Mengelola Tim Jarak Jauh Selama Wabah Coronavirus

Pekerjaan Jarak Jauh:Ubah Kekacauan Menjadi Ketertiban

Selama dekade terakhir, teknologi telah memungkinkan kita untuk bekerja dari rumah dengan lebih efisien. Koneksi internet yang lebih baik, pengelola tugas yang mudah digunakan, dan alat canggih menciptakan kemungkinan tanpa batas.

Sekarang lebih mudah dari sebelumnya untuk berkomunikasi dan mengelola tugas dengan alat manajemen proyek yang memadai. Menurut Global Workplace Analytics, jumlah orang yang bekerja dari rumah meningkat 140% dalam kurun waktu 15 tahun.

Kondisi itu kini berubah akibat pandemi virus corona. Untuk melindungi kesehatan karyawan mereka, perusahaan memilih untuk membuat tim jarak jauh hanya dalam beberapa hari. Pekerja harus beradaptasi dengan bekerja dari rumah, dan bagi sebagian orang, itu tidak terlalu sulit. Namun keadaan menjadi kacau ketika Anda yang menjalankan bisnis dan mengelola tim.

Mengubah kekacauan menjadi ketertiban dapat menuntut mereka yang tidak memiliki pekerjaan jarak jauh yang sudah tertanam dalam budaya perusahaan mereka. Sebagai perusahaan dengan pengalaman kerja jarak jauh selama bertahun-tahun, kami ingin berbagi dengan Anda daftar strategi yang berguna untuk mengelola tim jarak jauh selama wabah Coronavirus.

1. Belajar Menulis Pesan yang Ringkas dan Jelas

Menjadi terampil dalam komunikasi tertulis adalah salah satu kualitas penting dari setiap pekerja jarak jauh yang baik. Lebih penting lagi bagi para pemimpin tim jarak jauh untuk melatih keterampilan komunikasi mereka.

Jika pesan yang Anda kirim ke rekan kerja Anda singkat dan terfilter dengan baik, orang-orang di tim Anda tidak akan merasa bingung atau kewalahan dengan informasi. Di tengah lautan pengumuman, obrolan santai, dan bahkan mungkin sedikit spam, orang akan menjadi kurang efisien dan kurang fokus pada pekerjaan mereka. Itulah mengapa Anda harus memastikan bahwa semua pesan penting Anda terlihat dan tepat.

Berbagai perusahaan perangkat lunak menawarkan versi solusi intranet yang hebat. Jenis perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk berbagi dan mengelola konten, membuat dokumen karyawan, melacak kemajuan, dan mendapatkan pemberitahuan waktu nyata. Ini diatur ke dalam kategori dengan manual, dokumen, kalender, kebijakan, prosedur, dll. dan, yang paling penting, dapat memusatkan semua dokumen penting untuk tim jarak jauh. Semua dokumen, katalog, dan manual penting itu selalu tersedia dan mudah ditemukan dengan opsi pencarian. Dengan begitu manajer tim tidak perlu menjelaskan setiap proses dan seperangkat aturan setiap saat. Mereka cukup mengirimkan tautan dan tetap tersedia untuk pertanyaan lebih lanjut.

Jika anggaran Anda saat ini tidak memungkinkan Anda untuk menggunakan perangkat lunak semacam ini, Anda selalu dapat berpegang pada dua aturan dasar komunikasi dalam tim jarak jauh:kalimat yang jelas dan transparansi. Ini berjalan jauh.

2. Ketahui Manfaat Komunikasi Asinkron

Komunikasi asinkron adalah masa depan komunikasi untuk tim jarak jauh dan tim secara umum. Berlawanan dengan sinkron, jenis komunikasi ini tidak terjadi secara real-time, dan memungkinkan setiap anggota tim untuk meluangkan waktu dan memikirkan tanggapan mereka.

Anggota tim jarak jauh biasanya memiliki dinamika yang berbeda, dan jauh lebih berguna untuk meninggalkan catatan dengan pertanyaan dan menunggu umpan balik dari kolega Anda. Hal ini berkontribusi dalam menciptakan lingkungan kerja yang tidak terlalu membuat stres, dan memberikan waktu kepada karyawan untuk memberikan jawaban dan solusi yang menyeluruh dan dipikirkan dengan matang.

Ada beberapa bentuk komunikasi asinkron, dan Anda dapat menggunakan alat seperti Loom dan Soapbox untuk membuat dan mengirim video atau presentasi yang terencana dengan baik kepada anggota tim Anda. Mungkin perlu waktu lebih lama untuk membuat konten rapat, tetapi pesan yang Anda coba komunikasikan tidak akan terganggu dengan pertanyaan langsung atau gangguan lain secara real-time.

Dengan menggunakan alat video, Anda memiliki kemungkinan tak terbatas. Misalnya, Anda dapat menambahkan visual ke pesan Anda atau layar terpisah untuk membantu demonstrasi Anda. Jika Anda sedang mempresentasikan beberapa jenis bahan ajar, rekan kerja Anda dapat menonton atau membacanya lebih dari sekali, yang tentunya akan sangat membantu untuk pembelajaran mereka.

3. Bagaimana dan Kapan Menggunakan Video Call untuk Tim Jarak Jauh Anda

Meskipun teknologi memungkinkan kita untuk mengadakan konferensi online, saran tulus kami adalah mengurangi obrolan video langsung seminimal mungkin. Anda dapat menggunakan opsi ini sekali seminggu, atau bahkan sebulan sekali. Jika tidak dikelola dengan baik, obrolan langsung grup dapat menimbulkan banyak kebingungan dan kesalahpahaman di dalam tim.

Claire Lew, CEO Know Your Team, menyarankan untuk membuat "daftar tugas" untuk setiap rapat online. Penting untuk mengumumkan panggilan video ini dan memberi tahu semua orang apa yang harus mereka persiapkan untuk percakapan ini. Itu akan mempercepat seluruh proses dan membuatnya lebih efisien. Ingatlah bahwa rapat online yang baik adalah rapat online yang singkat.

Saran dari tim kami adalah membuat email tindak lanjut tentang semua yang disebutkan dan disepakati selama pertemuan langsung. Itu akan membantu Anda melacak kemajuan Anda dan memungkinkan Anda memberi tahu orang-orang yang tidak dapat bergabung ke rapat. Dan begitulah cara Anda mendapatkan manfaat dari komunikasi sinkron dan asinkron secara bersamaan.

4. Ubah Sikap Terhadap Produktivitas

Bagi orang-orang yang saat ini beralih dari lingkungan kerja offline ke online, gagasan tentang produktivitas akan berubah. Banyak pemimpin tim dan manajer tidak akan dapat melihat saat orang sedang bekerja, tetapi perlu diingat bahwa melacak proses dengan cermat tidaklah penting. Saat ini, satu-satunya hal yang penting adalah pekerjaan yang dilakukan dengan baik.

Mungkin akan lebih bisa dipahami jika kita menjelaskan pekerja jarak jauh sebagai nelayan di desa nelayan. Setiap pagi semua nelayan bertemu sebelum mereka pergi memancing sendiri dan berlayar. Ketika pekerjaan selesai, mereka membawa hasil tangkapan mereka ke desa, dan mereka dapat mendiskusikan bagaimana semuanya berjalan. Pada dasarnya, pekerja jarak jauh bekerja sendiri seperti nelayan, dan satu-satunya hal yang penting adalah membawa lebih banyak ikan di penghujung hari.

Tugas seorang pemimpin tim, dalam hal ini, adalah memberi mereka tujuan yang jelas, memberi mereka peralatan yang baik dan membiarkan mereka melakukan pekerjaan mereka. Lagi pula, sebanyak Anda tidak ingin mengelola mikro tim Anda saat mereka berada di kantor mereka, Anda juga tidak ingin mencoba mengelola mikro mereka saat mereka bekerja dari jarak jauh. Yang membawa kita ke taktik manajemen jarak jauh yang berguna berikutnya.

5. Hindari Manajemen Mikro dan Coba OKR

Manajer tim jarak jauh yang baik tahu cara mengenali manajemen mikro dan menghindarinya. Benar, manajemen mikro dapat berguna untuk proyek yang lebih kecil, tetapi biasanya menghasilkan manajer yang terlalu mengontrol yang menciptakan suasana yang tidak produktif dan tidak menyenangkan bagi pekerja.

Ada teknik manajemen yang disebut OKR (Objectives and Key Results), dan itu bisa sangat membantu ketika tim jarak jauh membutuhkan tujuan dan efektivitas yang jelas. Teknik ini bersifat kolaboratif dan dapat menetapkan hasil yang terukur dan tujuan yang menantang. Berikut cara mengganti manajemen mikro dengan OKR:

• Tetapkan hingga 5 tujuan yang relevan dengan audiens (satu orang atau tim)
• Buat tujuan tersebut terukur dan buat tenggat waktu
• Untuk setiap tujuan, harus ada maksimal 4 hasil utama
• Semua tujuan harus sulit tetapi mungkin untuk dicapai

Perlu diingat, bagaimanapun, bahwa ini tidak harus tentang menetapkan tujuan yang sulit dicapai. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan teknik manajemen ini, Anda tidak dapat mengharapkan semua tujuan selesai pada tenggat waktu. Tujuan dianggap tercapai jika tingkat penyelesaiannya sekitar 70-75%.

Dengan menggunakan teknik ini atau dengan menggunakan perangkat lunak manajemen tugas, tim Anda akan mempelajari apa sebenarnya arti akuntabilitas dan cara kerjanya. Terakhir, ingatlah bahwa menghindari manajemen mikro dapat dilakukan jika seorang manajer belajar bagaimana menjelaskan kepada tim mereka apa harapan itu dan mengapa itu penting.

6. Alat Berguna untuk Tim Jarak Jauh

Untuk tim yang memulai pengalaman kerja jarak jauh mereka, seperti tim pengembangan khusus jarak jauh, hal terpenting adalah menggunakan perangkat lunak yang terjangkau dan mudah digunakan. Berikut adalah beberapa dari mereka yang memiliki keseimbangan yang baik dalam hal harga dan kegunaan:

• Google Drive – penyimpanan file gratis dan layanan sinkronisasi
• Asana – alat perangkat lunak manajemen proyek yang terkenal
• Trello – solusi manajemen proyek
• Klik Ke Atas – perangkat lunak manajemen proyek gratis
• Slack – platform pesan instan dengan bot dan opsi yang mudah digunakan
• Sistem yang Sangat Sederhana – perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan yang mudah digunakan
• Skype – aplikasi telekomunikasi gratis untuk obrolan video
• onWebChat – perangkat lunak obrolan langsung gratis dan minimalis

Perhatikan bahwa banyak perusahaan perangkat lunak menyadari bahwa ada orang yang membutuhkan yang mulai bekerja dari jarak jauh akhir-akhir ini, dan mereka memberikan layanan mereka secara gratis. Beberapa dari layanan tersebut patut dicoba, dan mereka dapat membantu tim Anda mengatasi krisis ini tanpa biaya. Alat ini dapat digunakan untuk membantu tim Anda mengatasi saat-saat sulit dan Anda dapat menggunakan aplikasi ini untuk aktivitas membangun tim.

7. Menangani Pekerjaan Jarak Jauh dengan Sistem yang Sangat Sederhana

Pada saat yang tepat ini, seluruh tim Sistem yang Sangat Sederhana bekerja dari rumah. Tidak seperti itu sebelum pandemi, tetapi bagi kami, sangat mudah untuk bekerja dari jarak jauh karena kami sudah memiliki pengalaman dengan pekerja jarak jauh di seluruh dunia. Kami berhasil mempertahankan tingkat produktivitas yang tinggi dengan menggunakan beberapa alat yang terkenal dan terjangkau yang kami sebutkan di atas.

Kami menggunakan Slack dan Gmail untuk komunikasi internal, dan SnapEngage untuk obrolan online. Proyek kami dikelola dengan Clubhouse, dan layanan pelanggan, pemasaran, dan aktivitas penjualan kami semuanya tercakup oleh fitur perangkat lunak Sistem CRM yang Sangat Sederhana. Kami memahami bahwa setiap bisnis berbeda, tetapi kami ingin memberi tahu Anda bagaimana Anda dapat menggabungkan alat untuk mempertahankan produktivitas dan membuat tim Anda puas.

“Saya percaya bahwa komunikasi tatap muka sangat penting untuk bisnis, dan itulah yang membuat kita menjadi manusia. Kami menyampaikan begitu banyak makna dalam ekspresi wajah dan postur tubuh kami yang tidak mungkin dalam berkomunikasi melalui kata-kata tertulis atau bahkan video streaming. Namun, alat yang tersedia membuat pengelolaan tim jarak jauh menjadi opsi yang layak yang dapat menciptakan dinamika baru baik untuk bisnis maupun individu.”

Menutup

Kami tidak dapat memprediksi apa yang akan terjadi dalam beberapa bulan ke depan, tetapi kami dapat menunjukkan bahwa mengelola tim jarak jauh adalah masa depan manajemen bisnis. Ini dapat menarik profesional yang lebih baik ke bisnis Anda, dan dapat menghemat banyak uang yang sebelumnya dihabiskan untuk perjalanan, biaya kantor, dll.

Di tahun-tahun mendatang, perusahaan Anda mungkin akan mempekerjakan semakin banyak generasi millennial, generasi yang dikenal dengan preferensi pekerjaan jarak jauh dan perusahaan yang menawarkan fleksibilitas. Jadi, dapat dikatakan bahwa perubahan ini dapat mempersiapkan kita untuk masa depan yang lebih sukses.