Bagaimana Manajemen Inventaris yang Lebih Baik Dapat Meningkatkan Keuangan Anda

Salah satu cara terbaik untuk meningkatkan keuangan perusahaan Anda adalah dengan mempraktikkan manajemen inventaris yang lebih baik. Manajemen inventaris adalah bagian penting dari pendekatan operasional Anda. Cara Anda memilih untuk menerapkan dan mempertahankan strategi ini dapat memiliki efek jangka panjang pada efisiensi dan profitabilitas bisnis Anda.

Seperti apa hubungan ini? Langkah apa yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan pendekatan Anda terhadap manajemen inventaris?

Mengapa Manajemen Inventaris Penting

Manajemen inventaris penting untuk keuntungan Anda karena beberapa alasan.

1. Peramalan Akurat

Baik Anda menghitung secara langsung atau dari jarak jauh, penting untuk menghasilkan perkiraan yang akurat.

Memantau tingkat inventaris Anda saat Anda mendapatkan lebih banyak penjualan dan berinteraksi dengan pelanggan setiap hari sangat penting. Ini memberi Anda kesempatan untuk melacak pasang surut transaksi di organisasi Anda. Demikian pula, ini memungkinkan Anda untuk mengetahui dengan tepat berapa banyak produk yang harus Anda pesan. Anda harus tahu berapa banyak produk yang Anda perlukan untuk memenuhi permintaan konsumen.

Tidak ada alat yang dapat menawarkan perkiraan yang sangat akurat karena masa depan tidak dapat diprediksi secara inheren.

Namun, Anda setidaknya bisa mendekati jika Anda melacak tingkat inventaris dengan presisi yang cermat. Setelah Anda menghentikan proses ini, Anda juga dapat memproyeksikan beberapa hal secara akurat. Ini termasuk pendapatan, keuntungan, kerugian, dan metrik bisnis penting lainnya. Dari sana, Anda akan dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Anda juga akan membuatnya lebih tepat waktu dan lebih menentukan.

2. Peningkatan Arus Kas

Perbaikan manajemen inventaris Anda juga harus menghasilkan arus kas yang lebih baik. Ketika Anda memiliki ikatan yang ketat pada inventaris bisnis Anda, Anda mengurangi kerugian.

Anda jarang menanggung risiko pengeluaran berlebihan untuk produk yang tidak Anda butuhkan. Jumlah produk yang tersisa di rak Anda, tidak terjual, akan minimal. Anda akan menjaga inventaris Anda pada rotasi aktif karena lebih banyak konsumen membeli apa yang Anda jual.

Hilir, ini berarti Anda akan memiliki lebih banyak pendapatan masuk dan lebih sedikit pengeluaran. Ini memungkinkan Anda memiliki lebih banyak modal bebas untuk dialokasikan sesuai keinginan Anda.

3. Pasokan yang Cukup

Manajemen inventaris yang lebih baik juga harus meningkatkan pasokan yang Anda berikan kepada pelanggan Anda.

Ketika seseorang berbelanja dengan bisnis Anda dan ingin membeli salah satu produk unggulan Anda, mereka tidak perlu khawatir apakah produk tersebut tersedia atau tidak. Dengan perkiraan akurat dan pendekatan pembelian yang konsisten, Anda akan selalu memiliki produk yang paling Anda butuhkan untuk melayani demografi target Anda.

Ini penting karena beberapa alasan.

Terutama, menyimpan produk di rak berarti Anda akan segera mendapatkan lebih banyak penjualan. Namun, penting juga untuk diingat bahwa pasokan yang memadai akan meningkatkan reputasi Anda di antara pelanggan. Ini mendorong mereka untuk kembali ke bisnis Anda dan memberikan ulasan bagus untuk merek Anda.

Seiring waktu, ini dapat menghasilkan terobosan besar dalam reputasi Anda, memungkinkan Anda menjangkau lebih banyak orang.

4. Efisiensi Lebih Tinggi

Inventaris adalah pusat dari sebagian besar operasi bisnis Anda. Anda menginginkan efisiensi yang lebih tinggi.

Pembeli harus berpikir dengan hati-hati tentang produk yang mereka beli secara teratur. Selain itu, manajer produk dan tenaga penjualan perlu mengawasi inventaris. Pembelian pelanggan akan sepenuhnya bergantung pada stok yang Anda miliki dan kapan Anda akan memiliki stok baru berikutnya.

Dengan demikian, semakin efisien Anda dengan manajemen inventaris, semakin efisien bisnis Anda secara keseluruhan. Dengan pendekatan manajemen inventaris yang lebih cerdas dan berteknologi tinggi, Anda akan dapat menghabiskan lebih sedikit uang, menghemat waktu, dan melayani pelanggan Anda secara bersamaan dengan lebih baik.

5. Pencegahan Kerugian

Manajemen inventaris juga efektif untuk meningkatkan pencegahan kerugian.

Jika Anda terus mengawasi aliran produk yang masuk dan keluar dari organisasi Anda, Anda akan dapat mendeteksi ketika ada masalah. Ini termasuk pencurian, perusakan, atau ancaman eksternal lainnya.

Dikombinasikan dengan strategi manajemen proaktif, Anda akan dapat menghemat banyak uang dalam bisnis Anda.

6. Data dan Wawasan

Terakhir, jika Anda dilengkapi dengan sistem yang tepat, pengelolaan inventaris menjadi jauh lebih mudah.

Di satu lokasi, Anda dapat mengumpulkan banyak data tentang cara bisnis Anda beroperasi. Hasilnya, Anda akan melihat bagaimana perilaku pelanggan Anda dan bagaimana Anda dapat mengubah pendekatan Anda.

Digunakan secara cerdas, laporan dan analitik yang Anda hasilkan dengan perangkat lunak manajemen inventaris dapat memberi Anda lebih banyak data yang dapat Anda gunakan untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas.

Elemen Manajemen Inventaris yang Efektif

Merancang sistem manajemen inventaris yang efektif memerlukan perhatian Anda pada area berikut, minimal.

1. Pelacakan

Meningkatkan perputaran inventaris Anda dimulai dengan pelacakan mendalam. Anda perlu memiliki sistem untuk terus mengawasi produk di gudang dan toko Anda, ke mana produk itu pergi, dari mana asalnya, dan bahkan kondisinya saat ini. Semakin banyak data yang Anda kumpulkan, dan semakin lancar Anda mengumpulkannya, semakin baik.

2. Membeli

Sebagian besar sistem manajemen inventaris juga memiliki dukungan bawaan untuk manajemen pembelian. Dengan menggunakan kumpulan data saat ini, Anda dapat merencanakan pembelian berikutnya, terhubung dengan pemasok, mengirimkan pesanan pembelian, dan bahkan menindaklanjuti untuk memastikan pesanan pembelian Anda berhasil dipenuhi.

3. Pengiriman

Jika Anda berada di dunia pengiriman, Anda perlu memikirkan bagaimana Anda akan membawa produk Anda ke tangan pelanggan Anda. Ketika pengguna online memesan dengan bisnis Anda, bagaimana dan kapan Anda mengirimkan produk kepada mereka? Bagaimana Anda membuat kode pelacakan, dan bagaimana Anda memberikan kode tersebut kepada pelanggan Anda?

4. Manajemen Pesanan

Berbicara tentang pesanan, sistem manajemen persediaan yang baik akan mencakup unsur-unsur manajemen pesanan. Baik dilakukan secara online atau secara langsung, pesanan baru dari pelanggan harus dilacak dan dikelola dengan mudah.

5. Manajemen Transfer

Jika Anda memiliki beberapa lokasi fisik, seperti beberapa lokasi toko atau beberapa gudang, Anda memerlukan sistem untuk memfasilitasi transfer yang lebih cepat, lebih efisien, dan lebih dapat dilacak. Misalnya, jika salah satu gudang Anda kekurangan barang tertentu, bagaimana Anda memicu transfer baru? Bagaimana Anda menentukan gudang mana yang akan dikirimi inventaris? Bagaimana Anda melacak kiriman?

6. Pengukuran dan Analisis

Sepanjang semua aktivitas ini, sistem manajemen inventaris Anda akan melacak data di latar belakang. Di akhir setiap periode pelacakan, Anda dapat membuat laporan yang memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang aktivitas Anda sebelumnya. Dengan metrik ini, Anda dapat mengidentifikasi potensi masalah, mengevaluasi efektivitas biaya dari strategi Anda, dan membuat keputusan yang lebih baik di masa mendatang.

Meningkatkan Sistem Manajemen Inventaris Anda

Jika Anda menginginkan manajemen inventaris yang lebih efisien, Anda perlu meluangkan waktu untuk meningkatkan sistem manajemen inventaris Anda.

1. Tunjuk orang yang tepat.

Pilih satu orang di tim Anda untuk menjadi otoritas yang ditunjuk di bagian depan manajemen inventaris. Mereka mungkin memilih untuk meminta bantuan orang lain dan mendelegasikan sebagian tanggung jawab mereka, tetapi mereka bertindak sebagai individu yang bertanggung jawab.

Pengambilan keputusan manajemen inventaris yang terpusat adalah kebutuhan praktis jika Anda ingin prosesnya berjalan lancar.

2. Dokumentasikan pendekatan Anda.

Terlalu sering, strategi manajemen inventaris berantakan hanya karena anggota tim tidak berada di halaman yang sama. Jika Anda ingin mencegah hal ini dan membuat tim Anda bekerja secara konsisten, Anda harus mendokumentasikan pendekatan Anda.

3. Pilih sistem teknologi yang tepat.

Tidak disarankan untuk mempraktikkan manajemen inventaris modern tanpa bantuan perangkat lunak manajemen inventaris. Platform perangkat lunak yang tepat akan memandu Anda dalam membuat strategi, mengotomatiskan sebagian besar elemen manajemen inventaris, dan memudahkan pembuatan dan pendistribusian laporan baru.

4. Berinvestasi dalam RFID dan alat otomatis.

Chip RFID memudahkan pelacakan pengiriman individu dan produk individual, seperti halnya alat otomatis seperti perangkat pemindaian. Semakin sedikit upaya manual yang Anda keluarkan sebagai sebuah tim, semakin baik.

5. Latih dan didik karyawan.

Tidak peduli berapa banyak alat berteknologi tinggi yang Anda gunakan dalam pendekatan Anda terhadap manajemen inventaris, Anda masih akan memiliki setidaknya beberapa orang yang menjalankan strategi Anda. Oleh karena itu, Anda perlu meluangkan waktu untuk melatih dan mendidik karyawan Anda tentang proses manajemen inventaris yang tepat.

Setiap anggota tim harus benar-benar mengenal alat yang Anda gunakan untuk melacak dan mengelola inventaris, tujuan organisasi, dan proses pemecahan masalah yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah.

6. Gunakan proses yang konsisten.

Cobalah untuk menerapkan proses yang dapat dengan mudah dan konsisten direplikasi. Jika shift siang dan shift malam Anda memiliki sudut pandang yang sangat berbeda tentang manajemen inventaris atau jika mereka melacak berbagai hal secara berbeda, itu akan menghasilkan bencana yang kacau balau. Oleh karena itu, terapkan satu sistem yang dapat diprediksi dan ditiru.

7. Lacak secara real-time.

Sebagian besar sistem manajemen inventaris modern memiliki kapasitas untuk melacak item secara real-time. Saat mengirimkan produk, Anda dapat melihat dengan tepat di mana produk itu berada dan ke mana tujuannya.

Di sisi lain, ketika Anda mengharapkan kiriman, Anda dapat memprediksi waktu kedatangannya secara spesifik. Saat Anda melihat inventaris yang saat ini ada di rak toko, Anda dapat memberikan ekspektasi yang akurat kepada pelanggan.

Analisis waktu nyata memberi Anda lebih banyak transparansi tentang cara operasi Anda berjalan, dan dapat membantu Anda mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah apa pun yang menghalangi kesuksesan Anda.

8. Negosiasikan kesepakatan baru dengan pemasok.

Setelah mempraktikkan manajemen inventaris yang lebih efektif, pertimbangkan untuk menegosiasikan kesepakatan baru dengan pemasok Anda.

Misalnya, apakah ada cara agar mereka bisa mendapatkan inventaris di tangan Anda lebih cepat? Bisakah Anda membuat pengaturan di mana pemasok memberi Anda pengiriman yang lebih kecil dan lebih sering? Bagaimana Anda bisa menghemat uang tanpa membeli saham baru secara berlebihan?

Jika Anda memiliki hubungan yang baik dengan pemasok Anda, mereka akan secara proaktif bekerja dengan Anda untuk menemukan pengaturan yang saling menguntungkan.

9. Singkirkan inventaris usang.

Selalu luangkan waktu untuk menyingkirkan inventaris usang Anda. Tidak ada alasan untuk menyimpan item yang tidak lagi relevan dengan bisnis Anda atau menarik bagi pelanggan Anda.

Ada banyak cara untuk melikuidasi inventaris ini, seperti menawarkannya dengan diskon besar-besaran, menggunakan kembali inventaris untuk tujuan lain, atau mendaur ulang atau membuang inventaris.

10. Belajar dari laporan Anda.

Pahami nilai laporan manajemen inventaris Anda. Banyak angka dan detail dari laporan ini mungkin tampak tidak penting. Namun, sebenarnya mereka dapat memberi tahu Anda informasi berharga tentang bagaimana bisnis Anda berjalan.

11. Terus berubah.

Sistem manajemen inventaris yang gesit dan fleksibel cenderung jauh lebih efektif daripada rekan-rekan mereka yang stagnan dan tidak berubah. Hasilnya, Anda akan memiliki lebih banyak ruang gerak untuk menggabungkan teknologi baru, bereksperimen dengan strategi baru, dan memperbaiki masalah yang menghambat tim Anda dari potensi produktif mereka.

Teknologi yang Harus Diperhatikan dalam Manajemen Inventaris

Manajemen inventaris akan tumbuh lebih canggih dan kuat dalam waktu dekat, berkat dimulainya inovasi baru dan perkembangan teknologi.

Jika Anda ingin mendapatkan nilai lebih dari manajemen inventaris Anda sendiri, terserah Anda untuk terus memperhatikan teknologi ini dan memasukkannya ke dalam sistem Anda jika perlu.

Pembelajaran Mesin dan Kecerdasan Buatan

Pembelajaran mesin dan kecerdasan buatan keduanya dirancang untuk menghadirkan pemrosesan yang lebih cerdas dan fungsionalitas prediktif ke dunia manajemen inventaris. Hasilnya, dengan pengenalan pola, prediksi cerdas, dan potensi otomatisasi yang lebih canggih, Anda dapat mengelola inventaris dengan lebih andal dan dengan upaya manual yang jauh lebih sedikit.

Blockchain

Kebanyakan orang hanya tahu blockchain untuk aplikasinya dalam cryptocurrency. Namun, sistem blockchain dapat digunakan untuk berbagai aplikasi bisnis. Misalnya, sistem “buku besar bersama” dari blockchain membuatnya lebih mudah dan efisien untuk melacak transaksi, yang bisa jadi merupakan alat yang dibutuhkan sistem Anda.

Internet Segalanya

Chip RFID, pemindai, dan perangkat pintar lainnya ada di gudang di seluruh negeri. Namun teknologi “internet of things” generasi berikutnya akan menjadi lebih komprehensif, memungkinkan teknik dan pendekatan manajemen baru untuk bisnis yang ingin meningkatkan.

Namun, manajemen inventaris yang lebih baik tidak selalu mudah atau murah.

Namun, jika Anda bersedia meluangkan waktu dan upaya untuk meningkatkan sistem dan proses Anda, Anda bisa mendapatkan posisi yang jauh lebih baik. Dalam nada yang sama, peningkatan manajemen inventaris berarti efisiensi yang lebih tinggi, biaya yang lebih rendah, dan mungkin yang terbaik dari semuanya, hubungan pelanggan yang lebih baik, jadi tidak ada alasan untuk tidak berinvestasi di dalamnya.