Kepatuhan Lebih Berisiko Dari Sebelumnya

Oleh Gerry Zack, CEO, Masyarakat Kepatuhan dan Etika Perusahaan

Selama bertahun-tahun, ada pertumbuhan yang stabil dari risiko terkait kepatuhan yang membawa kematian sebelum waktunya bagi bisnis apa pun yang cukup disayangkan untuk berpapasan dengan mereka. Perusahaan menginvestasikan semua uang dan waktu mereka ke dalam produk mereka hanya untuk terhalang oleh kerugian hukum yang tidak terduga. Khususnya, empat faktor ini memiliki efek yang paling mirip domino pada bisnis, yaitu:outsourcing dan rantai pasokan, penuntutan, hukum privasi, dan media sosial.

Hal terakhir yang diinginkan setiap bisnis adalah mengembangkan dan memberikan produk atau layanan hebat yang disukai pelanggan, hanya untuk dipukul dengan denda besar-besaran oleh regulator yang menemukan bahwa perusahaan melanggar hukum penting di sepanjang jalan. Tapi risiko ini terjadi lebih besar dari sebelumnya, dan risiko ini tidak terbatas pada perusahaan publik yang besar. Organisasi dari semua ukuran perlu mengambil sikap proaktif dalam menjaga dari pelanggaran kepatuhan.

Hal terakhir yang diinginkan setiap bisnis adalah mengembangkan dan memberikan produk atau layanan hebat yang disukai pelanggan, hanya untuk dipukul dengan denda besar-besaran oleh regulator yang menemukan bahwa perusahaan melanggar hukum penting di sepanjang jalan.

Kebutuhan akan kerangka kerja di seluruh organisasi yang ditujukan untuk mematuhi undang-undang dan peraturan tidak pernah sebesar ini. “Program kepatuhan” adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan kerangka kerja semacam itu. Ini melibatkan beberapa komponen yang saling terkait yang berfungsi di bawah struktur terpusat, dan itu membutuhkan kerja sama di hampir setiap departemen dalam sebuah organisasi.

Beberapa faktor telah berkontribusi pada peningkatan tingkat risiko terkait kepatuhan untuk organisasi. Namun, empat memiliki efek yang paling dramatis.

Outsourcing dan Rantai Pasokan Meningkatkan Risiko Kepatuhan

Tentakel risiko kepatuhan meluas jauh melampaui lorong dan pabrik perusahaan Anda. Salah satu tren yang paling menonjol dalam risiko kepatuhan dalam beberapa tahun terakhir adalah meningkatnya jumlah kasus di mana perusahaan dimintai pertanggungjawaban atas pelanggaran kepatuhan yang dilakukan oleh pihak ketiga utama – seperti pemasok, mitra, dan agen penjualan.

Bertahun-tahun, regulator meminta pertanggungjawaban perusahaan hanya untuk tindakan yang dilakukan langsung oleh karyawan, dengan sedikit pengecualian. Itu telah berubah, dan secara dramatis. Pemasok, perantara dan agen penjualan adalah pihak ketiga yang paling sering dikutip yang pelanggarannya dapat dikaitkan dengan suatu organisasi. Hal ini secara signifikan meningkatkan pentingnya pemeriksaan pihak ketiga dan secara aktif memantau aktivitas berisiko tinggi yang menggunakan pihak ketiga oleh perusahaan.

Sebuah perusahaan yang berlokasi di Negara “A” yang melanggar hukum di Negara “B” sehubungan dengan produk yang dikirim ke pelanggan di Negara “C” sekarang mungkin sedang diselidiki secara bersamaan oleh ketiga negara tersebut.

Penuntutan Tidak Berhenti di Perbatasan Lagi

Menambah kompleksitas pengelolaan risiko kepatuhan adalah tren yang meningkat menuju kerjasama lintas yurisdiksi antara regulator dan komunitas penegak hukum. Bertahun-tahun, organisasi multi-nasional dilindungi dari beberapa risiko karena penyelidik di satu negara jarang berbagi informasi mereka atau bekerja sama dalam penyelidikan dengan penyelidik dari negara lain.

Itu telah berubah. Sekarang, sudah menjadi hal yang biasa bagi penyelidik dari regulator di satu negara untuk bekerja sama dengan penyelidik dari negara lain dalam mengejar pelanggaran kepatuhan. Sebuah perusahaan yang berlokasi di Negara “A” yang melanggar hukum di Negara “B” sehubungan dengan produk yang dikirim ke pelanggan di Negara “C” sekarang mungkin sedang diselidiki secara bersamaan oleh ketiga negara tersebut. Dan saat ketiga negara berbagi rincian investigasi mereka satu sama lain, itu memungkinkan ketiganya membangun kasus yang lebih besar dan lebih kuat terhadap perusahaan.

Rezim Privasi Menciptakan Kompleksitas Ganda

Penerapan GDPR dan beberapa undang-undang privasi lainnya secara global memiliki efek ganda pada kepatuhan. Pertama, ada masalah dalam mematuhi undang-undang privasi itu sendiri. Hukum-hukum ini sering kali rumit atau kata-katanya tidak jelas, meninggalkan banyak interpretasi untuk organisasi individu.

Tetapi masalah kedua adalah efek kepatuhan terhadap undang-undang privasi terhadap aspek kepatuhan lainnya, khususnya dalam melakukan uji tuntas, pemantauan, dan investigasi. Beberapa efek ini dibayangkan, karena orang membaca lebih banyak tentang GDPR dan undang-undang lain daripada yang seharusnya. Tapi sebagian dari itu nyata. Mematuhi undang-undang privasi yang lebih ketat dapat berdampak pada kemampuan organisasi untuk terlibat dalam elemen lain dari program kepatuhannya.

Ambil investigasi kepatuhan misalnya. Sementara sebagian besar rezim privasi memiliki pengecualian untuk penyelidikan, ada lapisan tambahan dokumentasi dan kompleksitas yang dihasilkan ketika beberapa dokumen atau catatan yang diperlukan untuk penyelidikan tunduk pada undang-undang privasi baru.

Media Sosial tidak kenal ampun

Masalah kepatuhan menyebar lebih cepat dari sebelumnya, dan sebagian besar tidak akurat atau berisi opini daripada fakta. Lebih buruk, semakin keras putusan yang dijatuhkan, semakin banyak daya tarik yang didapat secara online. Jadi, pembela dan pandangan yang lebih moderat dengan cepat kewalahan oleh komentar yang lebih ekstrim.

Kadang-kadang dimulai dengan seorang karyawan memposting sesuatu sebagai berita tentang masalah kepatuhan mendapatkan daya tarik di kantor, lain kali dari pers, pesaing, atau sumber lain. Tanpa memedulikan, informasi awal hampir selalu tidak akurat, dan sering membuat masalah menjadi lebih buruk dari itu. Tapi sudah terlambat setelah orang lain bergabung ke dalam percakapan.

Taruhannya lebih tinggi dari sebelumnya, dan kerusakan tidak terbatas pada hukuman yang dinilai oleh regulator. Kerugian finansial akibat kerusakan reputasi dapat meningkat lebih cepat dari sebelumnya ketika informasi menyebar begitu cepat.

Tren Positif

Kabar baiknya adalah bahwa iklim risiko yang meningkat diredam oleh tindakan pemerintah yang memberikan insentif yang lebih besar bagi organisasi yang menunjukkan upaya untuk mematuhi melalui program kepatuhan mereka.

OECD telah lama mendorong negara-negara anggotanya untuk mengadopsi undang-undang antikorupsi dan mendorong program kepatuhan. Pemerintah mendengarkan, dan sekarang Anda tidak hanya dapat menemukan undang-undang yang mendorong program kepatuhan di banyak negara bagian, Anda juga dapat menemukan konsistensi yang mencolok di dalamnya. Sementara kata-kata yang tepat mungkin berbeda, mereka menggemakan elemen umum yang sama untuk program kepatuhan:

1. Serangkaian kebijakan dan prosedur yang ditujukan untuk perilaku dan kepatuhan, baik kebijakan tingkat tinggi seperti kode etik, serta prosedur terpisah yang menetapkan kontrol internal yang kuat yang dirancang untuk mencegah dan mendeteksi ketidakpatuhan
2. Pengawasan tingkat tinggi (manajemen senior dan dewan direksi) atas fungsi kepatuhan
3. Uji tuntas dalam mempekerjakan dan mempromosikan karyawan, serta pihak ketiga, ditujukan untuk menyaring individu atau perusahaan yang dianggap berisiko tinggi
4. Pendidikan dan pelatihan karyawan dan pihak ketiga tertentu untuk meningkatkan kesadaran akan persyaratan kepatuhan.
5. Pemantauan dan audit secara berkelanjutan, untuk mendeteksi tanda-tanda pelanggaran prosedural atau ketidakpatuhan
6. Investigasi kemungkinan ketidakpatuhan, menghasilkan penegakan dan disiplin yang konsisten ketika karyawan atau pihak ketiga ditemukan telah melanggar hukum
7. Remediasi pengendalian internal, kebijakan dan prosedur setiap kali ketidakpatuhan ditemukan, untuk meminimalkan risiko kekambuhan
8. Melakukan penilaian risiko kepatuhan secara berkala, sehingga organisasi mengambil pendekatan proaktif untuk mengantisipasi di mana risiko kepatuhan muncul atau berubah dan untuk lebih memprioritaskan upaya mitigasi risiko

Kedua, Departemen Kehakiman AS, masih mungkin jaksa paling agresif di dunia atas kesalahan korporasi, telah lebih menekankan nilai program kepatuhan dalam beberapa tahun terakhir. Program percontohan untuk pelanggar Undang-Undang Praktik Korupsi Asing – mendorong mereka untuk maju sendiri dan menunjukkan program kepatuhan yang efektif – tidak lagi dianggap sebagai program percontohan tetapi masalah praktik. Pendekatan serupa sekarang telah diadopsi untuk pelanggaran hukum anti persaingan juga. Selain itu, Bimbingan DOJ untuk jaksa mengambil program kepatuhan dengan sangat serius dan fokus pada mereka ketika menentukan faktor-faktor yang dapat mengurangi jumlah penyelesaian.

Alhasil, sementara risikonya tidak pernah lebih signifikan, program kepatuhan sekarang memberikan peluang yang lebih besar bagi perusahaan untuk mengurangi risiko yang sama.