Bagaimana Menemukan Ruang Kantor Bekerja

Pelajari Lebih Lanjut Cara Kerja Politik Kantor Cara Kerja Prinsip Peter PlanetGreen.com: Go Green Di Tempat Kerja

Rencana bisnis Anda sudah tertulis, Anda sudah mendapatkan pinjaman, Anda mempekerjakan karyawan... tapi di mana semua kerja keras dan kesuksesan akan terjadi? Di garasi Anda? Mungkin. Ini berhasil untuk banyak orang. Lihatlah Komputer Apple. Tapi... mungkin garasi bukanlah pilihan terbaik untuk bisnis Anda. Selain itu, di mana mobil Anda akan tinggal? Apa pilihan Anda ketika datang ke ruang kantor? Haruskah Anda membeli atau menyewa ruang Anda? Apakah kantor virtual akan berfungsi? Bisakah karyawan Anda melakukan telecommuting? Bagaimana dengan lokasinya?

Dalam edisi HowStuffWorks . ini , kami akan memandu Anda melalui proses mencari tahu berapa banyak ruang yang Anda butuhkan, menemukan lokasi yang tepat, memeriksa tempat, dan menegosiasikan kesepakatan. Dan seperti biasa, kami akan memberi Anda banyak tautan ke sumber daya yang dapat membantu Anda mewujudkannya.

Tren Ruang Kantor Saat Ini

Pertama, mari kita mulai dengan apa yang dilakukan orang lain. Sekitar pergantian abad (yang akan menjadi yang satu ini), Anda tidak bisa mendapatkan ruang kantor di San Francisco tanpa terlebih dahulu menunjukkan rencana bisnis Anda kepada pemilik potensial Anda dan menawarkan opsi saham. Anda harus mengajukan pemilik Anda dengan cara yang sama seperti yang Anda lakukan pada pemodal ventura. Tuan tanah menyadari bahwa mereka dapat memilih dan memilih penyewa dan mewawancarai mereka, bukan sebaliknya. Sejak dot-com bust, bagaimanapun, itu telah berubah secara drastis. Tingkat kekosongan di San Francisco melonjak dari 2% pada tahun 2000 menjadi 9% pada tahun 2001. Sekarang, tuan tanah kurang pilih-pilih dan akan sering membagi lantai bangunan mereka agar sesuai dengan penyewa yang lebih kecil. Berikut adalah beberapa angka untuk statistik-bahagia di antara Anda...

Pada akhir tahun 2000, wilayah dengan tingkat kekosongan rata-rata terendah adalah:

• Timur Laut dengan tingkat kekosongan 4,7%
• Barat dengan tingkat kekosongan 6,9%
• Atlantik Selatan dengan tingkat kekosongan 7%
• Midwest dengan tingkat kekosongan 8,9%
• Barat daya dengan tingkat kekosongan 11%

Sumber:REIS, Inc.

Beberapa tarif sewa yang tumbuh paling cepat pada akhir tahun 2000 terjadi di kota-kota berikut:

• San Francisco -- hampir dua kali lipat dari tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $63,65 psf)
• San Jose -- meningkat 41% dari tahun 1999 ($46,73 psf tarif sewa rata-rata)
• Seattle -- meningkat 16,2% dari tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $31,62 psf)
• Oakland-East Bay -- 25,2% meningkat dari tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $31,61 psf)
• San Diego -- meningkat 14,7% dibandingkan tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $24,07 psf)

• Austin -- 16,7% meningkat dari tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $26,17 psf)

• DC -- peningkatan 7,7% dibandingkan tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $35,82 psf)
• Boston -- 19,2 meningkat dari tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $42,09 psf)
• New York -- naik 23,4% dibandingkan tahun 1999 (tarif sewa rata-rata $50,82 psf)

Sumber:REIS, Inc.

Jadi, Anda bisa melihat bahwa hingga akhir tahun lalu, di dunia real estate komersial masih cukup booming, meski sedikit lebih sedikit dibandingkan tahun 1999 dan 2000. Artinya, Anda akan kesulitan mencari kantor. ruang angkasa? Itu tergantung di mana Anda melihat. Di sebagian besar pasar, ruang sudah tersedia (San Francisco menjadi pasar yang paling tidak mudah). Area itu sendiri akan menentukan apa yang harus Anda bayar, jadi periksalah harga rata-rata per kaki persegi, dan pikirkan tentang kebutuhan lokasi bisnis Anda jauh-jauh hari sebelum Anda pindah.

Tren lainnya termasuk lebih banyak telecommuting dan bekerja dari rumah kantor. Menurut Pusat Strategi Tenaga Kerja William Olsten, lebih dari 50 persen perusahaan di Amerika Utara menawarkan beberapa bentuk telecommuting kepada karyawan mereka dan sekitar 75 persen memiliki rencana untuk memperluas program. Menurut Biro Sensus AS, kantor pusat juga melonjak dari 4 juta pada tahun 1990 menjadi 11 juta pada tahun 1997. Jumlah tersebut diperkirakan akan meningkat menjadi 20 juta pada tahun 2001. Membiarkan telecommuting memiliki dampak yang pasti pada kebutuhan ruang kantor Anda. Para pekerja itu masih membutuhkan ruang ketika mereka datang ke kantor, tetapi mereka tidak membutuhkan meja khusus yang kosong selama tiga hari dalam seminggu. Kuncinya adalah memiliki stasiun kerja pusat yang dapat dipasang oleh siapa saja saat mereka berada di kantor. Hal ini mengurangi kebutuhan ruang untuk kantor Anda, dan tetap memungkinkan telecommuter Anda menyelesaikan pekerjaan saat mereka berada di kantor.

Bagaimana Dengan Kantor Virtual
Apakah Anda benar-benar membutuhkan real estat agar bisnis Anda berhasil? Jelas, jika Anda merencanakan usaha manufaktur besar, Anda memerlukan ruang komersial atau industri untuk melakukannya. Tapi bagaimana dengan orang-orang kecil yang memulai layanan konsultasi? Berapa jam yang akan Anda atau karyawan Anda habiskan di kantor? Apakah Anda memerlukan kontak tatap muka dengan karyawan Anda, atau cukupkah telepon dan email? Konferensi video juga tersedia secara luas. Apakah kantor fisik benar-benar sepadan dengan biaya dan pemeliharaannya? Mungkin kantor virtual yang bagus akan menjadi yang paling Anda butuhkan. Dengan memanfaatkan teknologi dan layanan kantor baru lainnya, Anda dapat menawarkan banyak manfaat yang sama kepada klien Anda seperti rekanan leasing real estat Anda. Anda bahkan dapat memiliki alamat yang terdengar bergengsi lengkap dengan nomor suite yang tersedia melalui tempat-tempat seperti Kotak Surat Dll dan bisnis pengemasan dan pengiriman lainnya. Sebagian besar bisnis ini menawarkan yang setara dengan kotak pos, tetapi dengan "nomor suite" daripada nomor PO. Anda dapat menerima paket, dan memiliki akses 24 jam ke kotak Anda.

Opsi Ruang Kantor
Jika pekerjaan Anda melibatkan perjalanan, Anda memiliki banyak opsi untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Yang paling jelas, dan paling tidak nyaman, adalah tempat parkir di luar gedung klien Anda, atau kursi yang Anda temukan di bandara sambil menunggu untuk naik ke pesawat Anda. Pilihan lain yang lebih nyaman termasuk:

• Telecenter Ini adalah pusat bisnis yang menyewakan ruang bersama dengan akses ke bantuan administrasi, email, pesan suara, layanan faks, dan resepsionis. Ini berguna untuk tenaga kerja yang melakukan perjalanan sebagian besar waktu. Sebagian besar kota besar memiliki beberapa pusat ini.
• Ruang penyewa Ini adalah ruang sewaan yang digunakan untuk proyek tertentu dalam waktu singkat (biasanya berminggu-minggu atau berbulan-bulan).
• Perhotelan Populer di bidang konsultasi, keuangan, dan teknologi tinggi, sistem ini memungkinkan Anda untuk membeli atau menyewa ruang yang lebih kecil daripada yang Anda butuhkan. Ini bekerja untuk bisnis yang memiliki sebagian besar karyawan mereka di jalan sebagian besar waktu. Dengan sistem ini, karyawan memesan ruang kerja untuk blok waktu tertentu dan menyimpan semua file mereka di komputer pribadi atau perangkat elektronik lainnya. Seluruh proses difasilitasi oleh "petugas pramutamu".
• Suite Eksekutif Ini dapat disewa hanya dengan $100-200 per bulan. (Untuk penggunaan yang sangat terbatas.) Jenis pengaturan ini memberi Anda resepsionis, pesan suara, email, dan layanan lainnya, bersama dengan akses ke kantor pribadi, area resepsionis, ruang pertemuan, dan banyak lagi yang digunakan bersama dengan orang lain. bisnis dan dikelola oleh perusahaan manajemen.
• Inkubator Bisnis Ini adalah kelompok yang mendorong usaha rintisan baru dengan menyediakan ruang dan layanan kantor seperti biasa, serta bantuan manajemen dan keuangan.
• Kantor Rumah Terbaik Dalam waktu yang tidak lama lagi, diproyeksikan banyak daerah perkotaan akan memiliki apa yang disebut Kondominium Live-Work. Idenya adalah untuk memanfaatkan ruang kantor yang hanya digunakan 8-10 jam sehari, dan mengubahnya menjadi kombinasi lingkungan perumahan dan kerja.

Bagi Anda yang mengetahui bahwa Anda membutuhkan beberapa jenis ruang kantor permanen, mari kita lihat kemungkinan fungsi yang mungkin Anda perlukan di ruang kantor.

Fungsi Apa yang Dibutuhkan Ruang untuk Melayani

Saat memutuskan tujuan apa yang Anda butuhkan untuk mengisi ruang kantor Anda, pikirkan tentang kegiatan sehari-hari yang Anda harapkan. Contohnya:

• Apakah Anda mengharapkan klien untuk mengunjungi kantor Anda? -- Pikirkan tentang.... area resepsionis yang bagus, parkir mudah, area tampilan produk, area konferensi

• Akankah klien itu tinggal untuk waktu yang lama? -- Pikirkan tentang.... ruang pertemuan yang lebih besar, ruang audio/visual, dampak dan kesan yang akan dibuat oleh ruang kantor Anda lainnya... Haruskah ada area tertutup yang dikunjungi klien?

• Apakah grup karyawan Anda akan mengadakan rapat proyek regular ? -- Pikirkan tentang.... memiliki beberapa ruang pertemuan kecil dengan papan tulis, sambungan komputer, sistem proyeksi overhead, dll.

• Apakah banyak karyawan Anda akan bepergian secara ekstensif atau telekomunikasi ? -- Pikirkan tentang.... menyiapkan stasiun kerja terpusat yang tidak ditugaskan di mana siapa pun dapat menyambungkan dan melakukan pekerjaan mereka dengan akses ke email, dan pesan suara.

• Apakah Anda membutuhkan ruang terbuka yang akan menumbuhkan pemikiran kreatif dan kerja tim? -- Pikirkan tentang.... menyiapkan area terpisah di mana upaya kolaboratif dapat dengan mudah didiskusikan dan didiskusikan tanpa mengganggu orang lain.

• Apakah Anda akan melibatkan karyawan dalam negosiasi telepon, studi penelitian, dan tugas lain yang membutuhkan konsentrasi yang lebih tenang? -- Pikirkan tentang.... kantor pribadi di mana lebih banyak pekerjaan independen dan diskusi pribadi dapat dilakukan.

• Apakah Anda akan memiliki karyawan atau klien dengan gangguan penglihatan atau pendengaran, tantangan fisik, dll.? -- Pikirkan tentang.... akomodasi khusus untuk karyawan atau klien dengan kebutuhan khusus.

• Apakah Anda membutuhkan ruang istirahat ? -- Pikirkan tentang.... ruang ruang makan siang, peralatan dapur, permainan dan aktivitas untuk menghilangkan stres dan menumbuhkan pemikiran kreatif, dekorasi yang tenang, dekorasi yang energik, dll.

• Akan berisik menjadi masalah dalam hal apapun? -- Pikirkan tentang.... ruang rapat kedap suara, ruang istirahat, area pengembangan produk, area manufaktur, dll.

• Apakah Anda memerlukan area dok pemuatan dan pengiriman? -- Pikirkan tentang.... usaha masa depan ke lini produk yang mungkin tidak Anda tawarkan sekarang, menerima pesanan persediaan dalam jumlah besar, dll.

Mungkin ada kegunaan lain untuk ruang kantor Anda, jadi pastikan Anda benar-benar memikirkan semua aktivitas yang Anda lihat dilakukan secara rutin (dan bahkan non-rutin) dan tuliskan. Ruang akhir yang Anda pilih harus mengakomodasi sebagian besar jika tidak semua kebutuhan tersebut.

Jadi sekarang Anda tahu kegunaan ruang tersebut, tetapi berapa banyak luas persegi yang harus Anda cari? Yuk ke sesi selanjutnya untuk mengetahui cara memperkirakan ukuran kantor yang kamu butuhkan.

Berapa Banyak Ruang yang Cukup Ruang?

Jika Anda tahu Anda membutuhkan ruang fisik untuk bisnis Anda, dan Anda tahu fitur apa yang Anda butuhkan di ruang itu, maka pertanyaan Anda berikutnya mungkin, "berapa banyak ruang yang saya butuhkan?" Menurut OfficeFinder.com, dalam skenario kantor biasa, Anda dapat memperkirakan 175-250 kaki persegi per karyawan. Namun, jika Anda tahu bahwa Anda memerlukan beberapa kantor eksekutif besar maka Anda perlu memperkirakan lebih banyak rekaman persegi untuk itu. Kantor "presiden" yang khas berkisar antara 150-400 kaki persegi. Ruang kesekretariatan dan administrasi, di sisi lain, akan berkisar antara 60-110 kaki persegi.

Jangan lupa tentang ruang ruang rapat . Ruang konferensi harus memungkinkan 25-30 kaki persegi per orang untuk pengaturan ruang konferensi tradisional. Jika Anda menggunakannya dalam pengaturan gaya ruang kelas (atau teater), Anda dapat memperkirakan 15 kaki persegi per orang.

Area penerima tamu . Anda harus mengakomodasi resepsionis Anda, serta jumlah rata-rata orang yang Anda harapkan untuk masuk pada waktu tertentu. Jika Anda berharap untuk secara rutin memiliki kelompok yang terdiri dari 6-9 orang yang tiba dan menunggu di area resepsionis Anda, maka pastikan Anda memiliki setidaknya 300 kaki persegi. Untuk kelompok kecil yang terdiri dari 3-5 orang, Anda membutuhkan setidaknya 200 kaki persegi.

Persyaratan ruang lainnya, seperti area pengarsipan, ruang perpustakaan, ruang istirahat, ruang surat, dan penyimpanan umum juga tidak boleh ditinggalkan. Persyaratan ruang untuk jenis area ini akan bervariasi tergantung pada penggunaan dan kebutuhan Anda. Berikut adalah beberapa panduan lagi:

• Untuk lemari arsip, izinkan 7 kaki persegi per lemari.
• Di perpustakaan Anda, ingatlah untuk memperhitungkan orang-orang serta rak media Anda.
• Ruang orang biasanya dapat diperkirakan seluas 15 kaki persegi per orang untuk duduk di meja untuk ruang istirahat, perpustakaan, dan ruang rapat.

Ingatlah untuk membuat rencana yang sesuai untuk telecommuter dan pekerja "sementara" lainnya. Jika sebagian besar pekerja Anda melakukan telecommuting, atau berada di luar kantor untuk sebagian besar waktu mereka, maka aturlah stasiun kerja yang tidak ditugaskan yang dapat mereka gunakan saat mereka masuk. Dalam kebanyakan kasus, ruang kantor yang ditentukan tidak diperlukan untuk karyawan yang bekerja dari banyak lokasi. Anda dapat menghemat sangat banyak pada rekaman persegi Anda dengan menggunakan sistem jenis ini. Ini mungkin berarti bahwa lebih banyak lemari arsip, printer, dll. diperlukan di rumah karyawan, tetapi Anda tetap akan menjadi lebih baik dalam jangka panjang.

Ini hanya beberapa panduan untuk menentukan kebutuhan ruang Anda. Banyak situs web menawarkan kalkulator ruang. Bagian Tautan dari lokakarya ini menyediakan tautan yang akan membawa Anda ke lebih banyak situs tersebut.

Untuk memastikan bahwa ruang diukur secara konsisten, sebagian besar pemilik gedung mengikuti Metode Standar Building Owners and Managers Association Guidelines (BOMA) untuk Mengukur Area Lantai Kantor di gedung real estat komersial. Pastikan properti yang Anda minati telah diukur menggunakan pedoman ini sehingga Anda tidak harus membayar untuk ruang yang tidak Anda miliki.

Selanjutnya, mari beralih ke kerangka waktu Anda. Berapa lama seluruh proses ini akan berlangsung? Mungkin lebih lama dari yang Anda kira!

Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Bahkan sebelum Anda mulai mencari ruang, pastikan Anda telah memikirkan dengan tepat apa yang Anda butuhkan. Anda akan menghemat banyak waktu untuk menabrak trotoar, serta menghilangkan banyak usaha yang sia-sia. Selain itu, mulailah prosesnya sedini mungkin agar tidak terburu-buru dalam mengambil keputusan yang salah.

1. Perkirakan kebutuhan ruang Anda seakurat mungkin, namun ingat pertumbuhan di masa depan dan pertimbangkan juga.
2. Ketahui fitur apa yang Anda butuhkan di luar angkasa. (Lihat bilah sisi kami untuk fitur kantor tambahan yang mungkin belum Anda pikirkan)
3. Memiliki kerangka waktu yang "ideal", tetapi ingat itu mungkin tidak layak.
4. Ketahui anggaran Anda. Jika Anda mengetahui batas atas dari apa yang dapat Anda belanjakan, Anda tidak akan membuang waktu untuk melihat ruang di luar stadion baseball Anda.
5. Ketahui jangka waktu sewa yang Anda butuhkan. Jangan biarkan diri Anda terikat dalam kontrak panjang untuk ruang yang Anda tahu akan Anda lewati terlalu cepat.
6. Pahami istilahnya. Jangan biarkan gangguan komunikasi menyebabkan membayar terlalu banyak untuk ruang Anda. Ketahui apa yang mereka maksud ketika mereka mengatakan "kaki persegi yang dapat digunakan" versus "kaki persegi yang dapat disewa".
7. Siapkan daftar pertanyaan untuk ditanyakan tentang setiap lokasi yang mencakup item seperti "utilitas apa yang termasuk dalam sewa?" atau "apa tanggung jawab pemeliharaan Anda?" Menyiapkan daftar akan membantu Anda membandingkan setiap properti dengan lebih efisien dan tidak mengabaikan item.

OKE. Jadi, sekarang Anda sedikit lebih siap untuk memulai proses ini. Untuk memberi Anda gambaran tentang lamanya waktu yang diperlukan, berikut adalah beberapa panduan untuk ruang hingga 50.000 kaki persegi. (Jadwal lebih rinci diposting oleh TenantWise, sebuah perusahaan yang akan membantu Anda mencari, menegosiasikan, dan menyelesaikan kesepakatan properti Anda, dan OfficeFinder)

• Tentukan kebutuhan Anda -- perkirakan mulai dari 2-3 hari hingga dua minggu.
• Melakukan penelusuran -- 1-4 minggu
• Telusuri ruang dan persempit pilihan Anda -- 1-4 minggu
• Sewa! -- 2-4 minggu (termasuk negosiasi dan pekerjaan hukum)
• Ubah ruangan -- 4-5 minggu untuk modifikasi konstruksi sederhana, atau 6-12 minggu untuk modifikasi konstruksi besar

Jadi, dengan mengeluarkan kalkulator lama, Anda dapat melihat bahwa upaya ini mungkin berakhir secepat satu bulan, atau mungkin berlarut-larut selama hampir 7 bulan. Merencanakan apa yang Anda butuhkan dan mampu serta memahami persyaratan leasing dan real estat secara umum akan sangat membantu.

Menyewa vs. Membeli

Anda harus membandingkan manfaat menyewa versus membeli properti Anda dari sudut pandang kas, serta sudut pandang kebutuhan yang lebih jelas, seperti persyaratan ruang jangka panjang dan kemungkinan perluasan. Meskipun ada manfaat dari kedua opsi tersebut, bagi perusahaan rintisan tampaknya ada lebih banyak manfaat dari leasing daripada membeli. Arus kas, tentu saja, merupakan masalah dan pembelian membutuhkan porsi yang lebih besar dari uang tunai yang diperoleh dengan susah payah di muka.

Berikut beberapa moneter lainnya manfaat leasing :

• Peringkat kredit Anda tidak akan terlalu kritis untuk leasing seperti untuk membeli. Jadi sekali lagi, untuk pemula, ini mungkin menjadi masalah.
• Pembayaran sewa bulanan Anda dapat dikurangkan dari pajak karena merupakan pengeluaran bisnis.
• Anda mungkin bebas membayar perawatan gedung.

Berikut adalah beberapa non-moneter manfaat sewa.

• Kebebasan untuk menyewakan dan pindah ke lokasi lain jika dirasa perlu.
• Tidak perlu repot menjual sebelum Anda dapat pindah ke lokasi lain.
• Tidak rugi memiliki bangunan di pasar real estat yang buruk.
• Tidak ada penugasan personel untuk mengawasi masalah properti yang harus diawasi oleh pemiliknya.

Membeli juga memiliki keuntungan. Itu semua tergantung pada situasi Anda dan jenis bisnis yang Anda jalani. Berikut adalah beberapa dari moneter manfaat membeli .

• Bunga pinjaman hipotek dapat dikurangkan dari pajak.
• Anda dapat mengambil potongan depresiasi tahunan untuk pajak Anda.
• Dalam jangka panjang, Anda mungkin akan unggul karena Anda tidak akan menghadapi kenaikan sewa.
• Anda akan mendapat keuntungan finansial jika pasar real estat bagus saat Anda menjual.
• Anda mungkin dapat menyewakan sebagian bangunan jika Anda merasa memiliki ruang berlebih.
• Jika Anda perlu membuat perubahan substansial pada bangunan untuk mengakomodasi bisnis Anda, perubahan tersebut adalah milik Anda dan bukan pemilik Anda.

Non-moneter manfaat membeli meliputi:

• Anda dapat membuat perubahan apa pun yang Anda inginkan pada properti.
• Jam buka bisnis Anda bisa sesuai keinginan Anda.
• Anda bebas tinggal di lokasi yang sama selama yang Anda inginkan.

Analisis Arus Kas
Jika Anda tidak dapat mengambil keputusan berdasarkan kelebihan dan kekurangan ini, Anda dapat (dan mungkin harus) melakukan analisis arus kas untuk melihat opsi mana yang lebih masuk akal dari sudut pandang uang. Namun, sebelum Anda dapat melakukan ini, Anda harus memiliki semua informasi yang diperlukan untuk membuat perbandingan. Ini termasuk informasi seperti biaya penuh pembelian, persyaratan sewa, nilai depresiasi properti pada saat Anda ingin pindah, perkiraan nilai properti pada waktu itu, perkiraan biaya pemeliharaan, dan tarif pajak Anda. .

Untuk melakukan analisis arus kas, lengkapi anggaran arus kas (contoh lembar kerja Arus Kas dalam format Microsoft Excel) yang mencakup semua pengeluaran yang akan Anda keluarkan untuk membeli atau menyewa selama periode waktu tertentu. Untuk analisis sewa, Anda harus menentukan pengeluaran tunai bersih Anda, yang merupakan jumlah yang Anda habiskan untuk sewa setelah Anda mengurangi penghematan pajak yang Anda terima darinya. (Ingat pembayaran sewa Anda dianggap sebagai pengeluaran bisnis.)

Untuk membandingkan apel dengan apel dari sudut pandang arus kas, Anda juga harus mempertimbangkan perubahan nilai dolar hari ini versus satu dolar lima tahun dari sekarang. Ini dikenal sebagai faktor diskon dan dapat dihitung menggunakan sebagian besar aplikasi spreadsheet.

Anda juga harus mengetahui jumlah pengurangan bunga yang akan Anda dapatkan dari pajak bisnis Anda. Anda dapat mencapai nomor ini dengan mengalikan tingkat bunga pinjaman dengan saldo sebelumnya setiap bulan.

Sekarang untuk bagian yang sulit ... ingat di atas di mana saya sebutkan memperkirakan nilai properti ketika Anda akan menjualnya? Ini adalah angka yang pada akhirnya akan menentukan siapa yang menang dalam pertempuran keuntungan membeli versus menyewa. Jelas semakin lama Anda tinggal di gedung, semakin baik Anda karena Anda akan mendapatkan lebih banyak ekuitas. Namun, tahukah Anda berapa lama Anda akan benar-benar berada di sana? Apakah Anda tahu apa yang akan dilakukan pasar real estat dalam periode waktu itu? Tidak, kecuali Anda memiliki bola kristal.

Jadi, pelajari pasar saat ini, serta tren dan prediksi sejauh yang Anda bisa dapatkan di masa depan. Ingatlah bahwa semakin jauh prediksi, semakin tidak dapat diandalkan. Bekali diri Anda dengan pengetahuan sebanyak yang Anda bisa, dan kemudian buat perkiraan terbaik Anda. Anda tahu bisnis Anda dan Anda harus memiliki gagasan yang bagus tentang ke mana arahnya. Jika Anda tahu Anda ingin berada di suatu area untuk masa mendatang (katakanlah 10 tahun atau lebih), pasarnya kuat, dan Anda telah mengidentifikasi sebuah bangunan yang akan sesuai dengan kebutuhan Anda untuk jangka waktu itu, maka lakukanlah. Sepuluh tahun ekuitas bisa menjadi substansial. Jika Anda bisa mendapatkan harga properti yang bagus (dengan atau di bawah nilai pasar) maka tentu masuk akal untuk membeli jika Anda akan berada di sana selama sepuluh tahun. Jika Anda mengetahui harga bangunan tersebut pada atau di atas nilai pasar wajar, atau jika menurut Anda lima tahun mungkin lebih lama dari waktu Anda akan berada di sana, maka pikirkan untuk menawarkan sewa.

Mari beralih ke proses leasing dan bagaimana Anda dapat mendidik diri sendiri dan menghindari beberapa jebakan.

Peringatan Sewa

Kalah dalam Perang Terminologi
Ingat ketika saya menyebutkan bahwa Anda perlu membiasakan diri dengan istilah real estat komersial? Nah inilah alasannya. Saat Anda meminta untuk melihat properti dengan ukuran tertentu, apa yang akan ditunjukkan agen kepada Anda adalah ruang yang dapat digunakan . Namun, ruang yang dapat digunakan hanyalah ruang yang sebenarnya Anda tempati secara fisik. Ini tidak termasuk area umum seperti lorong masuk ke dalam gedung, kamar kecil, dll. Luas persegi yang ditempati oleh area ini ditunjukkan sebagai persentase dari ruang yang dapat digunakan, dan jika Anda menambahkan jumlah luas persegi untuk ruang area umum ke ruang yang dapat digunakan yang Anda minta untuk dilihat, Anda akan mendapatkan ruang yang dapat disewa (alias ruang yang dapat disewakan) APA YANG AKAN ANDA BAYAR . Jadi, jangan berjalan-jalan dengan agen real estat sambil menghitung harga di kepala Anda berdasarkan jumlah ruang yang Anda minta dan berasumsi itulah yang akan Anda bayar, karena tidak. Anda harus membayar untuk ruang area umum juga. Itu peringatan pertama kami.

Sewa Merayap
Jangan lupa bahwa sewa Anda mungkin juga memiliki peningkatan tahunan sejak awal. Betul sekali. Ini disebut klausa eskalasi . Tuan tanah Anda harus memperhitungkan inflasi, kenaikan nilai pasar, dll. Tuan tanah mungkin menawarkan kenaikan tetap, atau persentase berdasarkan indeks harga konsumen. Jangan ragu untuk merundingkan poin-poin tersebut.

Baca Cetak Halus!
Pastikan Anda telah membaca setiap kata dari sewa Anda sebelum Anda menandatanganinya dan bernegosiasi dengan pemilik untuk menulis ulang setiap bagian yang akan sangat sulit untuk dipatuhi. Ingat sewa ditulis dengan kepentingan pemilik dalam pikiran. Perhatikan hal-hal seperti:

• batas jam penggunaan properti
• persyaratan yang menyatakan Anda harus meninggalkan properti persis seperti yang Anda temukan tanpa memperhitungkan keausan biasa
• batasan perubahan pada properti
• pembatasan subletting (Ingat bahwa Anda mungkin tidak memerlukan semua ruang yang telah Anda sewa, atau Anda mungkin diakuisisi oleh atau digabungkan dengan perusahaan lain yang mengubah kepemilikan sah Anda.)
• pembatasan perpanjangan sewa. Pastikan ada ketentuan yang memungkinkan Anda untuk memperbarui sewa jika Anda memilih demikian, sehingga bangunan tersebut dilepaskan ke orang lain dari bawah Anda.
• pemeliharaan area umum. Bernegosiasi, bernegosiasi, bernegosiasi.
• biaya administrasi pemilik. Anda mungkin bisa meminta pemiliknya untuk melepaskan ini.

Perhatikan Tagihan Anda!
Menurut artikel berjudul "Real Estat Komersial," oleh Ed Eriksen yang diterbitkan di Pusat Bisnis Wanita Online, pemilik Anda mungkin mengenakan biaya untuk kenaikan biaya utilitas setelah jam kerja seperti pemanas dan AC. Jika Anda menemukan ini masalahnya, pastikan Anda meninjau tagihan dengan cermat dan pastikan tarif listrik yang Anda kenakan benar-benar tarif untuk jangka waktu tersebut. Biasanya, tarif setelah jam kerja lebih rendah. Periksa dengan perusahaan utilitas lokal untuk memverifikasi biaya sebelum Anda membayar.

Jika Anda memasuki gedung yang menampung beberapa bisnis yang jauh lebih besar daripada milik Anda, pastikan juga Anda tidak membayar sebagian dari pengeluaran mereka. Tuan tanah akan sering memiliki kesepakatan khusus yang diatur dengan penyewa besar yang memberi mereka jam operasi lebih lama, yang pada gilirannya akan berarti tagihan utilitas yang lebih tinggi, tagihan keamanan yang lebih tinggi, dll. Pastikan Anda tidak membayar untuk layanan tersebut. Periksa tagihan yang Anda terima dari pemilik dan pastikan semua pengeluaran adalah milik Anda.

Lokasi, Lokasi, Lokasi

Memutuskan di mana Anda meletakkan kasus singkat Anda adalah keputusan yang sulit untuk dibuat. Di mana bisnis Anda dapat menemukan peluang terbaik? Jika kaki Anda longgar dan bebas mewah, Anda mungkin dapat mengambil dan pergi ke mana pun Anda berharap untuk menemukan pot emas itu. Jika demikian, lakukan pekerjaan rumah Anda. Lihat data pasar yang tersedia di banyak situs web real estat komersial. Buka Biro Sensus A.S. dan lihat area mana yang memiliki pertumbuhan paling tinggi dan jumlah audiens target tertinggi Anda.

Jika Anda tetap berada di tempat Anda sekarang, Anda masih perlu melakukan pekerjaan rumah Anda ketika harus mencari lokasi bisnis Anda. Di mana pelanggan Anda? Itu mungkin tantangan terbesar Anda. Jika mereka datang kepada Anda maka Anda harus berada di lokasi yang nyaman. Jika Anda pergi ke sana, pertimbangkan apa yang nyaman bagi Anda dan karyawan Anda. Banyak keputusan dibuat berdasarkan jenis bisnis Anda. Berikut beberapa masalah lokasi lain yang perlu dipertimbangkan:

• Di mana pesaing Anda? Apakah itu penting? Mungkin, mungkin tidak.
• Apakah Anda dapat menemukan karyawan yang baik di sekitar? Kenyamanan lokasi juga penting bagi mereka.
• Apakah bangunan yang Anda pertimbangkan berada di area yang sedang berkembang?
• Apakah bangunan di sekitarnya dalam keadaan baik dan menarik?
• Apakah ini area yang aman?
• Apakah tersedia tempat parkir gratis yang memadai atau Anda harus membayar sewa tempat untuk karyawan Anda?
• Apakah ada batasan zonasi yang mungkin memengaruhi apa yang dapat Anda lakukan dengan bisnis Anda?
• Apakah bangunan yang Anda pertimbangkan untuk disewa dengan tarif yang berlaku?
• Apakah Anda akan memiliki akses mudah ke pemasok dan vendor lain yang dibutuhkan bisnis Anda?
• Apakah ini area yang dapat diakses oleh transportasi umum?
• Apakah ada restoran dan layanan lain di sekitar Anda dan staf Anda?

Menemukan dan Memeriksa Ruang Anda

Menemukan properti yang tepat di real estat perumahan sedikit lebih mudah daripada di real estat komersial. Untuk satu hal, banyak properti komersial tidak terdaftar dalam layanan daftar ganda. Hal ini membuat sulit untuk benar-benar melihat segala sesuatu di luar sana tanpa berbicara dengan banyak agen penjual. Masuk akal bagi sebagian besar untuk meminta layanan agen pembeli untuk membantu Anda menemukan semua yang tersedia. Komisi agen di real estat komersial jauh lebih dapat dinegosiasikan daripada di real estat perumahan. Mereka juga dapat membantu Anda menentukan properti yang dikategorikan untuk jenis bisnis Anda, persyaratan tempat parkir, peraturan periklanan, dll.

Kelas-kelas Ruang Kantor
Ruang kantor dibagi menjadi tiga kelas -- Kelas A, Kelas B, dan Kelas C. Kelas-kelas itu hanya apa yang mereka maksudkan, yaitu kualitas yang lebih tinggi di ujung A dan kualitas yang lebih rendah di ujung C . Pengelompokan tersebut didasarkan pada usia bangunan, jenis konstruksi, lokasi, jumlah renovasi, dan fasilitas yang disediakan bangunan. Anda juga dapat menemukan apa yang sekarang disebut sebagai Ruang Kantor Kelas E di beberapa kota. Ini adalah gedung-gedung tua kelas B yang sedang direnovasi menjadi ruang-ruang dengan tampilan yang sama sekali berbeda. Mereka biasanya memiliki langit-langit yang sangat tinggi, banyak jendela besar, dan banyak kayu. Mereka tampaknya menarik bagi kelompok teknologi tinggi dan dot-com. (Oleh karena itu penunjukan "E".)

Dolar per kaki persegi akan sedikit berbeda dari satu kelas ke kelas berikutnya, jadi pertimbangkan fasilitas, lokasi, serta "tampilan" yang Anda butuhkan sebelum memulai pencarian Anda.

Lihat ruang sebanyak yang Anda bisa, dan tarik keluar daftar yang Anda buat sebelumnya dalam proses perencanaan. Pastikan Anda telah memprioritaskan fitur yang paling penting bagi Anda dan bisnis Anda, dan beri mereka pertimbangan paling banyak saat melihat properti. Jangan biarkan diri Anda dibutakan oleh satu fitur spektakuler di sebuah properti ketika beberapa fitur lain yang sama pentingnya kurang spektakuler dari yang Anda butuhkan. Anda bahkan dapat membuat sistem penilaian untuk membantu Anda membandingkan setiap properti secara setara. Terlepas dari sistem yang Anda gunakan, catat kelebihan dan kekurangan setiap situs, dan ambil foto untuk membantu Anda mengingatnya. Kunjungi situs dalam daftar pendek Anda sesering mungkin dan pada waktu yang berbeda dalam sehari untuk mengamati perubahan lalu lintas, kebisingan, dan masalah potensial lainnya. Jangan biarkan emosi mengatur keputusan Anda!

Jangan lupa juga untuk menyelidiki opsi "membangun-untuk-menyewa" yang juga disebut "sewa membangun-untuk-menyesuaikan". Jika Anda menemukan pengembang yang tepat, Anda dapat menyesuaikan ruang dengan kebutuhan Anda dan kemudian menyewakannya. Opsi ini akan membutuhkan banyak pekerjaan di pihak Anda untuk memastikan Anda mendapatkan kualitas dan struktur yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Ingatlah juga bahwa pengembang yang bekerja sama dengan Anda mungkin tidak akan memiliki gedung selama masa sewa Anda.

Fitur dan Ekstra Keren Selain fasilitas khas yang akan dimiliki sebagian besar ruang kantor, ada juga banyak fitur keren baru yang dapat membantu membuat fungsi kantor Anda lebih hemat energi dan aman. Berikut adalah beberapa yang terbaru: Kedap suara/pewarnaan/atau pelapis refleksi untuk jendela Elevator yang dapat diprogram dan berkecepatan tinggi Pencahayaan yang diaktifkan dengan gerakan/sensor Kontrol energi yang dapat diprogram Sistem entri kartu pintar untuk entri yang aman oleh karyawan Sistem entri pemindaian telapak tangan untuk entri yang lebih aman oleh karyawan

Periksa Properti
Jadi, Anda telah menemukan tempat yang bagus -- menurut Anda. Anda menyukai lokasinya. Ini melewati semua tes sejauh ini. Jadi apa lagi yang harus Anda lihat sebelum Anda menandatangani di garis putus-putus? Berikut adalah beberapa hal yang harus dipastikan ada dalam daftar pertanyaan Anda.

• Pertama-tama, berapa umur bangunannya? Seiring bertambahnya usia dapat muncul masalah dan kesulitan dalam menggabungkan teknologi baru.
• Apakah ada masalah struktural? Bicaralah dengan penyewa lain dan lihat apakah mereka memiliki masalah dengan gedung itu sendiri, atau bahkan dengan pemiliknya.
• Apakah atapnya bocor?
• Berapa umur sistem HVAC? Will you be dealing with periods of no air in the summer and no heat in the winter?
• Is it wired for computer networks, Internet access, or other electronic items? If not, will you have difficulty wiring it because of the types of wall materials or ceiling?

Is there adequate security? Security features can include:

• steel security doors
• security gates that fold out of the way during office hours
• alarm systems that can be monitored by a security firm or the local police department
• video cameras to watch entrances and exits
• bullet-proof glass
• fenced parking
• external lighting all around the building
• security guards

If you're buying the property you need to dig even deeper. Sometimes literally! For instance, you may need to do a Phase 1, 2, or 3 site assessment to make sure there is no environmental contamination that you will be dealing with. Sometimes the lending institute you are getting your loan from will require it.

So what do these assessments entail? A Phase 1 assessment involves reviewing the past uses of the land, and government environment records concerning the property, and a simple observation of the property. If this first assessment shows up any potential contamination or problems then a Phase 2 assessment is needed. Phase 2 involves air, water, and soil samples. The third type of assessment, sometimes referred to as a Transaction Assessment , only takes into account the use you are proposing for the site. It does not take into account any past uses or problems. This is the assessment you would need if the site has previously passed a Phase 1 assessment and had no problems.

It is also recommended by most in the real estate profession that any property, whether it is being leased or purchased, be inspected by a professional inspection firm.

Negotiating the Deal

­­Th­e most important thing to remember when signing a lease for commercial property is that the lease was written with your soon-to-be landlord in mind -- not you. Read it well and have your attorney and insurance broker read it as well. They can help you spot things that are not in your best interest. Remember that much of the success of your negotiating will depend on the current real estate market. Here are a few things to consider before signing:

• The longer the lease the more likely your landlord will be to negotiate on other items. (Just make sure you know the length that is best for your business and your realistic expectations.)
• Always ask for an option to sublet, so if your business does go belly up you have a way to get out of your lease payment.
• Always ask for a rent cap so your lease payment won't escalate too quickly.
• Always make sure you agree to everything that is included in the rent. Sometimes you come out better if those items (utilities, repairs, etc.) are separate.

Incentives
Work credit, cash allowances, or free rent can be used in the negotiating process too. If there are significant improvements that need to be made to the property before you can use it then these are all issues you should discuss as part of the negotiation process. The current market will probably play a part in which side of the fence you're on. If it's a tight market with low vacancy rates and high rents, you'll probably have a tougher time getting the landlord to pay very much for improvements. If there are a lot of empty buildings and the property needs a lot of work, the landlord may offer these allowances as incentives for you to sign the lease.

Cash allowances can be negotiated for things as simple as paint and carpeting. The points you need to cover when negotiating about improvements include who will be doing the work, who is responsible for damage, and what percentage of the total cost the landlord is willing to pay.

The landlord of the property may also offer additional incentives if the market is currently shaky, but always read the fine print and make sure you're protected. Read and review everything with the landlord to ensure total understanding and agreement of the terms, and bring in a real estate attorney to work out the details if there is any questionable issue.

Glossary

Class A Office Space

Newer properties (built since 1980) of 100,000 square feet or larger in prime business districts. These buildings usually have at least five floors and are constructed of steel and concrete. They offer many business amenities and good access.

Class B Office Space

These properties are typically smaller, older and of wooden framed construction. They have usually been renovated and are in good locations. If the buildings are newer then they are typically smaller and not in a prime location.

Class C Office Space

Class C properties are older and have not been renovated. Their condition is typically fair but not considered good.

Escalation Clause

A clause that allows for increases in rent over time usually determined by an outside source such as the consumer price index.

Fixed Lease

A lease that does not include increases, but rather has a flat fixed rate over the term of the lease.

Gross Lease

A lease that includes utilities, repairs, taxes or insurance in the monthly payment.

Lease Term

The length of your lease.

Net Lease

A lease that does not include utilities, repairs, taxes and insurance in the monthly payment.

Step Lease

A lease that includes scheduled increases in rent over a specified period of time.

Percentage Lease

A lease that has a set rent amount with an additional amount that is determined by your business's sales.

Purchase Option

The right or requirement to purchase the property at the end of the lease.

Rentable Space (aka Leasable Space)

The total square footage rented. This includes all common areas so the number will be most likely be higher than what you requested to rent.

Usable Space

The space that your business physically occupies. This does not include common areas such as corridors, elevators, lobbies and rest rooms.

Links to help you Find Office Space

• Offices2Share
• OfficeFinder
• OfficeSpace.com
• Office Space Directory
• TenantWise.com
• Computer Associates:Surplus office space opportunities
• Facility City:Site Selection and Facility Management Information
• E-Suite:Listing and Location Services
• HQ:Global Workplace - Temporary office space, virtual mailing addresses, etc.
• High Tech Office Space
• Real Estate Leasing Tips
• LoopNet:Commercial Real Estate Marketplace
• Tenant Advocate:The Tenant Survival Institute

Real Estate Glossaries

• Grubb &Ellis:Real Estate Glossary
• Julien J. Studley, Inc.:Tenant Representation (See glossary at Market Information Link)
• OfficeFinder:Real Estate Glossary

Location Research Links

• Bureau of Labor Statistics:Regional Information
• REIS:Real Estate Investing Information
• Cush Wakeman Real Estate Market Research Information
• SiteNet:Commercial Real Estate News and Information

Links for Building

• Inspection Directory

Office Furniture and Supply Links

• Facility Furniture
• PacSmart:Packaging supplies