Apa itu Kontingensi?

Kontinjensi adalah kemungkinan terjadinya peristiwa masa depan yang mungkin menyebabkan dampak negatif pada organisasi atau orang. Adalah suatu kondisi atau kemungkinan kejadian di masa depan yang terjadi secara kebetulan, sengaja atau tidak. Tambahan, terjadinya dan efek yang dihasilkan akan memerlukan tindakan khusus atau luar biasa untuk dilaksanakan.

Contoh Kontinjensi

Dalam bisnis dan manajemen proyek, kontinjensi sering digambarkan sebagai penutup (keuangan atau lainnya) yang melindungi entitas komersial atau non-komersial jika terjadi kejadian yang tidak terduga atau tidak pasti. Karenanya, pengeluaran yang terjadi ketika kontinjensi yang tidak terduga itu benar-benar terjadi menjadi peristiwa yang terjadi secara kebetulan.

Perencanaan untuk kontinjensi menjadi kunci terlepas dari tidak mengetahui sifat atau ruang lingkup kontinjensi. Analisis yang melibatkan peramalan ke masa depan diperlukan untuk mengukur sifat dan ruang lingkup kemungkinan kontinjensi. Analisis harus mencakup kemungkinan perbaikan atau tindakan perlindungan yang akan diterapkan sebelumnya untuk menghindari atau mengurangi efek negatif dari kontinjensi.

Dalam sebuah organisasi, analisis ini disebut sebagai rencana kontinjensi. Satu-satunya tujuan adalah untuk menyediakan jaring pengaman atau asuransi untuk memungkinkan sebuah organisasi untuk bertahan dari potensi efek negatif dengan kerugian (atau biaya) sesedikit mungkin. Rencana kontinjensi dalam bisnis sering dikenal sebagai rencana kelangsungan bisnis.

Bagaimana itu bekerja

Perencanaan sangat penting untuk kontinjensi, terutama dalam bisnis. Perencanaan kontinjensi biasanya melibatkan penugasan kas atau cadangan modal oleh perusahaan untuk memenuhi peristiwa yang tidak terduga. Ini bermuara pada kemampuan untuk menahan guncangan dari terjadinya peristiwa tak terduga melalui akses ke likuiditasLikuiditasDi pasar keuangan, likuiditas mengacu pada seberapa cepat investasi dapat dijual tanpa berdampak negatif pada harganya. Semakin likuid suatu investasi, semakin cepat dapat dijual (dan sebaliknya), dan semakin mudah untuk menjualnya dengan nilai wajar. Semua yang lain dianggap sama, aset yang lebih likuid diperdagangkan dengan harga premium dan aset tidak likuid diperdagangkan dengan harga diskon. untuk mengimbangi dampak keuangan negatif, seperti periode penjualan yang buruk dan peningkatan biaya yang berkelanjutan. Tiga metode umum yang digunakan untuk mengurangi kontinjensi meliputi:

1. Jalur kredit

Rencana darurat taktis akan melibatkan pengaturan jalur kredit ketika bisnis masih sehat untuk memastikan kredit akan mudah diakses pada saat dibutuhkan yaitu ketika peristiwa negatif terjadi.

2. Asuransi

Sebuah perusahaan atau organisasi juga dapat mengambil polis asuransi terhadap terjadinya kontinjensi tersebut. Polis asuransi akan menanggung kerugian yang terjadi selama dan setelah terjadinya peristiwa negatif.

3. Peningkatan modal dan retensi pendapatan

Meskipun metode di atas biasanya mengacu pada bank, bisnis dan organisasi lain juga dapat membangun cadangan modal melalui retensi pendapatan dan meningkatkan modal baru. Ini akan memperkuat neraca untuk menyerap efek negatif dari kontinjensi. Bank biasanya mengadopsi tingkat persyaratan modal minimum sebagai fungsi dari aset tertimbang menurut risikonyaAset ​​Tertimbang Menurut RisikoAset Tertimbang Menurut Risiko adalah istilah perbankan yang mengacu pada sistem klasifikasi aset yang digunakan untuk menentukan modal minimum yang harus disimpan bank sebagai cadangan untuk mengurangi risiko kebangkrutan. Mempertahankan jumlah modal minimum membantu mengurangi risiko..

Perencanaan kontingensi

Rencana kontinjensi adalah cetak biru yang dihasilkan oleh manajemen untuk membantu organisasi menghadapi terjadinya peristiwa negatif yang tidak terduga. Ini adalah alat kontrol pencegahan yang dirancang untuk mengurangi kerugian reputasi atau keuangan bagi organisasi karena keadaan yang tidak terduga.

Tujuan utama dari rencana kontinjensi adalah untuk memastikan kelangsungan bisnis selama dan setelah peristiwa bencana. Karenanya, rencana tersebut membantu organisasi pulih dari dampak risiko besar yang mengancam kelangsungan hidup mereka. Itu juga harus dapat menggagalkan publisitas negatif yang mungkin timbul sebagai akibatnya.

Rencana kontingensi memastikan bahwa organisasi mampu bereaksi secara proaktif terhadap kejadian tak terduga untuk membatasi pendarahan pada pendapatan dan keuntungan. Ini juga dikenal sebagai Rencana B, rencana cadangan, rencana kelanjutan bisnis, atau rencana pemulihan bencana. Sebuah template yang menguraikan proses perencanaan kontinjensi disorot di bawah ini:

Langkah-langkah dalam Membuat Rencana Kontinjensi

Rencana darurat yang efektif harus diteliti dengan baik dan ditingkatkan dengan kolaborasi karyawan dan pemangku kepentingan. Langkah-langkah yang harus dilakukan ditunjukkan di bawah ini:

1. Buat kebijakan darurat

Pernyataan kebijakan darurat harus dibuat untuk mengomunikasikan pedoman yang jelas untuk diikuti saat menangani peristiwa bencana. Pernyataan tersebut harus dikomunikasikan kepada semua karyawan terkait untuk mengoptimalkan kualitas respons.

2. Identifikasi sumber daya

Inventarisasi sumber daya yang dimiliki organisasi dan yang dapat diakses harus disiapkan sebelumnya. Mereka adalah sumber daya yang membantu mengurangi dampak bencana atau kemungkinan negatif.

3. Identifikasi risiko utama

Identifikasi risiko utama yang mungkin mempengaruhi organisasi adalah langkah penting. Ini harus menjadi proses kolaboratif melalui keterlibatan kepala departemen dan bahkan konsultan luar.

Analisis dampak bisnis (BIA) juga dapat digunakan untuk menentukan kemungkinan terjadinya peristiwa tertentu dan dampak potensialnya pada proses bisnis penting. BIA juga membantu dalam mengidentifikasi risiko masa depan dan prioritasnya.

4. Memprioritaskan dampak risiko

Setelah semua risiko diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah memprioritaskannya berdasarkan kemungkinan tingkat keparahan dampaknya terhadap organisasi. Parameter prioritas tindak lanjut adalah probabilitas terjadinya.

5. Menyusun rencana kontinjensi

Adanya berbagai risiko yang mengancam organisasi memerlukan rencana yang berbeda pula. Seperti yang ditunjukkan di atas, prioritas risiko sesuai dengan potensi dampak adalah kuncinya. Rencana kontinjensi harus menyediakan beberapa skenario untuk mencakup cakupan risiko dan keadaan yang lebih luas.

Fokus juga harus ditekankan pada minimalisasi kerugian. Rencana kontinjensi harus dengan jelas menguraikan tindakan yang akan diambil sebelum dan sesudah peristiwa terwujud dan memastikan dimulainya kembali operasi normal. Tanggung jawab setiap karyawan, termasuk poin tindakan dan garis waktu mereka, harus diartikulasikan dengan baik.

Strategi untuk membuat cadangan cairan kontingensi untuk menyerap potensi kerugian harus disiapkan selama tahap perencanaan. Mereka termasuk menyiapkan jalur kredit atau mengumpulkan dana untuk sementara yang akan disiapkan sebagai cadangan darurat untuk kejadian tak terduga.

Penting juga untuk membeli perlindungan asuransi, yang akan berguna jika terjadi kerugian. Namun, polis asuransi akan memerlukan premi di muka atau berkala yang memerlukan penyediaan anggaran yang memadai dalam rencana kontinjensi.

6. Bagikan rencananya

Rencana kontinjensi harus dibagikan di antara semua karyawan dan pemangku kepentingan yang relevan. Ini akan memastikan respons yang optimal dari semua orang yang berkepentingan ketika saatnya tiba.

7. Uji rencananya

Langkah penting dalam perencanaan kontinjensi adalah pengujian rencana untuk mengukur efektivitasnya. Latihan tiruan dan simulasi harus dilakukan untuk menguji respon dan waktu pelaksanaan dan akan mempersiapkan staf untuk hal yang nyata sebelum itu terjadi.

Pengujian dapat mengungkapkan kelemahan atau kerentanan dalam rencana dan menunjukkan di mana perlu perbaikan. Dapat ditemukan bahwa ada kebutuhan untuk sumber daya tambahan atau pelatihan staf tambahan. Memperbaiki kelemahan ini akan meningkatkan efektivitas rencana dan kesiapan organisasi.

8. Tinjau dan perbarui rencana

Rencana tersebut dapat menjadi kurang efektif atau tidak efektif dari waktu ke waktu karena perubahan lanskap lingkungan dan teknologi. Karenanya, sangat penting untuk ditinjau, memperbarui dan memelihara rencana kontinjensi dari waktu ke waktu sesuai kebutuhan.

Kemungkinan Tindakan untuk Mengurangi Risiko Kontinjensi

Kontinjensi dalam Manajemen Proyek

Dalam manajemen proyek, kontinjensi biasanya mengacu pada biaya, yaitu dana yang disisihkan sebagai cadangan untuk menghadapi kejadian tak terduga. Namun, mereka juga mengacu pada aspek lain dari proyek, seperti kekurangan sumber daya dan memenuhi tenggat waktu. Rencana kontinjensi harus disiapkan untuk semua risiko yang disebutkan di bagian di atas.

Disarankan agar manajer proyek tidak mengungkapkan bahwa mereka memiliki cadangan darurat kepada anggota lain dari tim proyek. Karena pengungkapan dapat mengakibatkan efek sebaliknya di mana cadangan kontinjensi akan dilihat sebagai izin untuk melebihi alokasi anggaran.

Kontinjensi proyek biasanya dinyatakan dalam persentase. Tahap awal proyek biasanya yang paling berisiko dan persentase kontinjensi yang lebih tinggi diterapkan. Namun, seiring berjalannya proyek, persentase kontinjensi secara bertahap berkurang karena akan ada lebih sedikit yang tidak diketahui dan arah proyek yang lebih jelas.

Mengurangi kemungkinan selama proyek biasanya melibatkan isu-isu berikut:

• Pada tahap perencanaan, perkiraan biaya total harus mencakup premi tambahan, mis. 10% kemungkinan.
• Sekitar 5% sampai 10% dari nilai kontrak dapat dimasukkan sebagai kontinjensi dalam rencana biaya.
• Pemilik proyek sering menahan persentase tertentu dari jumlah yang harus dibayarkan kepada kontraktor. Ini disebut retensi (biasanya 5%). Retensi diambil sebagai asuransi untuk memastikan kontraktor melaksanakan proyek sesuai dengan syarat dan ketentuan kontrak.

Lebih Banyak Sumber Daya

CFI menawarkan Halaman Program Commercial Banking &Credit Analyst (CBCA)™ - CBCADapatkan sertifikasi CBCA™ CFI dan menjadi Commercial Banking &Credit Analyst. Daftarkan dan tingkatkan karir Anda dengan program dan kursus sertifikasi kami. program sertifikasi bagi mereka yang ingin membawa karir mereka ke tingkat berikutnya. Untuk terus belajar dan mengembangkan basis pengetahuan Anda, silakan jelajahi sumber daya tambahan yang relevan di bawah ini:

• Komitmen dan KontinjensiKomitmen dan KontinjensiMengikuti Prinsip Akuntansi yang Berlaku Umum, komitmen dicatat pada saat terjadi, sementara kontinjensi (haruskah mereka berhubungan dengan
• Manajemen ProyekManajemen ProyekManajemen proyek dirancang untuk menghasilkan produk akhir yang akan berdampak pada organisasi. Di situlah pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dan
• LikuiditasLikuiditasDi pasar keuangan, likuiditas mengacu pada seberapa cepat investasi dapat dijual tanpa berdampak negatif pada harganya. Semakin likuid suatu investasi, semakin cepat dapat dijual (dan sebaliknya), dan semakin mudah untuk menjualnya dengan nilai wajar. Semua yang lain dianggap sama, aset yang lebih likuid diperdagangkan dengan harga premium dan aset tidak likuid diperdagangkan dengan harga diskon.
• Manajemen RisikoManajemen RisikoManajemen risiko meliputi identifikasi, analisis, dan respons terhadap faktor risiko yang menjadi bagian dari kehidupan bisnis. Biasanya dilakukan dengan