Apa itu Progress Invoicing dan Mengapa Penting?

Uang tunai adalah raja. Mendapatkannya di rumah dari pelanggan bisa menjadi tantangan, meskipun, terutama jika Anda bekerja dengan proyek jangka panjang dan siklus penagihan yang diperpanjang. Masalah ini, yang endemik dalam konstruksi, industri kedirgantaraan dan pertahanan, juga meluas di antara usaha kecil dan menengah di banyak industri di mana masalah arus kas berada di balik 90% dari kegagalan bisnis. Faktur kemajuan, juga disebut penagihan kemajuan, dapat menguntungkan baik penyedia maupun pelanggan.

Apa itu Faktur Kemajuan?

Faktur kemajuan adalah pendekatan penagihan di mana pelanggan ditagih secara bertahap selama umur proyek. Ini adalah alternatif untuk penagihan di muka atau penagihan saat kontrak selesai. Saat menggunakan faktur kemajuan, jumlah total terutang pada kontrak dipecah menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan ditagih secara berkala, memberi pelanggan kemampuan untuk "bayar sesuai pemakaian". Untuk perusahaan penyedia, ini adalah cara untuk menerima arus masuk uang tunai selama durasi proyek. Dalam banyak hal, itu adalah kemenangan bagi pembeli dan penjual. Lebih jauh, itu adalah standar industri untuk beberapa industri, seperti standar American Institute of Architects (AIA) untuk penagihan dalam bisnis konstruksi.

Takeaways Kunci

• Progress invoicing adalah pendekatan penagihan di mana pelanggan ditagih secara berkala berdasarkan porsi proyek yang diselesaikan.
• Faktur kemajuan adalah alternatif untuk skema penagihan di muka dan di belakang dan menguntungkan karena manfaat arus kasnya.
• Praktik industri dan faktor lainnya dapat membuat faktur kemajuan menjadi rumit dan padat karya.
• Perangkat lunak penagihan yang fleksibel dan terintegrasi dengan akuntansi dapat mencegah kontra kemajuan penagihan melebihi pro.

Faktur Kemajuan Dijelaskan

Faktur kemajuan adalah cara untuk menagih pelanggan dengan maksud untuk mempercepat pengumpulan uang tunai selama proyek berlangsung. Ini adalah taktik manajemen arus kas dan terpisah dari metode pengakuan pendapatan pada pembukuan perusahaan; pencapaian proyek dan persentase penyelesaian mendorong pengakuan pendapatan, tidak jadwal penagihan. Penagihan kemajuan dapat disesuaikan dan didokumentasikan dalam kontrak proyek, selama pelanggan dan penyedia setuju. Khas, Namun, waktu setiap faktur kemajuan didasarkan pada persentase kemajuan yang dicapai pada proyek atau penyelesaian kiriman tertentu.

Cara Kerja Faktur Kemajuan

Total harga proyek ditetapkan dalam kontrak atau perkiraan dan disepakati oleh perusahaan penyedia dan pelanggan pada awal proyek. Seiring proyek berlanjut, faktur secara berkala dikirim ke pelanggan. Besarnya setiap invoice didasarkan pada perkiraan persentase proyek yang telah selesai atau dengan schedule of value (SOV) yang lebih detail. SOV adalah formulir AIA yang merinci pekerjaan dalam kontrak dan digunakan untuk melacak persentase penyelesaian dan pembengkakan biaya untuk setiap item.

Sudah umum untuk persentase kontrak yang telah ditentukan, seperti 5% atau 10%, akan ditahan sampai akhir kontrak untuk memastikan bahwa semuanya telah disampaikan dengan memuaskan. Bila ketentuan demikian, disebut retensi, ada di industri konstruksi, tagihan kemajuan didasarkan pada jumlah kontrak dikurangi jumlah yang ditahan.

Item lain yang berpotensi mempersulit penagihan kemajuan termasuk perintah perubahan, pembengkakan biaya, sengketa penagihan, pembayaran sebagian oleh pelanggan, perselisihan lainnya dan hukuman kontrak.

Apa Tujuan dari Progress Invoicing?

Tujuan utama dari faktur kemajuan adalah untuk mendapatkan uang tunai dari pelanggan untuk membantu mempertahankan proyek tanpa menunggu seluruh tugas selesai. Ini mengurangi ketegangan arus kas pada penyedia dan mengurangi kebutuhan mereka untuk membiayai proyek jangka panjang klien. Faktur kemajuan membantu menutupi biaya seperti tenaga kerja, subkontraktor dan material, dan pendekatan progresif untuk penagihan ini juga membantu perusahaan mengelola biaya overhead dan kewajiban lainnya.

Siapa yang Menggunakan Faktur Kemajuan?

Faktur kemajuan dapat digunakan di industri apa pun untuk proyek dengan durasi berapa pun jika perusahaan penyedia dan pelanggan setuju. Paling sering, digunakan untuk nilai besar, proyek jangka panjang, dan umumnya diasosiasikan dengan industri konstruksi dan kedirgantaraan. Aplikasi lain, seperti pengembangan web dan proyek desain, biasanya mengeluarkan faktur kemajuan saat pekerjaan selesai selama berbulan-bulan. manufaktur, industri rekayasa dan pertahanan pemerintah sering menggunakan faktur kemajuan.

Manfaat Bisnis dari Faktur Kemajuan

Penagihan kemajuan membantu perusahaan yang menyediakan layanan dan pelanggan. Dan ketika sebuah bisnis membantu pelanggannya, manfaat lain biasanya mengikuti. Keuntungan tertentu bersifat langsung dan langsung, sementara yang lain memberikan nilai secara tidak langsung. Beberapa manfaat dari progress billing adalah:

1. Ini memungkinkan perusahaan penyedia atau kontraktor untuk mendapatkan dana in-house untuk mendukung operasi dan langkah proyek selanjutnya. Contohnya termasuk membeli bahan untuk tahap proyek yang akan datang dan membayar subkontraktor saat pekerjaan mereka selesai.

2. Faktur kemajuan menagih sejumlah besar jumlah yang lebih kecil, yang mungkin lebih mudah diambil dari pelanggan. Daripada mengejar pembayaran lump-sum tunggal dari pelanggan, tim penagihan bisnis mungkin lebih berhasil mengumpulkan pembayaran yang lebih kecil. Jumlah yang lebih kecil juga memungkinkan pilihan pembayaran yang lebih beragam untuk ditawarkan kepada pelanggan.

3. Hal ini dapat memotivasi mitra dan subkontraktor yang mendapatkan bayaran saat pekerjaan selesai. Hubungan langsung antara kemajuan proyek dan pembayaran dapat membantu menjaga pihak ketiga seperti tukang listrik, tukang ledeng, pengembang web atau pekerja lepas sesuai jadwal.

4. Ini memaksa komunikasi reguler dengan pelanggan, membantu menjaga kedua belah pihak pada halaman yang sama mengenai status proyek. Dalam kasus di mana SOV digunakan, banyak pemangku kepentingan proyek meninjau persentase penyelesaian setiap tugas.

5. Faktur kemajuan dapat membuat penganggaran dan perkiraan lebih mudah. Karena membutuhkan pengawasan yang ketat terhadap penyelesaian proyek, dapat membantu menginformasikan perkiraan pendapatan masa depan, pengeluaran dan keuntungan.

6. Ini memberikan keuntungan strategis potensial untuk memenangkan pelanggan baru dengan menurunkan biaya di muka dan mengurangi risiko mereka bekerja dengan penyedia baru. Pelanggan baru mungkin ragu untuk membayar proyek di muka tanpa hubungan yang terbukti. Alternatifnya, pembayaran di akhir proyek, memeras arus kas untuk penyedia proyek. Penagihan kemajuan mengurangi risiko di kedua sisi.

7. Penagihan kemajuan meningkatkan retensi pelanggan melalui penagihan transparan. Dokumentasi dan koneksi langsung ke kiriman yang merupakan bagian dari faktur kemajuan dapat memberikan tingkat kenyamanan bagi pelanggan yang ingin tahu apa yang mereka bayar. Studi menunjukkan bahwa gesekan pelanggan berkurang ketika ada tingkat kejelasan dan kenyamanan dalam proses penagihan.

4 Langkah Faktur Kemajuan

Pada tingkat tinggi, ada empat langkah yang terlibat dalam proses faktur untuk sebuah proyek. Dalam praktek, masing-masing langkah ini mungkin memiliki beberapa komponen, mungkin berulang dan mungkin memerlukan banyak tugas. Perangkat lunak manajemen keuangan — terutama ketika terintegrasi dengan area lain di perusahaan Anda seperti hubungan pelanggan dan manajemen proyek menggunakan alat perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) — dapat membantu Anda membuat perkiraan yang akurat, mengotomatisasi faktur dan melacak saat pembayaran diterima. Empat langkah dalam proses penagihan adalah:

1. Menandatangani kontrak. Dalam keseluruhan perjanjian proyek yang menetapkan tanggung jawab untuk penyedia dan pelanggan, harus ada kesepakatan penggunaan metode progress invoice dan frekuensi billing. Ketentuan penagihan harus dijabarkan, seperti metode pembayaran yang dapat diterima, syarat pembayaran, diskon, hukuman dan kontak.

2. Mengatur jadwal. Menentukan jadwal proyek, karena itu menjadi dasar untuk timeline progres invoice. Ini akan membutuhkan pemecahan proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, baik dari segi penyampaian dan perspektif keuangan. Ini dapat dicapai melalui SOV atau melalui jadwal dan perkiraan pendukung.

3. Mengukur kemajuan. Menggunakan SOV atau tonggak yang telah ditetapkan sebelumnya, mengukur kemajuan penyelesaian proyek. Berdasarkan frekuensi penagihan yang dikontrak, menentukan kapan faktur harus dibuat mengingat pekerjaan yang sebenarnya dilakukan. Sebagai contoh, satu proyek dapat menunjukkan bahwa faktur harus dibuat dalam interval penyelesaian 5% (yaitu, 5%, 10%, 15% dan seterusnya). Proyek lain mungkin mendikte tonggak penyelesaian tertentu yang memicu faktur kemajuan, seperti penyelesaian semua framing bangunan.

4. Keluarkan faktur. Buat faktur kemajuan, termasuk informasi yang sesuai, mengirimkannya ke pelanggan dan memulai upaya pengumpulan.

Apa yang Termasuk dalam Faktur Kemajuan?

Faktur harus selalu informatif dan jelas. Faktur kemajuan berbagi banyak elemen dasar yang sama dari faktur lainnya, termasuk tanggal faktur, tenggat waktu, metode pembayaran yang dapat diterima, insentif pembayaran awal dan biaya keterlambatan. Di luar dasar-dasar, faktur kemajuan akan menampilkan detail spesifik, seperti:

• Jumlah kontrak asli dan setiap amandemen, jika berlaku.
• Nilai kumulatif dari tagihan kemajuan pada tanggal faktur.
• Saldo dibayar sampai saat ini.
• Persentase penyelesaian proyek.
• Saldo jumlah kontrak yang belum dibayar.

Contoh Faktur Kemajuan

Berikut adalah contoh hipotetis dari faktur kemajuan dalam industri konstruksi, yang menggambarkan bagaimana proses bekerja dan menyoroti manfaat arus kas.

Pelanggan hipotetis bernama SKSN Enterprises bernegosiasi dan menandatangani kontrak dengan Acme Construction untuk membangun gedung perkantoran untuk bisnis mereka yang sedang berkembang. Sebuah SOV termasuk dalam kontrak, menunjukkan kiriman yang diperinci selama periode dua tahun yang diharapkan. Kontrak mencakup ketentuan berikut:

• Total harga kontrak — $8 juta
• Jangka waktu proyek — 2 tahun
• Frekuensi penagihan — triwulanan (4x/tahun)
• Retainage — 10% setelah selesai

Pada akhir tiga bulan pertama, SKSN dan Acme meninjau status proyek dan menyepakati bahwa butir-butir SOV sudah sesuai rencana dan proyek sudah selesai sekitar 12,5%. Acme mengirimkan progress invoice #1 ke SKSN sebesar $900, 000, yaitu 12,5% dari $7,2 juta (jumlah kontrak asli dikurangi 10% retensi yang disepakati kedua belah pihak untuk "lepas dari puncak"). SKSN segera melakukan pembayaran progres. Setiap tiga bulan dilakukan peninjauan serupa, faktur dibuat dan SKSN membayar. Pada awal tahun kedua, badai salju menyebabkan konstruksi melambat, jadi progres kuartal itu hanya 8%, tercermin dalam faktur #5. Karena hubungan baik yang dimiliki Acme dengan para pekerja dan subkontraktornya, itu menebus waktu yang terlewat selama kuartal berikutnya (faktur #6) dan membuat proyek kembali sesuai jadwal. Di akhir proyek, SKSN senang dengan gedung ini, daftar punch item yang beredar diselesaikan oleh Acme dan faktur akhir (untuk retensi yang dikurangi di awal) dibayar.

Faktur kemajuan Acme untuk skenario ini selama umur proyek adalah sebagai berikut:

Tahun 1 Tahun 2 Faktur #1 Faktur #2 Faktur #3 Faktur #4 Faktur #5 Faktur #6 Faktur #7 Faktur #8 Faktur Akhir Jumlah Kontrak Asli $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 $8, 000, 000 Penahanan 10% $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 $800, 000 Jumlah yang dibayarkan hingga saat ini $ - $900, 000 $1, 800, 000 $2, 700, 000 $3, 600, 000 $4, 176, 000 $5, 400, 000 $6, 300, 000 $7, 200, 000 Saldo kontrak $7, 200, 000 $6, 300, 000 $5, 400, 000 $4, 500, 000 $3, 600, 000 $3, 024, 000 $1, 800, 000 $900, 000 $ - Persen Selesai untuk periode 12,5% 12,5% 12,5% 12,5% 8,0% 17,0% 12,5% 12,5% 100,0% Jumlah yang ditagih $900, 000 $900, 000 $900, 000 $900, 000 $576, 000 $1, 224, 000 $900, 000 $900, 000 $800, 000

Secara keseluruhan, Acme menagih $3,6 juta pada tahun pertama proyek dan sisa $4,4 juta pada tahun kedua — menyoroti dampak positif yang dihasilkan penagihan kemajuan pada arus kas bebas Acme (atau jumlah yang tersisa setelah dikurangi biaya operasional dan pengeluaran modal).

Template Faktur Kemajuan Gratis

Untuk membantu bisnis yang baru mengembangkan penagihan memvisualisasikan semua elemen yang diperlukan dalam faktur kemajuan, templat faktur kemajuan yang dapat diunduh gratis disediakan dalam bentuk PDF. Tentu saja, tampilan dan nuansa faktur kemajuan bisa menjadi apa saja yang diinginkan bisnis. Tapi faktur kemajuan yang baik harus selalu menyertakan semua elemen dalam template, dan bahasa harus jelas dan tepat sehingga tidak ada ruang untuk salah tafsir.

Kelola Faktur Kemajuan Dengan Perangkat Lunak Akuntansi

Kadang-kadang, komplikasi faktur mungkin timbul yang membuat penagihan kemajuan tampaknya lebih banyak masalah daripada masalah, kecuali jika Anda memiliki perangkat lunak penagihan fleksibel yang dapat membuat faktur kemajuan lebih lancar. Ini termasuk perintah perubahan, bahan yang disimpan, perubahan biaya tak terduga dan ketidaksepakatan tentang persentase penyelesaian, antara masalah potensial lainnya.

Dua alat yang paling membantu untuk faktur kemajuan adalah formulir AIA G702/G703 dan sistem akuntansi yang fleksibel, fungsi penagihan terintegrasi. Penagihan kemajuan dapat menjadi rumit dan memakan waktu bahkan untuk proyek-proyek kecil. Tidak jarang untuk yang besar, proyek multiyear membutuhkan ratusan faktur. Meskipun bermanfaat mengingat manfaat arus kas dari faktur kemajuan, melacak jadwal penagihan, saldo kontrak, perubahan proyek dan status proyek dapat menjadi usaha yang sangat besar. Perangkat lunak manajemen faktur dan penagihan dapat membantu bisnis Anda mengelola volume dan kompleksitas dengan cara yang lebih akurat, cara yang lebih cepat dan efisien. Selain itu, ketika perangkat lunak akuntansi terintegrasi dengan solusi ERP, entri ulang manual data faktur dihilangkan, dan tagihan kemajuan dan pengakuan pendapatan dapat direkonsiliasi dengan lebih mudah.

Kesimpulan

Kas memungkinkan perusahaan untuk membayar biaya operasionalnya, menjaga proyek tetap pada jalurnya dan mendanai peluang untuk pertumbuhan. Faktur kemajuan adalah alat yang berguna untuk menjaga arus kas ke dalam bisnis selama proyek jangka panjang. Ini adalah pendekatan yang digunakan oleh banyak industri, terutama yang bernilai tinggi, proyek yang panjang, tetapi bisa menjadi rumit dan padat karya. Perangkat lunak akuntansi yang kuat dapat membantu menjaga pro di depan kontra.

FAQ Faktur Kemajuan

Apa itu faktur kemajuan?

Faktur kemajuan meminta pembayaran sebagian untuk suatu proyek berdasarkan persentase penyelesaiannya atau pencapaian pencapaian yang lebih spesifik. Ini adalah metode umum penagihan untuk proyek jangka panjang di banyak industri, terutama konstruksi, luar angkasa dan pertahanan.

Apa yang dimaksud dengan penagihan progresif?

Penagihan progresif adalah istilah lain untuk faktur kemajuan, yang merupakan pendekatan untuk menagih pelanggan pada tahap yang telah ditentukan, sebagai pekerjaan pada proyek selesai. Ini adalah metode alternatif untuk penagihan di muka atau penagihan saat proyek selesai.

Bagaimana cara menerapkan penagihan kemajuan?

Sebuah perusahaan menetapkan frekuensi untuk penagihan kemajuan sebagai bagian dari kontrak proyek yang mereka negosiasikan dan tandatangani dengan pelanggan. Jadwal nilai (SOV) dapat menjadi bagian dari kontrak dan digunakan untuk merinci rincian tugas yang harus dilakukan. Faktur kemajuan secara berkala dikirim ke pelanggan pada frekuensi yang dikontrakkan dengan jumlah yang berkorelasi dengan persentase pekerjaan yang diselesaikan, menggunakan SOV, tonggak tertentu atau metode estimasi lainnya. Karena proses ini bisa menjadi rumit dan padat karya, banyak perusahaan menggunakan perangkat lunak penagihan yang fleksibel dan terintegrasi dengan sistem akuntansi untuk membantu membuat kemajuan penagihan lebih mudah.