Buku Besar Ditetapkan:Apa Itu &Mengapa Anda Membutuhkannya

Buku besar bergantung pada akuntansi entri ganda—di mana setiap transaksi harus mengkredit satu akun dan mendebit akun lainnya. Untuk memeriksa apakah debit cocok dengan kredit, neraca percobaan dilakukan. Perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan pencatatan transaksi dalam jurnal dan kemudian memposting ke buku besar—laporan neraca saldo kemudian digunakan untuk memeriksa kesalahan dan membantu dalam menghasilkan laporan keuangan.

Apa yang Termasuk dalam Buku Besar?

Ingatlah bahwa buku besar adalah pusat penyimpanan semua transaksi keuangan. Setiap entri mencantumkan tanggal, deskripsi transaksi, kode buku besar untuk memposting entri jurnal ke akun tertentu, jumlah yang didebet dan dikredit, dan keseimbangan.

Setiap akun dalam bagan akun memiliki akun buku besar atau buku pembantunya sendiri di mana semua transaksi yang memengaruhi akun tersebut terdaftar. Contohnya, perusahaan mungkin memiliki buku pembantu hutang yang mengalir ke akun kewajiban buku besar.

Apa yang Diberitahukan Buku Besar kepada Anda?

Buku besar memberikan ringkasan kesehatan keuangan bisnis. Isinya digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan—dengan kewajiban, ekuitas dan aset yang tercermin di neraca, dan pendapatan dan beban pada laporan laba rugi. Perangkat lunak buku besar modern dapat mengotomatiskan pelaporan untuk manajemen dan pelaporan keuangan. Ini juga memberikan informasi terperinci yang diperlukan untuk menganalisis anomali dalam bisnis dan data transaksional historis untuk digunakan dalam proses penganggaran tahunan.

Mengapa Buku Besar Penting?

Tepat, data lengkap sangat penting untuk membuat prakiraan keuangan, proyeksi dan pernyataan bahwa para pemimpin bisnis dan keuangan, penyandang dana, pembeli potensial, auditor dan pemangku kepentingan lainnya bergantung pada untuk menganalisis kesehatan organisasi.

Dalam kasus perbedaan, buku besar memungkinkan auditor atau akuntan untuk menelusuri entri jurnal individu untuk menemukan sumber masalahnya.

Contoh Buku Besar

Buku besar didasarkan pada pembukuan double-entry, dimana setiap transaksi dicatat sebagai debit dan kredit; metode ini meminimalkan kesalahan akuntansi dengan mencatat setiap transaksi keuangan dua kali dan memeriksa bahwa akun-akun ini selalu sama satu sama lain.

Posting entri jurnal dasar ke buku besar untuk transaksi $500 untuk perlengkapan kantor akan terlihat seperti ini:

4 Alasan Mengapa Anda Membutuhkan Buku Besar

Bisnis dengan praktik pencatatan yang solid lebih mampu memberikan wawasan tentang status keuangan mereka dan kemungkinan akan menikmati penilaian yang lebih tinggi dan audit yang lebih mudah. Buku besar yang lengkap adalah elemen dasar akuntansi.

1. Akurasi transaksi keuangan: Buku besar digunakan untuk mencatat transaksi dan data statistik untuk bisnis, dan beberapa sistem dengan model data terpadu menghubungkan detail transaksi tersebut dengan informasi tentang pelanggan, pesanan dan inventaris. Melacak informasi ini membantu merencanakan kebutuhan bisnis seperti pembelian inventaris, bagaimana menentukan harga produk dan bagaimana bisnis akan membiayai kebutuhan tersebut.
2. Buku keseimbangan: Diatas segalanya, buku besar memastikan bahwa buku-buku itu seimbang. Neraca saldo memastikan akuntan dapat menemukan kesalahan dan memperbaikinya, serta menangkap kegiatan penipuan sebelum menjadi masalah besar.
3. Kemudahan pengajuan pajak: Pembukuan yang baik sangat penting untuk memastikan bisnis melakukan pembayaran untuk izin usaha dan asuransi yang diperlukan untuk kepatuhan pajak. Itu memastikan semua informasi keuangan benar untuk laporan keuangan akurat yang memungkinkan bisnis membuat proyeksi dan rencana keuangan. Ini memberi bisnis informasi terperinci yang diperlukan untuk tujuan pajak dan jejak kertas dalam kasus audit IRS.
4. Mengidentifikasi dan menghentikan penipuan: Menyimpan catatan keuangan yang baik membantu bisnis mengidentifikasi transaksi penipuan dan memperbaikinya sebelum menjadi masalah besar.

Apa itu Proses Buku Besar?

1. Buat buku besar: Siapkan buku besar sesuai dengan bagan akun perusahaan.
2. Buat entri jurnal atau log detail transaksi bisnis saat setiap transaksi terjadi: Ini termasuk tanggal, rekening dan jumlah yang didebet, rekening dan jumlah yang dikreditkan, dan deskripsi transaksi.
3. Mengkategorikan setiap transaksi di bawah akun yang relevan seperti penjualan, uang tunai, titik: Setiap entri jurnal digulung di bawah bagan akun yang digunakan oleh perusahaan, dan mereka dikelompokkan di bawah jenis akun buku besar umum aset, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan/atau pengeluaran.
4. Informasi rekonsiliasi: Pembukuan menyiapkan neraca percobaan untuk memastikan debit sama dengan kredit. Jika nomornya mati, tim keuangan harus kembali ke log atau jurnal untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan dan menyiapkan neraca saldo yang disesuaikan.
5. Memindahkan ayat jurnal ke buku besar: Setelah diverifikasi keakuratannya, entri jurnal diposting ke buku besar.

5 Langkah dalam Proses Rekonsiliasi Buku Besar

Rekonsiliasi buku besar adalah bagian penting dari penutupan pembukuan. Tim akuntansi harus secara teratur memverifikasi bahwa entri GL akurat dengan merekonsiliasi saldo akun dengan dokumen pendukung, seperti laporan bulanan bank.

Rekonsiliasi buku besar secara teratur sehingga kesalahan tidak bertambah, langkah-langkah berikut untuk merekonsiliasi buku besar di tingkat akun:

1. Cocokkan saldo awal dalam akun dengan detail rekonsiliasi akhir dari periode sebelumnya.
2. Mencocokkan transaksi dalam akun dengan transaksi individual.
3. Tinjau setiap entri jurnal penyesuaian. Corporate Finance Institute mengatakan penyesuaian ini dibuat untuk akrual dan penangguhan, serta estimasi atau untuk mengoreksi kesalahan akuntansi.
4. Tinjau entri pembalik dan pastikan entri tersebut benar.
5. Pastikan detail akhir akun cocok dengan saldo akun akhir.

Buku Besar dan Akuntansi Double-Entry

Buku besar umum, jika diselesaikan secara manual, membutuhkan akuntansi entri ganda. Artinya setiap transaksi harus mengkredit satu akun dan mendebet akun lainnya. Perangkat lunak akuntansi harus secara otomatis memposting debit dan kredit ke akun yang benar dan memperbarui saldo akun secara real time.

Transaksi Double-Entry

Akuntansi double-entry berarti transaksi harus dicatat dalam dua akun dan jumlah yang dimasukkan sebagai debet harus sama dengan jumlah yang dimasukkan sebagai kredit.

Dengan menggunakan contoh dalam tabel, di atas, ketika bisnis membeli $100 dalam perlengkapan kantor, itu mendebet akun perlengkapan kantornya di bawah biaya dan mengkredit akuntansi gironya di bawah aset. Debit harus selalu sama dengan kredit.

Menggunakan Kode Buku Besar

Apa itu kode GL?

Setiap entri jurnal yang diposting ke buku besar menggunakan kode GL atau nomor akun untuk mengelompokkan item.

Kode buku besar adalah nomor unik, huruf atau kombinasi angka dan huruf yang ditetapkan untuk setiap akun dalam bagan akun tertentu. Bahkan bisnis kecil mungkin memiliki ratusan kode GL, dan kode membuatnya kecil kemungkinannya bahwa entri akan diberikan ke akun yang salah. Nama akun sering dikaitkan dengan nomor akun. Sebagai contoh, aset dapat diberikan kode nomor terpisah dalam 1, kisaran 000, kewajiban di 2, kisaran 000, ekuitas 3, 000, pendapatan 4, 000 dan biaya 5, 000. Rekening sering diberi nomor dalam urutan di mana mereka dapat diubah menjadi uang tunai atau akan jatuh tempo.

Dalam akuntansi, beban dan aset bertambah di debet dan berkurang di kredit. Kewajiban, ekuitas dan pendapatan ditambah dengan kredit dan dikurangi dengan debit. Contohnya, bisnis menghabiskan $100 untuk perlengkapan kantor, itu meningkatkan perlengkapan kantornya, jadi ia mendebet akun pengeluaran itu sebesar $100. Untuk membeli persediaan, bisnis menggunakan aset—uang tunai dari rekening gironya. Itu mengurangi jumlah itu di akun itu sebesar $100 sehingga mengkredit akun itu sebesar $100.

Perusahaan yang menggunakan perangkat lunak akuntansi mungkin dapat mengkonsolidasikan subledger aktif, artinya ada lebih sedikit elemen buku besar yang harus direkonsiliasi.

Menggunakan Software Akuntansi dengan Buku Besar

Sebagian besar bisnis menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk mengotomatisasi proses dasar seputar pembuatan transaksi dan mempostingnya ke buku besar. Perangkat lunak membantu tim akuntansi melakukan tugas akuntansi, seperti menyiapkan dan menutup periode akuntansi, tugas perbankan, entri jurnal dan banyak lagi. Sistem akan secara otomatis menghitung debit dan kredit dan memungkinkan Anda untuk menerapkan kontrol untuk memastikan transaksi tidak dapat dimasukkan yang tidak memenuhi pedoman.

Perangkat lunak akuntansi menyimpan semua informasi dan catatan keuangan dalam satu database, yang menjamin integritas data, membantu membangun dan memelihara kontrol dan membuat proses rekonsiliasi secara signifikan lebih cepat dan lebih mudah. Ini termasuk kemampuan untuk membuat entri dan alokasi berulang, jalankan posting, pelaporan, proses translasi dan konsolidasi secara paralel untuk mempercepat waktu pelaporan.

Apa itu bagan akun?

Bagan akun adalah daftar semua akun tempat transaksi dapat diposting. Ada lima jenis akun (Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan &Beban). Di bawah masing-masing ini, ada akun utama dan subakun.

Apa perbedaan antara jurnal dan buku besar?

Entri jurnal adalah pencatatan transaksi individu. Buku besar meringkas total transaksi berdasarkan akun.

Dengan praktik akuntansi buku besar yang sehat, bisnis menetapkan dirinya untuk efisiensi yang lebih besar dalam banyak proses akuntansi. Itu memastikan tim keuangan dan akuntansi siap ketika bisnis meminta laporan umur hutang atau piutang, ingin melihat posisi kas atau ingin menganalisis bagaimana item yang dianggarkan cocok dengan pengeluaran aktual.

Apalagi, buku besar adalah bagian dari proses akuntansi yang dapat memperoleh manfaat besar dari teknologi. Contohnya, otomatisasi proses robot dapat mengurangi proses manual yang membosankan, meningkatkan akurasi dari tingkat transaksi ke atas melalui posting ke buku besar, dan mengurangi risiko yang ditanggung dari kesalahan dan ketidakpatuhan.

Proses yang terlibat memastikan kesiapan penutupan, tutup buku pembantu, mengelola akuntansi antar perusahaan dan harga transfer, melaksanakan akuntansi buku besar dan menutup, rekonsiliasi akun, menyiapkan laporan keuangan, melakukan tinjauan manajemen dan menghitung ketentuan pajak penghasilan.