Perlengkapan Kantor:Apakah Itu Aset atau Beban?

Perlengkapan kantor biasanya dianggap sebagai pengeluaran. Tetapi hal-hal bisa menjadi rumit ketika berhadapan dengan perlengkapan kantor, pengeluaran kantor, dan peralatan kantor. Pelajari cara mengklasifikasikannya dengan benar.

Meskipun barang-barang tersebut termasuk dalam kategori aset, yaitu segala sesuatu yang berharga yang Anda miliki, perlengkapan kantor dibeli untuk konsumsi, menjadikannya lebih sebagai pengeluaran bisnis daripada aset lancar.

Tetapi karena ini melibatkan akuntansi, ada pengecualian untuk aturan itu. Jika ada pengecualian, kemungkinan besar akan masuk dalam kategori biaya kantor atau peralatan kantor. Kami akan menjelaskan sedikit tentang masing-masing kategori ini dan cara mengklasifikasikan pengeluaran ini dengan benar pada laporan keuangan Anda.

Apakah perlengkapan kantor merupakan aset atau beban?

Mengelola kantor sepertinya pekerjaan yang cukup mudah. Tetapi hal-hal dapat membingungkan ketika Anda mencoba mengklasifikasikan pengeluaran kantor reguler dengan benar. Misalnya, Sara membeli stapler, staples, kertas untuk mesin fotokopi, dan komputer laptop untuk salah satu karyawannya. Sara perlu mencatat biaya stapler, staples, dan kertas sebagai biaya perlengkapan kantor, sedangkan laptop akan dianggap sebagai aset.

Memperkenalkan biaya kantor membuat proses ini semakin membingungkan. Apa yang membuat biaya kantor berbeda dari perlengkapan kantor? Apakah kalkulator dianggap sebagai perlengkapan kantor atau peralatan kantor? Mari kita lihat ketiga kategori pengeluaran bisnis dan cara mengklasifikasikannya dengan benar.

1. Perlengkapan kantor: Perlengkapan kantor adalah pembelian kecil yang diperlukan bagi Anda dan karyawan Anda untuk dapat melakukan pekerjaannya. Biaya perlengkapan kantor termasuk barang-barang seperti staples, kertas, tinta, pena dan pensil, klip kertas, binder, folder file, dan spidol. Semua barang ini 100% habis, artinya dibeli untuk digunakan. Meskipun mereka adalah aset karena memiliki nilai, mereka tidak dicatat sebagai aset tetapi dicatat sebagai beban. Sangat penting untuk menjaga perlengkapan kantor terpisah dari biaya persediaan. Inventaris selalu dianggap sebagai aset karena tidak dapat dikonsumsi.
2. Pengeluaran kantor: Pengeluaran kantor, seperti perlengkapan kantor, biasanya dicatat sebagai beban daripada aset. Pengeluaran kantor seringkali tidak berwujud dan mencakup hal-hal seperti layanan kebersihan, langganan perangkat lunak, pemeliharaan kantor, dan bahkan pemeliharaan situs web.
3. Peralatan kantor :Peralatan kantor, tidak seperti pengeluaran kantor dan perlengkapan kantor, biasanya dicatat sebagai aset dan dibebankan selama periode yang diperpanjang daripada langsung dibebankan. Peralatan kantor termasuk komputer desktop dan laptop, perangkat elektronik lainnya, mesin kantor seperti printer atau mesin fotokopi, dan perabotan serta perlengkapan yang digunakan untuk melengkapi kantor Anda. Sementara banyak bisnis menggunakan jumlah dolar sebagai ambang batas untuk mengklasifikasikan pembelian ini sebagai peralatan, IRS membuat perubahan pada tahun 2016 yang memungkinkan pemilik bisnis mengambil potongan langsung untuk seluruh biaya aset bisnis apa pun yang kurang dari $2.500, meskipun Anda masih memiliki opsi untuk mengklasifikasikan pengeluaran ini sebagai aset jangka panjang.

Jika Anda membeli perlengkapan kantor dalam jumlah besar, Anda dapat mengklasifikasikannya sebagai aset dan membebankannya saat digunakan. Namun, dalam banyak kasus, kantor membeli persediaan yang cukup untuk bertahan selama beberapa minggu atau sebulan, jadi tidak perlu mengklasifikasikannya sebagai aset.

Bagaimana mengklasifikasikan perlengkapan kantor, pengeluaran kantor, dan peralatan kantor pada laporan keuangan

Saat mengklasifikasikan persediaan, Anda harus mempertimbangkan materialitas barang yang dibeli. Dengan kata lain, jika item tersebut tidak berdampak besar pada laporan keuangan Anda, Anda dapat memilih untuk mengeluarkannya saja. Prinsip materialitas menyatakan bahwa jika pengeluaran mewakili lebih dari 5% dari total aset Anda, itu harus dicatat sebagai aset, bukan beban.

Cara termudah untuk mengklasifikasikan perlengkapan kantor, pengeluaran, dan peralatan adalah dengan melihat setiap pembelian secara terpisah dan memutuskan bagaimana hal itu harus diklasifikasikan.

Misalnya, perusahaan Tim melakukan pembelian berikut pada bulan Oktober 2020:

• Satu kotak berisi 12 pulpen seharga $5,99
• Kertas tiga rim seharga $15,95
• Dua kotak staples seharga $6,50
• Satu kotak folder file seharga $4,25
• Langganan untuk aplikasi perangkat lunak akuntansi baru, dengan biaya $25 per bulan
• Tim pembersih untuk membersihkan kantor dengan biaya $150
• Printer laser warna baru seharga $1,095
• Sebuah mesin fotokopi baru seharga $3,000

Sekarang mari kita klasifikasikan setiap pengeluaran dalam kategori yang tepat.

Perlengkapan kantor

Mengklasifikasikan perlengkapan kantor itu mudah. Melihat transaksi di atas, berikut ini akan dianggap sebagai perlengkapan kantor:

• Pena seharga $5,99
• Kertas seharga $15,95
• Makanan pokok seharga $6,50
• File folder seharga $4,25

Total pembelian ini adalah $32,69 dan akan dicatat dalam perangkat lunak akuntansi Anda atau secara manual di buku besar Anda seperti ini:

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2020 Perlengkapan Kantor $32,69 31-10-2020 Uang Tunai $32,69

Jika persediaan ini dibeli secara kredit, Anda harus terlebih dahulu mencatat pembelian tersebut dalam hutang dagang.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2020 Perlengkapan Kantor $32,69 31-10-2020 Hutang Usaha $32,69

Anda kemudian akan menyesuaikan akun hutang Anda saat membayar tagihan.

Tanggal Akun Debit Kredit 30-11-2020 Hutang Usaha $32,69 30-11-2020 Uang Tunai $32,69

Pengeluaran kantor

Transaksi Tim yang perlu diklasifikasikan sebagai pengeluaran kantor antara lain sebagai berikut:

• Langganan perangkat lunak seharga $25
• Membersihkan kantor secara menyeluruh seharga $150

Kedua pengeluaran tersebut segera dibayar dan tidak harus dimasukkan ke dalam hutang dagang, sehingga dicatat sebagai berikut:

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2020 Biaya Kantor $175 31-10-2020 Uang Tunai $175

Peralatan kantor

Tim melakukan dua pembelian peralatan kantor.

1. Printer laser warna seharga $1,095
2. Sebuah mesin fotokopi seharga $3,000

Tim dapat memilih untuk mencatat keduanya sebagai aset, atau dia dapat memilih untuk segera membebankan biaya printer karena kurang dari $2.500 dan hanya mencatat mesin fotokopi sebagai aset. Dia memilih untuk mengeluarkan biaya printer. Berikut adalah jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat pembelian printer.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2020 Perlengkapan Kantor $1,095 31-10-2020 Uang Tunai $1,095

Namun, Tim masih perlu mencatat pembelian mesin fotokopi yang merupakan aset tetap.

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2020 Aktiva Tetap -- Mesin Fotokopi $3,000 31-10-2020 Uang Tunai $3,000

Karena mesin fotokopi sedang disusutkan, Tim perlu mencatat biaya penyusutan juga. Tim menentukan bahwa nilai sisa mesin fotokopi adalah $300, dan akan disusutkan selama tiga tahun dengan menggunakan metode garis lurus.

($3,000 - $300) 3 =$900 depresiasi tahunan

$900 12 =$75 per bulan biaya penyusutan

Tanggal Akun Debit Kredit 31-10-2020 Beban Penyusutan $75 31-10-2020 Akumulasi Penyusutan $75

Saat mencatat pembelian sebagai aset, pastikan untuk mencatat pembelian dan biaya penyusutan.

4 praktik terbaik untuk mengklasifikasikan perlengkapan kantor Anda dengan benar

Jika Anda masih bingung tentang cara mengklasifikasikan perlengkapan kantor dengan benar, ada beberapa praktik terbaik yang dapat Anda ikuti.

1. Putuskan apakah itu habis pakai

Kertas, pulpen, pensil, dan sejenisnya semuanya adalah barang habis pakai. Kecuali Anda membeli barang-barang ini selama satu tahun, semuanya harus dibebankan pada saat dibeli.

2. Tentukan seberapa cepat akan digunakan

Terkait dengan consumable question, Anda bisa melihat seberapa cepat Anda akan mengonsumsi suatu barang sebelum menentukan cara mengklasifikasikannya. Misalnya, jika Anda mengontrak layanan untuk perusahaan kebersihan yang dibayar bulanan, itu harus dicatat sebagai biaya kantor. Namun jika Anda membeli layanan kebersihan dan membayarnya di muka setahun sebelumnya, Anda harus mencatatnya sebagai biaya prabayar dan membebankannya setiap bulan.

3. Pertimbangkan biayanya

Aturan IRS memungkinkan Anda untuk membebankan biaya peralatan atau mesin apa pun secara keseluruhan jika harganya kurang dari $2.500. Namun, pilihannya tetap bagi Anda untuk membebankan barang itu selama periode yang diperpanjang jika Anda mau. Dalam banyak kasus, usaha kecil akan menetapkan titik batas internal, yang dapat membantu saat mencoba menentukan apakah akan segera membebankan biaya suatu barang atau tidak.

4. Materialitas

Jika barang yang dibeli akan berdampak signifikan terhadap laporan keuangan Anda, maka barang tersebut perlu dicatat sebagai aset. Misalnya, perusahaan dengan jumlah aset yang kecil akan memiliki ambang batas pembelian yang lebih rendah daripada perusahaan yang memiliki jumlah aset lebih banyak.

Perlengkapan kantor berharga, tapi mungkin bukan aset

Kecuali Anda membeli dalam jumlah besar untuk tahun yang akan datang, pengeluaran kantor Anda hanya akan menjadi pengeluaran kantor. Meskipun hal-hal dapat menjadi sedikit membingungkan ketika mencoba menentukan dengan tepat bagaimana mengklasifikasikan barang tertentu, seperti laptop seharga $500 atau printer desktop kecil, pada akhirnya terserah Anda untuk menentukan apakah Anda ingin mengklasifikasikan pembelian sebagai aset atau apakah itu hanya biaya kantor.

Ingatlah bahwa transaksi ini akan memengaruhi neraca dan laporan laba rugi Anda, jadi penting untuk mencatatnya dengan benar.