Cara Berhasil Mengelola Asosiasi Kondominium

Menjadi penanggung jawab asosiasi kondominium bukanlah tugas yang mudah. Sebagai pengelola individu atau perusahaan, Anda umumnya bertanggung jawab untuk pemeliharaan bangunan, kolam renang dan area umum lainnya. Anda juga harus menegakkan aturan tentang apa yang dapat dilakukan pemilik rumah dengan properti mereka, dan ini dapat menyebabkan banyak kontroversi. Pemilik rumah membayar mulai dari $100 hingga $10, 000 setahun untuk tinggal di komunitas yang dikelola, menurut CNNMoney.com, dan ini menciptakan tekanan yang sangat besar pada asosiasi untuk bertanggung jawab secara finansial, memenuhi standar pemeliharaan dan kebersihan serta meningkatkan nilai keseluruhan kondominium.

Langkah 1

Identifikasi operasi utama yang menjadi tanggung jawab Anda. Dengan menggunakan perangkat lunak pengolah kata, mendokumentasikan bidang kewajiban rusunawa. Ini dapat mencakup:pemeliharaan gedung, lansekap, kolam renang, ruang rekreasi dan fasilitas umum lainnya; pengambilan sampah; pembersihan darurat, seperti salju atau es, dan keamanan gedung. Catat bidang manajemen lainnya, seperti menegakkan aturan komunitas untuk pemilik rumah, menanggapi keluhan, mengadakan pertemuan asosiasi secara teratur dan memungut biaya bulanan atau tahunan.

Langkah 2

Tentukan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk mengoperasikan fasilitas tersebut. Membangun hubungan dengan vendor lokal untuk menyediakan layanan pemeliharaan. Bersiaplah untuk menyewa penasihat jika tindakan hukum muncul.

Langkah 3

Rencanakan anggaran tahunan dengan hati-hati. Buat template dalam program spreadsheet, seperti Microsoft Excel. Mulailah dengan tingkat perbaikan terbesar -- seperti penggantian atap -- lalu alokasikan dengan tepat untuk layanan pembersihan, penggantian aspal, lansekap, pengendalian hama, pemanas dan pendingin udara, lukisan eksterior dan banyak lagi. Survei semua unit untuk menentukan apa yang dibutuhkan, dan meninggalkan cadangan untuk memperhitungkan skenario bencana alam.

Langkah 4

Dokumentasikan serangkaian standar perbaikan dan pemeliharaan. Ini sangat penting untuk perencanaan pemeliharaan jangka panjang dari operasi bangunan biasa. Pikirkan tentang apa yang dimaksud dengan "bersih". Tetapkan standar untuk apa yang Anda anggap perlu untuk menjadwalkan pengendalian hama, layanan pemanas/AC, dan perawatan rutin lainnya. Dengan memutuskan urgensi perbaikan tertentu, Anda mengurangi kemungkinan Anda akan melebihi anggaran Anda. Juga, ini memungkinkan Anda untuk fokus pada operasi penting yang diperlukan untuk menjalankan komunitas.

Langkah 5

Bersikaplah sediplomatis mungkin dengan pemilik rumah. Perselisihan tentang aturan asosiasi dapat dengan cepat mengarah ke pertempuran hukum. Pertemuan asosiasi adalah forum terbuka bagi pemilik rumah untuk mengangkat masalah. Ketika keluhan diajukan secara langsung atau tertulis, menanggapi dengan cara yang efisien dan hormat.

Langkah 6

Dokumentasikan dan evaluasi semua operasi secara teratur. Evaluasi akhir tahun anggaran dan operasi Anda membantu Anda menentukan apa yang berhasil, dan jika Anda perlu mengubah pendekatan Anda tahun depan. Simpan semua kuitansi pemeliharaan, kontrak hukum, informasi asuransi dan catatan keuangan bersama-sama dalam sistem pengarsipan terorganisir untuk referensi di masa mendatang.

Tip

Jika komunitas Anda memiliki 30 unit atau lebih, mungkin masuk akal untuk menyewa perusahaan manajemen properti, karena akan sulit bagi seseorang untuk mengelola semua operasi kondominium secara efisien.

Pertimbangkan keanggotaan di Community Associations Institute (CAI). Organisasi nasional ini menyediakan sumber daya pendidikan, buletin, peluang lokakarya dan alat lain untuk mengelola asosiasi kondominium.

Peringatan

Anda bisa menghadapi tindakan hukum yang mahal jika Anda gagal mengikuti aturan bangunan atau tidak menyimpan catatan aktivitas keuangan yang akurat.

Hal yang Anda Butuhkan

• Perangkat lunak pengolah kata

• Perangkat lunak spreadsheet

• Lemari arsip