambar

Idealnya, semua kesalahan, seperti spesifikasi yang salah atau kelalaian dalam rencana konstruksi asli, terlihat dan dikoreksi sebelum proyek dimulai. Tetapi jika mereka tertangkap setelah konstruksi sedang berlangsung, mereka mungkin cukup besar untuk memerlukan perintah perubahan.

Perkiraan tidak akurat

Perkiraan hanya itu. Yang dibutuhkan hanyalah satu nomor — dalam biaya bahan, jam kerja atau jadwal proyek — untuk lebih dari varians yang dapat diterima untuk memerlukan perintah perubahan.

Perubahan lingkup pekerjaan

Dari perubahan desain hingga substitusi material, klien sering berubah pikiran. Ketika mereka melakukannya, diperlukan perintah perubahan. Sebagai contoh, peralihan dari meja kuarsa ke marmer akan mengubah harga material dan tenaga kerja terampil. Atau, keputusan untuk mengubah tempat parkir menjadi garasi parkir akan secara signifikan mengubah ruang lingkup proyek, biaya dan waktu.

Klien dan kontraktor harus menyetujui sejak awal jumlah dolar yang telah lewat ketika perintah perubahan harus dilaksanakan. Sebagai contoh, mengubah kuarsa buatan menjadi granit kelas menengah daripada marmer mungkin hanya menambahkan beberapa dolar per kaki lari; kontraktor mungkin memiliki cukup bantalan yang terpasang di dalamnya sehingga dapat menyerapnya, atau mungkin mengurangi perangkat keras ubin atau kabinet.

Biaya bahan

Proyek konstruksi yang diperluas secara inheren rentan terhadap variabilitas dalam biaya bahan. Selubung kayu lapis yang harganya $40 per lembar saat pekerjaan dimulai mungkin mencapai $55 pada saat subkontraktor harus memesan ulang. Sebuah lemari ekstra di sini, penanaman tambahan di sana, dan segera proyek tersebut telah melampaui anggaran materialnya. Ubah pesanan membantu mengelola kenaikan biaya sebelum menjadi tidak terkendali dan memengaruhi profitabilitas.

Kondisi tersembunyi di lokasi kerja

Masalah umum yang ditemukan di sepanjang jalan proyek dapat mencakup kayu yang membusuk, kebocoran lambat, infestasi hama dan kantong asbes. Masalah-masalah ini harus diselesaikan, memerlukan perintah perubahan. Dalam proyek besar, kontraktor juga dapat mengalami jalur atau tepian bawah tanah yang tidak terduga, atau menemukan bahwa dewan perencanaan kotamadya memberlakukan kondisi tak terduga berdasarkan zonasi atau faktor lainnya.

Acara yang tidak direncanakan

Perintah perubahan mungkin diperlukan untuk memperbaiki atau mengkompensasi kejadian luar yang mengganggu proyek. Peristiwa tersebut dapat mencakup pemogokan buruh, vandalisme, cuaca, bencana alam dan bahkan pelanggan mengalami kekurangan uang tunai atau kredit dan perlu mengurangi proyek secara dramatis.

Inspeksi gagal

Inspektur dapat menemukan pelanggaran kode dalam proyek konstruksi. Mungkin izin loteng tidak mencukupi, atau panel listrik tambahan diperlukan. Inspektur juga mungkin menemukan masalah yang tidak terkait dengan proyek inti. Selama renovasi gedung, Misalnya, mereka mungkin menemukan sistem pendingin udara tidak dipasang dengan benar. Pekerjaan yang diperlukan dalam semua skenario ini akan memerlukan urutan perubahan.

Tips untuk Mengubah Sengketa Pesanan

Proses urutan perubahan yang efektif di mana semua modifikasi dan biaya terkait didokumentasikan dengan baik dan tanda tangan dikumpulkan dari semua pemangku kepentingan adalah kunci untuk meminimalkan ketidaksepakatan atas apa yang telah disepakati. Tapi argumen bisa saja terjadi.

Berikut adalah beberapa cara kontraktor dapat meminimalkan atau menavigasi perselisihan:

• Pergi secara berurutan. Ketika perintah perubahan ditandatangani hampir sama pentingnya dengan memilikinya di tempat pertama. Pekerjaan tidak boleh dimulai sampai perintah perubahan selesai dan ditandatangani.

• Tutupi semua pangkalan. Sebuah proyek dapat mencakup lebih dari satu kontrak, jadi perintah perubahan untuk satu mungkin tidak berlaku untuk yang lain. Sebagai contoh, jika klien dan kontraktor menandatangani perintah perubahan tetapi lalai mendapatkannya untuk subkontraktor, mungkin ada celah dalam lingkup pekerjaan yang dapat disengketakan nantinya.

• Pastikan pemberi pinjaman ada di dalamnya. Minimal, kontraktor harus berhak untuk memeriksa dengan pemberi pinjaman klien untuk memastikan ada cukup dana yang tersedia untuk menutupi pesanan perubahan.

• Bergantung pada fakta. Perselisihan mungkin timbul mengenai apakah pekerjaan tersebut benar-benar merupakan perubahan — yang pada akhirnya dapat dijawab oleh hakim yang tidak terbiasa dengan pekerjaan atau industri tersebut. Kontraktor perlu mempersenjatai diri dengan fakta untuk membuat kasus ini. Itu mungkin termasuk segala sesuatu mulai dari dokumen pra-penawaran dan pesanan kerja lapangan hingga foto, kartu waktu karyawan dan korespondensi proyek.

Ubah Contoh Pesanan

Kemungkinan ada banyak contoh pesanan perubahan seperti halnya proyek konstruksi. Mengambil, Misalnya, sebuah usaha kecil yang telah menandatangani kontrak dengan perusahaan konstruksi untuk membangun ruang kantor pertamanya. Tidak lama setelah pekerjaan dimulai, klien memutuskan untuk mengubah desain pintu masuk. Itu juga ingin meningkatkan bahan lantai yang ditentukan semula dari karpet ke ubin di seluruh ruang. Karena perubahan ini berada di luar lingkup pekerjaan awal kontrak, mereka membutuhkan dua perintah perubahan terpisah yang memperhitungkan biaya tambahan, jadwal yang direvisi dan pertimbangan lainnya. Sebagai contoh, seorang arsitek mungkin diperlukan untuk mendesain ulang pintu masuk. Pemasang terampil mungkin diperlukan untuk ubin. Ubah pesanan tentukan detail ini dan berlaku setelah semua pihak, termasuk subkontraktor, telah menandatangani mereka.

Ubah Template Pesanan Gratis

Beberapa proyek konstruksi selesai tanpa perubahan yang mengubah lingkup pekerjaan asli. Sementara perintah perubahan digunakan untuk menangani berbagai jenis modifikasi, semuanya memiliki elemen-elemen tertentu yang sama. Daripada menemukan kembali roda setiap kali dibutuhkan, template change order yang dapat diunduh ini dapat digunakan untuk mempercepat proses.

Dapatkan template gratis

Tingkatkan Manajemen Perubahan Pesanan Dengan Perangkat Lunak

Di tengah revolusi bisnis digital saat ini, seharusnya tidak mengherankan bahwa perangkat lunak dapat menjadi pengubah permainan dalam konstruksi, juga. Beberapa solusi dapat membantu meminimalkan kebutuhan akan pesanan perubahan dan biaya terkait, seperti alat visualisasi yang membuat rencana konstruksi lebih akurat. Selain itu, platform perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) yang kuat dan perangkat lunak otomatisasi layanan profesional (PSA) dengan kemampuan manajemen produksi bawaan memungkinkan kontraktor menghubungkan berbagai elemen manajemen proyek sehingga pekerjaan dilakukan lebih efisien dan tanpa kesalahan yang melekat dalam proses manual. Integrasi terkait memungkinkan kontraktor untuk mengakses catatan keuangan mereka, masukkan perintah perubahan, kirim perintah perubahan dan sesuaikan jadwal dalam hitungan menit.

Perubahan diharapkan dengan proyek konstruksi apa pun. Apakah diprakarsai oleh klien atau oleh kontraktor, segala sesuatu yang mengubah lingkup pekerjaan asli yang dikontrak, biaya atau jadwal proyek memerlukan perintah perubahan yang ditandatangani yang mencakup modifikasi ini. Karena perubahan sangat umum, para ahli menyarankan untuk memanggang proses untuk menangani pesanan perubahan langsung ke dalam kontrak proyek asli. Melakukannya dapat membantu meminimalkan perselisihan dan niat buruk, tidak membayar dan kemungkinan tindakan hukum.

Ubah FAQ Pesanan

Q:Mengapa penting untuk memiliki change order?

SEBUAH: Perintah perubahan adalah pejabat, modifikasi terdokumentasi pada kontrak proyek konstruksi yang ada. Ini dapat diprakarsai oleh pemilik proyek atau kontraktor. Klien dan kontraktor harus menyetujui persyaratan dan menandatangani perjanjian agar perintah perubahan menjadi valid. Ini melindungi semua pihak. Tanpa perintah perubahan, perselisihan tentang perubahan dapat menyebabkan niat buruk, tertunda — atau tidak — pembayaran, tindakan merugikan oleh pemberi pinjaman dan bahkan tuntutan hukum.

Q:Bagaimana cara menulis change order?

SEBUAH: Perintah perubahan dapat dibuat dalam dokumen, lembar kerja atau di atas kertas. Karena mereka adalah tambahan untuk kontrak, mereka harus menyertakan beberapa elemen standar:

• Perbandingan antara perubahan yang diusulkan dan kesepakatan atau penawaran awal.
• Ringkasan terperinci dari semua biaya kontraktor dan subkontraktor yang dihasilkan dari perubahan tersebut.
• Ringkasan total biaya perubahan.
• Pernyataan kontrak tentang dampak perubahan pada timeline proyek.
• Tanda tangan semua pihak.

Q:Siapa yang menyiapkan change order?

SEBUAH: Umumnya, kontraktor utama menyiapkan perintah perubahan. Namun, jika subkontraktor terlibat, mungkin perlu mereka untuk menyusun perintah perubahan mereka sendiri untuk bagian pekerjaan mereka. Jika tidak, komponen pekerjaan mereka mungkin diabaikan atau tanggung jawab atas biaya mungkin diperdebatkan.

T:Dapatkah kontraktor menolak perintah perubahan?

SEBUAH: Perintah perubahan berlaku ketika pemilik proyek (klien) dan kontraktor menandatanganinya. Tetapi jika para pihak tidak setuju, pemilik dapat menggunakan arahan perubahan konstruksi (CCD) sebagai gantinya. CCD adalah instruksi sepihak yang tidak memerlukan konsensus. Menurut Asosiasi Pengacara Amerika, kontraktor tidak boleh menolak untuk mematuhi CCD — melakukan hal itu merupakan pelanggaran kontrak. Namun, itu tidak berarti kontraktor harus tunduk pada tuntutan yang secara mendasar mengubah kewajiban awal kontraktor. Doktrin perubahan utama melindungi kontraktor dari persetujuan untuk membangun gereja dan kemudian dipaksa untuk membangun hotel sebagai gantinya, Misalnya.