Faktur:hindari 8 masalah ini yang memengaruhi arus kas Anda

Bisnis e-niaga adalah industri yang paling menjanjikan dan berkembang pesat, namun, meminta klien membayar Anda dari jarak jauh dapat menjadi tantangan. Ini adalah saat faktur online dapat membantu Anda. Ada beberapa perangkat lunak faktur yang tersedia yang membantu membuat faktur dan mengirim pengingat. Namun, akuntansi faktur membutuhkan banyak waktu, tenaga, dan kesabaran. Pemilik usaha kecil perlu memperhitungkan biaya saluran penjualan, alamat pengiriman, inventaris, dan detail pembayaran lainnya. Bahkan kesalahan kecil dalam proses faktur dapat membawa masalah besar dalam manajemen arus kas. Berikut adalah masalah paling umum dalam pembuatan faktur yang mungkin dihadapi bisnis.

Isi:

1. Apa itu faktur?

2. Cara membuat faktur online

3. 8 masalah faktur yang memengaruhi arus kas Anda

   • Penagihan manual
   • Informasi tidak ada
   • Melacak pembayaran masuk
   • Memantau inventaris
   • Mengelola pembayaran multi-mata uang
   • Menghitung biaya
   • Pembayaran tidak teratur
   • Asosiasi negatif

4. Kesimpulan

Apa itu faktur?

Menurut definisi Investopedia, faktur adalah dokumen komersial berstempel waktu yang merinci dan mencatat transaksi antara pembeli dan penjual. Faktur menentukan semua detail pembayaran, seperti produk atau layanan, harga, tanggal jatuh tempo, dan informasi lain tentang pembeli dan penjual.

Faktur sangat membantu untuk menerima pembayaran dengan kartu kredit. Dalam hal ini, pelanggan hanya perlu membuka faktur dan memasukkan detail kartu kredit. Voila, pembelian selesai! Selain itu, faktur meningkatkan proses akuntansi karena menguraikan informasi tentang pengiriman, lokasi, dan pajak yang dicatat dalam pembukuan.

Baru-baru ini, faktur kertas digantikan oleh faktur elektronik yang tidak memakan banyak waktu. Bagi pemilik bisnis, jauh lebih mudah untuk memperbarui informasi atau menghilangkan kesalahan dalam faktur online. Dan bagi pelanggan, dibutuhkan lebih sedikit waktu dan upaya untuk membayar secara online daripada menggunakan tagihan kertas.

Cara membuat faktur online

Ada banyak aplikasi faktur yang dapat membantu Anda mengotomatiskan proses pembuatan faktur. Anda dapat menggunakan perangkat lunak khusus untuk tujuan ini atau menggunakan alat “pembuat faktur” di akun QuickBooks, Square, atau PayPal, dll. Anda.

Salah satu alat termudah untuk membuat faktur disediakan oleh perangkat lunak akuntansi Synder. Synder menghubungkan pemroses pembayaran seperti Stripe, PayPal, dan Shopify dengan QuickBooks atau Xero. Jadi, Anda dapat menerima pembayaran dari platform yang berbeda secara bersamaan dan secara otomatis mencatatnya di buku Anda. Kami akan melihat lebih dekat cara membuat faktur di Synder untuk mendapatkan hasil maksimal dari otomatisasi pembayaran nanti di artikel ini

8 masalah faktur yang memengaruhi arus kas Anda

Jika Anda seorang pemula dalam faktur elektronik, Anda mungkin menghadapi beberapa kesulitan dalam mengelola transaksi online. Bahkan beberapa kesalahan kecil dan tidak signifikan dapat menyebabkan masalah besar dengan laporan dan pernyataan. Berikut adalah daftar masalah paling umum dalam pembuatan faktur yang dapat memengaruhi pengelolaan arus kas Anda.

1. Penagihan manual

Banyak pemilik bisnis, yang baru saja mengubah bisnisnya menjadi perdagangan online, tidak mengotomatiskan proses pembuatan faktur dan membuat setiap faktur secara manual. Pendekatan seperti itu masuk akal ketika Anda hanya memiliki beberapa transaksi per bulan. Tetapi jika Anda bertujuan untuk meningkatkan penjualan, Anda perlu meminimalkan penagihan manual sebanyak mungkin. Ada banyak aplikasi yang menyediakan template invoice sederhana untuk mempermudah proses pembayaran. Anda hanya perlu mengisi informasi yang diperlukan ke dalam celah dan mengirimkan faktur ke pelanggan Anda. Template faktur akan menghemat waktu Anda dan meminimalkan risiko kehilangan beberapa data tentang transaksi.

Berikut adalah contoh faktur di Synder.

2. Informasi tidak ada

Bahkan saat menggunakan templat faktur, sulit untuk 100% yakin bahwa Anda menyertakan semua data dalam faktur. Siapa pun bisa membuat kesalahan. Misalnya, Anda mungkin lupa mengisi alamat pengiriman di faktur dan mengirimkannya ke klien Anda. Karena tidak ada data pengiriman dalam faktur, Anda mungkin mengalami masalah dalam menghitung jumlah pajak dan mencatat transaksi ini dalam pembukuan Anda.

Secara umum, Anda harus mengingat komponen utama faktur yang penting untuk akuntansi Anda:

• Tanggal jatuh tempo
• Nama dan alamat pembeli dan penjual
• Kontak
• Detail penjualan tentang produk atau layanan
• Detail pembayaran

3. Melacak pembayaran masuk

Bagian tersulit tentang menggunakan pembuat faktur di PayPal, Square, atau pemroses pembayaran lainnya, adalah bahwa detail transaksi tidak dicatat di buku Anda secara otomatis. Anda harus melacak dan merekam data secara manual di akun QuickBooks atau Xero Anda. Sebagai alternatif, Synder memantau status faktur dan memasukkan data ke dalam pembukuan secara otomatis dengan sendirinya. Segera setelah klien Anda membayar faktur, Synder akan menyinkronkan pembayaran dengan platform akuntansi Anda. Selain itu, semua detail transaksi (nama pelanggan, inventaris, pengiriman, diskon, pajak, dll.) akan ditampilkan di akun Anda secara otomatis.

4. Memantau inventaris

Masalah lain dengan pembayaran online adalah bagaimana melacak inventaris. Jika klien Anda tidak membayar faktur tepat waktu, akan sulit untuk memantau jumlah produk yang tersisa dalam persediaan. Misalnya, jika Anda mencatat inventaris di QuickBooks, Anda tidak punya pilihan selain memasukkan semua perubahan dalam jumlah produk secara manual. Synder dapat membantu Anda mengotomatiskan proses ini. Ini menyinkronkan transaksi dan mengubah inventaris di QuickBooks, sehingga Anda akan memiliki akun stok produk yang tepat.

Bagaimana cara kerjanya? Synder mengambil nama produk dalam faktur dan membandingkannya dengan semua produk di QuickBooks. Saat namanya cocok, Synder mengurangi jumlah produk di QuickBooks.

5. Mengelola pembayaran multi-mata uang

Jika bisnis Anda melayani pelanggan menggunakan mata uang yang berbeda, proses pembelian menjadi lebih mudah bagi mereka. Namun, adalah mimpi buruk bagi pemilik bisnis atau akuntan perusahaan untuk mencatat transaksi multi-mata uang dalam pembukuan dan menghitung pajak. Beberapa pemroses pembayaran seperti Stripe menerapkan nilai tukar untuk mencatat pembayaran secara tepat di Quickbooks atau Xero. Sayangnya, fitur ini tidak selalu berfungsi dengan benar. Akibatnya, pemilik bisnis mendapatkan laporan dengan transaksi yang salah disinkronkan.

Sebagai perbandingan, Synder menggunakan nilai tukar bank resmi, menghitung ulang jumlah pembayaran, dan menerapkan pajak yang akurat. Dan itu terjadi secara otomatis!

6. Menghitung biaya

Salah satu masalah terbesar dengan faktur adalah biaya yang dikenakan oleh pemroses pembayaran untuk melakukan transfer uang. Jika Anda bekerja dengan banyak platform pembayaran secara bersamaan, akan memakan waktu berjam-jam untuk menghitung semua biaya untuk setiap transaksi. Synder secara otomatis menemukan informasi biaya dalam tanda terima penjualan dan mencatatnya di akun QuickBooks atau Xero Anda. Pada akhir bulan, Anda akan mendapatkan laporan dengan informasi keuntungan dan pengeluaran yang terpisah. Anda tidak perlu mengumpulkan semua biaya secara manual dan mencari jumlah biaya untuk platform pembayaran baru. Synder akan melakukannya untuk Anda!

7. Pembayaran tidak teratur

Untuk membuat bisnis Anda menguntungkan, penting untuk menjaga keseimbangan antara keuntungan dan pengeluaran. Ini adalah situasi umum ketika perusahaan harus menutupi pengeluaran sebelum mereka menerima uang dari klien. Idealnya, pembayaran masuk dan keluar harus berjalan paralel. Namun, di dunia nyata, membuat klien membayar tepat waktu merupakan tantangan. Melacak status pembayaran dan membuat pengingat secara manual membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Synder menyediakan fitur khusus “Smart Rules” untuk menghindari situasi seperti itu. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat membuat aturan sendiri untuk pelanggan yang tidak membayar tagihan tepat waktu. Synder dapat mengirimi mereka email, teks di messenger, atau bahkan merekam pesan suara untuk memastikan bahwa klien menerima faktur dan tidak lupa untuk membayarnya. Ketika pembayaran masuk Anda dijadwalkan, Anda akan dapat merencanakan transaksi keluar dengan lebih efektif.

8. Asosiasi negatif

Banyak perusahaan sering melakukan kesalahan setelah menerima pembayaran – mereka tidak mengatakan “Terima kasih” kepada pelanggan mereka. Bisnis bukan hanya "menjual dan melupakan". Anda perlu melibatkan klien Anda dalam saluran pembelian dan membuat mereka membeli lebih banyak dan teratur. Salah satu momen kuncinya adalah meninggalkan emosi positif setelah pembelian. Klien yang bahagia adalah klien tetap. Perangkat lunak faktur biasanya memungkinkan pengiriman email "terima kasih" ke klien setelah pembayaran dilakukan. Namun, jika Anda ingin membuat proses ini lebih personal, lihat sistem faktur Synder.

Kesimpulan

Singkatnya, faktur online adalah hal yang harus dimiliki untuk mengembangkan bisnis. Ini membantu untuk mengotomatisasi proses pembayaran dan membuatnya lebih cepat dan lebih mudah. Namun, ada baiknya memberi perhatian ekstra pada akuntansi faktur. Untuk mengelola volume transaksi yang tinggi tanpa kesalahan dan dengan cepat, Anda harus mempertimbangkan untuk menggunakan perangkat lunak akuntansi untuk usaha kecil. Mulai UJI COBA GRATIS di Synder segera untuk mencapai tingkat akuntansi e-niaga berikutnya.