Apa Perbedaan Software Cloud Accounting dan Software Akuntansi On-Premise?

Dari sempoa ke sistem simpul quipu Inca, ke buku besar tertulis, menambahkan mesin dan kalkulator, orang telah menggunakan alat akuntansi selama berabad-abad.

Hari ini, sebagian besar profesional akuntansi mengandalkan beberapa jenis perangkat lunak untuk mengelola faktur, pesanan, piutang dan hutang dagang. Perangkat lunak itu dapat sangat bervariasi dalam kecanggihan tergantung pada kompleksitas bisnis dan kebutuhan pelanggan. Sebagai contoh, banyak usaha kecil dapat mengelola buku mereka di spreadsheet Excel. Banyak yang terus menggunakan Excel untuk akuntansi bahkan saat bisnis mereka berkembang, yang pada akhirnya menghasilkan data berbeda yang tersebar di beberapa spreadsheet yang kedaluwarsa atau bahkan menampilkan angka yang bertentangan. Ini membuat bisnis membuang waktu untuk menyetujui nomor siapa yang benar dan membenarkan data mereka. Pada akhirnya, bisnis perlu berinvestasi dalam paket perangkat lunak akuntansi dan akhirnya, tergantung pada pertumbuhannya, Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yang lengkap.

Ketika sampai pada cara bisnis mengelola akuntansi mereka, ada beberapa pilihan. Beberapa hanya mengalihdayakan akuntansi ke agensi, tetapi ini meninggalkan data bisnis penting dan kemampuan untuk memanfaatkannya secara efektif untuk wawasan bisnis di tangan orang lain. Bagi mereka yang menggunakan perangkat lunak akuntansi, mereka dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi lokal atau perangkat lunak akuntansi berbasis cloud.

Apa itu perangkat lunak akuntansi cloud?

Perangkat lunak akuntansi mengotomatiskan beberapa atau semua proses yang terkait dengan pengukuran dan komunikasi informasi keuangan bisnis. Ini termasuk hutang dagang, piutang usaha, penghasilan, biaya dan lainnya. Perangkat lunak akuntansi memungkinkan departemen keuangan untuk lebih mudah mengumpulkan data keuangan dan menyebarkannya kepada pemangku kepentingan, baik internal maupun eksternal seperti auditor, investor dan pemasok.

Apa itu perangkat lunak akuntansi on-premise (tradisional)?

Secara historis, perangkat lunak akuntansi telah dijalankan di tempat, artinya perangkat lunak dan basis data disimpan di server lokal yang dapat diakses dan dimanipulasi oleh orang-orang di dalam organisasi. Kemunculan cloud computing pertama kali dimulai dengan fungsi yang lebih sederhana seperti email, tetapi telah berkembang untuk memasukkan hampir setiap aplikasi perangkat lunak.

Apa saja Jenis-Jenis Perangkat Lunak Akuntansi Cloud yang Berbeda?

Meskipun sudah puluhan tahun banyak vendor melakukan yang terbaik untuk menabur kebingungan dan menciptakan sensasi seputar komputasi awan, itu pada dasarnya adalah ide sederhana—menggunakan komputer orang lain melalui internet. Ada, Namun, sejumlah pendekatan yang berbeda. Ada penyediaan infrastruktur, di mana vendor cloud menyediakan server, jaringan dan pusat data dan klien hanya mengakses daya komputasi melalui internet, biasa disebut sebagai Infrastruktur sebagai Layanan atau IaaS. Kalau tidak, vendor dapat menyediakan infrastruktur serta alat dan lingkungan pengembangan tempat klien menulis dan mengelola aplikasi, biasa disebut sebagai Platform sebagai Layanan atau PaaS. Akhirnya, bentuk cloud tertua dan paling dikenal adalah tempat vendor menyediakan infrastruktur, platform dan aplikasi perangkat lunak, yang diakses klien melalui internet, melalui browser atau perangkat seluler, disebut Perangkat Lunak sebagai Layanan atau SaaS.

Ketika datang ke perangkat lunak akuntansi cloud, sebagian besar berada di bawah panji Perangkat Lunak sebagai Layanan, meskipun tidak semua. Sebagian besar pengamat industri hanya menganggap aplikasi perangkat lunak sebagai SaaS jika dijalankan di lingkungan multi-penyewa. Itu berarti ada satu kode sumber untuk aplikasi yang dibagikan oleh semua pelanggan, sementara data mereka disimpan terpisah. Beberapa penyedia perangkat lunak atau mitra mereka akan meng-host satu aplikasi di pusat data mereka sendiri, mengelolanya dan membiarkan pelanggan mengaksesnya melalui internet, tetapi karena setiap pelanggan memiliki versi perangkat lunaknya sendiri, itu tidak memberikan skala ekonomi yang sama dengan SaaS. Pendekatan ini biasanya disebut sebagai hosting atau model Application Service Provider (ASP) dan disebut oleh beberapa vendor SaaS Fake Cloud.

Apa 5 Keunggulan Software Cloud Accounting Dibandingkan Software Akuntansi Lokal?

SaaS atau perangkat lunak akuntansi berbasis cloud menghadirkan sejumlah keunggulan dibandingkan perangkat lunak lokal.

Skalabilitas

Terutama, perangkat lunak akuntansi cloud dapat meningkatkan skala dengan pertumbuhan perusahaan. Karena yang dibutuhkan untuk menambah kapasitas tambahan hanyalah lisensi pengguna dan browser, bisnis dapat dengan cepat dan mudah menambah staf keuangan. Jika perusahaan menambahkan yang baru, kantor, lokasi atau anak perusahaan, mengelola fungsi akuntansi dan keuangan juga mudah dilakukan. Ini hanya masalah masuk ke komputer dan mengakses aplikasi.

Aksesibilitas

Manfaat itu meluas ke tenaga kerja juga. Anggota tim bepergian, terjebak di suatu tempat karena cuaca atau bencana atau bahkan mereka yang hanya ingin bekerja dari rumah, dapat dengan mudah melakukannya tanpa perlu VPN.

Efektivitas biaya

Karena perangkat lunak akuntansi cloud tidak memerlukan investasi awal di server, database, pusat data dan staf untuk mengelolanya, biaya dimuka untuk cloud jauh lebih rendah daripada sistem akuntansi lokal. Penghematan biaya tersebut meluas sepanjang siklus kepemilikan perangkat lunak akuntansi cloud karena bisnis dapat menghindari siklus pemutakhiran yang mahal dan mengganggu yang diperlukan oleh perangkat lunak lokal, tetapi juga karena vendor terus meneruskan skala ekonomi tersebut.

Proses Audit

Dalam hal audit keuangan, perangkat lunak akuntansi cloud menambahkan lapisan kenyamanan lainnya. Beberapa bisnis hanya dapat memberikan auditor luar akses ke sistem akuntansi SaaS mereka dan, alih-alih mengambil alih ruang konferensi dengan tim kecil dan ruangan penuh kotak, auditor dapat melakukan pekerjaan mereka dari luar kantor.

Pembaruan Otomatis

Tetapi mungkin keuntungan terbesar dari perangkat lunak akuntansi cloud dibandingkan perangkat lunak di lokasi adalah selalu mutakhir. Perusahaan perangkat lunak akuntansi cloud biasanya membuat beberapa pembaruan untuk perangkat lunak mereka setiap tahun dan, karena setiap pelanggan menggunakan versi perangkat lunak yang sama, setiap pelanggan mendapatkan peningkatan tersebut saat vendor menjalankannya. Itu tidak seperti perangkat lunak akuntansi di tempat, yang memerlukan pembaruan manual, patch dan pembaruan untuk integrasi apa pun dengan perangkat lunak lain yang mungkin diperlukan. Ini juga berarti bahwa setiap perubahan pada peraturan peraturan akuntansi atau undang-undang negara bagian atau federal dapat dipertanggungjawabkan, dibangun ke dalam sistem dan didorong ke pelanggan dengan menekan sebuah tombol. Sebagai contoh, dengan perubahan terbaru pada aturan seputar pengakuan pendapatan, khususnya pendapatan ASC 606 dari kontrak dengan pelanggan yang diterbitkan oleh FASB dan IASB, Perangkat lunak akuntansi SaaS dapat menjelaskan perubahan tersebut, membangunnya ke dalam sistem dan menyebarkannya kepada pelanggan ketika aturan mulai berlaku.

Sistem mana yang merupakan pilihan yang lebih baik untuk Anda?

Sebenarnya tidak ada keuntungan untuk menjalankan perangkat lunak akuntansi Anda di tempat vs. di cloud. Beberapa vendor lokal mungkin menyarankan bahwa ada keuntungan keamanan untuk data akuntansi perumahan di lokasi, tetapi tindakan pencegahan keamanan yang dilakukan vendor perangkat lunak akuntansi cloud, baik fisik maupun siber, hampir selalu jauh lebih canggih dan maju daripada bisnis individu. Beberapa tempat memang memiliki persyaratan hukum untuk menyimpan data dalam geografi tertentu tetapi sebagian besar vendor perangkat lunak akuntansi cloud sedang membangun atau telah membangun pusat data di lokasi tersebut untuk memperhitungkan undang-undang tersebut. Hari ini, pilihan default adalah awan.